RÉUNION: MODE D’EM­PLOI

Coup de Pouce - - MA VIE - JU­LIE PER­REAULT

PER­SONNE N’AIME PERDRE SON TEMPS DANS UNE RÉUNION CONTRE-PRODUCTIVE QUI SEMBLE S’ÉTERNISER. VOI­CI CINQ CONSEILS POUR QUE CE SOIT EF­FI­CACE.

On dé­ter­mine les ob­jec­tifs. «Sou­vent, les gens font l’er­reur de s’im­po­ser trop d’ob­jec­tifs ou des ob­jec­tifs im­pré­cis. Mieux vaut aug­men­ter le nombre de ren­contres et se concen­trer sur quelques buts», recommande le consul­tant en dé­ve­lop­pe­ment or­ga­ni­sa­tion­nel Jean-Fran­çois Ouel­let.

On four­nit un maxi­mum de dé­tails à l’avance. On de­mande aux par­ti­ci­pants de four­nir les su­jets de dis­cus­sion avant la réunion. «Pour op­ti­mi­ser la ren­contre, je sug­gère aus­si de di­vi­ser les points à trai­ter se­lon trois ca­té­go­ries: dis­cus­sion, in­for­ma­tion et prise de dé­ci­sion», men­tionne M. Ouel­let.

On dé­signe un ani­ma­teur. Trois res­pon­sa­bi­li­tés re­viennent à l’ani­ma­teur: cla­ri­fier, contrô­ler et dy­na­mi­ser. Di­ri­ger la réunion est pri­mor­dial afin qu’elle ne s’étire pas in­uti­le­ment et que les par­ti­ci­pants se sentent aus­si à l’aise d’y contri­buer.

On fait nos de­voirs. Si on doit lire des do­cu­ments, on le fait avant la réunion. Et on s’en tient aux su­jets à l’ordre du jour. On a en­vie de pro­fi­ter de l’oc­ca­sion pour abor­der une autre ques­tion? On pro­pose une autre ren­contre.

On in­vite uni­que­ment les per­sonnes concer­nées. «S’il y a plus de 12 par­ti­ci­pants, il se­ra dif­fi­cile de prendre des dé­ci­sions lors d’une réunion», cite en exemple M. Ouel­let. Il est donc im­por­tant de convier uni­que­ment les per­sonnes di­rec­te­ment re­liées aux dos­siers et aux ob­jec­tifs de la ren­contre.

Newspapers in French

Newspapers from Canada

© PressReader. All rights reserved.