Se pré­pa­rer à une ins­pec­tion.

Votre ca­bi­net fe­ra l’ob­jet d’une vé­ri­fi­ca­tion ? Voi­ci tout ce que vous de­vez sa­voir pour pas­ser le test sans pro­blème.

Finance et Investissement - - LA UNE - PAR YVES GINGRAS

branle- bas de com­bat ! Vous ve­nez de re­ce­voir une lettre d’un ré­gu­la­teur qui vous aver­tit que c’est votre tour et que vous de­vrez su­bir une ins­pec­tion. At­ta­chez bien vos tuques, car tout dé­bou­le­ra ra­pi­de­ment.

POUR­QUOI VOUS ?

Mais pour­quoi diable votre ca­bi­net fait-il l’ob­jet d’une ins­pec­tion et non un autre ?

Con­trai­re­ment à la Se­cu­ri­ties Ex­change Com­mis­sion ( SEC) aux États-Unis, qui mène bon an mal an des ins­pec­tions dans 10 % des firmes qu’elle su­per­vise, les ré­gu­la­teurs qué­bé­cois et ca­na­diens ne semblent pas avoir de cible pré­cise.

À l’Au­to­ri­té des mar­chés fi­nan­ciers ( AMF), le Ser­vice de l’ins­pec­tion, va­leurs mo­bi­lières, uti­lise « une ap­proche cy­clique », sou­ligne le porte-pa­role, Syl­vain Thé­berge.

« La fré­quence des vi­sites dans une so­cié­té est dic­tée par notre évaluation des risques qui re­pose sur trois grands cri­tères : les in­di­ca­teurs d’une si­tua­tion pos­sible de non-confor­mi­té ; la taille et la com­plexi­té des ac­ti­vi­tés ; et fi­na­le­ment, la culture de confor­mi­té et les sys­tèmes en place », pré­cise-t-il.

À l’Or­ga­nisme canadien de ré­gle­men­ta­tion du com­merce des va­leurs mo­bi­lières ( OCRCVM), les trois ser­vices de la Confor­mi­té de la conduite des af­faires, de la Confor­mi­té des fi­nances et des opé­ra­tions et de la Confor­mi­té de la conduite de la né­go­cia­tion uti­lisent éga­le­ment des mo­dèles fon­dés sur le risque.

Dans la pra­tique, cha­cun des trois ser­vices at­tri­bue une cote de risque aux so­cié­tés su­per­vi­sées ain­si qu’à des groupes de so­cié­tés en­ga­gées dans des ac­ti­vi­tés sem­blables. Ces éva­lua­tions, ju­me­lées aux don­nées du sys­tème ComSet, la base de don­nées sur les plaintes re­çues par le Ser­vice de la mise en application, per­mettent de dé­ter­mi­ner les so­cié­tés qui se­ront ins­pec­tées en prio­ri­té.

Chaque so­cié­té re­çoit un rap­port qui lui in­dique sa cote de risque et son po­si­tion­ne­ment dans l’in­dus­trie. « Cette ap­proche per­met de se concen­trer sur les so­cié­tés et les dos­siers les plus à risque. Elle aide aus­si les so­cié­tés à éta­blir les as­pects sur les­quels elles de­vraient concen­trer leurs ef forts » , ex­plique Clau­dyne Bien­ve­nu, vice- pré­si­dente de l’OCRCVM pour le Qué­bec.

Cette analyse dé­ter­mi­ne­ra la fré­quence des ins­pec­tions que su­bi­ra l’en­tre­prise vi­sée. « Les so­cié­té s “à risque éle­vé” sont ins­pec­tée s tous les ans, et les so­cié­tés à faible risque, tous les quatre ans. Les autres so­cié- tés sont ins­pec­tées tous les deux ou trois ans », re­marque-t-elle.

Votre chef de la confor­mi­té de­vrait-il s’in­quié­ter si votre firme ob­tient une cote éle­vée de risque de l’OCRCVM ? Le ré­gu­la­teur se fait ras­su­rant sur son site Web.

On peut y lire que la firme qui re­çoit « une cote de risque su­pé­rieure à la moyenne ne pose pas gé­né­ra­le­ment une me­nace réelle ou im­mé­diate ou n’a pas né­ces­sai­re­ment contre­ve­nu aux exi­gences ré­gle­men­taires ».

LA CLÉ, ÊTRE BIEN PRÉ­PA­RÉ

« Nous avons eu la lettre de man­dat le 4 juillet. On nous don­nait jus­qu’au 16 juillet pour en­voyer les do­cu­ments et nous étions pré­ve­nus que trois ins­pec­teurs de l’AMF se­raient dans nos bu­reaux le 22 juillet pen­dant pro­ba­ble­ment cinq jours », té­moigne Adrien Le­gault, chef de la confor­mi­té chez Pro Vie as­su­rances.

Mal­gré les dé­lais ser­rés, il faut bien se pré­pa­rer à cette ins­pec­tion. « Parce que nous avons ex­pé­dié les do­cu­ments exi­gés dans les dé­lais, ce sont deux ins­pec­teurs qui se sont pré­sen­tés à notre ca­bi­net, et ils n’y sont res­tés que trois jours » , ra­conte Adrien Le­gault.

« Une pré­pa­ra­tion adé­quate dé­montre une vo­lon­té de la so­cié­té de res­pec­ter ses obli­ga­tions sur le plan ré­gle­men­taire, sou­ligne Syl­vain Thé­berge. Le ré­gu­la­teur est alors ras­su­ré par rap­port à la so­cié­té, et la pré­pa­ra­tion à l’ins­pec­tion de celle- ci est d’au­tant fa­ci­li­tée. »

L’AMF peut faire preuve de sou­plesse à l’oc­ca­sion. La der­nière ins­pec­tion chez Pro Vie, qui re­mon­tait à deux ans, s’est dé­rou­lée fin juillet, alors que de nom­breux em­ployés étaient en va­cances.

« On a fait part de la si­tua­tion à l’AMF. On nous a ré­pon­du que ce n’était pas grave et que nous pour­rions en­voyer les ren­sei­gne­ments sup­plé­men­taires au re­tour des em­ployés com­pé­tents en la ma­tière », pré­cise Adrien Le­gault.

PLUS EXI­GEANTS

« En fait, les vé­ri­fi­ca­tions de confor­mi­té me­nées par les as­su­reurs à pro­pos des clauses contrac­tuelles qui nous lient à eux sont sou­vent tout aus­si ar­dues, si­non plus » , sou­ligne Adrien Le­gault.

Chez Va­leurs mo­bi lières PEAK, Jean Car­rier, vice- pré­sident, confor­mi­té, partage ce point de vue. Pour­tant, sa firme peut être sou­mise à plu­sieurs vé­ri­fi­ca­tions, car elle est à la fois ré­gie par l’AMF, l’OCRCVM et l’As­so­cia­tion canadienne des cour­tiers de fonds mu­tuels ( ACCFM). « Lors­qu’on re­çoit la lettre qui parle d’ins­pec­tion, il faut co­or­don­ner le tout, puis­qu’il ar­rive qu’ils se pré­sentent en même temps », dit-il.

Ce­pen­dant, Jean Car­rier constate que les ins­pec­tions de l’ACCFM sont plus fas­ti­dieuses. « Alors que l’AMF en­voie de deux à quatre ins­pec­teurs pour une se­maine, il n’est pas rare que l’ACCFM en en­voie sept ou huit », constate l’an­cien di­rec­teur ad­joint des ins­pec­tions de l’AMF.

« Par­fois, on peut at­tendre jus­qu’à un an et de­mi avant de re­ce­voir le rap­port fi­nal » , ajoute-t-il.

Jean Car­rier constate aus­si que les ins­pec­teurs de l’ACCFM s’as­surent beau­coup plus du res­pect à la lettre de nom­breuses règles, con­trai­re­ment à l’AMF et l’OCRCVM qui em­ploient la mé­thode ba­sée sur les risques.

À l’AMF, on af­firme que les ins­pec­teurs passent gé­né­ra­le­ment de trois à cinq jours sur place. « Nous vi­sons à fer­mer les dos­siers d’ins­pec­tion dans un dé­lai de six mois après le dé­but de la vi­site sur les lieux », as­sure Syl­va in Thé­berge.

BIEN COL­LA­BO­RER

La date fa­ti­dique est ar­ri­vée et les ins­pec­teurs se pré­sentent à votre ca­bi­net. Que faire ?

Me Julie-Martine Lo­ran­ger, as­so­ciée au sein du groupe de li­tige de McCar­thy Té­trault, sou­ligne l’im­por­tance de li­bé­rer des of­fi­ciers du ca­bi­net. « Je conseille de nom­mer une ou deux per­sonnes qui se­ront les points de chute. Idéa­le­ment, ce sont des per­sonnes en po­si­tion d’au­to­ri­té, par exemple, le chef confor­mi­té. Ce der­nier connaît la firme, ce qui évi­te­ra les ré­ponses im­pré­cises ou er­ro­nées », ob­serve l’avo­cate.

« Ce n’est pas un mau­vais conseil, puisque l’ac­cès à la haute di­rec­tion est utile dans l’évaluation de la culture de confor­mi­té de l’en­tre­prise, mais ce n’est pas es­sen­tiel le pre­mier jour, pré­cise Syl­vain Thé­berge. Les ins­pec­tions com­portent des vé­ri­fi­ca­tions opé­ra­tion­nelles pour les­quelles la pré­sence de la haute di­rec­tion n’est pas né­ces­saire. »

Me Lo­ran­ger rap­pelle qu’il est du de­voir du ca­bi­net de col­la­bo­rer lors des ins­pec­tions. C’est donc une bonne idée de four­nir aux ins­pec­teurs un es­pace de tra­vail suf f isam­ment grand pour qu’ils puissent tra­vailler conve­na­ble­ment.

Ha­bi­tuel­le­ment, les ins­pec­teurs vont ac­cep­ter les bois­sons ( ca­fé, thé, bou­teilles d’eau, etc.) qu’on leur offre, mais ils re­fu­se­ront la nour­ri­ture. Jean Car­rier sou­ligne qu’il s’agit de pré­ser­ver l’image d’im­par­tia­li­té des ins­pec­teurs.

Il est fort pro­bable que vous de­vrez four­nir des do­cu­ments sup­plé­men­taires, tant lors de l’ins­pec­tion que par la suite, pré­vient Syl­vain Thé­berge. Il peut donc être per­ti­nent d’en avi­ser le per­son­nel afin qu’il le fasse avec le plus de di­li­gence pos­sible.

Adrien Le­gault re­la­ti­vise tou­te­fois cette exi­gence sup­plé­men­taire, qui pour­rait sem­bler fas­ti­dieuse de prime abord. « De nos jours, les ca­bi­nets dis­posent de sys­tèmes in­for­ma­tiques qui fa­ci l itent consi­dé­ra­ble­ment cette tâche. »

PAS BE­SOIN D’AVO­CAT

Une autre ques­tion se pose aus­si aux di­ri­geants d’un ca­bi­net qui re­çoit la vi­site des ins­pec­teurs de l’OCRCVM ou de l’AMF : y a-t-il lieu de re­te­nir les ser­vices d’un avo­cat afin que de s’as­su­rer que tout se dé­roule bien ?

Jean Car­rier, de PEAK, consi­dère que la pré­sence d’un avo­cat ris­que­rait d’ins­tau­rer un cli­mat d’hos­ti­li­té in­utile. « Nous ne sommes pas un ca­bi­net à risque. Nos re­pré­sen­tants ne s’oc­cupent pas de pro­duits dé­ri­vés par exemple, c’est à peine si nous fai­sons des prêts à le­vier », ex­plique-t-il.

Adrien Le­gault abonde dans le même sens. Il ne juge pas op­por­tun de re­te­nir les ser­vices d’un avo­cat. « Si les di­ri­geants d’un ca­bi­net croient qu’il est pré­fé­rable d’avoir un avo­cat sur place, je leur conseille­rais d’op­ter pour une per­sonne qui connaît vrai­ment bien le ca­bi­net dans ses moindres as­pects. Si­non, je ne vois pas l’uti­li­té d’un avo­cat lors d’une ins­pec­tion », éva­lue-t-il.

Julie- Martine Lo­ran­ger rap­pelle qu’il y a une dif­fé­rence entre une simple ins­pec­tion de rou­tine et une en­quête for­melle à la suite d’une plainte ou de soup­çons plus sé­rieux de la part de l’AMF, de l’OCRCVM, ou en­core de la Chambre de la sé­cu­ri­té fi­nan­cière.

« Dans le cas d’une en­quête, je re­com­mande for­te­ment la pré­sence d’un avo­cat. Si l’on re­çoit un sub­poe­na, on se­ra in­ter­ro­gé for­mel­le­ment et on de­vra té­moi­gner. Dans ce cas, il est clair qu’il faut être adé­qua­te­ment pré­pa­ré et ac­com­pa­gné d’un avo­cat. Lors d’une en­quête, on peut être su­jet à des pour­suites en ver­tu de la loi », ex­plique-t-elle.

Elle fait d’ailleurs ré­fé­rence à l’ar­rêt Gil­bert Fournier c. Au­to­ri­té

des mar­chés fi­nan­ciers. En juin 2012, la Cour d’ap­pel a sta­tué que le re­pré­sen­tant ac­cu­sé de mal­veillance ne pou­vait pas re­fu­ser de ré­pondre aux ques­tions de l’AMF, même s’il croyait que c’était son droit ( http://ti­nyurl. com/zo5ecph). La Cour su­prême a en­suite re­je­té la de­mande d’ap­pel de cette dé­ci­sion.

PAIEREZ- VOUS LA NOTE ?

Dans cer­tains cas, pré­pa­rez­vous à dé­bour­ser les coûts oc­ca­sion­nés par l’ins­pec­tion que vous avez su­bie.

Le ta­rif ho­raire par ins­pec­teur pour les ins­pec­tions ef­fec­tuées en ver­tu de la Loi sur les va­leurs

mo­bi­lières ( cour­tiers en épargne col­lec­tive, cour­tiers en plans de bourse d’études, ges­tion­naires de por­te­feuille, etc.) est dé­ter­mi­né par le Rè­gle­ment sur les va­leurs mo­bi­lières, et il s’élève de­puis le dé­but de l’an­née à 93,50 $ de l’heure. Le ta­rif est in­dexé an­nuel­le­ment.

« Nous ne fac­tu­rons pas les ins­pec­tions qui sont ef­fec­tuées en ver­tu de la Loi sur la dis­tri­bu­tion des pro­duits et ser­vices fi­nan­ciers ( as­su­rances de per­sonnes, as­su­rances col­lec­tives de per­sonnes, as­su­rances de dom­mages, ex­per­tise en rè­gle­ment de si­nistres et pla­ni­fi­ca­tion fi­nan­cière). Ce n’est pas pré­vu à la Loi », a nuan­cé ce­pen­dant dans un cour­riel le porte- pa­role de l’AMF, Syl­vain Thé­berge.

Pour sa part, la porte-pa­role de l’OCRCVM, Ka­ren Ar­cher, in­dique que les ins­pec­tions des membres de l’or­ga­nisme pan­ca­na­dien n’en­traînent pas de frais.

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