El fu­tu­ro de la ges­tión in­te­li­gen­te de do­cu­men­tos

La pro­yec­ción de es­tas he­rra­mien­tas apun­ta al desa­rro­llo de so­lu­cio­nes in­te­gra­das. Un avan­ce muy im­por­tan­te, pues­to que per­mi­ti­rá pro­ce­sar la in­for­ma­ción y ob­te­ner da­tos es­ta­dís­ti­cos que ser­vi­rán pa­ra la to­ma de de­ci­sio­nes de la or­ga­ni­za­ción.

La Tercera - Especiales2 - - Portada - Por: Ar­mén Fi­ca Do­no­so

La au­to­ma­ti­za­ción in­te­li­gen­te de pro­ce­sos cons­ti­tu­ye un apor­te fun­da­men­tal pa­ra per­fec­cio­nar la ad­mi­nis­tra­ción de las or­ga­ni­za­cio­nes. En ese con­tex­to una de las he­rra­mien­tas más re­le­van­tes es la ges­tión de do­cu­men­tos que se rea­li­za a tra­vés de so­lu­cio­nes desa­rro­lla­das so­bre la base de soft­wa­re, ya que per­mi­ten cu­brir el ci­clo de vi­da com­ple­to de cual­quier pa­pel des­de su emi­sión has­ta su al­ma­ce­na­mien­to. Un avan­ce cla­ve que pro­me­te se­guir fa­ci­li­tan­do la vi­da a to­das las em­pre­sas. El di­rec­tor de la ca­rre­ra de in­ge­nie­ría en te­le­co­mu­ni­ca­cio­nes de la Uni­ver­si­dad An­drés Be­llo, Da­vid Rue­te, ex­pli­ca que es­tas in­no­va- cio­nes per­mi­ten tra­tar, con­ser­var, pu­bli­car y tra­ba­jar do­cu­men­tos elec­tró­ni­cos, es­ca­nea­dos o di­gi­ta­les. Se­gún de­ta­lla, ge­ne­ral­men­te se co­no­ce a es­te pro­ce­so co­mo ges­tión do­cu­men­tal, pe­ro tam­bién es po­si­ble en­con­trar su de­fi­ni­ción co­mo ges­tión de con­te­ni­do de la em­pre­sa (En­ter­pri­se Con­tent Ma­na­ge­ment), pues las or­ga­ni­za­cio­nes ma­ne­jan un am­plio ti­po de ac­ti­vos di­gi­ta­les que no só­lo co­rres­pon­den a pa­pe­les, sino que tam­bién a imá­ge­nes, vi­deos y pla­nos, en­tre otro re­le­van­te ma­te­rial.

Pro­tec­ción de da­tos

El pro­fe­sio­nal des­ta­ca que es­tas apli­ca­cio­nes res­pal­dan da­tos claves de la or­ga­ni­za­ción, pe­ro no los res­guar­dan. Por ello, ad­vier­te que de­ben te­ner co­mo com­ple­men­to un sis­te­ma de ges­tión de la se­gu­ri­dad de la in­for­ma­ción que en­tre­ga las mejores prác­ti­cas a se­guir pa­ra que los da­tos al­ma­ce­na­dos que cir­cu­lan den­tro de la em­pre­sa no se pier­dan ni tam­po­co sean vul­ne­ra­dos por ter­ce­ros. “El fu­tu­ro de es­tas he­rra­mien­tas apun­ta al desa­rro­llo de so­lu­cio­nes in­te­gra­das en­tre ges­tión do­cu­men­tal, ges­tión del co­no­ci­mien­to, ges­tión de la se­gu­ri­dad de la in­for­ma­ción y la ana­lí­ti­ca de la in­for­ma­ción. Es­te úl­ti­mo pun­to se­rá muy im­por­tan­te, ya que per­mi­ti­rá pro­ce­sar la in­for­ma­ción y ob­te­ner da­tos es­ta­dís­ti­cos que ser­vi­rán pa­ra la to­ma de de­ci­sio­nes de la or­ga­ni­za­ción”, pro­yec­ta el ex­per­to.

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