Las nue­vas ne­ce­si­da­des de las em­pre­sas

Los pro­vee­do­res de soft­wa­re, equi­pos y ser­vi­cios de TI han ac­tua­li­za­do su ofer­ta pa­ra res­pon­der a las nue­vas ne­ce­si­da­des de las em­pre­sas en ges­tión e im­pre­sión de do­cu­men­tos, que re­quie­ren de so­lu­cio­nes se­gu­ras y efi­cien­tes pa­ra la do­cu­men­ta­ción di­gi­tal y

La Tercera - Especiales2 - - News - Por: An­drés Or­tiz

Ges­tión di­gi­tal e in­te­gra­da de do­cu­men­ta­ción, así co­mo so­lu­cio­nes de im­pre­sión ex­ter­na­li­za­das y fun­cio­na­les pa­ra em­pre­sas de dis­tin­tos ta­ma­ños y gi­ros co­mer­cia­les. Am­bos son ser­vi­cios esen­cia­les pa­ra la ges­tión in­te­li­gen­te y efi­cien­te de do­cu­men­ta­ción, que en los úl­ti­mos años ha mos­tra­do una mar­ca­da ten­den­cia ha­cia so­lu­cio­nes di­gi­ta­les por so­bre el pa­pel. “La ten­den­cia en las or­ga­ni­za­cio­nes ac­tua­les es co­men­zar con el tras­la­do ha­cia un sis­te­ma de ges­tión de do­cu­men­tos elec­tró­ni­cos, ya que la man­ten­ción en pa­pel es muy ca­ra, len­ta y po­co se­gu­ra en el tiem­po”, co­men­ta Ar­min Vla­di­mir Brun Rüth, do­cen­te Área In­for­má­ti­ca y Te­le­co­mu­ni­ca­cio­nes Ina­cap San­tia­go Cen­tro.

So­lu­cio­nes y fun­cio­nes

Se­gún ex­pli­ca el do­cen­te de Ina­cap, exis­ten di­ver­sas pla­ta­for­mas de ges­tión de do­cu­men­tos co­mo son At­hen­to, iMa­na­ge Work, en­tre otras. Es­tos soft­wa­res per­mi­ten rea­li­zar las si­guien­tes fun­cio­nes • Bús­que­das avan­za­das: Bús­que­da de do­cu­men­tos a tra­vés de al­gu­na pa­la­bra, clien­te o cual­quier otra va­ria­ble. Me­dian­te es­te pro­ce­so de ges­tión au­to­ma­ti­za­do, la dis­po­ni­bi­li­dad de los do­cu­men­tos es ca­si ins­tan­tá­nea. • Au­di­to­ría y Con­trol: Tie­nen la ca­pa­ci­dad de re­gis­trar las ac­cio­nes rea­li­za­das so­bre los do­cu­men­tos co­mo su mo­di­fi­ca­ción, eli­mi­na­ción etc. • Se­gu­ri­dad: El ac­ce­so a los do­cu­men­tos es res­trin­gi­do. So­lo al­gu­nos co­la­bo­ra­do­res pue­den ac­ce­der a da­tos con­fi­den­cia­les. • Mo­vi­li­dad: Ac­ce­der vía re­mo­ta y en for­ma se­gu­ra a los do­cu­men­tos.

Pres­ta­cio­nes de los pro­duc­tos

En tan­to, Jai­me So­to, se­cre­ta­rio ge­ne­ral Aso­cia­ción de Em­pre­sas de Tec­no­lo­gías de la In­for­ma­ción (ACTI), re­cuer­da que el tér­mino ges­tión elec­tró­ni­ca do­cu­men­tal abar­ca una se­rie de pro­duc­tos que cum­plen con las fun­cio­na­li­da­des de ge­ne­ra­ción, cap­tu­ra, ges­tión, re­cu­pe­ra­ción y dis­tri­bu­ción de cual­quier ti­po de do­cu­men­ta­ción. “Exis­ten in­nu­me­ra­bles pro­gra­mas, pla­ta­for­mas y soft­wa­res abier­tos y pri­va­ti­vos, que per­mi­ten el ma­ne­jo de es­tos da­tos”. Jai­me So­to pre­ci­sa cuá­les son las prin­ci­pa­les ca­rac­te­rís­ti­cas pres­ta­cio­nes que ofre­cen es­tos pro­duc­tos: • Cap­tu­ra, in­di­za­ción y en­tra­da au­to­má­ti­ca en el sis­te­ma: tan­to de do­cu­men­tos pa­pel, me­dian­te la di­gi­ta­li­za­ción a tra­vés del es­cá­ner, co­mo de cual­quier ti­po de do­cu­men­to elec­tró­ni­co, así co­mo al­ma­ce­na­mien­to de fi­che­ros spool me­dian­te mó­du­los COLD. • Ges­tión In­te­gra­da del do­cu­men­to: re­gis­tro y con­trol de las dis­tin­tas ver­sio­nes de un mis­mo do­cu­men­to a lo lar­go de to­dos los pro­ce­sos pro­duc­ti­vos en los que es­tá im­pli­ca­do, ase­gu­ran­do una ca­li­dad en la in­for­ma­ción, per­mi­tien­do el ma­ne­jo de múl­ti­ples ver­sio­nes de for­ma ín­te­gra y con­tro­la­da ( chek- in che­kout). • Au­to­ma­ti­za­ción del ci­clo de vi­da do­cu­men­tal: des­de su cap­tu­ra/crea­ción, re­vi­sión, etc., has­ta su ar­chi­va­do fi­nal, me­dian­te la ges­tión de los pro­ce­sos y ta­reas de ne­go­cio en los cua­les es­tá im­pli­ca­do con tec­no­lo­gía de work­flow y group­wa­re.

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