Com­pa­ñías lo­gran aho­rros me­dian­te los sis­te­mas de ges­tión de do­cu­men­tos

Au­men­tos de pro­duc­ti­vi­dad y efi­cien­cia en la or­ga­ni­za­ción son par­te de las ven­ta­jas de su in­cor­po­ra­ción.

Pulso - Especiales - - ESPECIAL GESTIÓN DE LA IMPRESIÓN - Una in­for­ma­ción de PAU­LA NÚ­ÑEZ LÓ­PEZ

LAS or­ga­ni­za­cio­nes ca­da vez es­tán más ex­pues­tas a gran­des vo­lú­me­nes de da­tos sin es­truc­tu­rar, no só­lo en for­ma­to di­gi­tal, sino que tam­bién en do­cu­men­tos im­pre­sos. Cuan­do es­tos ele­men­tos son cla­ve pa­ra el de­sa­rro­llo del ne­go­cio, pa­re­ce ne­ce­sa- rio que las com­pa­ñías con­si­de­ren a la ges­tión de do­cu­men­tos e im­pre­sión co­mo un ítem im­por­tan­te de de­sa­rro­llo.

A pe­sar de que la ten­den­cia en paí­ses más avan­za­dos re­ve­la que la im­pre­sión po­co a po­co es­tá ba­jan­do sus vo­lú­me­nes, sien­do re­em­pla­za­da por la ges­tión di­gi­tal de do­cu­men­tos, nues­tro país aún es­tá ale­ja­do de esa reali­dad. Sin em­bar­go, no se tra­ta de au­sen­cia de tec­no­lo­gía ins­ta­la­da, sino de un te­ma cul­tu­ral, pues tra­ba­jar con el do­cu­men­to im­pre­so es una cos­tum­bre que cos­ta­rá cam­biar.

Una encuesta rea­li­za­da por Kyo­ce­ra a eje­cu­ti­vos de va­rios paí­ses so­bre com­pe­ti­ti­vi­dad y tec­no­lo­gía en las em­pre­sas, mos­tró que el 100% de los con­sul­ta­dos con­si­de­ra que su ser­vi­cio de im­pre­sión no es­tá pre­pa­ra­do pa­ra afron­tar los cam­bios y que sus so­cios tec­no­ló­gi­cos no les es­tán acom­pa­ñan­do en es­te pro­ce­so de trans­for­ma­ción.

Un ejem­plo tí­pi­co ocu­rre cuan­do al­gu­na en­ti­dad so­li­ci­ta co­pias del car­né o de otros cer­ti­fi­ca­dos. El eje­cu­ti­vo de­be man­dar­los por va­li­ja a una cen­tral, don­de se ana­li­za­rá la ca­pa­ci­dad cre­di­ti­cia des­pués de un par de días. Sin em­bar­go, otras ya han im­ple­men­ta­do mo­da­li­da­des di­gi­ta­les que per­mi­ten ha­cer lo mis­mo, en el mis­mo día.

Es­to ha lle­va­do a que no só­lo el área de fi­nan­zas se preo­cu­pe de eva­luar equi­pos en los que in­ver­tir, sino que el área de TI, re­cur­sos hu­ma­nos e in­clu­so la ge­ren­cia ge­ne­ral es­tán in­tere­sa­das en pro- nun­ciar­se al res­pec­to. So­bre to­do cuan­do el tra­ba­jo se ve im­pac­ta­do por lo que pa­sa en el en­torno de im­pre­sión.

Es­to se ha­ce aún más crí­ti­co si se con­si­de­ra que la es­ti­ma­ción del to­tal del cos­to de im­pre­sión pue­de al­can­zar el 1,5% del cos­to to­tal de una com­pa­ñía. “Se ha ido evo­lu­cio­na­do mu­cho en el de­sa­rro­llo de los sis­te­mas de ges­tión. Se par­tió con al­go muy sim­ple y ca­da vez hay más avan­ces. Se tra­ta de una ma­ne­ra muy or­de­na­da de in­gre­sar la in­for­ma­ción y per­mi­te que és­ta re­co­rra to­da la or­ga­ni­za­ción de la ma­ne­ra más efi­cien­te po­si­ble”, cuen­ta Marcela Laho­sa, ge­ren­te de Im­pre­sos Laho­sa. La eje­cu­ti­va se­ña­la además que los sis­te­mas de ges­tión son una he­rra­mien­ta que per­mi­te, en­tre otras co­sas, re­co­ger da­tos de las plan­tas y con­se­guir es­ta­dís­ti­cas que a la lar­ga se tra­du­cen en la adop­ción de me­jo­res de­ci­sio­nes. “Las em­pre­sas es­tán acos­tum­bra­das a es­truc­tu­ras de cos­to, mé­tri­cas y ele­men­tos de es­te ti­po, sin em­bar­go en ges­tión de in­for­ma­ción mu­chas ve­ces las de­ci­sio­nes se to­ma­ban por ideas, no da­tos”, di­ce Laho­sa.

Efi­cien­cia y Pro­duc­ti­vi­dad

Las em­pre­sas hoy bus­can te­ner ma­yor con­trol de sus im­pre­sio­nes con el fin de que pre­do­mi­nen cri­te­rios de efi­cien­cia de re­cur­sos. Por ello, es que el out­sour­cing en el mun­do de la im­pre­sión ha em­pe­za­do a cre­cer sus­tan­ti­va­men­te. És­te per­mi­te con­tar con los ser­vi­cios de im­pre­sión, sin la ne­ce­si­dad de ad­qui­rir in­fra­es­truc­tu­ra, pa­gan­do por el ser­vi­cio en­tre­ga­do. “Ya no se bus­ca so­la­men­te ge­ne­rar un cos­to de im­pre­sión más ba­jo, sino te­ner un im­pac­to po­si­ti­vo en tér­mi­nos de

efi­cien­cia, de se­gu­ri­dad de los do­cu­men­tos im­pre­sos y de com­pro­mi­so con el me­dioam­bien­te”, es­ta­ble­ce Gui­ller­mo Mo­ra­les, ge­ren­te ge­ne­ral pa­ra Chi­le de Lex­mark La­ti­noa­mé­ri­ca.

La im­pre­sión mal ges­tio­na­da sig­ni­fi­ca demoras, tiem­pos muer­tos y ho­jas atas­ca­das, lo que además, ge­ne­ra frus­tra­ción en los em­plea­dos. “No­ta­rías y fis­ca­lías son al­gu­nas de las agencias que es­tán car­ga­das de pa­pel. Hoy, con la ins­tau­ra­ción de nue­vas po­lí­ti­cas, lo que se bus­ca es la di­gi­ta­li­za­ción de pro­ce­sos con el fin de ges­tio­nar los re­que­ri­mien­tos de for­ma más rá­pi­da y com­ple­ta. Es­to per­mi­te en­tre­gar una ma­yor tra­za­bi­li­dad a los do­cu­men­tos que ocu­pa la ins­ti­tu­ción”, es­ta­ble­ce Mo­ra­les.

Des­de Di­ma­co­fi se­ña­lan que hay al­gu­nos as­pec­tos a te­ner en cuen­ta pa­ra que la im­pre­sión no sea un do­lor de ca­be­za: co­mo pri­mer pun­to se­ña­lan que el man­te­ni­mien­to es im­por­tan­te, pues de es­te mo­do se pue­de evi­tar que un equi­po de­je de ope­rar por mal fun­cio­na­mien­to. Lo mis­mo pa­sa con los tó­ner, el po­der te­ner un con­trol pre­sen­cial o re­mo­to por par­te de per­so­nal que se­pa el fun­cio­na­mien­to pro­du­ce me­nos erro­res y, por en­de, me­nos más índice de pro­duc­ti­vi­dad.

La ges­tión de im­pre­sión tam­bién per­mi­te ana­li­zar el uso que se les da a las má­qui­nas y así eva­luar si es ne­ce­sa­rio ac­tua­li­zar el equi­po pa­ra cum­plir con las ne­ce­si­da­des de los em­plea­dos. Un clá­si­co ejem­plo de es­to es cuan­do se usa una im­pre­so­ra de uso per­so­nal en la com­pa­ñía, una ma­la de­ci­sión si se con­si­de­ra que la ma­yo­ría de ellas ge­ne­ran gran­des can­ti­da­des de do­cu­men­tos. El tiem­po de im­pre­sión y la po­si­bi­li­dad de so­bre­ca­len­tar el equi­po son só­lo al­gu­nos de los fac­to­res que aten­tan con­tra la pro­duc­ti­vi­dad. Mien­tras que un ges­tor de im­pre­sio­nes pue­den re­co­men­dar equi­pos de acuer­do a las ne­ce­si­da­des de ca­da em­pre­sa.

“El im­pac­to en pro­duc­ti­vi­dad es bien po­ten­te. To­do fun­cio­na des­de una pers­pec­ti­va mu­cho más ob­je­ti­va. Yo creo que to­das las em­pre­sas se pue­den ver be­ne­fi­cia­das en su flu­jo en al­gún gra­do”, en­fa­ti­za Laho­sa.

Mo­ra­les se­ña­la que en tér­mi­nos de cos­to, la in­ver­sión irá de acuer­do al vo­lu­men y ne­ce­si­da­des de la em­pre­sa. Sin em­bar­go, al con­tar con sis­te­mas de ges­tión la in­dus­tria es­ta­ble­ce que pue­de ha­ber aho­rros de has­ta 30% fren­te a sis­te­mas tra­di­cio­na­les.

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