沟通在财务工作中的重要性

柴雯春

China Market - - 财税审计 -

610021) (四川华强会计师事务所有限公司,四川 成都

[摘 要]企业财务工作沟通影响着财务部门的工作效率与工作成果,良好的沟通能达到事半功倍的效果,而无效沟通则会给企业财务工作带来预算、会计基础工作、会计核算等方面的问题。提高财务人员的沟通能力、提高沟通的有效性,可以促进企业财务工作的有序开展。

[关键词]部门沟通;财务管理;预算管理;会计核算;资金管理DOI 1013939/jcnkizgsc201727180 []

在企业的日常经营活动中,经常碰到这样的情况:业务部门人员在财务部门报销费用,或者申领款项时总有 “麻烦” “烦琐”等抱怨声,有时甚至觉得是财务人员故意刁难,部门之间顿生嫌隙,从而影响公司的和谐与效率。那么,究竟是什么样的原因造成这种情况,是业务部门人员的不配合?还是财务人员的故意刁难?笔者认为,主要原因在于部门之间缺乏有效的沟通,业务部门不了解财务制度,缺乏必要的财务素养,站在自己的立场思考问题,财务人员仅重视事后监督,怠于事前参与,缺乏与业务部门持续、紧密的联系。1 部门沟通不畅造成对预算管理的影响

预算是企业行为计划的量化,预算有助于企业管理者协调、贯彻计划,是现代企业重要的管理工具之一。预算管理,是利用预算对企业各部门的,各种财务及非财务资源进行分配、考核、控制,以便有效地组织、协调企业的生产经营活动,完成既定的经营目标。编制预算,是一个将构成企业的各种利益整合成一个所有各方都同意、都认为切实可行的计划的过程,需要企业的各部门的共同参与。

但是在企业实际的预算管理过程中,常常出现这样的情况,业务部门觉得预算是财务部门的事情,与自己部门无关,完全不参与预算的编制。由于预算管理的时间要求,业务部门的不配合,预算编制的工作往往最后都是由财务部门包揽。在这种情况下,由于没有业务部门的参与,编制的预算很难契合业务部门实际情况,不仅不能达到预算管理的目的,在预算执行过程中还可能恶化业务部门与财务部门之间的关系。

财务人员经常要忍受各种抱怨和各种误会。由于业务人员可能并不清楚预算管理的重要性和财务工作的目的,他们可能认为,财务人员只会鸡蛋里挑骨头。费用难报销,款项难申请都是由于财务人员的故意刁难,完全不会意识到费用无法报销、款项无法申请是因为没有将项目纳入预算,是自己部门在预算编制时没有积极参与的直接后果,财务人员审核不通过反而是对本职工作尽职尽责的表现。2 部门沟通不畅对会计基础工作的影响

会计基础工作是企业开展财务活动的基础,是反映企业财务管理水平的一个重要方面。国家专门出台了 《会计基础工作规范》,用以规范企业的会计基础工作,由此可见, 会计基础工作对企业的重要性。

在实际工作中,企业报销费用仍然会存在一些不符合《会计基础工作规范》的情况,集中体现在报销的原始凭证不规范、不合法的情况。当然,出现这种情况,首要责任人肯定是财务审核人员,因为财务人员是费用报销审核的把关人,要确认票据的合规、合法性。但是,完全把责任归咎于财务人员没有尽职尽责,也不尽然,多有偏颇。

现在许多企业,特别是规模较小的企业,领导、业务人员,可能并不清楚财务工作的目的、财务工作的价值,认为财务并不能给企业带来直接的经济价值,造成业务部门凌驾于财务部门之上,财务人员迫于管理压力,或者是稍微的疏忽大意,就极有可能造成不合规范的票据进入了报销流程。这不仅给财务人员带来了风险,也会给企业带来会计基础工作规范和税收方面的风险。3 部门沟通不畅对会计核算的影响

会计核算也称会计反映,是以货币为主要计量尺度,对会计主体的资金运动进行的反映。它主要是指对会计主体已经发生或已经完成的经济活动进行的事后核算,也就是会计工作中记账、算账、报账的总称。

从表面看,会计核算仿佛就只是财务部门的事情,与其他部门无关。但是,会计核算反映的是企业整体的经济活动,这说明了会计核算是与企业内部各个部门息息相关的。由于业务部门与财务部门之间信息传递不畅造成财务核算不及时的情况,最具代表性的是固定资产确认不及时的问题。4

根据 《企业会计准则第 号———固定资产》及其应用指南,已达到预定可使用状态的固定资产应及时确认,并计提折旧。已达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算的固定资产,应当按照估计价值确定其成本,并计提折旧,待办理竣工决算后,再按实际成本调整原来的暂估价值,但不需要调整原已计提的折旧额。在实际工作中,经常出现工程已完工,已验收达到预定使用状态,但财务人员不知悉工程进度,未及时确认为固定资产,并计提折旧的情况。究其原因,还是因为部门之间沟通不畅,没有进行主动而持续的沟通,互相等待,信息不对称,业务部门认为必须等到工程竣工结算报告出具后,才需要告知财务部门,而财务人员认为工程具体管理不是财务部门的职责,只需等待工程管理部门报送资料,进行财务处理。最终导致了核算不及时,固定资产未及时确认,少计提折旧,影响了报表数据的准确性。

4 部门沟通不畅对资产管理的影响

《会计基础工作规范》要求企业应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对,保证账证相符、账账相符、账实相符。一个企业的资产,是其开展经营、承担风险的基础。企业越大,资产数量越大,种类越多,管理难度越大,需要多部门协同管理,保证账实相符,准确反映企业的资产状况。

在固定资产的管理和核算方面,常常出现固定资产实物已毁损、报废,但财务未及时进行会计处理的现象。造成这种现象的原因,也是因为部门之间的沟通不畅,固定资产实物管理部门可能不清楚财务部门也需要了解资产的使用状况,有的可能认为固定资产实物管理与财务人员没有关系,是独立的系统,更有甚者连资产盘点都不通知财务人员参加;财务人员也没有主动关注资产的使用状况,部门之间很少进行沟通,从而财务人员对企业资产的实际情况并不了解,最终影响了报表数据的准确性,夸大了企业资产的金额,低估了企业的损失。

在存货的管理和核算方面,有的企业存货库存时间已经较长,已经变质、过时或者毁损,严重影响销售,但存货管理部门与财务部门缺少沟通,财务部门未对存货计提减值准备,夸大了企业的存货价值,影响财务数据的公允性,同时也增大了企业的经营风险。

5 如何加强部门之间的沟通

财务工作涉及企业的方方面面,联系着企业中的各个部门,既要面对老板,也要面对基层一线员工,沟通对于财务人员至关重要。良好的沟通,能让每个部门协调运行,能够达到事半功倍的作为,而一旦沟通发生问题,会严重降低企业的工作效率。财务人员想要加强部门之间的沟通,需要从以下几个方面入手。51 互相理解,换位思考企业各个部门有不同的工作内容和工作职责,双方的互相理解和换位思考非常重要,财务部门要多了解其他部门的 业务运作情况,多站在其他部门的立场考虑问题,让双方都能理解和支持对方的工作。52 政策宣传、业务解释企业都有一套管理制度体系,但是并非每个员工都有时间、有精力对制度进行了解。财务人员要总结在工作中经常遇到的问题,针对性地进行财政法规、财务制度的宣传,多解释多沟通,提高企业员工的整体财务素质,减少企业员工对财务人员的误解,财务管理工作才可能开展得顺利,得到密切配合。在坚持原则的基础上灵活处理问题,即使因为有些政策法规要求确实不能满足员工的需求时,员工也会理解,不会加深误解。53 主动沟通、及时反馈企业内部跨部门沟通的一个重要原则就是不要嫌麻烦,财务人员要主动了解其他部门的工作情况,不要被动等对方告诉你问题发生了,而是要主动而持续地沟通,及时反馈,避免互相等待,预防问题的发生。54 和气相对、有效表达在财务工作中要体现服务意识,和气对待,一视同仁。当业务部门人员因为不理解而情绪激动时,首先听取并理解他人的意见,平衡对方的情绪,控制自己的情绪,避免争执,再进行深入的沟通。在进一步沟通时,不要使用专业性过强,或者不合适的语言,要充分考虑对方并非从事财务工作的专业人士,否则达不到有效沟通的效果,反而可能激化问题。在坚持原则的前提下,尽量缩短报销时间,为各部门提供便利,使财务工作能高效地展开。

6 结论

沟通需要技巧,除了上面所说的财务人员在沟通时需要注意的地方外,还需要财务人员在个人素养、综合能力方面下功夫,提高沟通能力,促进财务工作规范、有效、顺畅地开展,对企业的健康有序发展起到推动作用。

1984—),

[作者简介]柴雯春 ( 女,汉族,重庆人,会计师、注册会计师,本科四川华强会计师事务所有限公司。研究方向:财务会计与审计。

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