基于信息化环境下中小企业内部控制问题研究

吴沙沙

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摘 要:在我国现有的发展形势下,中小企业作为我国主要的经济体形式之一,占据着越来越重要的地位。我国中小企业的信息化进程正在发展。但是在信息化的进程下,我国中小企业的内部控制还存在着一些问题。本文旨在通过在内部控制的理论基础上,分析中小企业在信息化环境下的发展现状,以及在发展过程中存在的问题并提出对策。

关键词:信息化;内部控制;中小企业

随着中小企业信息化,很多的中小企业发现了信息化确实能为企业带来工作绩效的提高,对企业的发展有帮助作用。所以,越来越多的中小企业也进行了信息化的应用。不可否认,信息化的应用直接导致了企业一些工作过程的变革。传统的资料录入、企业的工作方式、企业的人员配置等,都随着信息化的应用而发生着改变。每一次的改变都意味着一次新的尝试,新的创新,对于企业来说就是在尝试中找到适合自己的方法。其中这些改变就会对内部控制方面产生影响,若是在信息化的应用下内部控制出现问题,将会给企业带来不良的影响。因此,如何在信息化的应用下,强化企业内部控制的建设,成为了当前中小企业需要解决的问题之一。

一、中小企业内部控制信息化的发展现状

众所周知,中小企业与大型企业无论在规模、资金链、运营模式等等问题上都有很大的差距。大型企业与中小企业之间还存在一个重要的差距是总体上人才水平的差异。大型企业招聘时选取的人才要求较高,而且员工入职后,大型企业会安排入职培训等使员工能更好地适应于从事的岗位。然而,中小企业选择人才时的竞争力不够,后期招聘到人才后,又由于资金或者企业制度的不完善等问题,无法给员工提供类似入职培训的活动。在招聘人才方面,中小企业要想跟大型企业进行人才抢夺是很难的。但是,中小企业可以在同等规模的公司之间吸引更优秀的人才,要做到这一点首先需要的就是完善企业的内部控制制度。

在我国,中小企业信息化的发展还不是十分盛行,我国中小企业对于信息化的了解还处于起步的阶段。但是仍有中小企业意识到网络的重要性,开始谋求通过信息化来改革公司存在的问题。也就是因为还处于发展开始的阶段,我国中小企业虽然进入了信息化的进程当中,但是其实际上还停留在会计电算化的阶段,并没有把信息化用到实处。这些情况形成了我国现在中小企业信息化的发展态势较好、整体的发展水平不高的现状。

二、信息化条件下中小企业内部控制存在的问题

1.管理层的信息化观念不强无论在哪个行业,企业管理层最先考虑到的都是企业的生产问题,管理层在看到决策能够对公司有好处的时候就会落实。管理层的人员首先想到的并不会是企业内部的一些管理的问题,他们更多地考虑到企业外部的问题,更多的像是客户源、供

销商、订单等的问题。当管理层把主要的关注点放在外部的事物上的时候,对于企业内部的管理就是相对较少一些。虽然还是有很多公司在做信息化方面的管理,但是并没有落到实处,它们更多是为了给别人看自己的信息化而信息化的。这样的举措不仅不利于公司的发展,同时还浪费了信息化的资源。

但是,如何能够更好地利用信息化来帮助企业进行管理这个问题,企业做得根本不到位。企业管理层对于信息化的认识较为片面,他们认为把企业的办公室换上新的计算机、打卡由以前的纸质记录变成刷指纹打卡、企业有自己的官网就是信息化了。然而,这些设备只是为信息化提供了基础,并没有通过其来提高企业的工作效率和工作质量,这不能算是信息化的管理。2.企业人员不足在很多的中小型企业中,由于资金不到位,导致企业内人员的数量不能与企业所需要的人员数量相匹配。在社会上,我们经常可以看见有很多中小企业里老板通常都身兼数职,老板既是公司的决策者,有时候还得充当跑业务的业务人员,有时候又得充当会计人员。人员数量不够的时候,每个人所要负责的工作内容就会比较多。每个员工要负责的内容较低时会降低员工的工作效率,增加员工的压力,不利于企业的发展。

信息化的作用下企业人员的数量还会进一步减少,中小企业的雇主意识到网络的好处,利用信息化的简便性,如计算机可以精确计算企业营业额,企业主为了企业的长远发展考虑就会考虑删减人手,以达到企业发展的最大的利益化。企业主的这种想法无疑是错误的,信息化的应用是会有助于提高工作效率,减轻员工的工作负担,但是信息化的进程仍然是需要有人来进行控制的。

3.复合型人才缺乏企业对于人才的需求量是很大的,特别是优秀的尖端人才。由于中小企业本身存在的劣势的特点,导致中小企业在人员的招聘上存在着较大的差异。企业实现信息化的管理后,不仅仅要求企业人员应该拥有其所在岗位的基本知识,还要求企业员工能够操作计算机。信息化的落实后,企业内部更多的信息传递需要通过计算机,计算机是信息化过程中必不可少的载体。如企业中的会计人员在进行工资结算的时候,如果财会人员不懂得使用计算机,那么即使在信息化的应用下,企业的工资结算效率也不会快,还是跟以往没有计算机一样,那么信息化的应用就形同

虚设。这样子将会大大地影响到公司的未来发展。4.企业安全风险加大企业信息化的应用是利弊共存的。企业通过使用信息化的技术,固然可以简化一些部门的工作,提高企业的工作效率和工作绩效。但是,在信息化的使用过程当中,中小企业还必须意识到的问题是信息化的安全问题。信息化进程中,因为是通过计算机进行连接的,容易出现信息泄露的问题。还有的就是操作的过程,如控制大型机器的信息化计算机,一旦工作人员在操作的过程中不专心,便会出现难以估计的损失。信息化是企业必然的发展趋势,但是企业要意识到信息化过程中的风险问题,并且对其做好防范措施。

5.缺乏健全的内部控制制度有很多的中小企业内部控制问题的实施范围较小,并没有涉及到任何一个部门。在他们的管理层看来,内部控制问题主要还是与会计以及财务有关,其它的部门不需要硬性的内部控制问题。这里就存在着思考的偏差问题,每个部门都为企业进行服务,其它的部门对于企业的发展也是非常重要的。企业应该不仅仅要为会计以及财务制定制度,其他的部门同样需要内部控制制度的管理。内部控制制度的完善需要企业所有人员的长期建设,需要在错误中不断纠正以及改进。

三、信息化条件下完善中小企业内部控制的措施

1.提高企业员工的综合素质在信息化条件下,企业要考虑到对企业员工专业能力培养的同时也要做好计算机能力培养的工作。因为信息化的应用要求企业员工在实际工作过程中需要掌握计算机的基本技能。不懂得如何操作计算机的员工将会慢慢被社会所淘汰。因此企业不仅仅为了自己的发展,还为了员工的职业生涯发展,为员工开设计算机的培训课程,加强员工计算机的实际操作能力。对于员工来说,有自我再学习的机会,是非常有吸引力的,会增加员工对企业的自我归属感和向心力。还有,企业在进行员工培训时要根据实际情况制定培训内容。如当企业是从事大型汽车零件装配业务的时候,安排员工去学习计算机制作过程就没有用了,并不能提高员工的工作能力。所以,企业来制定合理的培训方案,安排员工进行进修。

2.提高企业防范风险的能力每一家企业的发展都一样,在发展的过程中会受到各种因素的影响。这些因素当中对企业影响最大的莫过于企业内部的因素。企业想要谋求更大的发展,要注意提高企业内部抗风险的能力。第一个方面,首先通过互联网对信息进行保存是存在一定的风险的,所以对于重要的文件的保存,应该做好两手准备,一方面要通过信息化保存在电脑上,另一方面,纸质版打印出来妥善保管。第二个方面,企业需要防患于未然,在不好的事情没有发生之前先做好准备工作。企业可以通过向专业的互联网安保公司购买他们的防火墙,预防信息被他人窃取。企业也可以通过聘请专业 的信息技术工人,专门来定期坚持企业的信息安全。3.健全监督机制,加强内部审计健全企业的内部监督体系是企业生存发展所需要的。然而,在健全监督机制时,尤其要加强内部审计的工作。企业要根据自身的需要设置内部审计机制,根据自身的发展需要和结合企业的发展水平,建立起企业所特有的内部监督机制。企业的重要部门都要落实内部审计工作,这样可以提高企业内部的公平性以及可靠性。加强内部审计工作要做到这两点:第一,要定期对企业的账目进行核查,审查信息系统是否正常工作,排除存在的问题,保障工作的顺利开展。第二,对于企业的资料要进行坚持,确定其准确性,没有被篡改,以防造成重大的损失。

四、结论

本文主要介绍了我国中小企业信息化的应用下内部控制的发展现状、发展过程中存在的问题并且提出一些对策。当前,我国计算机网络发展十分迅速,信息化的进程加快,为我国中小企业的信息化应用奠定了坚实的基础。但是,在基础存在的前提下,企业还需要进行继续发展。我国中小企业信息化应用下内部控制的发展存在着问题。企业对于信息化的应用信任程度不高,导致后续执行力不足,只是做出来了信息化的样子,但没有把信息化落实在企业的工作当中。对于信息化条件下的内部控制问题并没有很好地实施,也就是说这种情况还谈不上信息化条件下的内部控制,只能算还是以前的内部控制。

但是,虽然信息化的进程比较缓慢,它还是在发展的。对于如何使我国中小企业信息化的进程发展地更好,可以向其他企业信息化进程发展迅速的国家吸取经验。在吸取他人经验的基础上,结合国情与企业本身的需求发展出适合企业发展的信息化的应用。

另外,我国中小企业信息化的应用过程中还需要注意信息化的合法性问题。由于信息化的应用,类似企业中的财务信息等内容被篡改的可能性增加。这样就需要国家设立相关的法律法规,规范企业日常事物,落实监管内容,保证企业运行过程中的合法性、合理性。

总而言之,基于信息化环境下我国中小企业的内部控制存在的问题都是可以通过方法来完善的。在改进的过程中,我国中小企业要根据自身企业的发展作出适当的、合法的改善。然后在借鉴外国发展较好的企业的经验时,要注意结合我国本土化的信息和企业自身的发展做出调整。

参考文献:

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[4]薛晶晶.信息化环境下的内部控制研究[J].财会研究,2017.

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