Del pa­pel a di­gi­tal, lo que de­be sa­ber so­bre el cam­bio a fac­tu­ra elec­tró­ni­ca

La fa­ci­li­dad de ma­ne­jar do­cu­men­tos de ma­ne­ra di­gi­tal ha lle­ga­do a las fac­tu­ras ex­ten­di­das por ven­ta o pres­ta­ción de ser­vi­cios de­jan­do de la­do los ta­lo­na­rios de fac­tu­ras en pa­pel, a con­ti­nua­ción un de­ta­lle de lo que de­be sa­ber so­bre es­te cam­bio obli­ga­to­rio

EKA - - Contenido -

Lo pri­me­ro que de­be te­ner en cuen­ta es la fe­cha es­ti­pu­la­da para que ca­da sec­tor pro­fe­sio­nal reali­ce el pro­ce­so de tras­la­do al sis­te­ma de fac­tu­ra­ción elec­tró­ni­ca.

Ca­da per­so­na del res­pec­ti­vo sec­tor pro­fe­sio­nal se­rá no­ti­fi­ca­da me­dian­te lla­ma­das o co­rreo elec­tró­ni­co in­for­man­do su fe­cha de cam­bio. No obs­tan­te cual­quier con­tri­bu­yen­te que así lo desee pue­de ha­cer uso de es­te mé­to­do de fac­tu­ra­ción an­tes de ser no­ti­fi­ca­do.

Una vez se ten­ga cla­ra la fe­cha es­ta­ble­ci­da se­gún la ac­ti­vi­dad que se reali­ce se de­be­rá en­con­trar y es­co­ger un pro­vee­dor de ser­vi­cio de fac­tu­ra­ción elec­tró­ni­ca en ca­so de ser un pro­fe­sio­nal li­be­ral o una pe­que­ña o me­dia­na em­pre­sa que no cuen­te con un sis­te­ma de fac­tu­ra­ción.

Exis­ten di­fe­ren­tes so­lu­cio­nes para to­do ti­po de em­pre­sas de tal ma­ne­ra que una mi­cro o pe­que­ña em­pre­sa o un pro­fe­sio­nal li­be­ral que ex­tien­de una o dos fac­tu­ras al día pue­de op­tar por un sis­te­ma co­no­ci­dos co­mo Ser­vi­cios Web de Fac­tu­ra Elec­tró­ni­ca re­gis­trán­do­se en el ser­vi­cio y pa­gan­do una cuo­ta men­sual con un ran­go de $20 dó­la­res men­sua­les el sis­te­ma otor­ga la po­si­bi­li­dad de ge­ne­rar cual­quier can­ti­dad de fac­tu­ras y lle­var au­to­má­ti­ca­men­te el con­teo de las mis­mas.

En la pá­gi­na web de GS1 Cos­ta Ri­ca po­drá en­con­trar una lis­ta de pro­vee­do­res afi­lia­dos a GS1 que ga­ran­ti­zan la se­gu­ri­dad y cum­pli­mien­to de los ru­bros que so­li­ci­ta el Mi­nis­te­rio de Ha­cien­da.

Es­tos sis­te­mas de­ben en­viar un archivo XML a la Di­rec­ción Ge­ne­ral de Tri­bu­ta­ción para su va­li­da­ción, ade­más de un archivo PDF al clien­te para fa­ci­li­tar la im­pre­sión de la fac­tu­ra. Es im­por­tan­te con­ser­var y al­ma­ce­nar ca­da uno de es­tos ar­chi­vos así co­mo los men­sa­jes de acep­ta­ción re­ci­bi­do.

Al mo­men­to de es­ta­ble­cer el pro­vee­dor del ser­vi­cio web de­be­rá rea­li­zar el pro­ce­so de ins­crip­ción di­rec­ta­men­te en la pá­gi­na del Mi­nis­te­rio de Ha­cien­da en el apar­ta­do de fac­tu­ra di­gi­tal. A par­tir de es­te mo­men­to so­lo se po­drán ex­ten­der fac­tu­ras de ma­ne­ra di­gi­tal ex­clu­yen­do en su to­ta­li­dad la emi­sión de fac­tu­ras en pa­pel. Se de­be­rá con­tar con un me­ca­nis­mo de fir­ma que pue­de ser una fir­ma di­gi­tal para per­so­nas fí­si­cas, un se­llo elec­tró­ni­co para per­so­nas ju­rí­di­cas o una lla­ve crip­to­grá­fi­ca del Mi­nis­te­rio de Ha­cien­da, en cual­quie­ra de los ca­sos an­te­rio­res se de­be­rá ob­te­ner una con­tra­se­ña que se ge­ne­ra en ATV. Gui­ller­mo Varela, Ge­ren­te Ge­ne­ral de GS1 ex­pli­ca que si op­ta por uti­li­zar web Ser­vi­ces en el ca­so de pro­fe­sio­na­les li­be­ra­les, al ge­ne­rar un per­fil con lo­gin y un pass­word es­te es­ta­ble­ce una es­truc­tu­ra de fir­ma elec­tró­ni­ca, sis­te­ma ga­ran­ti­za que quien es­tá ge­ne­ran­do es­tas fac­tu­ras es quien di­ce ser, sien­do el pres­ta­dor del ser­vi­cio quien asu­me la res­pon­sa­bi­li­dad.

La fir­ma elec­tró­ni­ca es una es­truc­tu­ra bi­na­ria al­fa nu­mé­ri­ca que no se de­be con­fun­dir con fir­mas di­gi­ta­les ya que es­tas son sim­ple­men­te una ima­gen de la fir­ma ma­nus­cri­ta.

Los be­ne­fi­cios

Se­gún Varela una de las gran­des ven­ta­jas de es­te sis­te­ma de fac­tu­ra­ción es la au­to­ma­ti­za­ción del pro­ce­so ya que des­de el te­lé­fono ce­lu­lar se po­drá in­gre­sar al sis­te­ma del pro­vee­dor in­tro­du­cir los da­tos del clien­te, de­ta­lle del ser­vi­cio o ven­ta y mon­to, una vez he­cho es­to y unos se­gun­dos des­pués re­ci­bi­rá la no­ti­fi­ca­ción de va­li­da­ción para en­viar­la al clien­te sin te­ner que car­gar y al­ma­ce­nar pa­pel.

Al­gu­nas ven­ta­jas para el emi­sor y re­cep­tor elec­tró­ni­cos son:

• Me­nos cos­tos ope­ra­ti­vos.

• Dis­mi­nu­ción de erro­res.

• Ra­pi­dez y se­gu­ri­dad en el in­ter­cam­bio de in­for­ma­ción.

• Me­jor ser­vi­cio al clien­te.

• Res­pon­sa­bi­li­dad so­cial.

Ven­ta­jas para la Ad­mi­nis­tra­ción Tri­bu­ta­ria:

• In­for­ma­ción en tiem­po real.

• Mi­ne­ría de da­tos.

• Dis­mi­nu­ción de cos­tos ad­mi­nis­tra­ti­vos.

Los pro­ce­sos de fac­tu­ra­ción elec­tró­ni­ca no mo­di­fi­can los pro­ce­sos ac­tua­les de re­gis­tro, ma­ne­jo de so­cie­da­des o ac­ti­vi­da­des per­so­na­les so­la­men­te se ve mo­di­fi­ca­do el as­pec­to ge­ne­ra­dor de las fac­tu­ras a un mé­to­do di­gi­tal. De­be te­ner cla­ro que la fac­tu­ra elec­tró­ni­ca es un com­pro­ban­te au­to­ri­za­do por la Ad­mi­nis­tra­ción Tri­bu­ta­ria, con­tra­rio de una fac­tu­ra es­ca­nea­da, la cual no se en­cuen­tra au­to­ri­za­da, por lo que no es vá­li­da co­mo com­pro­ban­te para el res­pal­do de la con­ta­bi­li­dad.

Newspapers in Spanish

Newspapers from Costa Rica

© PressReader. All rights reserved.