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Em­plear so­lu­cio­nes de la Tec­no­lo­gía de la In­for­ma­ción a un pre­cio jus­to es una me­ta de to­dos los CIO. Aquí hay mu­chas áreas que pue­den op­ti­mi­zar pa­ra pro­veer va­lor a sus so­cios.

IT Now Costa Rica - - SUMARIO - CIO

¡No más cos­tos!

Em­plear so­lu­cio­nes de la Tec­no­lo­gía de la In­for­ma­ción a un pre­cio jus­to es una me­ta de to­dos los CIO. Aquí hay mu­chas áreas que pue­den op­ti­mi­zar pa­ra pro­veer va­lor a sus so­cios.

Los gas­tos de la Tec­no­lo­gía de la In­for­ma­ción son un com­po­nen­te im­por­tan­te del pre­su­pues­to de cual­quier or­ga­ni­za­ción. Re­du­cir­los pue­de ser di­fí­cil cuan­do hay mu­chas prio­ri­da­des y gas­tos que pa­re­cen es­tar fi­ja­dos.

Al mi­rar la ma­yo­ría de los pre­su­pues­tos de IT el per­so­nal sue­le ser el gas­to más pre­do­mi­nan­te. Afor­tu­na­da­men­te, hay mu­chas es­tra­te­gias pa­ra so­lu­cio­nar es­to y voy a plan­tear­las en la pri­me­ra par­te de es­te ar­tícu­lo. Hay otros gas­tos que tam­bién pue­den ser re­du­ci­dos, así que he agre­ga­do una se­gun­da par­te pa­ra ha­blar so­bre es­tos ítems po­co con­si­de­ra­dos.

Re­du­ce los gas­tos en per­so­nal

La ma­yo­ría de las or­ga­ni­za­cio­nes de IT es­tán car- de per­so­nal, es al­go que tien­de a su­ce­der con el tiem­po. Si bien te­ner per­so­nas ex­pe­ri­men­ta­das ha­ce más fá­cil el tra­ba­jo, no es lo óp­ti­mo des­de el pun­to de vis­ta del cos­to. Pa­ra li­diar con el te­ma al­gu­nas or­ga­ni­za­cio­nes rea­li­zan re­duc­cio­nes pe­rió­di­cas de per­so­nal, pe­ro es­tas ac­cio­nes, que cau­san an­gus­tia en los em­plea­dos, se pue­den evi­tar si hay pro­ce­sos que man­ten­gan un ni­vel ade­cua­do de tra­ba­ja­do­res y eli­mi­nen el te­mor al des­pi­do.

Es im­por­tan­te en­ten­der en qué lu­gar es­tá tu or­ga­ni­za­ción ac­tual­men­te y de­fi­nir has­ta dón­de quie­res que lle­gue. Me gus­ta cal­cu­lar una mé­tri­ca que de­mues­tre có­mo ra­cio­na­li­zar la or­ga­ni­za­ción y pro­por­cio­nar un cua­dro de man­do que re­gis­tre los pro­gre-

Con to­do eso co­mo in­tro­duc­ción, co­noz­ca­mos aho­ra las téc­ni­cas es­pe­cí­fi­cas.

sos. Por ejem­plo, si una or­ga­ni­za­ción tie­ne ocho ni­ve­les, em­pe­zan­do des­de los re­cién gra­dua­dos de la universidad has­ta el vi­ce­pre­si­den­te, una mé­tri­ca sim­ple se pue­de crear asig­nan­do un nú­me­ro a ca­da ni­vel (por ejem­plo, re­cién gra­dua­do uni­ver­si­ta­rio = ni­vel 1, vi­ce­pre­si­den­te = ni­vel 8), su­mán­do­los y di­vi­dien­do por el nú­me­ro de em­plea­dos pa­ra así de­ter­mi­nar el pro­me­dio del gru­po. Es­to ofre­ce una ba­se que re­fuer­za el buen com­por­ta­mien­to, ya que de­mues­tra có­mo las ac­cio­nes mejoran la mé­tri­ca.

1. Reem­pla­za por em­plea­dos de ni­vel más ba­jo

Es­pe­rar que to­dos los re­em­pla­zos sean por un ni­vel más ba­jo que la per­so­na que se fue es una for­ma fá­cil de re­du­cir los cos­tos. Por su­pues­to que es­to no siem­pre es po­si­ble, así que se de­be em­plear un pro­ce­so de ex­cep­ción pa­ra esas cir­cuns­tan­cias úni­cas.

2. Con­tra­ta ca­da año a uni­ver­si­ta­rios re­cién gra­dua­dos

Si los miem­bros de tu or­ga­ni­za­ción sa­ben que con­tra­ta­rás a re­cién gra­dua­dos, al­gu­nos pue­den pla­ni­fi­car su re­ti­ro vo­lun­ta­ria­men­te. En­cuen­tra una universidad lo­cal en la que con­fíes, es­ta­ble­ce una re­la­ción con la ofi­ci­na de em­pleos y re­clu­ta gra­dual­men­te allí a las per­so­nas. Te­ner pa­san­tes sue­le ser una bue­na for­ma de en­con­trar ta­len­ga­das

to. Pa­ra más de­ta­lles lee mi ar­tícu­lo so­bre có­mo cons­truir un buen pro­gra­ma de pa­san­tías.

3. Ad­mi­nis­tra tus con­tra­tis­tas

A veces los gas­tos de los con­tra­tis­tas se sa­len de con­trol por­que son vis­tos co­mo un ca­so se­pa­ra­do de los del per­so­nal, que sue­le ser el ma­yor en­fo­que de los ge­ren­tes por­que creen que no es­tán su­je­tos al mis­mo es­cru­ti­nio.

4. Uti­li­za me­nos los re­cur­sos

Mien­tras que mu­chas per­so­nas usan re­cur­sos ex­tra­te­rri­to­ria­les co­mo una es­tra­te­gia, voy a ir en con­tra de la co­rrien­te y de­cir que es uti­li­za­da de­ma­sia­do y que otras téc­ni­cas son a me­nu­do más efi­ca­ces. Creo que hay tra­ba­jos que se pue­den ha­cer de for­ma más ba­ra­ta y efec­ti­va con desem­pe­ño ex­tra­te­rri­to­rial, pe­ro veo que mu­chas or­ga­ni­za­cio­nes con­si­de­ran los aho­rros en es­ta área co­mo un ejer­ci­cio ma­te­má­ti­co.

5. Re­du­ce el cam­bio de per­so­nal

Los cos­tos del re­clu­ta­mien­to y ca­pa­ci­ta­ción de los nue­vos em­plea­dos son sig­ni­fi­ca­ti­vos. Las es­tra­te­gias que uti­li­zo pa­ra con­tro­lar es­to se­rán el te­ma que desa­rro­lla­ré en una fu­tu­ra pu­bli­ca­ción pe­ro, sien­do bre­ve, creo que el cam­bio de per­so­nal se pue­de re­du­cir ha­cien­do que los em­plea­dos en­tien­dan por­qué su tra­ba­jo es im­por­tan­te y de­mos­trán­do­les que apre­cias sus es­fuer­zos. El cos­to de re­co­no­cer la con­tri­bu­ción de un em­plea­do es bas­tan­te pe­que­ño pe­ro el im­pac­to es enor­me.

6. Vir­tua­li­zar los ser­vi­do­res me­dian­te el uso de con­te­ne­do­res

No ha­ce mu­cho tiem­po ca­da apli­ca­ción uti­li­za­ba un ser­vi­dor de­di­ca­do, es­to lue­go se mul­ti­pli­có de­bi­do a los ser­vi­do­res DR, los de prue­ba, etc. Mu­chos de ellos eran muy po­co uti­li­za­dos por lo cual los gas­tos de hard­wa­re no es­ta­ban op­ti­mi­za­dos. Si to­da­vía tie­nes ser­vi­do­res de­di­ca­dos, re­par­tir­los pa­ra per­mi­tir que múl­ti­ples apli­ca­cio­nes com­par­tan el hard­wa­re pue­de ge­ne­rar­te aho­rros. Pa­ra ex­ten­der es­te con­cep­to, los con­te­ne­do­res son una gran op­ción. Los de Li­nux son li­ge­ros y por­tá­ti­les en­tor­nos, au­tó­no­mos del tiem­po de eje­cu­ción. De­bi­do a que los ser­vi­cios se pue­den eje­cu­tar en la mis­ma ca­ja, los gas­tos de hard­wa­re se re­du­cen.

7. Usa un hard­wa­re más ba­ra­to

Ade­más de ma­xi­mi­zar el hard­wa­re uti­li­zan­do con­te­ne­do­res, a me­nu­do exis­te la opor­tu­ni­dad de eje­cu­tar apli­ca­cio­nes en dis­po­si­ti­vos más ba­ra­tos. Es­ta es­tra­te­gia se po­pu­la­ri­zó ha­ce unos años con la crea­ción de po­ten­tes PC que pue­den co­nec­tar­se en­tre sí y te­ner un ren­di­mien­to tan bueno co­mo los cos­to­sos ser­vi­do­res de gama me­dia.

8. Uti­li­za la nu­be

El al­ma­ce­na­mien­to y el hard­wa­re ya no ne­ce­si­tan es­tar en un mis­mo lu­gar. El cos­to del al­qui­ler pue­de ser más ba­jo que el de com­pra, ya que los re­cur­sos so­lo son uti­li­za­dos cuan­do son ne­ce­sa­rios. Los con­te­ne­do­res tam­bién son úti­les, por­que per­mi­ten que los clien­tes com­pren al me­jor pre­cio que ten­gan los pro­vee­do­res de ser­vi­cio en la nu­be.

9. Des­ac­ti­var el soft­wa­re

Si bus­cas tu li­cen­cia de soft­wa­re en­con­tra­rás opor­tu­ni­da­des de aho­rro. Así co­mo los acuer­dos de soft­wa­re se ne­go­cian con el tiem­po, los nue­vos cos­tos a me­nu­do pro­por­cio­nan un in­cen­ti­vo pa­ra pres­cin­dir de va­rios de ellos. Ade­más he en­con­tra­do con fre­cuen­cia cos­to­sos pro­gra­mas uti­li­za­dos en pe­que­ñas fun­cio­nes, cu­yo re­torno de la in­ver­sión jus­ti­fi­ca fá­cil­men­te el ig­no­rar­los.

10. Uti­li­za soft­wa­re de có­di­go abier­to

El có­di­go abier­to eli­mi­na los cos­tos ini­cia­les de ad­qui­si­ción de soft­wa­re, así co­mo los re­cu­rren­tes gas­tos anua­les de man­te­ni­mien­to. Sin em­bar­go, el có­di­go abier­to es mu­cho más que un te­ma de gas­tos, pues con él tie­nes ac­ce­so al có­di­go fuen­te que te per­mi­te ha­cer tus pro­pias mo­di­fi­ca­cio­nes. Ade­más las ac­tua­li­za­cio­nes de có­di­go son he­chas por desa­rro­lla­do­res de di­fe­ren­tes com­pa­ñías, por lo que a me­nu­do me­jo­ra más rá­pi­da­men­te de lo que lo ha­ría si so­lo una com­pa­ñía le die­ra so­por­te.

11. Vir­tua­li­zar las ba­ses de datos

La tec­no­lo­gía de ba­se de datos aho­ra per­mi­te te­ner una ima­gen cen­tral y crear otras ba­ses que re­pre­sen­ten los cam­bios in­cre­men­ta­les de ese cen­tro. Por ejem­plo, una ba­se de datos de prue­ba de ta­ma­ño com­ple­to pue­de ocu­par muy po­co es­pa­cio por­que sim­ple­men­te se la de­vuel­ve a la ins­tan­cia de pro­duc­ción. Ade­más de aho­rrar gas­tos de al­ma­ce­na­mien­to, tam­bién su­po­ne un in­cre­men­to de la pro­duc­ti­vi­dad de los desa­rro­lla­do­res.

12. Tó­ma­te tu tiem­po pa­ra ha­cer bien las co­sas

Es­ta técnica es di­fí­cil de jus­ti­fi­car con nú­me­ros tan­gi­bles, pe­ro se pue­den ge­ne­rar enor­mes aho­rros cuan­do las co­sas se ha­cen bien y con tiem­po. Por ejem­plo, se gas­ta mu­cho cuan­do los pro­gra­ma­do­res tra­ba­jan con ver­sio­nes ob­so­le­tas y / o múl­ti­ples ver­sio­nes de soft­wa­re y hard­wa­re. Me gus­ta usar una mé­tri­ca pa­ra de­mos­trar lo com­pa­ti­ble que es el hard­wa­re / soft­wa­re con el ma­pa ar­qui­tec­tó­ni­co. Ade­más, au­to­ma­ti­zar tus prue­bas de re­gre­sión pue­de aho­rrar di­ne­ro y me­jo­rar la ca­li­dad. Por úl­ti­mo, hay gran­des cos­tos in­vo­lu­cra­dos cuan­do los pro­gra­ma­do­res to­man ata­jos pa­ra cum­plir con el pla­zo, ya que es­to a me­nu­do re­sul­ta en más tra­ba­jo pa­ra des­pués (bus­ca el tér­mino “deu­da técnica” pa­ra más de­ta­lles so­bre es­te con­cep­to).

Una cues­tión que a me­nu­do sur­ge con la re­duc­ción de gas­tos de TI es el he­cho de que no to­dos los aho­rros son eco­no­mías rea­les pa­ra la or­ga­ni­za­ción.

¿De­be una or­ga­ni­za­ción re­du­cir los cos­tos in­ter­nos que les asig­nan de otros gru­pos? Si los cam­bios obli­gan a la or­ga­ni­za­ción a lle­var a ca­bo ver­da­de­ros aho­rros, la res­pues­ta es sí. Ade­más de ma­xi­mi­zar el hard­wa­re uti­li­zan­do con­te­ne­do­res, a me­nu­do exis­te la opor­tu­ni­dad de eje­cu­tar apli­ca­cio­nes en dis­po­si­ti­vos más ba­ra­tos.

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