¿Quién ayu­da con fac­tu­ra elec­tró­ni­ca?

Las fe­rre­te­rías de­ben im­ple­men­tar la fac­tu­ra elec­tró­ni­ca en sus pro­ce­sos, y de acuer­do con el Mi­nis­te­rio de Ha­cien­da tie­nen has­ta se­tiem­bre de es­te año.

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“Na­die se es­ca­pa, no hay lu­gar a sal­vo…”, fra­se que se usa pa­ra des­cri­bir una ca­tás­tro­fe, pe­ro que tam­bién pue­de apli­cár­se­le al sec­tor ferretero que, sin dis­tin­go, si son ma­yo­ris­tas, fe­rre­te­rías pe­que­ñas, me­dia­nas y gran­des, de­ben, ne­ce­sa­ria­men­te, en­trar­le al pro­ce­so de fac­tu­ra­ción elec­tró­ni­ca.

Aun­que el Mi­nis­te­rio de Ha­cien­da ya lan­zó el man­da­to, en el sec­tor aún na­cen y re­na­cen las du­das so­bre la im­ple­men­ta­ción de es­tos nue­vos pro­ce­sos, y que to­do el sec­tor ferretero de­be es­tar lis­to pa­ra se­tiem­bre de es­te año.

Se­gún es­ta­ble­ce el Mi­nis­te­rio de Ha­cien­da, los obli­ga­dos tri­bu­ta­rios que aún no se han in­cor­po­ra­do al sistema de fac­tu­ra­ción elec­tró­ni­ca, de­be­rán in­cor­po­rar­se, en con­si­de­ra­ción al úl­ti­mo dí­gi­to del nú­me­ro de su cé­du­la de iden­ti­dad, tra­tán­do­se de per­so­nas fí­si­cas, o del nú­me­ro de su cé­du­la de per­so­na ju­rí­di­ca, tra­tán­do­se de so­cie­da­des y de­más en­ti­da­des, de acuer­do con los pla­zos in­di­ca­dos.

Los obli­ga­dos tri­bu­ta­rios cu­yo úl­ti­mo dí­gi­to del nú­me­ro de su cé­du­la es 1, 2 o 3, la fe­cha pa­ra po­ner­se a día con la fac­tu­ra elec­tró­ni­ca es el pró­xi­mo 1 de se­tiem­bre, los que ter­mi­nan en 4, 5 o 6, de­ben im­ple­men­tar su fac­tu­ra elec­tró­ni­ca el 1 de oc­tu­bre y los del úl­ti­mo dí­gi­to 0, 7, 8 o 9, su fe­cha es el 1 de no­viem­bre de 2018.

¿Qué de­ben ha­cer los fe­rre­te­ros?

La fac­tu­ra elec­tró­ni­ca se con­vier­te en una opor­tu­ni­dad pa­ra sis­te­ma­ti­zar la in­for­ma­ción de las em­pre­sas y que la mis­ma se con­vier­ta en in­for­ma­ción va­lio­sa pa­ra la to­ma de de­ci­sio­nes, ya que al ser las fe­rre­te­rías un ne­go­cio con una al­ta gama de pro­duc­tos y no ne­ce­sa­ria­men­te, con al­tos már­ge­nes de ga­nan­cia, “con­tar con la in­for­ma­ción de las ven­tas or­ga­ni­za­da en for­ma de­ta­lla­da al más mí­ni­mo por­me­nor, crea una fuente de in­te­li­gen­cia de ne­go­cios a fin de me­jo­rar el co­no­ci­mien­to de mi fe­rre­te­ría y pre­ci­sar de es­ta for­ma una to­ma de de­ci­sio­nes más acer­ta­das”, di­ce Gui­ller­mo Var­gas, Socio Di­rec­tor de la em­pre­sa Un­bi­lling, uno de los pro­vee­do­res que hay en el país en el te­ma de im­ple­men­ta­ción de fac­tu­ra elec­tró­ni­ca.

Pa­ra Ka­ren Víc­tor, Ge­ren­te de Ven­tas de Fac­tu­ra Tri­bu­ta­ria, otro pro­vee­dor del mer­ca­do, di­ce que “la elec­ción de un pro­vee­dor de fac­tu­ra es un pro­ce­so que de­be pres­tar aten­ción sin­gu­lar. Re­quie­re ne­ce­sa­ria­men­te, que cuen­te con ex­pe­rien­cia en la emi­sión de do­cu­men­tos elec­tró­ni­cos, que cuen­te con co­no­ci­mien­to es­pe­cia­li­za­do, que pue­da el usua­rio eva­cuar las du­das que sur­jan en el pro­ce­so de emi­sión de fac­tu­ras, me­dian­te un cen­tro de ser­vi­cio, que pue­da uti­li­zar com­pro­ban­tes elec­tró­ni­cos de ti­que­tes de ca­ja y/o fac­tu­ras elec­tró­ni­cas in­dis­tin­ta­men­te, y fi­nal­men­te, que per­mi­ta re­ci­bir los com­pro­ban­tes de fac­tu­ras elec­tró­ni­cas de sus pro­vee­do­res co­rrec­ta­men­te”.

Por otro la­do, Ma­nuel San­do­val, Di­rec­tor de CR Con­sul­ting, agre­ga que pen­san­do en clien­tes que no tie­nen na­da di­gi­tal, a ellos, es­pe­cí­fi­ca­men­te “he­mos te­ni­do ca­sos de éxi­to en in­te­gra­cio­nes en las que he­mos du­ra­do des­de una y has­ta 6 se­ma­nas”.

Di­ce que el tiem­po de in­te­gra­ción va a de­pen­der mu­cho de: a. Gra­do de com­ple­ji­dad de la ope­ra­ción del clien­te en su pro­ce­so de fac­tu­ra­ción. b. Gra­do de com­ple­ji­dad del sistema uti­li­za­do. c. Cuen­ta el clien­te con per­so­nal téc­ni­co que co­noz­ca a fon­do su sistema a ni­vel de desa­rro­llo y ba­se de da­tos, pa­ra que es­ta per­so­na pue­da rea­li­zar el pro­ce­so de in­te­gra­ción o al me­nos

ser­vir de apo­yo pa­ra que un ter­ce­ro lo reali­ce. d. Si se per­mi­te la ex­trac­ción de da­tos del sistema, en­tre otros.

“Exis­ten va­rios mo­de­los de in­te­gra­ción que se pue­den apli­car a un sistema de­pen­dien­te de las po­si­bi­li­da­des que brin­de el mis­mo”.

De­pen­de de la fe­rre­te­ría

Du­nia Za­mo­ra, Con­ta­do­ra Pú­bli­ca y ex­per­ta en es­tos te­mas y quien ha estado muy de cer­ca ase­so­ran­do em­pre­sas, re­cal­ca que Ha­cien­da no cer­ti­fi­ca nin­gu­na em­pre­sa, y lo que han he­cho mu­chos pro­vee­do­res es co­nec­tar sus mó­du­los con el Mi­nis­te­rio pa­ra po­der ha­cer la fac­tu­ra­ción en lí­nea. En es­te ca­so, la en­ti­dad les in­di­ca que de­ben ins­cri­bir­se co­mo pro­vee­do­res de fac­tu­ra elec­tró­ni­ca y la em­pre­sa de­be pro­bar que sus mó­du­los fun­cio­nan ba­jo los es­tán­da­res de Tri­bu­ta­ción.

“Es­tas em­pre­sas lo que ha­cen es ins­cri­bir­se co­mo pro­vee­do­res y ofre­cer el ser­vi­cio de fac­tu­ra­ción elec­tró­ni­ca a tra­vés de sus mó­du­los, que fun­cio­nan con el “soft­wa­re” de Ha­cien­da”, in­di­ca Za­mo­ra.

En­fa­ti­za que Ha­cien­da no le es­tá di­cien­do a na­die que hay un lis­ta­do de me­jo­res pro­vee­do­res ni es­tá li­mi­tan­do la can­ti­dad de em­pre­sas pro­vee­do­ras. A la fe­cha, hay ins­cri­tos cer­ca de 28.

- ¿En el ca­so de una fe­rre­te­ría que en pro­me­dio rea­li­za cer­ca de 100 fac­tu­ras dia­rias en pro­me­dio, qué de­be­ría to­mar en cuen­ta pa­ra ele­gir un pro­vee­dor?

- De­pen­de de las ca­rac­te­rís­ti­cas de ca­da fe­rre­te­ría. Hay al­gu­nos que ya ma­ne­jan un sistema que tie­nen mó­du­lo de fac­tu­ra elec­tró­ni­ca, y lo que tie­nen que ha­cer es ins­ta­lar el mó­du­lo que lo co­mu­ni­que con Ha­cien­da. Es­tá el otro pro­ce­so, pa­ra fe­rre­te­ros más pe­que­ños, que tie­nen que va­lo­rar qué les sir­ve más: ti­que­te elec­tró­ni­co o fac­tu­ra elec­tró­ni­ca, y es­tá el ferretero gran­de que ten­dría que ver que si su soft­wa­re ya tie­ne ese ser­vi­cio y so­lo co­nec­tar­lo. Si no lo tie­ne, cuen­tan con 2 op­cio­nes: usa un mó­du­lo que se co­mu­ni­que con Tri­bu­ta­ción. Fac­tu­ra en el mó­du­lo de fac­tu­ra elec­tró­ni­ca y al fi­nal del día ha­ce el va­cia­do pa­ra man­dar­lo a Ha­cien­da. Sin em­bar­go, es­to es un re­pro­ce­so que ha­bría que conciliar con el in­ven­ta­rio, por lo que no es muy re­co­men­da­ble.

Y en­fa­ti­za que hay pro­vee­do­res de to­do ti­po, des­de los que ofre­cen un ser­vi­cio completo pa­ra in­te­grar la em­pre­sa en el pro­ce­so y otros que atien­den so­lo par­tes del pro­ce­so por­que no se re­quie­re de más. “Aquí lo más im­por­tan­te es que las em­pre­sas se pre­pa­ren con tiem­po”.

Di­ce que es­te nue­vo pro­ce­so de Fac­tu­ra Elec­tró­ni­ca le vie­ne a sim­pli­fi­car “el mun­do” a las fe­rre­te­rías por­que van a te­ner en el mó­du­lo, tan­to la fac­tu­ra elec­tró­ni­ca co­mo las no­tas de dé­bi­to y cré­di­to li­ga­das y ade­más, to­do el pro­ce­so de re­cep­ción de fac­tu­ras de sus pro­vee­do­res va a ser de for­ma elec­tró­ni­ca, en­ton­ces ya no tie­nen que an­dar bus­can­do fac­tu­ras.

Mul­tas

Pa­ra quien no brin­de fac­tu­ra elec­tró­ni­ca es­tan­do obli­ga­do, se arries­ga a una mul­ta de 2 sa­la­rios ba­se y no ad­mi­te re­duc­ción.

Si es re­in­ci­den­te, le van a ce­rrar el lo­cal por 5 días na­tu­ra­les, y si vuel­ve a re­in­ci­dir se exponen a que to­dos los lo­ca­les le sean ce­rra­dos por 5 días na­tu­ra­les.

Y si el ne­go­cio no es­tá ins­cri­to ni le re­por­ta la in­for­ma­ción elec­tró­ni­ca­men­te a Ha­cien­da, se ex­po­ne a una mul­ta de un 2% de los in­gre­sos bru­tos de su de­cla­ra­ción del año an­te­rior, con un mí­ni­mo de 3 sa­la­rios y un to­pe de 100 (¢43,620.000), lo que ad­mi­te re­duc­ción si la em­pre­sa vo­lun­ta­ria­men­te la li­qui­da.

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