5 نصائح لفرز رسائل البريد الإلكتروني

LoghetAlasr - - 64 -

كثيرًا ما تمتلئ علبة الوارد بمئات الرســـائل وربما يكون البحث فيها عن رســـالة معينة أمر صعب لكن مع بعض الأساليب التي يمكن تنفيذها في البحث والفرز بسهولة، يمكن الســـيطرة على علبة الوارد واســـتدعاء الرســـالة المطلوبة بســـهولة، ويمكن تفعيل خاصية فرز الرســـائل بخمسة طرق هى الفرز بعناوين الاعمدة بصفحة البريد، والفرز بحســـاب البريد الإلكتروني، والفرز باســـتخدام مجلدات البحث، والفرز حسب العلامات، والفرز بالحذف وذلك على النحو التالى: يمكـــن الضغط على عناوين الأعمدة المعروفة في صفحة البريـــد الإلكتروني مثـــل و و و

إلـــخ للفـــرز قبل البيانات فـــي ذلك العمود أو غيره. اضغط مرة أخرى للفرز على أســـاس الترتيب الزمنـــي الحديث أو القديم. الطريقـــة الأخرى في الفزر هي الفرز بأكثر من عمود في نفس الوقت، فأولاً اضغط على رأس العمود الأساســـي أولاً ثم اضغط على باســـتمرار ثـــم اضغط على رأس العمـــود الثاني، ثم إذا كان من الضـــروري اضغط مرة أخـــرى لتغييـــر ترتيب الفرز (مع الضغط باستمرار على المفتاح ،( ستكون النتائج أسهل وأسرع.

Received

Shift

From

To

Subject

Shift

، اضغط

في

Choose Folder Search Custom

Crit

هذه الطريقة ليســـت شائعة في فرز الرســـائل في البريد الإلكتروني لكن قد تكون مطلوبة عندما يشـــارك شخص شخصًا آخر علبة البريد الإلكتروني لكن يجب عمل بعض الإعدادات قبل استخدامها من خلال الخطوات التالية: -اضغط بزر الماوس الأيمن فوق أي رأس عمود. -اختر عرض الإعدادات . -اضغط على الأعمدة -اضغـــط علـــى مـــن القائمـــة المنســـدلة، واختـــر . -في القائمة

From Fields

Settings View Columns Columns Available Select

Mail All

.

Columns Available Account

، حدد

Email

كما في الشكل (). -اضغط على إضافة ثم اضغط على موافق . بذلك يمكن فرز الرسائل من خلال حقل حساب البريد الإلكتروني). فـــي بعض الأحيان قد يكون لدينا احتياجات متعارضة، فعلى سبيل المثال، نفترض أننا نخزن الرسائل التي تأتي من اقســـام محددة في مجلدات معينة، لكن قد نعمل في مشـــروع يتصل أو يؤثر أو يرتبط بأكثر من قســـم، فهل نخزن رســـائل البريد الإلكتروني المتصلة بهذا المشروع حسب المرسل أم حسب المشروع؟ ولذلك كان الحل في ما يسمى بمجلدات البحث، ولإنشاء مجلدات البحث وعرض كل الرســـائل التي تنطبق عليها معايير معينة، ســـنقوم بالخطوات التالية: -اضغط بـــزر الماوس الأيمن على في جزء التنقل واختر

. -فـــي مربع الحوار على القسم . -اضغط على اختيار أو -في مربـــع الحـــوار ادخل اســـمًا للمجلد المخصص واضغط على -

.

Folder

ria

Navigation Folders Search

Search New

Folder Search New Folder Search Custom A Create

Custom

.

، -اســـتخدم علامـــة التبويـــب

لتحديد المحتوى، وفي الشـــكل التالي فإن مجلد البحث المخصص سيعرض أية رسائل تشير لى أن المشروع وليكـــن اســـمه في حقـــل الموضـــوع، أو في نص الرســـالة، وكذلك باســـتخدام الخيـــارات المتوفـــرة الأخرى، يمكن توسيع أو تضييق نطاق البحث. -اضغط على موافق ثلاث مرات لإنشـــاء مجلد البحث، وســـيقوم برنامج أوت لـــوك بالبحث عن الرســـائل التي تطابق المعايير المحددة وســـتعرض حســـب الأحدث من حيث التاريخ.

Messages

413 HR

يفيد اســـتخدام العلامات في تحديد أنواع الرسائل عند الحاجة إليها، واستخدامها سهل جدًا لكن فائدتها كبيرة عند استخدامها في الفرز، واللون الافتراضي للعلامات هو اللون الأحمر، لكن هناك ألوان أخرى. هذا الإجـــراء ليس من إجراءات الفرز لكن اســـتخدامه يســـهل من عملية الفرز بشـــكل كبير حيـــث يقلل عدد الرســـائل في علبة الوارد والمجلدات المخصصة الأخرى، ويفضـــل أن يكون إجـــراء الحذف على أســـاس دوري، خاصة في الرســـائل التي لم يعـــد المرء بحاجة إليها إما بمجرد وصولها أو في نهاية اليوم.

Newspapers in Arabic

Newspapers from Egypt

© PressReader. All rights reserved.