Mo­bi­li­té : les clés d’un sé­mi­naire réus­si

Crise éco­no­mique oblige, les en­tre­prises partent moins loin, moins sou­vent et moins long­temps. À l’heure des ré­seaux so­ciaux, les sé­mi­naires res­tent pour­tant in­con­tour­nables. Entre des hé­ber­ge­ments aty­piques et ac­ti­vi­tés lu­diques, les en­tre­prises comptent

Courrier Cadres - - SOMMAIRE - Par Ade­line Farge.

Re­boos­ter et fé­dé­rer ses équipes, les ré­com­pen­ser pour leurs bons ré­sul­tats, les in­for­mer d’une nou­velle stra­té­gie, fa­vo­ri­ser l’in­té­gra­tion des der­nières re­crues, etc. Pour une my­riade de rai­sons, les sé­mi­naires sont des mo­ments sa­crés dans l’agenda des en­tre­prises. Mal­gré leurs prouesses tech­no­lo­giques, les ré­seaux so­ciaux sont ren­voyés dans les cordes : ja­mais, ils ne rem­pla­ce­ront les ren­contres et les échanges dans le monde réel. “La vi­sio­con­fé­rence ne concur­rence pas les sé­mi­naires. Les en­tre­prises ont tou­jours be­soin de ras­sem­bler leurs col­la­bo­ra­teurs en de­hors du bu­reau pour les mo­ti­ver, les res­sou­der et les mo­bi­li­ser, no­tam­ment lors d’une si­tua­tion dé­li­cate. Les mes­sages se­ront trans­mis plus ef­fi­ca­ce­ment en face-à-face que der­rière un écran”, as­sure Mark Wat­kins, pré­sident du ca­bi­net d’études Coach-Om­nium. Bien que les sé­mi­naires aient prou­vé leur uti­li­té, les bud­gets qui leur sont al­loués fi­gurent par­mi les pre­miers

ro­gnés en pé­riode de crise. Se­lon l’étude 2017 de Coa­chOm­nium sur l’évo­lu­tion du mar­ché du tou­risme d’af­faires de groupes, les dé­penses consa­crées à l’or­ga­ni­sa­tion des MICE (sé­mi­naires, conven­tions, con­grès, in­cen­tives) ont chu­té de 1,6 % en 2016, avec un vo­lume glo­bal de 8 mil­liards d’eu­ros. Ré­sul­tat, les en­tre­prises partent moins loin, moins sou­vent et sur­tout moins long­temps. Dé­sor­mais, les sé­mi­naires se concentrent sur une jour­née voire une jour­née et de­mie, pour les plus chan­ceux. “Les sa­la­riés ne peuvent pas se per­mettre de s’ab­sen­ter du­rant une se­maine. Pen­dant le sé­mi­naire, le travail s’ac­cu­mule sur les bu­reaux et ne se fait pas. Les évè­ne­ments pro­fes­sion­nels doivent être courts, ef­fi­caces et le moins coû­teux pos­sible”, constate Da­vid James, co-fon­da­teur de My­lod­gevent.

ADIEU LES SÉ­MI­NAIRES BLING-BLING

LESÉVÉNEMENTS PRO­FES­SION­NELS DOIVENTÊTRECOURTS ETEFFICACES

Afin d’op­ti­mi­ser la du­rée de leurs dé­pla­ce­ments, les en­tre­prises n’en­vi­sagent plus de perdre des heures en temps de trans­ports. Adieu les des­ti­na­tions exo­tiques, les longs pé­riples aé­riens et les voyages loin­tains. Sous l’ef­fet des contraintes fi­nan­cières mais aus­si des pré­oc­cu­pa­tions en­vi­ron­ne­men­tales, les en­tre­prises pri­vi­lé­gient les lieux si­tués à dis­tance rai­son­nable de leur siège et fa­ci­le­ment ac­ces­sibles en train, en avion ou par la route. Si beau­coup res­tent dans l’hexa­gone, d’autres optent, en guise de com­pro­mis, pour quelques pays eu­ro­péens de pré­fé­rence au so­leil (Por­tu­gal, Grèce, Es­pagne, Croa­tie, Ita­lie). “L’ère

des sé­mi­naires aux Sey­chelles est ré­vo­lue. Quand elles sont en plein plan so­cial et qu’elles re­fusent des aug­men­ta­tions sa­la­riales, les pres­ta­tions trop bling-bling, luxueuses et os­ten­ta­toires sont mal ac­cueillies en in­terne. Les en­tre­prises ne veulent pas don­ner l’im­pres­sion qu’elles

gas­pillent leur ar­gent”, ana­lyse Mark Wat­kins. Mais gare à ne pas dé­ce­voir les at­tentes. Pour sé­duire et sur­prendre les par­ti­ci­pants, les en­tre­prises n’hé­sitent pas à se tour­ner, en de­hors des com­plexes hô­te­liers qui de­meurent le pre­mier lieu d’ac­cueil, vers des hé­ber­ge­ments plus aty­piques, sou­vent en pleine na­ture. Ca­banes dans les arbres, yourtes, ti­pis, cot­tage, fermes ré­no­vées sont pro­pices au dé­pay­se­ment mais aus­si à la ré­flexion. “Les en­tre­prises ne veulent plus des chaînes d’hô­tels et des pa­lais des con­grès sans âmes. Elles sont à la re­cherche d’au­then­ti­ci­té. Dans cette quête, elles ap­pré­cient les lieux ori­gi­naux et char­gés d’his­toire, comme les mo­nu­ments his­to­riques. Ils mar­que­ront les es­prits et cas­se­ront la rou­tine”, si­gnale Emi­lie Vi­don Fa­vier, res­pon­sable de l’agence Stra­tevent. Car au-de­là des réunions, des for­ma­tions et des pré­sen­ta­tions de pro­duits, les sé­mi­naires doivent of­frir une pa­ren­thèse lu­dique et convi­viale. Par­cours d’ac­cro­branche, dou­blage de films, ini­tia­tion à l’oe­no­lo­gie, ate­lier cui­sine, chasse au tré­sor, tir à

CA­BANES DANSLESARBRES, YOURTES,TI­PIS, COT­TAGE,FERMES RÉNOVÉESSONT PROPICESAU DÉ­PAY­SE­MENT MAISAUSSIÀLA RÉ­FLEXION

l’arc … Des ac­ti­vi­tés cultu­relles et spor­tives sont

sou­vent pré­vues. “Lors de ces mo­ments de dé­tente, les par­ti­ci­pants vont par­ta­ger une ex­pé­rience dif­fé­rente de leur quo­ti­dien au travail et créer des sou­ve­nirs en com­mun. Les ac­ti­vi­tés ren­forcent les liens et cassent les bar­rières hié­rar­chiques. Les col­la­bo­ra­teurs et leurs res­pon­sables vont se re­trou­ver dans les mêmes équipes et s’af­fron­ter dans une am­biance convi­viale. En ap­pre­nant à se connaître dans un autre contexte que la ma­chine à ca­fé, ils tra­vaille­ront mieux en­semble à leur re­tour”, sou­ligne Emi­lie Vi­don Fa­vier.

GÉ­RER LEUR OR­GA­NI­SA­TION EN TROIS CLICS

Au vu de l’en­jeu, le choix des ac­ti­vi­tés, de l’hé­ber­ge­ment, de la salle, de la res­tau­ra­tion ne doit pas être lais­sé au ha­sard. An­ti­ci­per l’évè­ne­ment dans ses moindres dé­tails, dé­fi­nir un bud­get mais aus­si un ca­hier des charges pré­cis, s’as­su­rer de la fia­bi­li­té des pres­ta­taires et com­pa­rer les de­vis sont les clés d’un sé­mi­naire réus­si. Les en­tre­prises qui n’ont pas en­vie de s’em­bar­ras­ser de ces dé­marches fas­ti­dieuses peuvent les dé­lé­guer à des agences évè- ne­men­tielles spé­cia­li­sées. À l’ère di­gi­tale, celles-ci in­novent en pro­po­sant toute une pa­no­plie d’ou­tils pour gé­rer de Aà Z les évè­ne­ments pro­fes­sion­nels. En plus de ré­fé­ren­cer des pres­ta­taires qua­li­fiés, la pla­te­forme nu­mé­rique My­lod­gevent per­met de gé­rer son bud­get en ligne, de créer une to-do list, d’en­voyer les in­vi­ta­tions ou en­core de construire un plan­ning. De son cô­té, Even­ti­ko a concoc­té des pa­ckages clés en main à des ta­rifs concur­ren­tiels. Hô­tels, ac­ti­vi­tés, res­tau­ra­tion … En quelques clics, les en­tre­prises pres­sées peuvent ré­ser­ver leur sé­jour se­lon les des­ti­na­tions et les dates dis­po­nibles qui s’af­fichent en temps réel. “L’or­ga­ni­sa­tion des sé­mi­naires ne s’im­pro­vise pas. Quand les en­tre­prises gèrent l’évè­ne­ment en in­terne, elle risquent de tom­ber sur des pres­ta­tions qui ne cor­res­pondent pas aux pro­messes te­nues. Com­pa­rer les de­vis prend du temps et se ra­joute aux mis­sions quo­ti­diennes des as­sis­tantes de di­rec­tion, ex­plique Anne-Ma­rie Ran­dria­ma­nan­drait­sio­ry, chef de pro­jets Web et mar­ke­ting chez Even­ti­ko. Les agences dis­posent d’un por­te­feuille de pres­ta­taires de qua­li­té et sont en ca­pa­ci­té de pro­po­ser des offres in­no­vantes ré­pon­dant aux be­soins”. Un gage de sé­ré­ni­té pour les en­tre­prises qui re­doutent les lou­pés et sur­tout des re­tom­bées né­ga­tives sur leur image.

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