Conclure un contrat de travail élec­tro­nique

Tra­di­tion­nel­le­ment, le contrat de travail est éta­bli sur un sup­port pa­pier et si­gné à la main. Au­jourd’hui, ce contrat peut aus­si être conclu par la voie élec­tro­nique. Lo­gi­que­ment, le contrat élec­tro­nique s’ac­com­pagne de la si­gna­ture… élec­tro­nique. En­fin,

Courrier Cadres - - SOMMAIRE -

Com­mu­ni­quer par mail avant l’em­bauche.

L’em­ployeur et le fu­tur sa­la­rié peuvent, avant même de si­gner le contrat de travail, échan­ger les in­for­ma­tions né­ces­saires à sa conclu­sion par cour­rier élec­tro­nique si cha­cun a ac­cep­té l’usage de ce moyen (c. civ. art. 1126). Ain­si, une pro­messe d’em­bauche peut être va­la­ble­ment faite par cour­rier élec­tro­nique (cass. soc. 11 juillet 2007, n° 06-43154 D).

Écrit fa­cul­ta­tif ou obli­ga­toire.

En théo­rie, un contrat de travail à du­rée in­dé­ter­mi­née (CDI) peut être ver­bal ou écrit (c. trav. art. L. 1221-1 ; cass. soc. 14 mars 1995, n° 91-43788 D), sa­chant tou­te­fois que la conven­tion col­lec­tive peut im­po­ser un écrit. En pra­tique, un écrit est tou­jours re­com­man­dé d’une part, pour évi­ter les pro­blèmes de preuve, d’autre part, pour dé­fi­nir les élé­ments es­sen­tiels de la re­la­tion de travail (em­ploi, qua­li­fi­ca­tion, sa­laire, lieu de travail, du­rée du travail, etc.) et en ré­gler les spé­ci­fi­ci­tés (clause de mo­bi­li­té, de non­con­cur­rence, etc.). Dans cer­tains cas, un écrit est im­po­sé : contrat à temps par­tiel (c. trav. art. L. 3123-6), contrat à du­rée dé­ter­mi­née (c. trav. art. L. 1242-12), etc.

Contrat élec­tro­nique.

Un contrat de travail écrit, obli­ga­toi­re­ment ou non, peut être éta­bli et conser­vé sous forme élec­tro­nique (c. civ. art. 1174 et 1365). Même élec­tro­nique, le contrat doit être ré­di­gé en fran­çais et éta­bli en deux exem­plaires da­tés et si­gnés, l’un pour l’em­ployeur, l’autre pour le sa­la­rié, cha­cun de­vant y avoir ac­cès sur un sup­port du­rable (c. trav. art. L. 1221-3 ; c. civ. art. 1375). Le contrat élec­tro­nique a la même va­leur de preuve que le contrat pa­pier si ses si­gna­taires sont dû­ment iden­ti­fiés. De plus, il doit être éta­bli et conser­vé dans des condi­tions propres à en ga­ran­tir l’in­té­gri­té (c. civ. art. 1366).

Si­gna­ture élec­tro­nique.

Qui dit contrat élec­tro­nique, dit si­gna­ture élec­tro­nique. Une si­gna­ture élec­tro­nique va­lable sup­pose d’uti­li­ser un pro­cé­dé fiable d’iden­ti­fi­ca­tion ga­ran- tis­sant son lien avec l’acte au­quel elle s’at­tache. La fia­bi­li­té de ce pro­cé­dé est pré­su­mée, jus­qu’à preuve contraire, lorsque la si­gna­ture élec­tro­nique est créée, l’iden­ti­té du si­gna­taire as­su­rée et l’in­té­gri­té de l’acte ga­ran­tie, sui­vant des mo­da­li­tés tech­niques dé­fi­nies ré­gle­men­tai­re­ment (c. civ. art. 1367 ; dé­cret 2001-272 du 30 mars 2001, JO du 31). Con­crè­te­ment, pour mettre en place l’in­for­ma­ti­sa­tion des contrats de travail, l’em­ployeur s’adresse à un pres­ta­taire de ser­vices de cer­ti­fi­ca­tion élec­tro­nique rem­plis­sant toutes les condi­tions re­quises. Une fois son sys­tème mis en place, la si­gna­ture du contrat de travail se fait à dis­tance via une mes­sa­ge­rie élec­tro­nique ou une pla­te­forme dé­diée. Un ren­dez­vous avec le fu­tur sa­la­rié pour si­gner le contrat ou une im­pres­sion avant de l’en­voyer par cour­rier ne sont plus né­ces­saires. Sou­li­gnons que si le contrat de travail est conclu par la voie élec­tro­nique, les ave­nants si­gnés ul­té­rieu­re­ment par l’em­ployeur et le sa­la­rié pour mo­di­fier le se­ront lo­gi­que­ment sa­chant qu’il n’y a au­cune obli­ga­tion en la ma­tière.

Ar­chi­vage élec­tro­nique.

Gé­né­ra­le­ment, la dé­ma­té­ria­li­sa­tion des contrats de travail s’ac­com­pagne

d’un sys­tème d’ar­chi­vage élec­tro­nique ré­pon­dant à des exi­gences liées à la pro­tec­tion des don­nées per­son­nelles. Il re­vient à l’em­ployeur de dé­fi­nir la du­rée de conser­va­tion de ces don­nées compte te­nu des dé­lais de pres­crip­tion des ac­tions conten­tieuses pou­vant être en­ga­gées. Pour des contrats de travail, une du­rée d’ar­chi­vage de 5 ans après leur ex­pi­ra­tion est pré­co­ni­sée, a mi­ni­ma. Par ailleurs, l’em­ployeur doit adop­ter des me­sures de pro­tec­tion des don­nées ar­chi­vées (contre les des­truc­tions, la perte, etc.) et faire en sorte que l’ac­cès aux archives soit li­mi­té à un ser­vice spé­ci­fique (ex. : ser­vice res­sources hu­maines). En­fin, il doit or­ga­ni­ser le droit d’ac­cès des sa­la­riés aux don­nées les concer­nant (dé­lib. CNIL 2005-213 du 11 oc­tobre 2005).

Rôle du juge.

En cas de conten­tieux, c’est le juge qui au fi­nal ap­pré­cie­ra si le contrat de travail qui lui est pré­sen­té est une preuve re­ce­vable (c. civ. art. 1368).

Des for­ma­li­tés à res­pec­ter Au­près de la CNIL.

À notre avis, l’em­ployeur qui en­tend in­for­ma­ti­ser la conclu­sion et la ges­tion des contrats de travail doit au préa­lable pro­cé­der à une dé­cla­ra­tion au­près de la CNIL. En ef­fet, pour ce faire, il va de­voir mettre en oeuvre un ou des trai­te­ments au­to­ma­ti­sés de don­nées per­son­nelles qui né­ces­sitent des dé­cla­ra­tions au­près de la CNIL (loi 78-17 du 6 jan­vier 1978, art. 22, 23 et 24, JO du 7). À notre connais­sance, il pro­cède à une dé­cla­ra­tion “clas­sique”, c’est-à-dire sans bé­né­fi­cier d’une pro­cé­dure sim­pli­fiée. Il ne peut mettre en oeuvre le ou les trai­te­ments concer­nés qu’une fois cette dé­cla­ra­tion en­re­gis­trée par la CNIL.

Au­près du co­mi­té d’en­tre­prise

Le co­mi­té d’en­tre­prise (CE) est in­for­mé et consul­té préa­la­ble­ment à tout pro­jet im­por­tant d’in­tro­duc­tion de nou­velles tech­no­lo­gies lorsque celles-ci sont sus­cep­tibles d’avoir des consé­quences no­tam­ment sur l’em­ploi et les condi­tions de travail. À notre sens, tel peut être le cas d’un pro­jet vi­sant à in­for­ma­ti­ser la conclu­sion et la ges­tion des contrats de travail. Pour mé­moire, un pro­jet est im­por­tant s’il est sus­cep­tible de concer­ner tous les sa­la­riés et s’il peut ap­por­ter de réelles mo­di­fi­ca­tions dans leur si­tua­tion en ma­tière, par exemple, d’em­ploi et de condi­tions de travail (circ. DRT 84-12 du 30 no­vembre 1984). Un mois avant la réunion, l’em­ployeur trans­met aux élus les élé­ments d’in­for­ma­tion sur son pro­jet et ses consé­quences (c. trav. art. L. 2323-29). Dans les en­tre­prises d’au moins 300 sa­la­riés, le CE peut re­cou­rir à un ex­pert tech­nique (c. trav. art. L. 2325-38), sa­chant que le CHSCT peut aus­si faire ap­pel à cet ex­pert.

Au­près du CHSCT.

Avant la mise en oeuvre du pro­jet pré­ci­té et lors de l’in­tro­duc­tion des nou­velles tech­no­lo­gies, le CHSCT doit être consul­té sur les consé­quences en termes de san­té et de sé­cu­ri­té (c. trav. art. L. 4612-9). Le cas échéant, il est consul­té avant le CE afin que son avis lui soit trans­mis (circ. DRT 93-15 du 25 mars 1993).

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