Do­tez-vous d’un bu­reau vir­tuel qui vous suit par­tout

Que di­riez-vous de re­trou­ver vos do­cu­ments, mais aus­si vos ap­plis fa­vo­rites et vos contacts quand vous êtes en dé­pla­ce­ment ? Avec Zo­ho, vous dis­po­sez d’un vé­ri­table bu­reau en ligne et d’ou­tils d’échange de fi­chiers évo­lués.

Hors-Série 01 net - - SOMMAIRE -

Dé­cou­vrez la ga­laxie Zo­ho et créez un compte

Zo­ho pro­pose une mul­ti­tude d’ap­plis. Des ou­tils pour créer des do­cu­ments bu­reau­tiques (Zo­ho Docs), mais aus­si un ges­tion­naire de contacts, un mo­dule de ges­tion de pro­jet, une mes­sa­ge­rie ins­tan­ta­née, etc. La ver­sion gra­tuite im­pose cer­taines li­mi­ta­tions (500 contacts pour le car­net d’adresses, par exemple). Ces Web apps s’exé­cutent dans un na­vi­ga­teur et sont ac­ces­sibles de­puis n’im­porte quel or­di­na­teur connec­té à In­ter­net. Vous dis­po­sez éga­le­ment d’ap­plis mo­biles IOS et An­droid. Al­lez sur le site bit.do/dy­qyu pour vous en­re­gis­trer.

Consul­tez votre ta­bleau de bord

Une fois le compte ac­tif (un mail de confir­ma­tion conte­nant un lien d’ac­ti­va­tion vous est adres­sé), vous ac­cé­dez à la page d’ac­cueil de votre es­pace Zo­ho. Cer­tains mo­dules ne vous se­ront sans doute pas utiles, à l’image du CRM (Cus­to­mer Re­la­tion­ship Ma­na­ge­ment) des­ti­né à gé­rer les re­la­tions clients. Pour pro­fi­ter des ou­tils bu­reau­tiques Wri­ter (trai­te­ment de texte), Sheets (ta­bleur) et Show (pré­sen­ta­tion), cli­quez sur l’icône Zo­ho Apps en haut à gauche de l’écran, puis sur l’icône Docs.

Im­por­tez vos fi­chiers et dos­siers de tra­vail

Lorsque la page Do­cu­ments de Zo­ho Docs s’af­fiche, cli­quez sur le bou­ton Char­ger. Un vo­let de com­mandes est alors dé­ployé. Vous pou­vez choi­sir d’ajou­ter un fi­chier, d’as­so­cier votre compte Google Drive afin d’im­por­ter les fi­chiers que vous y con­ser­vez, ou en­core de ra­pa­trier des dos­siers de­puis votre disque dur en ac­ti­vant la com­mande Char­ge­ment en masse.

Sé­lec­tion­nez les do­cu­ments à ra­pa­trier

Ren­dez-vous alors dans la ru­brique Sé­lec­tion­nez un

fi­chier à char­ger. La fe­nêtre En­voi du fi­chier ap­pa­raît. Par­cou­rez l’ar­bo­res­cence de votre disque dur pour at­teindre les élé­ments que vous sou­hai­tez re­trou­ver sur votre bu­reau vir­tuel (il peut s’agit d’élé­ments syn­chro­ni­sés avec Drop­box ou One­drive). Sé­lec­tion­nez plu­sieurs fi­chiers à la fois en pres­sant la touche Ctrl du clavier tout en cli­quant sur les noms des fi­chiers. Va­li­dez ( Ou­vrir).

Gé­rez les fi­chiers et les dos­siers...

Lorsque le trans­fert des do­cu­ments est ache­vé, cli­quez sur l’in­ti­tu­lé Tous les fi­chiers dans le vo­let de gauche. Quand vous sur­vo­lez l’un des élé­ments de la liste, une barre d’ou­tils contex­tuelle ap­pa­raît. Pour ac­cé­der à da­van­tage d’op­tions (aper­çu, dé­pla­cer, sup­pri­mer, com­pres­ser), faites un clic droit sur le do­cu­ment ou uti­li­sez les me­nus.

... et par­ta­gez-les ai­sé­ment

Pour in­vi­ter d’autres per­sonnes à tra­vailler sur un fi­chier, ac­ti­vez Par­ta­ger et sai­sis­sez leurs adresses mails dans le champ Col­la­bo­ra­teurs. Ap­puyez sur la touche En­trée après chaque adresse. Vous pou­vez par ailleurs ajou­ter un mes­sage afin d’ac­com­pa­gner votre in­vi­ta­tion. Dé­rou­lez la liste Lec­ture/écri­ture et in­di­quez les pri­vi­lèges de vos contri­bu­teurs (Lec­ture seule, Lec­ture/écri­ture, Co­pro­prié­taire). En­voyez l’in­vi­ta­tion ( Par­ta­ger).

Élar­gis­sez la vi­si­bi­li­té de vos conte­nus

Uti­li­sez le me­nu Vi­si­bi­li­ty de la fe­nêtre des pa­ra­mètres de par­tage pour mo­di­fier la confi­gu­ra­tion de Zo­ho. Par dé­faut, seuls les col­la­bo­ra­teurs spé­ci­fi­que­ment dé­si­gnés sont au­to­ri­sés à ac­cé­der à vos do­cu­ments. Vous pou­vez ce­pen­dant dé­ci­der de les rendre pu­blics, en les pro­té­geant ou non par un mot de passe. Après mo­di­fi­ca­tion, pen­sez à sau­ve­gar­der les ré­glages en cli­quant sur En­re­gis­trer.

Édi­tez ou créez des do­cu­ments

Pour mo­di­fier un do­cu­ment, cli­quez sur son nom puis sur le lien Open with Zo­ho Wri­ter (ou Sheets). Une co­pie au for­mat Zo­ho est gé­né­rée. Dé­ployez le vo­let d’ou­tils en poin­tant sur les traits superposés en haut à gauche de la fe­nêtre. Vous ac­cé­dez aux op­tions de mise en forme et de com­po­si­tion. Pour ob­te­nir une ver­sion au for­mat Word ou ex cel, dé­roule z le me­nu Fi­chier, télé char­ger comme.

Ajou­tez un com­men­taire ou une note

Cli­quez sur Com­men­taires (la der­nière icône de la barre d’ou­tils). Une fe­nêtre dé­diée s’af­fiche. Dans le champ de sai­sie, li­bel­lez les in­di­ca­tions ou les in­ter­dic­tions que vous sou­hai­tez lais­ser à vos col­la­bo­ra­teurs. Poin­tez sur l’icône en forme de trom­bone pour at­ta­cher un fi­chier ou une image au com­men­taire. ac­ti­vez l’ éti­quette Com­men­taires sous la zone de com­po­si­tion pour en­re­gis­trer la note.

Ac­ti­vez le mode col­la­bo­ra­tif

Zo­ho in­tègre des ou­tils de ré­vi­sion et de sui­vi des mo­di­fi­ca­tions très proches de ce que pro­pose Word. Ou­vrez votre do­cu­ment et pa­ra­mé­trez le par­tage en in­vi­tant des contri­bu­teurs à vous re­joindre. Ac­ti­vez en­suite l’on­glet

Avis, en haut de la fe­nêtre, juste à droite de Com­po­ser. Cli­quez sur le cur­seur à droite de l’in­ti­tu­lé Sui­vi des mo­di­fi­ca­tions (il se co­lore en vert). Pla­cez-vous sur l’on­glet

Chan­ge­ments pour af­fi­cher la liste des cor­rec­tions, le nom de l’au­teur, la date et l’heure de son in­ter­ven­tion. Sur­vo­lez une contri­bu­tion et poin­tez sur le bou­ton Re­ject pour an­nu­ler la mo­di­fi­ca­tion.

En­re­gis­trez des co­pies de sau­ve­garde

Vos fi­chiers de tra­vail se trouvent dé­sor­mais sur les ser­veurs de Zo­ho (vous dis­po­sez de 5 Go de sto­ckage). Si vous uti­li­sez des ser­vices de cloud (Drive, One­drive), vous pou­vez y créer ra­pi­de­ment une co­pie de se­cours du do­cu­ment ac­tif. Dé­rou­lez le me­nu Fi­chier, En­re­gis­trer sur

d’autres lec­teurs. Sé­lec­tion­nez un ser­vice, en­trez vos iden­ti­fiants de compte et au­to­ri­sez Zo­ho à y ac­cé­der.

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