Aler­tez vos cor­res­pon­dants en cas d’ab­sence

Hors-Série 01 net - - SOMMAIRE -

Va­cances pro­lon­gées, es­ca­pade ou dé­pla­ce­ment pro­fes­sion­nel, ras­su­rez vos contacts en leur si­gna­lant au­to­ma­ti­que­ment votre ab­sence par re­tour de cour­riel. Pe­tit mode d’em­ploi pour Out­look, Thun­der­bird, Gmail ou Cour­rier.

Confi­gu­rez la fonc­tion d’ab­sence d’out­look, le client de mes­sa­ge­rie d’of­fice

Si vous uti­li­sez un ser­veur Mi­cro­soft Ex­change, ce qui est le cas dans nombre d’en­tre­prises, vous pou­vez sim­ple­ment re­cou­rir au ges­tion­naire d’ab­sence d’out­look. Pour ac­cé­der à cette fonc­tion­na­li­té, cli­quez sur la boîte de ré­cep­tion du compte concer­né. Ac­ti­vez l’on­glet Fi­chier, In­for­ma­tions et Ré­ponses au­to­ma

tiques. In­di­quez les dates aux­quelles vous ne se­rez pas joi­gnable, ta­pez le texte du mail et va­li­dez ( OK).

En­voyez un mes­sage d’in­dis­po­ni­bi­li­té de­puis Out­look sans compte Mi­cro­soft Ex­change

Si cette ma­ni­pu­la­tion doit fonc­tion­ner avec votre compte d’en­tre­prise, ce ne se­ra pas le cas pour vos adresses Gmail, POP3 ou Imap, pour les­quelles l’op­tion Ré­ponses au­to

ma­tiques n’ap­pa­raît pas. Il est tou­te­fois pos­sible de contour­ner le pro­blème en créant une règle de mes­sage. Ac­ti­vez Nou­veau mes­sage et en­trez le texte de ré­ponse. Cli­quez sur Fi­chier, En­re­gis­trer sous. Dans Type, choi­sis­sez Mo­dèle Out­look (*.oft) et va­li­dez ( En­re­gis­trer).

Créez une nou­velle règle d’ac­tion

Pla­cez-vous en­suite sur l’on­glet Fi­chier. Sous In­for­ma­tions sur le compte, sé­lec­tion­nez le compte concer­né et poin­tez sur Gé­rer les règles et alertes. Ac­ti­vez le bou­ton Nou­velle

r è gl e . L’as­sis­tant dresse la liste des cri­tères de base. Dans la sec­tion Dé­mar­rer à par­tir d’une règle vierge, op­tez pour Ap­pli­quer la règle aux mes­sages que je re­çois. Cli­quez sur Sui­vant, co­chez la case Dont je suis l’unique des­ti­na­taire et pas­sez à l’étape sui­vante.

Dé­si­gnez le mo­dèle de ré­ponse en­re­gis­tré

Il s’agit main­te­nant de dé­fi­nir l’ac­tion qui se­ra exé­cu­tée quand la condi­tion se­ra rem­plie (ici lorsque vous re­ce­vrez un mes­sage). Co­chez Ré­pondre avec un mo­dèle spé­ci­fique. Pour com­po­ser le mail d’ab­sence au­to­ma­tique, poin­tez sur le lien Un

mo­dèle spé­ci­fique. Sé­lec­tion­nez le mo­dèle créé à l’étape 2 et va­li­dez. Pour que la règle fonc­tionne, Out­look doit res­ter ou­vert en votre ab­sence.

Lais­sez Gmail s’oc­cu­per de tout

Si vous dis­po­sez d’une adresse Gmail, tout est plus simple. Ac­cé­dez au web­mail. Iden­ti­fiez-vous, puis cli­quez sur la

roue cran­tée sous votre ava­tar. Dans le vo­let qui se dé­ploie, op­tez pour la com­mande Pa­ra­mètres, puis pour l’on­glet Gé­né­ral. Faites dé­fi­ler les op­tions jus­qu’à la sec­tion Ré­ponse au­to­ma­tique.

Choi­sis­sez les contacts concer­nés

In­di­quez les dates de dé­but et de fin de ré­ponse au­to­ma­tique. Sai­sis­sez l’ob­jet et le texte du mes­sage. Il ne fau­drait pas que l’an­nonce de votre ab­sence puisse être uti­li­sée à de mau­vaises fins (un cam­brio­lage, par exemple). Aus­si, veillez à sé­lec­tion­ner En­voyer une ré­ponse uni­que­ment aux per­sonnes fi­gu­rant dans mes contacts. En­re­gis­trez le mail et co­chez Ré­ponse au­to­ma­tique ac­ti­vée.

Par­tez l’es­prit tran­quille avec Thun­der­bird

Créez d’abord un mo­dèle de mes­sage qui consti­tue­ra la ré­ponse au­to­ma­tique. Une fois cette for­ma­li­té ac­com­plie, cli­quez sur Ou­tils, Filtres de mes­sages, Nou­veau. Don­nez un nom à cette règle ( Va­cances, par exemple), puis co­chez l’op­tion Lors de la ré­cep­tion du cour­rier. Ex­cluez les adresses d’ex­pé­di­teur conte­nant no­re­ply ou

ne­pas­re­pondre. Ac­ti­vez Ré­pondre avec le mo­dèle et dé­si­gnez le mes­sage de ré­ponse type. Confi­gu­rez l’ap­pli Cour­rier de Win­dows 10 Si vous avez adop­té le client de mes­sa­ge­rie de Win­dows 10, ac­cé­dez aux op­tions de l’ap­pli et poin­tez sur l’in­ti­tu­lé Ré­ponses au­to­ma­tiques. Sé­lec­tion­nez votre compte et En­voyer des ré­ponses au­to­ma­tiques. Co­chez En­voyer des ré­ponses en de­hors de mon or­ga­ni­sa­tion, En­voyer des ré­ponses à mes contacts uni­que­ment, puis ta­pez le texte de la ré­ponse. Le tour est joué. ■

L’en­voi d’un mes­sage d’ab­sence passe ici par la créa­tion d’une règle de cour­rier en­trant.

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