Gé­rez le mode col­la­bo­ra­tif de Word et d’ex­cel

La suite Mi­cro­soft Of­fice ne cesse d’élar­gir sa pa­lette d’ou­tils de par­tage. Vous avez be­soin d’un coup de main pour ter­mi­ner un pro­jet ? Co­piez votre do­cu­ment dans One­drive et in­vi­tez vos col­la­bo­ra­teurs à le cor­ri­ger et à l’en­ri­chir.

Hors-Série 01 net - - SOMMAIRE -

Sol­li­ci­tez votre com­mu­nau­té d’en­traide

Mais que peut-on en­core in­ven­ter en ma­tière de trai­te­ment de texte ou de ta­bleur ? Si l’on semble avoir fait un peu le tour en ce qui concerne les ou­tils de créa­tion, Of­fice ne cesse d’in­no­ver en ma­tière de par­tage et de tra­vail col­la­bo­ra­tif. En plus du tra­di­tion­nel on­glet Ré­vi­sion, qui re­groupe les op­tions de sui­vi des mo­di­fi­ca­tions, le ru­ban d’ou­tils de Word com­porte do­ré­na­vant un bou­ton Par

ta­ger. Ac­ti­vez le champ In­vi­ter des per­sonnes dans le vo­let qui ap­pa­raît sur la droite de l’écran, puis ren­sei­gnez les adresses mails des contri­bu­teurs.

Au­to­ri­sez ou non les mo­di­fi­ca­tions

Vous pou­vez saisir les adresses à l’aide du clavier ou choi­sir les des­ti­na­taires par­mi vos contacts Out­look. Ac­ti­vez pour­ce­fai­rel’icô­neen­for­mede car­net, àdroi­te­du­champ de sai­sie. Dé­rou­lez à pré­sent la liste Peut mo­di­fier pour fixer les droits des fu­turs contri­bu­teurs. Si vous ne sou­hai­tez pas qu’ils ap­portent des chan­ge­ments au do­cu­ment, choi­sis­sez l’op­tion Peut af­fi­cher. L’in­ter­ven­tion se li­mi­te­ra alors à l’ajout de com­men­taires. Ré­di­gez un mes­sage d’in­vi­ta­tion et poin­tez sur le bou­ton Par­ta­ger. Co­piez le do­cu­ment sur One­drive Si le fi­chier sur le­quel vous tra­vaillez est en­re­gis­tré sur le disque dur de votre or­di­na­teur, Word vous in­forme qu’une co­pie doit être créée su­ro­ne­dri­vea­fin­de­le­rendre uti­li­sable en mode par­ta­gé. Sé­lec­tion­nez votre compte et nom­mez le do­cu­ment. Vos in­vi­tés sont do­ré­na­vant en ca­pa­ci­té d’y ac­cé­der.

Sui­vez en di­rect le tra­vail des contri­bu­teurs

Les col­la­bo­ra­teurs peuvent édi­ter le do­cu­ment dans Word On­line (un compte Mi­cro­soft est re­quis) ou dans Word si le trai­te­ment de texte est ins­tal­lé sur leur or­di. Les chan­ge­ments ap­por­tés par les uns et les autres s’af­fichent en temps réel sur votre écran. Les in­for­ma­tions vi­sibles dans la marge droite du do­cu­ment pré­cisent la na­ture de chaque mo­di­fi­ca­tion et par qui elle a été ef­fec­tuée.

Pu­bliez vos com­men­taires et vos re­marques

Ac­ti­vez l’on­glet Ré­vi­sion du ru­ban de fonc­tion­na­li­tés de Word. Sé­lec­tion­nez le mot ou le pa­ra­graphe au­quel vous sou­hai­tez as­so­cier un com­men­taire (une note de lec­ture, une re­marque, des ins­truc­tions, etc.). Ac­ti­vez en­suite le bou­ton Nou­veau com­men­taire dans la sec­tion Com­men­taires de l’on­glet Ré­vi­sion.

Trai­tez les notes des par­ti­ci­pants

Tous les contri­bu­teurs ont la pos­si­bi­li­té de dé­po­ser des com­men­taires. Pour vous ai­der à vous y re­trou­ver, Word in­dique pour chaque mes­sage le nom de son au­teur, ain­si que la date et l’heure de pu­bli­ca­tion. Sur­vo­lez une an­no­ta­tion avec le poin­teur de la sou­ris pour af­fi­cher ces pré­ci­sions. Vous dé­cou­vrez aus­si deux bou­tons. L’un sert à ré­pondre au mes­sage du contri­bu­teur ; l’autre, in­ti­tu­lé Ré­soudre, à clore la conver­sa­tion.

Ac­ti­vez l’ou­til de sui­vi de Word

Le sui­vi des cor­rec­tions ap­por­tées à un do­cu­ment par­ta­gé peut vite tour­ner à la confu­sion. Pour gar­der un contrôle to­tal des contri­bu­tions, une op­tion s’avère par­ti­cu­liè­re­ment utile : le sui­vi des mo­di­fi­ca­tions. Cet ou­til fait en ef­fet clai­re­ment res­sor­tir les cor­rec­tions et vous offre la pos­si­bi­li­té de les ac­cep­ter ou de les re­fu­ser, soit en bloc, soit de ma­nière sé­lec­tive. Pour en bé­né­fi­cier, cli­quez sur l’icône Sui­vi des mo­di­fi­ca­tions de l’on­glet Ré­vi­sion.

Per­son­na­li­sez les marques de ré­vi­sion...

Mise en forme, in­ser­tion ou sup­pres­sion de texte, tous les chan­ge­ments sont scru­pu­leu­se­ment consi­gnés par Word. Si vous avez quelque peine à vous re­pé­rer, uti­li­sez les filtres de la liste Af­fi­cher pour la ré­vi­sion, si­tuée en haut de la sec­tion Sui­vi de l’on­glet Ré­vi­sion. Choi­sis­sez l’op­tion Marques simples afin de fil­trer les mo­di­fi­ca­tions,

Ori­gi­nal pour voir le do­cu­ment tel qu’il était avant que vous le met­tiez en par­tage. Pour n’af­fi­cher que cer­taines cor­rec­tions, dé­rou­lez la liste Af­fi­cher toutes les marques et dé­co­chez les élé­ments ju­gés in­utiles.

... et fil­trez-les se­lon les in­ter­ve­nants

Si vous avez confié des res­pon­sa­bi­li­tés dif­fé­rentes aux in­ter­ve­nants, l’un étant char­gé de tra­quer les fautes d’or­tho­graphe, un autre d’en­ri­chir un pas­sage par­ti­cu­lier, un der­nier as­su­rant la mise en page, vous sou­hai­tez sans doute contrô­ler leur tra­vail. Cli­quez sur Per­sonnes spé

ci­fiques. Dé­co­chez Tous les re­lec­teurs et sé­lec­tion­nez un contri­bu­teur. Ac­ti­vez en­suite le bou­ton Vo­let vé­ri­fi

ca­tions pour af­fi­cher les cor­rec­tions de cette per­sonne.

Va­li­dez ou non les pro­po­si­tions de correction

Vous avez créé le do­cu­ment, vous avez dé­bu­té le par­tage, c’est donc à vous de trai­ter les cor­rec­tions ap­por­tées par vos in­vi­tés. Dans la sec­tion Mo­di

fi­ca­tions de l’on­glet Ré­vi­sion, deux bou­tons vous pro­posent d’ac­cep­ter ou de re­fu­ser chaque contri­bu­tion. Une ac­tion qui peut être aus­si réa­li­sée via le me­nu contex­tuel de la mo­di­fi­ca­tion.

Met­tez fin au sui­vi des mo­di­fi­ca­tions

La sec­tion Mo­di­fi­ca­tions de l’on­glet Ré­vi­sion com­prend une­sé­rie­de­com­mandes.les­bou­tons Pré­cé­dente et Sui

vante servent à na­vi­guer par­mi les contri­bu­tions. Ex­plo­rez les me­nus Ac­cep­ter et Re­fu­ser pour gé­rer ra­pi­de­ment les cor­rec­tions. Vous pou­vez ain­si va­li­der ou an­nu­ler en bloc toutes les mo­di­fi­ca­tions. Un vrai gain de temps ! Une fois le do­cu­ment cor­ri­gé, pen­sez à mettre fin au sui­vi des mo­di­fi­ca­tions avant de l’en­re­gis­trer, sans quoi les marques de ré­vi­sion res­te­raient vi­sibles.

1

5

4

2

3

8

7

9

11

10

6

Newspapers in French

Newspapers from France

© PressReader. All rights reserved.