Pro­fi­tez des pe­tits se­crets des ser­vices cloud

DROP­BOX, ONE­DRIVE, ICLOUD, GOOGLE DRIVE OU HU­BIC, LES SER­VICES DE STO­CKAGE EN LIGNE COMPTENT DES CEN­TAINES DE MIL­LIONS D’UTI­LI­SA­TEURS. POUR SE DIS­TIN­GUER, ILS NE CESSENT D’ÉLAR­GIR LEUR PA­LETTE ET D’IN­NO­VER. VOI­CI QUELQUES AS­TUCES POUR GÉ­RER AU MIEUX LES F

Hors-Série 01 net - - SOMMAIRE -

Créez un dos­sier par­ta­gé sur votre es­pace Drop­box

Vous avez l’ha­bi­tude d’échan­ger des do­cu­ments en en­voyant des liens à vos contacts. Mais comment mettre en com­mun le conte­nu d’un dos­sier en­tier?

Si vous de­vez tra­vailler LA SO­LU­TION sur un pro­jet avec des col­lègues ou des amis, le plus simple est de pla­cer les do­cu­ments et les élé­ments dans un dos­sier par­ta­gé que cha­cun pour­ra consul­ter et ali­men­ter. Pour ce faire, ou­vrez le dos­sier Drop­box lo­cal. Créez un nou­veau ré­per­toire ou faites un clic droit sur un em­pla­ce­ment exis­tant. Dans le me­nu contex­tuel, poin­tez en­suite sur la com­mande Par­ta­ger pré­cé­dée du lo­go de Drop­box. Com­po­sez la liste des per­sonnes qui au­ront ac­cès au dos­sier en in­di­quant leur adresse mail. Avant de cli­quer sur le bou­ton In­vi

ter (ou sur le bou­ton Par­ta­ger sous ma­cos), dé­rou­lez le me­nu des au­to­ri­sa­tions. Si vous ac­ti­vez l’op­tion Peut

mo­di­fier, les uti­li­sa­teurs se­ront ha­bi­li­tés à ou­vrir les do­cu­ments, à leur ap­pli­quer des mo­di­fi­ca­tions, à co­pier de nou­veaux élé­ments dans le dos­sier par­ta­gé et à en sup­pri­mer. Le mieux est d’opé­rer en deux temps. Éta­blis­sez une pre­mière liste de col­la­bo­ra­teurs de confiance, à qui vous oc­troie­rez des droits éten­dus. Ré­pé­tez l’opé­ra­tion avec les autres in­vi­tés en op­tant cette fois pour un ni­veau d’au­to­ri­sa­tion mi­ni­mal ( Peut af­fi

cher). Pour gé­rer les uti­li­sa­teurs et leurs droits, ren­dez-vous dans l’in­ter­face Web de Drop­box. Pla­cez-vous sur l’on­glet Par­tage, sé­lec­tion­nez un dos­sier, puis le bou­ton Par­ta­ger le

dos­sier. Dé­rou­lez le me­nu à droite du nom d’un contri­bu­teur et choi­sis­sez l’op­tion Sup­pri­mer pour an­nu­ler son droit d’ac­cès.

Gé­né­rez un lien pour ac­cé­der à un fi­chier par­ta­gé sur Drive

Comment don­ner ac­cès à un do­cu­ment sans pour au­tant en­voyer de mail d’in­vi­ta­tion?

Ef­fec­tuez un clic droit LA SO­LU­TION sur le fi­chier ou sur le dos­sier que vous sou­hai­tez par­ta­ger de­puis votre es­pace Google Drive. Cli­quez sur la com­mande Par­ta­ger. In­di­quez le sta­tut du fi­chier (mo­di­fiable, consul­ta­tion ou com­men­taire), puis poin­tez sur la com­mande Co­pier le lien. Une no­ti­fi­ca­tion s’af­fiche en bas de l’écran pour vous confir­mer que L’URL du do­cu­ment a été co­piée dans le presse-pa­piers. Il ne vous reste plus qu’à co­pier ce lien dans un mail, une conver­sa­tion Skype ou un SMS.

Confi­gu­rez un par­tage One­drive de courte du­rée

Vous ai­me­riez re­cueillir l’avis de vos proches sur un pro­jet en cours, mais en ex­po­sant votre tra­vail du­rant une courte pé­riode seule­ment pour évi­ter une trop large dif­fu­sion.

La créa­tion de liens de LA SO­LU­TION par­tage li­mi­tés dans le temps par­ti­cipe à la sé­cu­ri­té de vos don­nées. Connec­tez-vous à votre es­pace

One­drive à par­tir d’un na­vi­ga­teur. Ou­vrez la ru­brique Par­ta­gés et co­chez le do­cu­ment à mo­di­fier. ef­fec­tuez un clic droit, puis sé­lec­tion­nez En ré­dui­sant la du­rée de vie du par­tage, vous li­mi­tez les risques de pi­ra­tage. la case Dé­fi­nir la date d’ex­pi­ra­tion dans le me­nu contex­tuel. Par dé­faut, One­drive fixe le dé­lai d’ac­ti­va­tion à trente jours. Ré­glez cette du­rée comme vous l’en­ten­dez, puis va­li­dez.

Fil­trez les do­cu­ments par­ta­gés sur votre Drop­box

Drop­box af­fiche la liste des élé­ments mis en par­tage. Mais est-il pos­sible de trier les fi­chiers en fonc­tion des contri­bu­teurs ?

Connec­tez-vous­surl’inLA SO­LU­TION ter­face Web de votre compte Drop

box. Une fois iden­ti­fié, par­cou­rez la liste des fi­chiers. Dans le vo­let gauche, ac­ti­vez la ru­brique Par­tage. Dans la par­tie cen­trale de la fe­nêtre, cli­quez sur l’en-tête de la co­lonne Membres. Vous pour­rez ain­si re­trou­ver les do­cu­ments en fonc­tion des uti­li­sa­teurs qui pro­fitent du par­tage.

Af­fi­chez la du­rée de va­li­di­té d’un par­tage sous hu­bic

Comment sa­voir si le par­tage ac­ti­vé sur un fi­chier ou un dos­sier hu­bic est en­core va­lide et pour com­bien de temps ?

La du­rée de va­li­di­té du LA SO­LU­TION par­tage ne peut être connue via le client hu­bic ins­tal­lé sur votre PC ou votre Mac. En re­vanche, l’in­ter­face Web et l’ap­pli­ca­tion mo­bile du ser-

vice cloud dé­livrent bien cette in­for­ma­tion. La du­rée res­tante est in­di­quée entre pa­ren­thèses, à cô­té du nom du fi­chier. Il est im­pos­sible de pro­lon­ger la du­rée de va­li­di­té d’un lien de par­tage. Néan­moins, vous pou­vez gé­né­rer un nou­veau lien lorsque le par­tage ar­rive à échéance. At­ten­tion, L’URL du fi­chier se­ra dif­fé­rente, aus­si pen­sez à com­mu­ni­quer le nou­veau lien aux contri­bu­teurs.

Gé­rez les mo­di­fi­ca­tions avec le ser­vice Box.com

Un contri­bu­teur a ap­por­té des chan­ge­ments mal­ve­nus à un do­cu­ment par­ta­gé sur Box.com. Comment re­ve­nir à la ver­sion an­té­rieure du fi­chier?

Lorsque l’on s’ins­crit LA SO­LU­TION dans une dé­marche col­la­bo­ra­tive, cha­cun in­ter­vient sur le fi­chier à son rythme, le ser­vice cloud se char­geant de syn­chro­ni­ser le do­cu­ment en temps réel. Quand une er­reur ou une in­ter­ven­tion mal­heu­reuse se pro­duit, il faut pou­voir an­nu­ler les mo­di­fi­ca­tions et re­trou­ver une ver­sion propre du fi­chier. Pour ce faire, ren­dez-vous sur la page Tous les fi­chiers de votre es­pace Box. Faites un clic droit sur le nom du do­cu­ment, dé­rou­lez le me­nu Pro­prié­tés, His­to­rique de ver­sions et res­tau­rez celle de votre choix. Si vous vous trou­vez dans la fe­nêtre d’aper­çu de Box, poin­tez sur la flèche à droite du nom du fi­chier, en haut de l’écran, et ac­ti­vez la com­mande His­to­rique de ver­sion.

In­vi­tez des proches à en­ri­chir votre Drop­box

Re­ce­voir des do­cu­ments par mail n’est pas idéal. Il faut pen­ser à les en­re­gis­trer dans le cloud pour en dis­po­ser sur tous vos ap­pa­reils. Comment au­to­ri­ser des proches à co­pier des fi­chiers dans votre Drop­box sans pour au­tant par­ta­ger le conte­nu d’un dos­sier ? Connec­tez-vous sur LA SO­LU­TION votre es­pace Drop­box. Cli­quez en­suite sur l’in­ti­tu­lé De­mande de fi­chiers et exé­cu­tez la com­mande Créer une de­mande de fi­chiers. Ren­sei­gnez l’ob­jet de la re­quête

( En­voyer la der­nière ver­sion de la

pla­quette com­mer­ciale, par exemple) ain­si que le dos­sier qui ac­cueille­ra les fi­chiers. Poin­tez sur le bou­ton Sui­vant, sai­sis­sez l’adresse mail de votre cor­res­pon­dant ou co­piez le lien gé­né­ré dans un mes­sage pour in­vi­ter la per­sonne à trans­fé­rer les do­cu­ments. Il n’est pas né­ces­saire que votre cor­res­pon­dant dis­pose lui­même d’un compte Drop­box. Vous ou­vrez en ef­fet un ac­cès tem­po­raire à votre es­pace de sto­ckage et se­rez le seul à pou­voir consul­ter les do­cu­ments trans­mis.

Ré­ser­vez le droit de mo­di­fier le conte­nu du dos­sier par­ta­gé aux uti­li­sa­teurs en qui vous avez confiance.

Cette in­vi­ta­tion à usage unique per­met à vos proches de glis­ser des fi­chiers dans votre Drop­box.

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