Triez et clas­sez vos mails sans ef­forts dans Gmail

Hors-Série 01 net - - SOMMAIRE -

Mal gé­ré, le flot de mes­sages que vous re­ce­vez tout au long de la jour­née peut nuire à votre ef­fi­ca­ci­té. Voi­ci nos conseils pour ne plus pas­ser à cô­té des mails im­por­tants, ni ris­quer de frois­ser vos proches en ou­bliant de leur ré­pondre.

De­man­dez au web­mail de Google de vous si­gna­ler les mes­sages im­por­tants

Gmail sait s’ap­puyer sur l’ana­lyse de votre cor­res­pon­dance et le conte­nu des mails pour ac­cor­der un sta­tut pri­vi­lé­gié à cer­tains mes­sages. Cli­quez sur l’icône en forme d’en­gre­nage en haut de la page d’ac­cueil de votre compte, puis ren­dez-vous sur Pa­ra­mètres. Pla­cez-vous sur l’on­glet Boîte de ré­cep­tion et co­chez les op­tions Af­fi­cher les mar­queurs et Iden­ti­fier les mes­sages consi­dé­rés im­por­tants pour moi dans la sec­tion Mar­queurs d’im­por­tance. Va­li­dez ( En­re­gis­trer les mo­di­fi­ca­tions) et re­ve­nez à la boîte de ré­cep­tion.

Af­fi­chez uni­que­ment les cour­riels es­sen­tiels et prio­ri­taires

Ces mes­sages de pre­mier ordre sont dé­sor­mais pré­cé­dés d’un pe­tit dra­peau jaune. Pour li­mi­ter l’af­fi­chage à ces seuls cour­riers, sé­lec­tion­nez le li­bel­lé Im­por­tant dans le vo­let de na­vi­ga­tion. Si le sta­tut ac­cor­dé à cer­tains mails vous semble in­ap­pro­prié, co­chez-les, dé­rou­lez le me­nu Plus de la barre d’ou­tils et ac­ti­vez la com­mande Mar­quer comme non im­por­tant (ou Mar­quer comme im­por­tant pour rendre un mes­sage prio­ri­taire).

Fil­trez et or­ga­ni­sez la cor­res­pon­dance

Qu’ils pro­viennent de vos col­lègues, de vos proches ou qu’il s’agisse de pu­bli­ci­tés, les mes­sages s’em­pilent dans la boîte de ré­cep­tion ? Le mar­queur d’im­por­tance ne suf­fit pas à s’y re­trou­ver. Gmail pro­pose un ou­til de fil­trage pour mettre de l’ordre et ran­ger au­to­ma­ti­que­ment les mes­sages re­çus dans le bon dos­sier. Ou­vrez les pa­ra­mètres du web­mail, al­lez sur l’on­glet Filtres et

adresses blo­quées, puis sur le lien Créer un filtre.

Dé­ter­mi­nez les règles de sé­lec­tion

Nous al­lons dé­fi­nir une règle afin de di­ri­ger les mes­sages de vos col­lègues vers un dos­sier Bou­lot, par exemple. In­di­quez­le­nom­de­do­mai­ne­de­vo­treen­tre­pri­se­dans­le­champ

De (il pour­rait aus­si s’agir de l’adresse d’un cor­res­pon­dant ou de votre conjoint). Op­tez pour Créer un filtre à par

tir de cette re­cherche. Il est alors temps d’in­di­quer à Gmail ce qu’il de­vra faire quand un cour­riel cor­res­pon­dant à cette re­cherche vous par­vien­dra.

Choi­sis­sez l’ac­tion à me­ner

Dans le cas pré­sent, co­chez l’op­tion Ap­pli­quer le li­bel­lé. Dé­rou­lez la liste Sé­lec­tion­ner un li­bel­lé et poin­tez sur

Nou­veau li­bel­lé. Nom­mez le dos­sier ( Bou­lot, par exemple) puis va­li­dez avec Créer. De­man­dezàg­mail de mar­quer ces mes­sages comme im­por­tants. En l’état, le filtre ne concer­ne­ra que les nou­veaux cour­riels en­trants.

Éten­dez la fonc­tion aux mis­sives dé­jà re­çues

Pour l’exé­cu­ter de fa­çon ré­tro­ac­tive sur tous vos mails, co­chez l’op­tion si­tuée au bas de la boîte de dia­logue ( Ap­pli

quer éga­le­ment…) et al­lez sur Créer un filtre. Re­tour­nez dans la boîte de ré­cep­tion et ac­ti­vez le li­bel­lé Bou­lot afin d’af­fi­cher la liste des mes­sages ve­nant de vos col­lègues. Ce sys­tème peut éga­le­ment ser­vir à trans­fé­rer des cour­riels ou à les sup­pri­mer au­to­ma­ti­que­ment.

Faites ap­pel aux res­sources du la­bo de Gmail

Vous ai­me­riez voir fi­gu­rer les mes­sages de vos proches et de vos amis en tête de la boîte de ré­cep­tion, si pos­sible dans des vo­lets bien iden­ti­fiés ? Ou­vrez les pa­ra­mètres de Gmail et poin­tez sur La­bos. Les fonc­tion­na­li­tés ré­fé­ren­cées sur cette page, en phase d’ex­pé­ri­men­ta­tion, ne sont pas en­core in­té­grées au web­mail. Re­cher­chez et ac­ti­vez le mo­dule Plu­sieurs boîtes aux lettres, puis cli­quez sur

En­re­gis­trer les mo­di­fi­ca­tions au bas de la fe­nêtre.

Ap­pli­quez un filtre d’af­fi­chage

Pour être sûr que rien ne vienne en­tra­ver le fonc­tion­ne­ment de ce mo­dule, sé­lec­tion­nez l’icône en­gre­nage, puis

Confi­gu­rer la boîte de ré­cep­tion. Dé­co­chez toutes les ca­té­go­ries à l’ex­cep­tion de Prin­ci­pale et en­re­gis­trez les mo­di­fi­ca­tions. Re­tour­nez dans les pa­ra­mètres de Gmail et choi­sis­sez l’on­glet Plu­sieurs boîtes aux lettres. Dans le champ de sai­sie Vo­let 0, dé­fi­nis­sez un pre­mier filtre. Ta­pez, par exemple, la com­mande from: sui­vie d’une es­pace et du nom de do­maine de votre en­tre­prise.

Créez un vo­let dé­dié à vos amis, un autre à votre fa­mille

Ajou­tez un titre de pan­neau (comme Ma Boîte) et va­li­dez. Al­lez dans votre boîte de ré­cep­tion : les mes­sages ve­nant de vos col­lègues ap­pa­raissent do­ré­na­vant en haut de la page. Re­com­men­cez l’opé­ra­tion en créant un pan­neau pour chaque contact ou groupe de contacts (En­fants, Amis, Club de foot, etc.). Les op­tions des pa­ra­mètres du mo­dule Plu­sieurs boîtes aux lettres servent à choi­sir l’em­pla­ce­ment des pan­neaux: à droite, au-des­sus ou en des­sous de la liste des mes­sages.

En­voyez un cour­rier type aux contacts qui tentent de vous joindre

Il peut s’avé­rer utile de ré­pondre dans l’ins­tant afin d’aver­tir des clients que l’on va trai­ter au plus vite leur de­mande ou en­core pré­ve­nir d’un pro­chain chan­ge­ment de co­or­don­nées. Dans les pa­ra­mètres de Gmail, ren­dez-vous sur

La­bos puis­sur­le­mo­dule Ré­ponses stan­dar­di­sées. Dans un nou­veau mail, sai­sis­sez le texte du mes­sage. N’in­di­quez pas d’ob­jet ni d’adresse.

As­so­ciez le mail de ré­ponse à un filtre de mes­sage

Une fois sur la flèche en bas de la fe­nêtre de com­po­si­tion, poin­tez sur Ré­ponses stan­dar­di­sées, Nou­velle ré­ponse

stan­dar­di­sée. Fer­mez et ef­fa­cez le mail. Dé­fi­nis­sez un nou­veau filtre de mes­sage comme in­di­qué à l’étape 3. Lais­sez le champ De vierge pour ré­pondre à tout le monde, ou in­di­quez un nom de do­maine ou en­core l’adresse de votre ser­vice après-vente. Co­chez en­suite l’op­tion

En­voyer une ré­ponse stan­dar­di­sée et choi­sis­sez le mes­sage que vous ve­nez de créer dans la liste Choi­sir une

ré­ponse stan­dar­di­sée. En­re­gis­trez le scé­na­rio à l’aide du bou­ton Créer un filtre. ■

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