Pla­ni­fiez d’un clic toutes les ac­ti­vi­tés de la fa­mille

Hors-Série 01 net - - SOMMAIRE -

Il n’est dé­jà pas fa­cile de se rap­pe­ler ses propres ren­dez-vous, alors ceux de nos proches ! Pour évi­ter les ou­blis, uti­li­sez les ca­len­driers par­ta­gés avec Google Agenda.

Créez un nou­vel agenda pour en­re­gis­trer les obli­ga­tions des membres de votre tri­bu

Entre les ren­dez-vous et les ac­ti­vi­tés des uns et des autres, il y a de quoi perdre son la­tin. Une bonne fa­çon d’y mettre de l’ordre consiste à re­grou­per ces im­pé­ra­tifs dans un ca­len­drier col­lec­tif au­quel au­ront ac­cès tous les membres de la fa­mille. Connec­tez-vous au site Ca­len­dar.google.

com. Iden­ti­fiez-vous, puis poin­tez sur la flèche si­tuée à droite de l’in­ti­tu­lé Mes agen­das pour dé­rou­ler le me­nu. Cli­quez alors sur Créer un agenda.

Don­nez vos consignes aux fu­turs uti­li­sa­teurs

Rem­plis­sez le for­mu­laire très basique mis à dis­po­si­tion par Google Agenda en com­men­çant par in­di­quer un nom (par exemple : Plan­ning_­fa­mil­le_

Martin). Si vous le sou­hai­tez, vous pou­vez lais­ser le champ Des­crip­tion vierge. Tou­te­fois, ce ca­len­drier ayant vo­ca­tion à ser­vir à plu­sieurs per­sonnes, mieux vaut glis­ser ici quelques consignes re­la­tives à la no­men­cla­ture des évé­ne­ments ou aux codes cou­leur uti­li­sés pour diàé­ren­cier les membres. Si vous vou­lez que des per­sonnes autres que celles qui par­tagent l’agenda puissent voir si vous êtes libre ou oc­cu­pé à l’ins­tant T, co­chez la case Rendre cet agenda pu­blic et ac­ti­vez l’op­tion Par­ta­ger uni­que­ment ma dis­po­ni­bi­li­té (mas­quer les dé­tails).

Dé­si­gnez les in­di­vi­dus au­to­ri­sés

Vous de­vez main­te­nant convier vos proches ou vos col­la­bo­ra­teurs à par­ta­ger le ca­len­drier. Dans le champ Per­sonne de la sec­tion Par­ta­ger avec des per­sonnes en

par­ti­cu­lier, en­trez l’adresse mail d’un pre­mier uti­li­sa­teur, puis cli­quez sur Ajou­ter la per­sonne. Ré­pé­tez l’opé­ra­tion pour cha­cun des par­ti­ci­pants.

Dé­fi­nis­sez les règles de fonc­tion­ne­ment

Il faut à pré­sent dé­fi­nir les droits de chaque in­vi­té, c’es­tà-dire les in­ter­ven­tions qu’il se­ra ha­bi­li­té à ef­fec­tuer. Dé­rou­lez la liste qui se trouve dans la co­lonne Pa­ra

mètres d’au­to­ri­sa­tion, à droite de l’adresse d’un des in­ter­ve­nants. Li­mi­tez-le à la consul­ta­tion du ca­len­drier ( Af­fi­cher le dé­tail des évé­ne­ments) ou ac­cor­dez-lui des droits éten­dus. Sé­lec­tion­nez l’op­tion Ap­por­ter des mo­di­fi­ca­tions ou Ap­por­ter des mo­di­fi­ca­tions ET gé­rer le par­tage. Ter­mi­nez par Créer l’agenda.

In­té­grez l’agenda à un blog ou à un site Web

Le ca­len­drier ap­pa­raît dans le vo­let Mes agen­das. Cli­quez sur la flèche à droite de son in­ti­tu­lé. Dans le vo­let qui se dé­ploie, choi­sis­sez une cou­leur pour le diàé­ren­cier des autres agen­das. Poin­tez en­suite sur Pa­ra mètres de l’agenda. Dans la

sec­tion In­té­grer cet agenda, co­piez le co­dehtm­let­col­lezle dans une page ou dans un ar­ticle du blog pour le rendre fa­ci­le­ment ac­ces­sible.

Ra­pa­triez les ren­dez-vous d’un proche

Si l’un des membres de votre fa­mille pos­sède dé­jà un compte Google et un agenda, vous pou­vez lui pro­po­ser de l’in­té­grer au ca­len­drier par­ta­gé. Cli­quez sur le bou­ton si­tué à droite du lien Autres agen­das. Sé­lec­tion­nez Ajou

tez l’agenda d’un ami et sai­sis­sez son adresse Gmail. Dès qu’il ac­cepte l’in­vi­ta­tion, ses ren­dez-vous se­ront au­to­ma­ti­que­ment fu­sion­nés et ajou­tés au plan­ning.

En­voyez des in­vi­ta­tions à des évé­ne­ments

Vous or­ga­ni­sez une fête ou une réunion de tra­vail ? Il vous suf­fit d’en­re­gis­trer l’évé­ne­ment dans l’agenda par­ta­gé afin d’en in­for­mer vos proches ou vos col­lègues. La ma­ni­fes­ta­tion s’af­fi­che­ra alors sur l’écran de leur PC ou de leur smart­phone. Il reste, par ailleurs, pos­sible de convier des par­ti­ci­pants sans pour au­tant leur don­ner ac­cès au reste de l’agenda. Ou­vrez le ca­len­drier. Ac­ti­vez le bou­ton Créer. Confi­gu­rez l’évé­ne­ment en pré­ci­sant un lieu de ren­dez­vous et l’agenda où il ap­pa­raî­tra. In­té­res­sez-vous en­suite à la sec­tion Ajou­ter des in­vi­tés, à droite de la fe­nêtre de com­po­si­tion. Ta­pez les adresses mails des heu­reux élus et pré­ci­sez s’ils pour­ront à leur tour convier d’autres per­sonnes à la fête ou consul­ter la liste des in­vi­tés. Sau­ve­gar­dez l’évé­ne­ment ( En­re­gis­trer).

Im­por­tez un ca­len­drier pro­ve­nant d’out­look...

Si vous gé­riez jus­qu’ici votre em­ploi du temps avec Out­look 2016, re­cy­clez-le ! Dans le client de mes­sa­ge­rie d’of­fice, cli­quez sur Ca­len­drier, Ac­cueil et sur l’icône

En­voyer le ca­len­drier par cour­rier pour re­ce­voir les don­nées sous forme de pièce jointe dans Gmail. Ou­vrez le mail et poin­tez sur Ajou­ter à l’agenda.

... ou du ser­vice d’apple

Ou­vrez le ca­len­drier sur votre Mac. Choi­sis­sez Fi­chier, Ex por­ter. Dans goog le agenda, poin­tez sur Autres agen­das, Im­por­ter l’ agenda, sur le fi chie ri­ca let sur Ou­vrir. In­di­quez l’agenda de des­ti­na­tion et va­li­dez ( Im­por­ter).

Confi­gu­rez les alertes et les no­ti­fi­ca­tions

En tant qu’ad­mi­nis­tra­teur, vous se­rez in­for­mé des nou­veaux évé­ne­ments et des mo­di­fi­ca­tions ap­por­tées au ca­len­drier par­ta­gé. Pour évi­ter d’être dé­ran­gé, ac­cé­dez aux pa­ra­mètres de l’agenda. Ac­ti­vez l’on­glet Mo­di­fier les

no­ti­fi­ca­tions et ne con­ser­vez que les alertes que vous ju­gez in­dis­pen­sables. Va­li­dez ( En­re­gis­trer). ■

Newspapers in French

Newspapers from France

© PressReader. All rights reserved.