• IGN, Pa­ris Ha­bi­tat, MACSF, CCI Île-de-france, Elle&vire

Pour flui­di­fier ses pro­ces­sus de va­li­da­tion et ac­cé­lé­rer le rè­gle­ment de ses four­nis­seurs, le bailleur so­cial a dé­ma­té­ria­li­sé ses fac­tures four­nis­seurs et re­vu ses work­flows. Ces der­niers in­tègrent dé­sor­mais des par­te­naires ex­ternes à l’or­ga­nisme.

IT for Business - - LA UNE - Pa­trick Bré­bion

Outre la ges­tion d’en­vi­ron 290 000 lo­ca­taires et de 123 000 lo­ge­ments, les autres mis­sions de Pa­ris Ha­bi­tat sont de ré­ha­bi­li­ter le parc exis­tant et de construire au­tour de 1 000 lo­ge­ments par an. Des opé­ra­tions qui im­pliquent par na­ture un nombre im­por­tant d’en­tre­prises et de fac­tures. « Nous re­ce­vons 200 000 fac­tures four­nis­seurs à l’an­née. Au­tour de 10 % d’entre elles sont en­voyées par des en­tre­prises du bâ­ti­ment. En gé­né­ral, ces der­nières portent sur des mon­tants im­por­tants et sont com­pli­quées à gé­rer. Entre autres, elles font sou­vent l’ob­jet de paie­ments par­tiels » , dé­crit Gil­das Chauveau de Val­lat, DSI de Pa­ris Ha­bi­tat. Ces fac­tures peuvent at­teindre une tren­taine de pages. Pro­blème : alors que la ré­gle­men­ta­tion im­pose un dé­lai de 30 jours pour le rè­gle­ment, la bailleur so­cial met­tait en moyenne 45 jours à payer ses four­nis­seurs. Des dé­lais no­tam­ment liés à la com­plexi­té des pro­ces­sus de va­li­da­tion des tra­vaux. « La ré­no­va­tion ou la construc­tion sont payées en fonc­tion de leur avan­ce­ment. Ce­lui-ci est va­li­dé par la maî­trise d’ou­vrage ou par des ar­chi­tectes. Jus­qu’à la mise en oeuvre du pro­jet en 2016, ces va­li­da­tions fai­saient l’ob­jet d’échanges de cour­riers », ex­plique Gil­das Chauveau de Val­lat. Sans comp­ter qu’en amont, une par­tie d’entres elles né­ces­si­taient d’autres échanges — par cour­riel ou par pa­pier — avec des par­te­naires du bailleur so­cial se tra­dui­sant par des dé­lais sup­plé­men­taires. Une autre mo­ti­va­tion du pro­jet de dé­ma­té­ria­li­sa­tion était de re­voir et d’amé­lio­rer les pro­ces­sus liés au trai­te­ment des four­nis­seurs dans le contexte de l’obli­ga­tion faite aux or­ga­nismes pu­blics d’ac­cep­ter les fac­tures élec­tro­niques. En­fin, il s’agis­sait d’au­to­ma­ti­ser au maxi­mum le trai­te­ment de ces do­cu­ments dans un but pu­re­ment ges­tion­naire.

« La so­lu­tion per­met par exemple aux ar­chi­tectes de va­li­der ou non l’avan­ce­ment des tra­vaux di­rec­te­ment sur site » Gil­das Chauveau de Val­lat, DSI de Pa­ris Ha­bi­tat

Pour ré­soudre cette ques­tion, la DSI se penche en 2014 sur les pos­si­bi­li­tés d’op­ti­mi­sa­tion. Et opte pour une so­lu­tion mo­du­laire cou­plant la dé­ma­té­ria­li­sa­tion des fac­tures four­nis­seurs, une op­ti­mi­sa­tion des work­flows d’ap­pro­ba­tion, et l’in­té­gra­tion dans ces der­niers de par­te­naires ex­ternes comme, par exemple, les ar­chi­tectes. Une fois la dé­ci­sion prise, le choix de la so­lu­tion sup­po­sait de prendre en compte plu­sieurs contraintes. « Il s’agis­sait d’abord de trou­ver des ou­tils com­pa­tibles avec notre ERP sur AS/400, Ikos, une ap­pli­ca­tion mé­tier de So­pra Ste­ria spé­cia­li­sée pour notre do­maine d’ac­ti­vi­té », rap­pelle Gil­das Chauveau de Val­lat. Un im­pé­ra­tif pour ga­gner du temps par l’in­ter­fa­çage entre les étapes de va­li­da­tion et le paie­ment ef­fec­tif dé­pen­dant de L’ERP. Après un tour du mar­ché, le bailleur so­cial opte pour une so­lu­tion hy­bride as­so­ciant une brique de dé­ma­té­ria­li­sa­tion, une brique dé­diée au work­flow au­to­ri­sant la va­li­da­tion par des par­te­naires ex­ternes, ain­si qu’une autre so­lu­tion per­met­tant à tous de consul­ter fa­ci­le­ment les do­cu­ments né­ces­saires. Cô­té pro­ces­sus, le lo­gi­ciel Fi­le­net Content Ma­na­ger D’IBM est re­te­nu « en rai­son de son in­té­gra­tion avec notre ap­pli­ca­tion mé­tier et des pos­si­bi­li­tés de faire in­ter­ve­nir des par­te­naires ex­té­rieurs à notre or­ga­nisme di­rec­te­ment dans les cir­cuits d’ap­pro­ba­tion », jus­ti­fie le DSI. Pour la par­tie LAD (Lec­ture au­to­ma­tique des do­cu­ments), c’est l’édi­teur Read­soft qui est sé­lec­tion­né. En­fin, Aron­dor, in­té­gra­teur et édi­teur spé­cia­liste de la ges­tion de do­cu­ments, est choi­si pour

sa so­lu­tion au­to­ri­sant le vi­sion­nage des fac­tures et autres do­cu­ments sans né­ces­si­ter l’achat de li­cences par les par­te­naires ex­té­rieurs. La so­lu­tion d’aron­dor pro­pose éga­le­ment des fonc­tion­na­li­tés d’an­no­ta­tion fa­ci­li­tant le par­tage d’in­for­ma­tions entre les pro­fes­sion­nels dé­pen­dant des dif­fé­rentes en­ti­tés. Des fonc­tions ac­ces­sibles en web à par­tir de tout type de ter­mi­nal. « Ce qui per­met­tait par exemple aux ar­chi­tectes de va­li­der ou non l’avan­ce­ment des tra­vaux di­rec­te­ment sur site » , ajoute Gil­das Chauveau de Val­lat.

En 2014, la DSI lance le pro­jet par un « clas­sique » POC ( Proof of concept), pré­sen­té aux équipes concer­nées dé­but 2015. Cô­té au­to­ma­ti­sa­tion, les fac­tures en­trantes sont nu­mé­ri­sées et les don­nées sont au­to­ma­ti­que­ment re­con­nues avec le lo­gi­ciel de Read­soft, une étape com­plé­tée par du vi­déo-co­dage pour cor­ri­ger les don­nées pas ou mal iden­ti­fiées par l’ou­til. « Pour l’ins­tant, ces étapes sont ef­fec­tuées en in­terne. Elles vont dis­pa­raître pro­gres­si­ve­ment en 2017, pa­ral­lè­le­ment à l’ar­ri­vée des fac­tures di­rec­te­ment sous forme dé­ma­té­ria­li­sée », pré­cise le DSI. Qui ajoute que son équipe a été sur­prise par le nombre d’en­tre­prises de­man­deuses d’in­for­ma­tions pour pas­ser à la fac­tu­ra­tion nu­mé­rique. À l’ave­nir, « les équipes qui pre­naient en charge ces tâches sans va­leur ajou­tée, qui al­laient jus­qu’à la re­co­pie dans des ta­bleurs Ex­cel, pour­ront se consa­crer à d’autres ac­ti­vi­tés », ajoute le DSI.

Au-de­là de l’étape de dé­ma­té­ria­li­sa­tion, Pa­ris Ha­bi­tat s’ap­puie sur le por­tail Cho­rus Por­tail Pro pour les fonc­tion­na­li­tés liées au sui­vi, no­tam­ment l’état d’avan­ce­ment (ap­pro­ba­tion, re­jet, en paie­ment, etc.). Une in­ter­face entre le por­tail de l’état et son ERP a été mise en place. Cô­té pro­ces­sus, le bailleur so­cial a re­vu sa co­pie en termes de fonc­tion­ne­ment. Si les paie­ments, par­tiels car dé­pen­dant de l’avan­ce­ment des tra­vaux, s’ef­fec­tuent tou­jours après un

DES FONC­TIONS AC­CES­SIBLES EN WEB À PAR­TIR DE TOUT TYPE DE TER­MI­NAL

work­flow de va­li­da­tion, le pro­ces­sus a été sim­pli­fié. Il s’ef­fec­tue tou­jours en fonc­tion de l’avan­ce­ment, mais « au lieu de ré­gler chaque corps de mé­tier, ce paie­ment est ré­glé au seul ti­tu­laire du mar­ché » , ex­plique Gil­das Chauveau de Val­lat. Une mo­di­fi­ca­tion dans le mode de fonc­tion­ne­ment du bailleur so­cial qui a re­pré­sen­té le plus gros du pro­jet, soit « entre 250 et 300 jours­hommes pour mettre à ni­veau l’ap­pli­ca­tion mé­tier de So­pra Ste­ria. De son cô­té, la par­tie LAD a né­ces­si­té l’in­ter­ven­tion d’une spé­cia­liste de Read­soft pen­dant un mois. Celle d’aron­dor de deux spé­cia­listes de la so­lu­tion pen­dant en­vi­ron six mois » , dé­taille Gil­das Chauveau de Val­lat.

En 2015, le POC a été ra­pi­de­ment va­li­dé. Les mo­di­fi­ca­tions dans le code de l’ap­pli­ca­tion mé­tier ont fait l’ob­jet d’une pre­mière ver­sion mise en pro­duc­tion fin 2015, puis d’une V2 en fé­vrier 2016. La so­lu­tion com­plète a été dé­ployée en avril 2016. Après quelques mois d’uti­li­sa­tion, « le dé­lai moyen de paie­ment a été ra­me­né de 45 à 35 jours, se fé­li­cite Gil­das Chauveau de Val­lat. L’op­ti­mi­sa­tion des work­flows per­met­tra de ga­gner les quelques jours man­quants en plus » . Cô­té in­terne, cette nou­velle or­ga­ni­sa­tion a im­pac­té l’équipe dé­diée aux fac­tures four­nis­seurs. « Elle se tra­duit par un gain de 4 postes sur les 12 » , conclut le DSI. Cette pre­mière étape de dé­ma­té­ria­li­sa­tion de­vrait à terme s’étendre à l’en­semble des do­cu­ments de ges­tion du bailleur et par­ti­ci­per à une meilleure li­si­bi­li­té de ses comptes. •

Le chan­tier de la ca­serne de Reuilly.

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