L’UITP peau­fine sa base do­cu­men­taire

Grâce à la so­lu­tion de gestion do­cu­men­taire de Ken­ti­ka, l’union in­ter­na­tio­nale des tran­sports pu­blics offre à ses adhé­rents un ac­cès sim­pli­fié et per­son­na­li­sé aux in­for­ma­tions de son centre de do­cu­men­ta­tion.

IT for Business - - RETOURS D’EXPÉRIENCES RETOURS - Sté­phane Mo­rac­chi­ni

As­so­cia­tion plus que cen­te­naire, sa créa­tion re­mon­tant à 1885, l’union in­ter­na­tio­nale des tran­sports pu­blics (UITP) a pris le vi­rage de l’in­for­ma­ti­sa­tion de son centre de do­cu­men­ta­tion dès les an­nées 1980. « Nous avons com­men­cé par dif­fu­ser sur notre site In­ter­net un ca­ta­logue élec­tro­nique avec des des­crip­tifs de la do­cu­men­ta­tion de notre bi­blio­thèque phy­sique, grâce au SGBD dbase. Puis, dans un se­cond temps, nous avons pro­po­sé des do­cu­ments nu­mé­ri­sés et Ocri­sés » , se sou­vient Thier­ry Ma­ré­chal, ma­na­ger se­nior de l’in­for­ma­tion de L’UITP. Dès l’an 2000, l’as­so­cia­tion se­ra aus­si pion­nière dans l’adop­tion d’une gestion do­cu­men­taire (GED). Une voie qui a fran­chi une nou­velle étape en 2013, avec la mi­gra­tion vers la so­lu­tion de l’édi­teur fran­çais Ken­ti­ka. « Au fil du temps, notre fond do­cu­men­taire est de­ve­nu à 90 % nu­mé­rique, avec plus de 40000 do­cu­ments. La né­ces­si­té de ga­gner en ef­fi­ca­ci­té s’est donc im­po­sée et nous a conduits à op­ter pour la GED de Ken­ti­ka, no­tam­ment en rai­son de la per­for­mance et de la sou­plesse qu’elle pou­vait nous ap­por­ter » , ex­plique le res­pon­sable.

La so­lu­tion ré­pon­dait, en pre­mier lieu, au be­soin du centre de do­cu­men­ta­tion de L’UITP en termes d’in­dexa­tion. Chaque do­cu­ment en­re­gis­tré dans la base dis­pose d’une no­tice qui le dé­crit via un en­semble de mé­ta­don­nées (titre, source, au­teur, ré­gion, mots-clés, etc.). À cette no­tice est in­té­grée en pièce jointe une ver­sion PDF du do­cu­ment, voire plu­sieurs s’il existe dans dif­fé­rentes langues. Grâce à un the­sau­rus mul­ti­lingue, l’in­dexa­tion se fait en quatre langues : an­glais, fran­çais, al­le­mand et es­pa­gnol. Lors de la mi­gra­tion, un plan de clas­se­ment exis­tant dans la so­lu­tion an­té­rieure a été re­pro­duit à l’iden­tique dans Ken­ti­ka. « Mais il est peu uti­li­sé, re­con­naît Thier­ry Ma­ré­chal. Nos adhé­rents se servent sur­tout du mo­teur de re­cherche, soit en mode mul­ti-cri­tères par mé­ta­don­nées, soit en mode texte in­té­gral ».

40000 do­cu­ments nu­mé­riques ac­ces­sibles via le site In­ter­net de L’UITP 3000 en­re­gis­tre­ments (no­tices des­crip­tives de do­cu­ments) vi­sua­li­sés par mois 3500 do­cu­ments té­lé­char­gés par mois

L’un des cri­tères qui a mo­ti­vé le choix de Ken­ti­ka est aus­si sa ca­pa­ci­té en ma­tière de gestion des droits, as­pect où les be­soins sont com­plexes à L’UITP. L’as­so­cia­tion compte quelque 1 400 en­tre­prises adhé­rentes dans le monde : des opé­ra­teurs de tran­sports pu­blics ur­bains et ré­gio­naux, des in­dus­triels, des au­to­ri­tés or­ga­ni­sa­trices et des ins­ti­tu­tions aca­dé­miques. Soit au­tour de 18 000 membres. L’ac­cès aux do­cu­ments doit, par exemple, te­nir compte des trois types d’abon­ne­ments sous­crits par les adhé­rents, stan­dard, ad­van­tage ou pre­mium. Des groupes d’uti­li­sa­teurs spé­ci­fiques existent aus­si pour les dif­fé­rents or­ganes de di­rec­tion de l’as­so­cia­tion, ain­si que pour les membres qui par­ti­cipent aux groupes de tra­vail en place. « Une ving­taine de co­mi­tés, com­mis­sions ou groupes de tra­vail réa­lisent des en­quêtes, des re­cherches, etc., dans des do­maines très va­riés. Même s’ils peuvent à un mo­ment don­né trans­fé­rer des do­cu­ments fi­na­li­sés dans la base com­mune, ce qu’ils pro­duisent n’est a prio­ri pas ac­ces­sible à tous les membres » , pré­cise Thier­ry Ma­ré­chal.

Pour L’UITP, cette gestion fine des droits consti­tue aus­si le moyen d’of­frir une in­ter­face per­son­na­li­sée à ses membres, cha­cun ac­cé­dant ain­si di­rec­te­ment aux do­cu­ments sus­cep­tibles de l’in­té­res­ser. Sur sa page d’accueil per­son­nelle, l’uti­li­sa­teur re­trouve, outre un es­pace com­mun à tous, un es­pace où sont mis en avant les do­cu­ments spé­ci­fiques à sa ré­gion géo­gra­phique d’ap­par­te­nance, un es­pace lié aux com­mis­sions dont il est membre, ain­si qu’un es­pace cor­res­pon­dant aux con­grès aux­quels il a par­ti­ci­pé.

Cette carte de la per­son­na­li­sa­tion, l’as­so­cia­tion en­tend aus­si l’ap­pro­fon­dir sur le plan du mul­ti­lin­guisme. Au­jourd’hui, l’in­ter­face et les fonc­tions de re­cherche sont dis­po­nibles en an­glais, fran­çais, al­le­mand et es­pa­gnol. En mai pro­chain, le site de L’UITP fe­ra peau neuve et bé­né­fi­cie­ra de la nou­velle ver­sion de Ken­ti­ka. Celle-ci prend en charge l’en­co­dage UTF8 et lui per­met­tra ain­si de s’ou­vrir à des langues re­po­sant sur les al­pha­bets cy­ril­lique, in­dien, arabe, etc. « Nous connais­sons un fort dé­ve­lop­pe­ment de nos bu­reaux ré­gio­naux, en par­ti­cu­lier en Rus­sie et en Asie. Si l’on veut tou­cher da­van­tage de per­sonnes dans ces ré­gions, il est im­por­tant que notre base do­cu­men­taire s’en­ri­chisse de do­cu­ments dans leur langue et qu’ils puissent ef­fec­tuer des re­cherches dans cette der­nière » , sou­ligne le res­pon­sable. Pour ré­pondre mieux en­core aux be­soins des adhé­rents, la nou­velle ver­sion du site de L’UITP amé­lio­re­ra éga­le­ment le sys­tème de pon­dé­ra­tion des ré­sul­tats de re­cherche en fonc­tion des avis des uti­li­sa­teurs. Ces der­niers avaient dé­jà la pos­si­bi­li­té de no­ter avec un sys­tème d’étoiles les do­cu­ments de la base. Mais faute d’être mise en va­leur, cette pos­si­bi­li­té était pour l’ins­tant peu usi­tée. Dé­sor­mais, lors­qu’un uti­li­sa­teur consul­te­ra pen­dant un temps don­né un conte­nu ou té­lé­char­ge­ra un do­cu­ment, une fe­nêtre s’af­fi­che­ra l’in­vi­tant à don­ner son avis. « C’est une ma­nière de faire évo­luer de ma­nière dy­na­mique la base en fonc­tion des re­tours des uti­li­sa­teurs, ex­plique Her­vé Da­zy, D’IP So­lu­tions, in­té­gra­teur spé­cia­liste de Ken­ti­ka qui ac­com­pagne L’UITP de­puis son adop­tion de cette so­lu­tion. Ce­la per­met­tra de faire re­mon­ter dans les ré­sul­tats de re­cherche les do­cu­ments en fonc­tion de leur per­ti­nence re­con­nue par les uti­li­sa­teurs, mais aus­si de mettre en avant sur la page d’accueil les do­cu­ments ju­gés les plus utiles ou les der­niers qui ont été no­tés, par exemple. » En ma­tière de ré­sul­tats de re­cherche, les do­cu­ments pro­duits au sein de L’UITP se­ront par ailleurs mieux mis en va­leur.

Pour col­ler aux usages de ses membres, l’as­so­cia­tion a éga­le­ment re­vu le for­mu­laire de re­cherche mul­ti-cri­tères dans le sens d’une sim­pli­fi­ca­tion. Si une en­quête de sa­tis­fac­tion me­née au­près des uti­li­sa­teurs ré­vé­lait que la base do­cu­men­taire consti­tuait un ou­til im­por­tant pour eux, elle poin­tait aus­si un be­soin d’amé­lio­ra­tion sur ce plan. « Nos membres ne sont pas des spé­cia­listes des bi­blio­thèques en ligne, re­marque Thier­ry Ma­ré­chal. Nous avons donc ré­duit les op­tions de re­cherche, qui étaient très nom­breuses ».

En­fin, même si le su­jet est pour l’ins­tant au simple stade de la ré­flexion, la base do­cu­men­taire pour­rait prendre à l’ave­nir une tour­nure da­van­tage col­la­bo­ra­tive, pour fa­ci­li­ter le tra­vail d’équipe au­tour des do­cu­ments, par exemple, en s’ap­puyant sur les fonc­tions de gestion de ver­sion de Ken­ti­ka. Une autre piste concerne l’ali­men­ta­tion de la base par les uti­li­sa­teurs. Cer­tains col­la­bo­ra­teurs de l’as­so­cia­tion in­tègrent dé­jà des do­cu­ments via un écran com­pre­nant un nombre li­mi­té de mé­ta­don­nées. Faut-il étendre cette pos­si­bi­li­té plus lar­ge­ment, par exemple pour fa­ci­li­ter l’en­ri­chis­se­ment de la base avec des do­cu­ments dans des langues non maî­tri­sées par le centre de do­cu­men­ta­tion ? « Si des uti­li­sa­teurs étaient de­man­deurs, ce se­rait po­si­tif, re­con­naît Thier­ry Ma­ré­chal. Mais le risque qu’il y ait des in­co­hé­rences dans l’en­trée des don­nées se­rait alors im­por­tant » , tem­père-t-il. Un risque donc dif­fi­cile à prendre quand on veut conti­nuer d’of­frir à ses adhé­rents une base do­cu­men­taire de qua­li­té. •

L’union in­ter­na­tio­nale des tran­sports pu­blics, dont le siège est ba­sé à Bruxelles, ras­semble 1 400 en­tre­prises adhé­rentes, pré­sentes dans 96 pays.

Les uti­li­sa­teurs de la base do­cu­men­taire peuvent no­tam­ment ef­fec­tuer des re­cherches via un for­mu­laire mul­ti­cri­tères ba­sé sur de nom­breuses mé­ta­don­nées, sau­ve­gar­der leurs re­quêtes ou, en­core, clas­ser les no­tices des­crip­tives de do­cu­ments dans des pa­niers thé­ma­tiques.

Thier­ry Ma­ré­chal, Se­nior Ma­na­ger In­for­ma­tion de l’union in­ter­na­tio­nale des tran­sports pu­blics

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