Bouygues Im­mo­bi­lier ré­nove son sour­cing

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La fi­liale de pro­mo­tion im­mo­bi­lière du groupe Bouygues a choi­si de dé­ployer la so­lu­tion de sour­cing stra­té­gique d’iva­lua pour gé­rer plus ef­fi­ca­ce­ment les dif­fé­rentes étapes de ses dos­siers d’achats com­plexes. En plus de stan­dar­di­ser les pro­ces­sus et d’ap­por­ter une aide à la prise de dé­ci­sion, l’ou­til doit per­mettre d’op­ti­mi­ser la re­la­tion avec le tis­su de four­nis­seurs.

Pour un groupe for­te­ment dé­cen­tra­li­sé comme Bouygues Im­mo­bi­lier (2,6 Md€ de chiffre d’af­faires en 2016, 1 880 col­la­bo­ra­teurs), gé­rer de ma­nière plus ef­fi­cace les dif­fé­rentes étapes de ses pro­cé­dures d’achats, en s’ap­puyant sur un seul et même lo­gi­ciel, était de­ve­nu un im­pé­ra­tif. Réa­li­sés pour l’es­sen­tiel au plus près du ter­rain, au ni­veau des 33 im­plan­ta­tions en France et des 4 à l’étran­ger, les achats de tra­vaux, qui re­pré­sentent 90 % des achats du groupe, hors ac­qui­si­tion de ter­rain, pour un mon­tant an­nuel de 1,3 mil­liard d’eu­ros, avaient en par­ti­cu­lier be­soin d’être da­van­tage en­ca­drés et contrô­lés. Cha­cun des sites tra­vaillait en ef­fet avec ses propres ou­tils, qu’il s’agisse d’ex­cel ou de re­li­quats d’ap­pli­ca­tions dé­ve­lop­pées en interne, em­pê­chant toute har­mo­ni­sa­tion et mise en place de bonnes pra­tiques. « Cette or­ga­ni­sa­tion fonc­tion­nait, ex­plique Thier­ry Bla­zy, res­pon­sable per­for­mance et ou­tils achats. Mais les ache­teurs épar­pillés dans les ré­gions ne se connais­saient pas, n’échan­geaient pas. D’où un pro­blème de ren­ta­bi­li­té dans la ges­tion des “dos­siers d’achats com­plexes” ras- sem­blant cha­cun l’en­semble des tra­vaux liés à un bâ­ti­ment » .

La ré­flexion pour la mise en place d’un ou­til com­mun et na­tio­nal, pré­cé­dée par la struc­tu­ra­tion d’une or­ga­ni­sa­tion achats à l’été 2014, a été lan­cée dans le pro­lon­ge­ment d’un plan de trans­for­ma­tion glo­bale vi­sant de nou­velles éco­no­mies pour le groupe. « Cette re­cherche d’éco­no­mies pas­sait par deux voies : re­voir la concep­tion des bâ­ti­ments et mieux ache­ter, ra­conte le res­pon­sable, avec un ob­jec­tif fixé à 100 mil­lions sur trois ans, dont en­vi­ron 60 % at­ten­dus des achats » . La nou­velle or­ga­ni­sa­tion mise en place re­pose au­jourd’hui sur une tren­taine de res­pon­sables achats ré­par­tis sur tout le ter­ri­toire, tou­jours libres de s’adres­ser à des en­tre­prises lo­cales (plom­biers, peintres, car­re­leurs, élec­tri­ciens, etc.), et d’une cel­lule centrale. Cette cel­lule, qui re­groupe trois ma­na­gers achats ain­si que le di­rec­teur de la fonc­tion et Thier­ry Bla­zy, se charge de né­go­cier les contrats­cadres au­près des four­nis­seurs de ma­té­riaux et de pro­duits, et d’ani­mer le ré­seau de res­pon­sables. Pa­ral­lè­le­ment, des règles de base ont été dé­fi­nies pour les achats : mise en concur­rence obli­ga­toire, réa­li­sa­tion de chaque achat par un pro­fes­sion­nel, obli­ga­tion de si­gna­ture avant toute pres­ta­tion, me­sure de la per­for­mance après chaque exé­cu­tion… et uti­li­sa­tion d’ou­tils com­muns et na­tio­naux. « Nous avions no­tam­ment be­soin d’un ou­til glo­bal pour contrô­ler le res­pect de ces règles, en se fo­ca­li­sant d’abord sur le pro­ces­sus amont aux achats, le sour­cing stra­té­gique, en­glo­bant l’ana­lyse des dé­penses, la conduite des ap­pels d’offres, le pi­lo­tage des contrats et la ges­tion de la re­la­tion four­nis­seurs » , dé­taille Thier­ry

Bla­zy, en charge du dé­ploie­ment du pro­jet.

Mi-2015, après la dé­fi­ni­tion des be­soins par une équipe plu­ri­dis­ci­pli­naire (in­for­ma­tique, res­pon­sables achats, opé­ra­tion­nels, etc.), quatre so­lu­tions sont sé­lec­tion­nées par­mi celles pro­po­sées par les prin­ci­paux édi­teurs e-achats du mar­ché (voir en­ca­dré). « Il exis­tait aus­si des ou­tils na­ti­ve­ment conçus pour ré­pondre aux en­jeux du sec­teur du bâ­ti­ment, pré­cise-t-il. Mais la plu­part nous sont ap­pa­rus trop tech­niques, beau­coup plus axés sur la concep­tion d’opé­ra­tions que sur la réa­li­sa­tion des achats as­so­ciés. Nous vou­lions un ou­til pour struc­tu­rer et en­ca­drer nos pro­ces­sus, pour fa­ci­li­ter les échanges entre les équipes in­ternes et avec les four­nis­seurs » . Une short-list de deux édi­teurs est fi­na­le­ment éta­blie. Puis la réa­li­sa­tion de « proof of concept » conduit au choix de la so­lu­tion Iva­lua, « pour son er­go­no­mie et sa ra­pi­di­té de prise en main, au-de­là des as­pects fonc­tion­nels et éco­no­miques » , jus­ti­fie le res­pon­sable, et au lan­ce­ment de la mise en oeuvre. Après l’ou­ver­ture de la pla­te­forme, en dé­cembre 2015, trois opé­ra­tions sont me­nées du­rant les six pre­miers mois. Ob­jec­tif : prendre en main l’ou­til et va­li­der le fonc­tion­ne­ment, sa­chant qu’un dos­sier d’achats correspondant au chan­tier glo­bal pour un bâ­ti­ment, im­plique une tren­taine de corps d’états dif­fé­rents pour un to­tal de 100 à 150 en­tre­prises. Des chiffres aux­quels s’ajoutent les four­nis­seurs de ma­té­riaux et de pro­duits.

Si le sour­cing stra­té­gique en­globe plu­sieurs seg­ments fonc­tion­nels, l’adop­tion de la so­lu­tion par Bouygues Im­mo­bi­lier se fe­ra de fa­çon gra­duelle. D’abord parce qu’il est com­pli­qué de me­ner de front plu­sieurs dé­ploie­ments, en gé­rant à la fois les as­pects tech­niques et la conduite du chan­ge­ment. En­suite, parce qu’un pro­jet est pa­ral­lè­le­ment en cours pour mettre en place un ERP, qui pourra cou­vrir cer­tains as­pects liés aux achats. La so­lu­tion per­met ac­tuel­le­ment aux équipes de gé­rer les ap­pels d’offres à tra­vers une pla­te­forme en ligne, en y dé­po­sant no­tam­ment l’en­semble des pièces des dos­siers : plans, des­crip­tifs tech­niques, etc. De leur cô­té, les four­nis­seurs et les en­tre­prises de tra­vaux peuvent non seu­le­ment ac­cé­der aux consul­ta­tions et aux do­cu­ments as­so­ciés, mais aus­si ré­pondre aus­si bien seuls qu’en équipe, s’as­su­rer de la bonne ré­cep­tion de leur offre, tra­cer l’his­to­rique de leurs ré­ponses, etc. Se­lon Thier­ry Bla­zy, « les échanges avec les par­te­naires s’en trouvent fa­ci­li­tés et ac­cé­lé­rés, op­ti­mi­sant l’ana­lyse des offres et donc le choix lors des consul­ta­tions ».

Un an et de­mi après son dé­mar­rage, la pla­te­forme a dé­jà per­mis de trai­ter une cen­taine de dos­siers d’achats com­plexes. Lorsque le rythme de croi­sière au­ra été at­teint, avant la fin de 2017, la to­ta­li­té des 150 à 175 dos­siers an­nuels y se­ront réa­li­sés. Après la ges­tion des ap­pels d’offres, les autres fonc­tion­na­li­tés de la so­lu­tion d’iva­lua vont être pro­gres­si­ve­ment ac­ti­vées : l’ana­lyse des dé­penses, pour étu­dier en dé­tail la na­ture et la ré­par­ti­tion des achats réa­li­sés, et la ges­tion de la re­la­tion four­nis­seurs, en par­ti­cu­lier la me­sure de la per­for­mance (ges­tion de cam­pagnes, for­mu­laire d’au­to-éva­lua­tion, etc.). Un an­nuaire cen­tra­li­sé a dé­jà été mis en place, qui compte ac­tuel­le­ment 6 000 four­nis­seurs ré­fé­ren­cés, dont la moi­tié ont dé­jà ac­cé­dé à la pla­te­forme. La barre des 10 000 ré­fé­rences de­vrait à terme être at­teinte, sa­chant que le choix de l’en­vi­ron­ne­ment maître du ré­fé­ren­tiel four­nis­seurs, entre le sys­tème d’in­for­ma­tion achats et le fu­tur ERP, n’a pas en­core été to­ta­le­ment ar­rê­té. Idem pour les contrats. « Si la fonc­tion­na­li­té dé­diée dans la so­lu­tion d’iva­lua de­vrait être mise en oeuvre, au moins pour une par­tie du cycle de contrac­tua­li­sa­tion, L’ERP pour­rait pro­po­ser un ou­til gé­né­rique pour cou­vrir toutes les formes de contrats : lo­ca­tion, vente, par­te­na­riat, voire les contrats de tra­vail », ex­plique Thier­ry Bla­zy.

L’en­semble s’ac­com­pagne d’un pro­gramme de conduite du chan­ge­ment, d’abord fo­ca­li­sé sur les uti­li­sa­teurs in­ternes, par la dif­fu­sion d’in­for­ma­tions et l’or­ga­ni­sa­tion de for­ma­tions. Mais les four­nis­seurs ne sont pas ou­bliés, no­tam­ment les plus stra­té­giques ou ceux qui re­pré­sentent des vo­lumes im­por­tants, soit en­vi­ron 30 % du pa­nel. Ils sont ac­com­pa­gnés di­rec­te­ment par leurs in­ter­lo­cu­teurs aux achats, qui les ren­seignent sur l’uti­li­sa­tion de la pla­te­forme et les in­citent à s’y connec­ter. À par­tir de la fin de 2017, la so­lu­tion de­vrait être éten­due pro­gres­si­ve­ment aux achats « hors tra­vaux », puis ou­verte aux quatre en­ti­tés à l’étran­ger, en Eu­rope (Bel­gique, Es­pagne, Po­logne) et au Ma­roc. En­fin, il n’est pas pré­vu pour l’ins­tant d’ajou­ter des fonc­tion­na­li­tés de ges­tion des ap­pro­vi­sion­ne­ments, pour cou­vrir la chaîne aval al­lant de la com­mande au paie­ment. Ces opé­ra­tions conti­nue­ront à être gé­rées à par­tir des ou­tils ac­tuels, avant d’être éven­tuel­le­ment in­té­grées au fu­tur ERP. • Thier­ry Pa­ri­sot

Thier­ry Bla­zy, res­pon­sable per­for­mance et ou­tils achats.

Le siège de Bouygues Im­mo­bi­lier, à Is­sy-les-mou­li­neaux.

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