L’ins­ti­tut Mu­tua­liste Mont­sou­ris opère la nu­mé­ri­sa­tion des fac­tures

L’éta­blis­se­ment de san­té pri­vé d’in­té­rêt col­lec­tif vient de pro­cé­der à la ré­or­ga­ni­sa­tion de son ser­vice comp­table avec le pas­sage à la dé­ma­té­ria­li­sa­tion de ses fac­tures four­nis­seurs. La so­lu­tion col­la­bo­ra­tive de Qua­liac et Se­ren­sia re­pré­sente une pre­mière

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Il n’au­ra fal­lu qu’un pe­tit tri­mestre pour dé­ma­té­ria­li­ser l’en­semble des fac­tures four­nis­seurs à l’ins­ti­tut Mu­tua­liste Mont­sou­ris. Cet éta­blis­se­ment de san­té pa­ri­sien traite avec en­vi­ron 1 000 four­nis­seurs ce qui se tra­duit par 25 000 fac­tures par an. La mise en place ra­pide d’un sys­tème de dé­ma­té­ria­li­sa­tion de ces do­cu­ments a été ron­de­ment me­née par le son ser­vice in­for­ma­tique. Pa­trick Bo­lore, DSI de l’éta­blis­se­ment dé­crit : « Quand je suis ar­ri­vé en 2011, l’éta­blis­se­ment de san­té dis­po­sait dé­jà de L’ERP de Qua­liac. Pour ma part, is­su du sec­teur de la grande dis­tri­bu­tion, la dé­ma­té­ria­li­sa­tion était une tech­no­lo­gie que je maî­tri­sais bien » . L’ins­ti­tut sol­li­cite donc l’éditeur pour mo­der­ni­ser la ges­tion des flux comp­tables. « Après l’in­tro­duc­tion d’un mo­dule EDI pour les com­mandes, nous avons ac­cueilli avec sa­tis­fac­tion le par­te­na­riat que Qua­liac ve­nait de si­gner en 2016 avec Se­ren­sia, un éditeur de so­lu­tions d’au­to­ma­ti­sa­tion du trai­te­ment des fac­tures » , ex­plique le DSI, res­pon­sable d’une équipe de 14 per­sonnes. L’ob­jec­tif était de mettre en place un sys­tème ca­pable de dé­co­der le conte­nu d’une facture préa­la­ble­ment nu­mé­ri­sée et sto­ckée dans la base de don­nées de ges­tion afin d’ef­fec­tuer en quelques clics un rap­pro­che­ment avec la com­mande correspondante, et ce, de ma­nière au­to­ma­tique.

En sep­tembre 2016, le pro­jet de dé­ma­té­ria­li­sa­tion des fac­tures four­nis­seurs est lan­cé pour de­ve­nir opé­ra­tion­nel en no­vembre. Une ra­pi­di­té qui s’ex­plique par l’ex­per­tise de cha­cun, sans comp­ter que le DSI a pu s’ap­puyer sur son chef de pro­jet, Em­ma­nuel Praud, spé­cia­li­sé dans la dé­ma­té­ria­li­sa­tion et ve­nant lui aus­si de la grande dis­tri­bu­tion. « Se­ren­sia maî­trise par­fai­te­ment la re­con­nais­sance de ca­rac­tères et la traduction des don­nées, tan­dis que Qua­liac in­ter­vient ef­fi­ca­ce­ment sur l’en­semble des pro­ces­sus comp­tables et de fac­tu­ra­tion », in­dique Pa­trick Bo­lore. Son équipe a pris en charge la dé­fi­ni­tion des pa­ra­mé­trages adé­quats et sur­tout la ré­or­ga­ni­sa­tion du ser­vice comp­table. « Dans le do­maine de la san­té, la conduite du chan­ge­ment est com­plexe, la culture du pa­pier est très forte. Il faut donc com­mu­ni­quer, ac­com­pa­gner les per­sonnes concer­nées, les for­mer, les ras­su­rer sur les nou­velles tâches qu’elles vont ac­com­plir. Le temps des ban­nettes est ré­vo­lu! », sou­ligne Pa­trick Bo­lore.

Outre l’or­ga­ni­sa­tion à mettre en place, un autre cri­tère fai­sait par­tie des pré­oc­cu­pa­tions du DSI : la qua­li­té des don­nées. Comment re­trou­ver une facture et opé­rer le rap­pro­che­ment si les in­for­ma­tions sont im­pré­cises, in­com­plètes, trop di­verses pour un même ar­ticle com­man­dé, s’il manque le nu­mé­ro de Si­ret, si les co­or­don­nées ont chan­gé…? Il a fal­lu donc re­créer un ré­fé­ren­tiel four­nis­seurs, un tra­vail pré­pa­ra­toire qua­li­ta­tif qui sa­tis­fait notre DSI. « Au­jourd’hui, nous ob­te­nons un bon taux de mat­ching entre les fac­tures et les com­mandes. Le pro­ces­sus mis en place consiste donc à nu­mé­ri­ser les fac­tures qui sont en­suite in­dexées dans un mo­teur de re­cherche in­tel­li­gent afin de les re­trou­ver par simple mot clé. Puis, un sys­tème fait une cor­ré­la­tion entre une com­mande et une facture. Pour l’heure, et même si les ré­sul­tats sont tou­jours bons, nous lais­sons en­core les comp­tables va­li­der in­di­vi­duel­le­ment les fac­tures afin de ne pas rompre bru­ta­le­ment leurs ha­bi­tudes. Mais bien­tôt la va­li­da­tion se­ra au­to­ma­tique avec un work­flow al­lant jus­qu’au bon à payer » , pré­voit Pa­trick Bo­lore.

De­puis l’in­té­gra­tion de la so­lu­tion de dé­ma­té­ria­li­sa­tion des fac­tures, le DSI es­time que le gain de pro­duc­ti­vi­té est de l’ordre de 80 %, un pour­cen­tage qui ne pourra que croître dès que les four­nis­seurs op­te­ront eux aus­si pour la dé­ma­té­ria­li­sa­tion de leurs fac­tures. En at­ten­dant Pa­trick Bo­lore se tourne dé­jà vers Qua­liac/se­ren­sia avec un nou­veau pro­jet : ce­lui de dé­ma­té­ria­li­ser les bons de com­mande et de li­vrai­son. « Nous sommes en per­ma­nence sur la voie du tout nu­mé­rique car outre un gain de temps, c’est aus­si un moyen d’op­ti­mi­ser nos coûts et d’en­traî­ner nos col­la­bo­ra­teurs dans une dy­na­mique plus forte », conclut le DSI. • Mar­ti­ne­tri­quet-guillaume

Pa­trick Bo­lore, DSI de l’ins­ti­tut Mu­tua­liste Mont­sou­ris

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