• Ama­deus, An­dra, Ville de Mar­seille, Al­lianz, Otan…

Le ser­vice dé­dié à la lo­gis­tique des achats de la Ville de Mar­seille a été équi­pé de Ki­moce Achats pour rem­pla­cer plu­sieurs ap­pli­ca­tions ob­so­lètes. Cette mi­gra­tion a per­mis d’au­to­ma­ti­ser les pro­ces­sus et de ra­tio­na­li­ser les mis­sions des col­la­bo­ra­teurs, av

IT for Business - - LA UNE - • Thierry Pa­ri­sot

Pour ra­tio­na­li­ser et mo­der­ni­ser les pro­ces­sus et les pra­tiques de son ser­vice de lo­gis­tique opé­ra­tion­nelle, la ville de Mar­seille (850 000 ha­bi­tants, 11 000 agents) a rem­pla­cé un en­semble d’ap­pli­ca­tions in­ternes vieillis­santes par un pro­gi­ciel mé­tier. Ce ser­vice dé­dié à la ges­tion des flux liés aux achats, qui em­ploie une qua­ran­taine de col­la­bo­ra­teurs, se concentre sur trois ca­té­go­ries prin­ci­pales : les four­ni­tures, les équi­pe­ments de bu­reau (mo­bi­lier) et les achats ves­ti­men­taires (uni­formes, te­nues de tra­vail, équi­pe­ments de sé­cu­ri­té, etc.). Avec une triple mis­sion. D’abord, gé­rer les de­mandes et les be­soins ex­pri­més par les agents, dans les quelque 600 struc­tures (ser­vices mu­ni­ci­paux, crèches, écoles, etc.) ré­par­ties sur l’en­semble du ter­ri­toire de la ville. En­suite, pi­lo­ter les ap­pro­vi­sion­ne­ments et les do­ta­tions. En­fin, op­ti­mi­ser les stocks et les pré­pa­ra­tions de com­mandes.

Il s’ap­puie pour ce­la sur un ma­ga­sin cen­tral, dont le rôle est es­sen­tiel. « Face à l’épar­pille­ment des dif­fé­rents ser­vices et éta­blis­se­ments mu­ni­ci­paux, ce ma­ga­sin per­met de glo­ba­li­ser les achats et évite les com­mandes frac­tion­nées, pour une plus grande maî­trise des bud­gets » , ex­plique Jean-fran­çois Dolle, res­pon­sable du ser­vice. Alors que les dos­siers d’achats sont trai­tés dans le cadre d’ap­pels d’offres en­ca­drés par le code des mar­chés pu­blics, avec des pro­cé­dures et des dé­lais plus ou moins longs, Ki­moce Achats, la nou­velle so­lu­tion re­te­nue, a per­mis d’au­to­ma­ti­ser les opé­ra­tions sur l’en­semble de la chaîne lo­gis­tique et de sup­pri­mer les tâches chro­no­phages.

C’est en 2009 que le rem­pla­ce­ment des an­ciennes ap­pli­ca­tions est dé­ci­dé, de­ve­nu in­con­tour­nable. « Gé­meaux, la prin­ci­pale ap­pli­ca­tion uti­li­sée par le ser­vice de lo­gis­tique opé­ra­tion­nelle, dé­ve­lop­pée en lan­gage NSDK et dé­ployée une quin­zaine d’an­nées plus tôt, ar­ri­vait à bout de souffle » , ex­plique Re­né Gouin, di­rec­teur ad­joint du dé­ve­lop­pe­ment in­for­ma­tique à la di­rec­tion gé­né­rale ad­jointe du nu­mé­rique et des sys­tèmes d’in­for­ma­tion de la ville. « Entre autres li­mites, il n’était par exemple pas pos­sible de cen­tra­li­ser les in­for­ma­tions. Or, nous dis­po­sions de moins en moins de res­sources pour faire évo­luer le code, et les com­pé­tences in­ternes au­tour de NSDK se

fai­saient rares », ajoute-t-il. Les en­jeux de la mise en place d’une so­lu­tion unique, in­té­grée et évo­lu­tive ? Mo­der­ni­ser et au­to­ma­ti­ser les pro­ces­sus mé­tiers, en ra­tio­na­li­sant les mis­sions des lo­gis­ti­ciens, et mettre sous contrôle les échanges d’in­for­ma­tions et les flux phy­siques.

L’ap­pel d’offres lan­cé pour une nou­velle so­lu­tion est rem­por­té au prin­temps 2011 par Ki­moce, dont la base ins­tal­lée com­prend de nom­breux éta­blis­se­ments pu­blics et col­lec­ti­vi­tés lo­cales. Non sans quelques dif­fi­cul­tés. « Après une pre­mière consul­ta­tion in­fruc­tueuse, à cause d’un li­bel­lé im­pré­cis, nous avons dû re­nou­ve­ler l’opé­ra­tion avec l’ap­pui du CXP, pré­cise Re­né Gouin. En nous ai­dant à af­fi­ner notre de­mande, pour mettre l’ac­cent sur les fonc­tion­na­li­tés achats et sur­tout de ges­tion des stocks, le ca­bi­net d’ex­per­tise en so­lu­tions lo­gi­cielles nous a per­mis d’ob­te­nir les ré­ponses de trois édi­teurs » . Le choix est alors ra­pide, ba­sé sur le mieux-di­sant, avec une pon­dé­ra­tion à 60 % en fa­veur des fonc­tion­na­li­tés et à 40 % pour le prix. « La ba­lance a alors for­te­ment pen­ché vers Ki­moce, grâce à son prix très at­trac­tif. L’exis­tence de mo­dules in­té­grés cou­vrant l’en­semble de notre chaîne lo­gis­tique, ain­si que l’er­go­no­mie, ont éga­le­ment comp­té » , in­dique-t-il. « L’une des deux autres so­lu­tions était fonc­tion­nel­le­ment plus per­for­mante, mais beau­coup trop chère. Quant à la troi­sième, elle ne ré­pon­dait que très par­tiel­le­ment à nos at­tentes » .

Trois ans sont alors consa­crés aux pa­ra­mé­trages, à quelques dé­ve­loppe- ments spé­ci­fiques (al­lo­ca­tion de bud­get, etc.) et à la re­prise des don­nées. « L’in­ter­fa­çage avec le reste du sys­tème d’in­for­ma­tion a été li­mi­té, pré­cise Re­né Gouin. En par­ti­cu­lier, il n’existe pas de lien au­to­ma­ti­sé avec le pro­gi­ciel fi­nan­cier Co­rio­lis d’atos, dans le­quel les com­mandes sont res­sai­sies, seu­le­ment une pas­se­relle vers le ré­fé­ren­tiel “tiers” pour ré­cu­pé­rer les don­nées four­nis­seurs » . Via d’autres pas­se­relles dé­diées, Ki­moce Achats ac­cède éga­le­ment à cer­taines don­nées du SI­RH pour gé­rer les do­ta­tions ves­ti­men­taires, ain­si qu’à celles des sys­tèmes de ges­tion du pa­tri­moine im­mo­bi­lier (confi­gu­ra­tion, adresse, etc.) et de l’or­ga­ni­sa­tion de la ville (ré­fé­rence des struc­tures mu­ni­ci­pales, an­nuaire des agents, etc. ). Tou­te­fois, « pour ga­gner en ef­fi­ca­ci­té, une in­ter­face avec Co­rio­lis est pré­vue, fai­sant le lien avec le mo­dule de ges­tion des mar­chés, pré­cise le di­rec­teur ad­joint du dé­ve­lop­pe­ment. Sa mise en place dé­pen­dra d’atos, qui tra­vaille ac­tuel­le­ment sur la nou­velle ver­sion. Mais cette évo­lu­tion n’in­ter­vien­dra pro­ba­ble­ment pas avant 2019, puisque nous at­ten­drons que la so­lu­tion soit sta­bi­li­sée. Nous ne vou­lons pas es­suyer les plâtres, alors que nous sor­tons tout juste d’une grosse re­fonte de notre SI­RH. » Les as­pects fi­nan­ciers ont aus­si leur im­por­tance. Le dé­ploie­ment de Ki­moce Achats a dé­jà re­pré­sen­té un coût ini­tial de 300 000 eu­ros, au­quel sont ve­nus s’ajou­ter 50 000 eu­ros par an pour des mar­chés d’adap­ta­tion com­plé­men­taires, en plus de la main­te­nance.

En at­ten­dant, la so­lu­tion en­trée en pro­duc­tion en juillet 2014, en mode on pre­mise, avec un pre­mier vo­lant de 350 li­cences, a per­mis un pro­grès consi­dé­rable. En plus d’au­to­ma­ti­ser les opé­ra­tions, elle offre la pos­si­bi­li­té de lis­ser les achats et de ra­tio­na­li­ser le bud­get al­loué, en le mo­du­lant toute l’an­née. L’au­to­ma­ti­sa­tion des pro­ces­sus, de l’ex­pres­sion des be­soins par les uti­li­sa­teurs à la sor­tie de stock, s’est tra­duite par une qua­li­té et une ré­ac­ti­vi­té ac­crues dans la ges­tion des de­mandes, et par des flux d’ap­pro­vi­sion­ne­ments op­ti­mi­sés avec une ré­duc­tion dras­tique des im­mo­bi­li­sa­tions. Ki­moce Achats per­met éga­le­ment d’ef­fec­tuer des re­por­ting, via la so­lu­tion par­te­naire Crys­tal Re­port, en com­plé­ment de Bu­si­ness Ob­jects dé­jà uti­li­sé de fa­çon trans­verse par la ville. Avec, au fi­nal, une plus grande ef­fi­ca­ci­té et un meilleur contrôle à toutes les étapes de la dé­pense pu­blique.

La suite ? De­puis jan­vier der­nier, l’ou­til a été éten­du à l’im­pri­me­rie mu­ni­ci­pale pour op­ti­mi­ser ses achats d’af­fiches, de po­chettes. La ville en­vi­sage éga­le­ment de l’ou­vrir aux achats de la ré­gie mu­ni­ci­pale (élec­tri­ci­té, ma­té­riels di­vers, etc.) et du parc au­to­mo­bile (ges­tion de flotte, ré­pa­ra­tions), pour avoi­si­ner un to­tal de 500 uti­li­sa­teurs. En­fin, outre cet élar­gis­se­ment du pé­ri­mètre, une prio­ri­té tech­nique a été fixée. « Nous sou­hai­tons amé­lio­rer l’uti­li­sa­tion de la so­lu­tion sur les as­sis­tants per­son­nels dont sont équi­pés une par­tie des col­la­bo­ra­teurs, ex­plique Re­né Gouin. Les équipes de Ki­moce tra­vaillent ac­tuel­le­ment sur l’er­go­no­mie des écrans, no­tam­ment pour sim­pli­fier l’ac­cès aux don­nées et les im­pres­sions » . La ci­té pho­céenne es­père en­fin in­té­grer da­van­tage la dé­ma­té­ria­li­sa­tion dans ses pro­ces­sus d’achats et d’ap­pro­vi­sion­ne­ments. Mais « si la théo­rie est at­ti­rante, avec des avan­tages cer­tains », elle doit faire face à quelques réa­li­tés tech­niques qui com­pliquent la dé­marche.

Re­né Gouin, di­rec­teur ad­joint du dé­ve­lop­pe­ment in­for­ma­tique à la di­rec­tion gé­né­rale ad­jointe du nu­mé­rique et des sys­tèmes d’in­for­ma­tion de la Ville.

Newspapers in French

Newspapers from France

© PressReader. All rights reserved.