Faire face à un contrôle URSSAF

RF Conseil - - Dossier -

De­puis cet été, la pro­cé­dure de contrôle exige des URSSAF plus de trans­pa­rence et de pé­da­go­gie. En contre­par­tie, les agents char­gés du contrôle peuvent faire preuve de nou­velles exi­gences.

Cer­taines règles re­la­tives au contrôle URSSAF ont été mo­di­fiées pour les contrôles ef­fec­tués de­puis le 11 juillet 2016, tan­dis que d’autres le se­ront au 1er jan­vier 2017.

Avis de contrôle : au moins 15 jours avant

PAS DE DÉ­LAI INFÉRIEUR À 15 JOURS. L’em­ployeur n’a pas à craindre un contrôle URSSAF dont il n’est pas in­for­mé : sauf cas de re­cherche de tra­vail dis­si­mu­lé, le contrôle sur place doit être pré­cé­dé d’un avis de contrôle. Ce­lui-ci doit né­ces­sai­re­ment être en­voyé à l’em­ployeur au moins 15 jours avant la pre­mière vi­site de l’agent. Ce dé­lai, qui n’avait jus­qu’à pré­sent qu’une simple va­leur in­di­ca­tive, est dé­sor­mais in­con­tour­nable.

AVIS OBLI­GA­TOIRE. Les pro­cé­dures de contrôle URSSAF et de lutte contre le tra­vail dis­si­mu­lé sont des pro­cé­dures dis­tinctes. Consé­quence di­recte : lors­qu’un contrôle pour re­cherche de tra­vail dis­si­mu­lé n’a don­né au­cun ré­sul­tat, L’URSSAF doit en­voyer à l’en­tre­prise un avis de contrôle pour que le contrôle qu’elle en­tend mettre en oeuvre sur d’autres points de la ré­gle­men­ta­tion soit ré­gu­lier.

Des­ti­na­taire de l’avis

RE­PRÉ­SEN­TANT LÉGAL. L’avis de contrôle URSSAF doit être adres­sé au re­pré­sen-

tant légal de la per­sonne contrô­lée lors­qu’il s’agit d’une per­sonne mo­rale (ex. : so­cié­té, as­so­cia­tion). C’est le cas, par exemple du gé­rant d’une SARL.

DO­MI­CILE AVANT TOUT. Lorsque L’URSSAF contrôle une per­sonne « phy­sique », l’avis de contrôle doit être adres­sé à son do­mi­cile ou à dé­faut à son adresse pro­fes­sion­nelle. Ici en­core, ces adresses sont celles com­mu­ni­quées au préa­lable à L’URSSAF. La per­sonne contrô­lée ne peut pas re­pro­cher à L’URSSAF un en­voi à une autre adresse si elle ne l’a pas in­for­mée d’un changement. Cette adresse se­ra aus­si celle de l’en­voi des do­cu­ments tout au long du contrôle.

Se pré­va­loir de la charte du co­ti­sant

UNE MEN­TION OBLI­GA­TOIRE. L’avis de contrôle doit com­por­ter des men­tions obli­ga­toires. Par­mi celles-ci, fi­gure celle re­la­tive à l’exis­tence de « la charte du co­ti­sant contrô­lé ». Cette charte pré­sente à l’em­ployeur la pro­cé­dure de contrôle, ses droits et ga­ran­tie pen­dant son dé­rou­le­ment et une fois le contrôle ter­mi­né. Cette charte peut être consul­tée en ligne sur le site du ré­seau des URSSAF « www.urssaf.fr ».

OP­PO­SER LA CHARTE À L’URSSAF. À par­tir du 1er jan­vier 2017, la per­sonne contrô­lée pour­ra op­po­ser cette charte aux URSSAF.

Ce que les agents peuvent de­man­der

CLASSER LES DO­CU­MENTS. L’em­ployeur doit mettre à dis­po­si­tion de L’URSSAF les do­cu­ments né­ces­saires au contrôle. L’agent peut dé­sor­mais lui de­man­der de pré­sen­ter les do­cu­ments se­lon un clas­se­ment spé­ci­fique qu’il lui au­ra au préa­lable été com­mu­ni­qué (en pra­tique, par LRAR).

DÉ­SI­GNER UN UTI­LI­SA­TEUR HABILITÉ. En cas de dé­ma­té­ria­li­sa­tion des in­for­ma­tions né­ces­saires au contrôle, l’agent de contrôle URSSAF peut uti­li­ser, sous condi­tions, le ma­té­riel in­for­ma­tique de l’em­ployeur contrô­lé. Dans ce cas, à la de­mande de L’URSSAF, l’em­ployeur doit dé­sor­mais dé­si­gner « un uti­li­sa­teur habilité » pour réa­li­ser les opé­ra­tions sur le ma­té­riel de l’en­tre­prise. S’OP­PO­SER DANS LES 15 JOURS. Comme an­té­rieu­re­ment, l’em­ployeur peut s’op­po­ser à la mise à l’uti­li­sa­tion de son ma­té­riel in­for­ma­tique. Il a 15 jours pour le faire. Dans ce même dé­lai, il doit alors in­for­mer L’URSSAF de son choix entre :

- la mise à dis­po­si­tion de co­pies des do­cu­ments, don­nées et trai­te­ments né­ces­saires à l’exer­cice du contrôle sur fi­chier in­for­ma­tique ;

- la prise en charge, par l’en­tre­prise contrô­lée de tout ou par­tie des trai­te­ments au­to­ma­ti­sés (L’URSSAF lui in­dique alors par écrit les trai­te­ments à réa­li­ser, les délais ac­cor­dés, etc.).

SI­LENCE = AC­CORD. Le si­lence pen­dant ce dé­lai de 15 jours vaut ac­cord de l’en­tre­prise. Dans ce cas, l’agent de contrôle peut pro­cé­der au contrôle en met­tant en place des trai­te­ments au­to­ma­ti­sés sur le ma­té­riel de l’en­tre­prise contrô­lée.

Nou­velles obli­ga­tions pour les URSSAF

PRO­CÈS-VER­BAL D’AUDITION. Dans le cadre de la re­cherche du tra­vail dis­si­mu­lé, l’agent char­gé du contrôle peut au­di­tion­ner toute per­sonne pré­su­mée être ou avoir été ré­mu­né­rée, no­tam­ment pour connaître ses ac­ti­vi­tés et sa ré­mu­né­ra­tion sous toutes ses formes. En­core faut-il que cette per­sonne ac­cepte d’être ain­si in­ter­ro­gée. Afin d’évi­ter les li­tiges sur ce point, L’URSSAF doit faire

état dans le pro­cès-ver­bal d’audition de ce consen­te­ment sa­chant que la si­gna­ture qu’ap­pose la per­sonne sur ce do­cu­ment vaut consen­te­ment à l’audition.

Hors du cadre de re­cherche de tra­vail dis­si­mu­lé, l’audition no­tam­ment de sa­la­riés de l’en­tre­prise contrô­lée est aus­si pos­sible se­lon des mo­da­li­tés in­chan­gées (ex : elle ne doit per­tur­ber ni l’ac­ti­vi­té des per­sonnes in­ter­ro­gées ni celle de l’en­tre­prise contrô­lée). IN­FOR­MER DES MANQUEMENTS. De­puis le 1er jan­vier 2015, la du­rée d’un contrôle URSSAF d’une en­tre­prise de moins de 10 sa­la­riés est li­mi­tée à 3 mois en prin­cipe. En cas de dé­pas­se­ment de ce dé­lai, le contrôle doit prendre fin. L’agent de contrôle doit do­ré­na­vant in­for­mer par cour­rier (LRAR) la per­sonne contrô­lée des éven­tuels manquements consta­tés.

Mé­thodes de taxa­tion pré­ci­sées

TAXA­TION FORFAITAIRE. Sans changement, et sous condi­tions, à dé­faut de pou­voir re­cons­ti­tuer l’as­siette réelle des cotisations, L’URSSAF peut re­cou­rir à un for­fait. Il est pré­ci­sé que la fixa­tion forfaitaire est ef­fec­tuée par tout moyen d’es­ti­ma­tion pro­bant per­met­tant le chif­frage des cotisations et contri­bu­tions so­ciales. En cas de tra­vail dis­si­mu­lé, le for­fait reste éta­bli à 25 % du pla­fond an­nuel de la sé­cu­ri­té so­ciale en vi­gueur au mo­ment du constat du dé­lit Rien n’in­ter­dit tou­te­fois à l’em­ployeur de prou­ver que ce for­fait ne cor­res­pond pas à la réa­li­té.

ÉCHANTILLONNAGE ET EXTRAPOLATION. Les agents char­gés du contrôle ont de plus en plus sou­vent re­cours à la mé­thode de « l’échantillonnage-extrapolation ». Dans ce cadre, L’URSSAF doit main­te­nant in­di­quer au co­ti­sant l’adresse élec­tro­nique à la­quelle il peut consul­ter les do­cu­ments ex­pli­ci­tant la mé­thode em­ployée.

Une lettre d’ob­ser­va­tions en fin de contrôle

MO­TI­VA­TION OBLI­GA­TOIRE. Le contrôle se clô­ture par la re­mise d’une « lettre d’ob­ser­va­tions » à l’em­ployeur. Les ob­ser­va­tions qu’elle contient doivent dé­sor­mais être mo­ti­vées par chef de re­dres­se­ment et in­di­quer à ce titre :

- les consi­dé­ra­tions de droit et de fait qui les fondent ;

- le cas échéant, l’in­di­ca­tion du mon­tant des as­siettes cor­res­pon­dant ;

- ain­si que, pour les cotisations et contri­bu­tions so­ciales, l’in­di­ca­tion du mode de cal­cul et du mon­tant des re­dres­se­ments et des éven­tuelles ma­jo­ra­tions et pé­na­li­tés en­vi­sa­gés.

RÉ­PONDRE À LA LETTRE. L’em­ployeur peut, dans les 30 jours, ré­pondre aux ob­ser­va­tions que L’URSSAF formule à l’is­sue du contrôle. Dans sa ré­ponse, l’em­ployeur peut main­te­nant in­di­quer ex­pres­sé­ment toute pré­ci­sion ou tout com­plé­ment qu’il juge né­ces­saire, no­tam­ment en pro­po­sant des ajouts à la liste des do­cu­ments consul­tés. De la sorte, l’em­ployeur pour­ra plus fa­ci­le­ment prou­ver une dé­ci­sion im­pli­cite de L’URSSAF (voir en­ca­dré).

RÉ­PONSE MO­TI­VÉE DE L’URSSAF. Lorsque l’em­ployeur ré­pond, l’agent char­gé du contrôle doit dé­sor­mais ré­pondre à son tour, de fa­çon mo­ti­vée, à cha­cune des ob­ser­va­tions ex­pri­mées de ma­nière cir­cons­tan­ciée. Cette ré­ponse dé­taille, par mo­tif de re­dres­se­ment, les mon­tants qui, le cas échéant, ne sont pas re­te­nus et les re­dres­se­ments qui de­meurent en­vi­sa­gés.

Après le contrôle

PV DE CONTRÔLE. À l’is­sue des 30 jours sui­vant la lettre d’ob­ser­va­tions, ou des échanges aux­quels elle donne lieu, l’agent char­gé du contrôle trans­met à L’URSSAF le pro­cès­ver­bal de contrôle fai­sant état de ses ob­ser­va­tions, ac­com­pa­gné, le cas échéant, de la ré­ponse de l’em­ployeur et de son propre cour­rier en ré­ponse. La mise en re­cou­vre­ment est alors pos­sible.

CONNAÎTRE SON SOLDE CRÉDITEUR. L’URSSAF doit no­ti­fier à l’em­ployeur l’éven­tuel solde créditeur en sa fa­veur lorsque l’exa­men de l’en­semble des points contrô­lés en fait ap­pa­raître un. Ce solde doit faire l’ob­jet d’un rem­bour­se­ment dans un dé­lai maxi­mal de 4 mois sui­vant cette no­ti­fi­ca­tion

MISE EN DE­MEURE DE PAYER. Avant tout re­cou­vre­ment for­cé, L’URSSAF doit en­voyer à l’em­ployeur par Lettre re­com­man­dée AR une mise en de­meure pour « l’in­vi­ter » à payer toutes les sommes dont il est re­de­vable.

MA­JO­RA­TIONS ET PÉ­NA­LI­TÉS. À par­tir du 1er jan­vier 2017, la mise en de­meure de­vra pré­ci­ser non seule­ment la cause, la na­ture et le mon­tant des sommes ré­cla­mées comme c’est dé­jà le cas, mais aus­si les ma­jo­ra­tions et pé­na­li­tés qui s’y ap­pliquent.

NOU­VELLES MEN­TIONS LIÉES AU CONTRÔLE. À comp­ter éga­le­ment du 1er jan­vier 2017, la mise en de­meure de­vra men­tion­ner : - au titre des dif­fé­rentes pé­riodes an­nuelles contrô­lées, les mon­tants no­ti­fiés par la lettre d’ob­ser­va­tions, cor­ri­gés le cas échéant à la suite des échanges entre l’em­ployeur et l’agent char­gé du contrôle ;

- la ré­fé­rence et les dates de la lettre d’ob­ser­va­tions et, le cas échéant, du der­nier cour­rier éta­bli par l’agent en charge du contrôle lors des dif­fé­rents échanges.

Les mon­tants in­di­qués dans la mise en de­meure de­vront te­nir compte des sommes dé­jà ré­glées par l’em­ployeur.

Source. Dé­cret 2016-941 du 8 juillet 2016, JO du 10

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