Cotisations so­ciales

RF Conseil - - Dossier -

La no­tion de re­pas d’af­faires. Les frais de re­pas d’af­faires ne sont pas des « frais pro­fes­sion­nels », c’es­tà-dire des charges spé­ciales in­hé­rentes à la fonc­tion ou à l’em­ploi du sa­la­rié que ce­lui-ci sup­porte au titre de l’ac­com­plis­se­ment de sa mis­sion. Les re­pas d’af­faires consti­tuent des « frais d’en­tre­prise » ; ils cor­res­pondent à des charges d’ex­ploi­ta­tion. Con­crè­te­ment, ils doivent cu­mu­la­ti­ve­ment :

- avoir un ca­rac­tère ex­cep­tion­nel, ir­ré­gu­lier. À no­ter que l’ad­mi­nis­tra­tion a aban­don­né son an­cienne po­si­tion res­tric­tive de 1 re­pas par se­maine et 5 re­pas par mois maxi­mum ; en cas de li­tige, la si­tua­tion est ap­pré­ciée au cas par cas ; - être en­ga­gés dans l’in­té­rêt de l’en­tre­prise. Les dé­penses du sa­la­rié doivent cor­res­pondre à l’ac­com­plis­se­ment des obli­ga­tions lé­gales ou conven­tion­nelles de l’en­tre­prise, à la mise en oeuvre de tech­niques de di­rec­tion d’or­ga­ni­sa­tion de l’en­tre­prise ou au dé­ve­lop­pe­ment de la po­li­tique com­mer­ciale de l’en­tre­prise ;

- être ex­po­sés en de­hors de l’exer­cice normal de l’ac­ti­vi­té du sa­la­rié.

Des frais exo­né­rés. La prise en charge des re­pas d’af­faires s’im­pose à l’em­ployeur. Elle est exo­né­rée de cotisations so­ciales, de CSG et de CRDS s’il s’agit bien de frais d’en­tre­prise (voir ci-des­sus). Ne s’agis­sant pas de frais pro­fes­sion­nels, le rem­bour­se­ment des re­pas d’af­faires reste donc exonéré lorsque le sa­la­rié bé­né­fi­cie d’une dé­duc­tion sup­plé­men­taire spé­ci­fique pour frais pro­fes­sion­nels.

En pra­tique, peu im­porte que l’em­ployeur les prenne di­rec­te­ment en charge ou les rem­bourse au sa­la­rié. En re­vanche, l’em­ployeur doit jus­ti­fier du re­pas en pro­dui­sant des pièces comp­tables at­tes­tant de sa réa­li­té, du mon­tant de la dépense, de la qua­li­té des per­sonnes y ayant par­ti­ci­pé (ex. : en in­di­quant au dos de la note les nom des per­sonnes, de leur fonc­tion et de leur en­tre­prise). Il s’agit en ef­fet de s’as­su­rer que les dé­penses ont bien été en­ga­gées dans l’in­té­rêt de l’en­tre­prise.

Le risque de re­qua­li­fi­ca­tion. Le re­pas qua­li­fié a tort de re­pas d’af­faires (car il ne rem­plit pas les condi­tions exi­gées pour consti­tuer des frais d’en­tre­prise) peut, se­lon les cir­cons­tances, être re­qua­li­fié en frais pro­fes­sion­nels ou en avan­tage en na­ture.

Dans le pre­mier cas, les sommes rem­bour­sées au sa­la­rié se­ront sou­mises à cotisations so­ciales et CSG/CRDS uni­que­ment si le sa­la­rié bé­né­fi­cie d’une dé­duc­tion for­fai­taire spé­ci­fique.

Au cas où il s’agi­rait d’un avan­tage en na­ture, les sommes en cause se­raient sou­mises à cotisations sa­la­riales et pa­tro­nales.

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