LA GES­TION DES NOTES DE FRAIS EN VOIE D’AUTOMATISATION

Après avoir oeu­vré sur la réservation pour mieux contrô­ler les ta­rifs, les en­tre­prises s’in­té­ressent au­jourd’hui à la ges­tion au­to­ma­ti­sée des notes de frais. Le tout afin de faire ga­gner du temps à leurs col­la­bo­ra­teurs tout en ré­dui­sant le coût de trai­tem

Voyages d'Affaires - - SOMMAIRE - Par Sté­phane Ja­la­dis

Des jus­ti­fi­ca­tifs que le voya­geur ac­cu­mule dans son por­te­feuille ou dans une en­ve­loppe, au risque de les perdre ; des sommes que l’on re­porte à la main ou, au mieux, dans un fi­chier Ex­cel ; des fac­tu­rettes qu’il faut adres­ser au contrô­leur de ges­tion… Les notes de frais sont sou­vent un pro­ces­sus fas­ti­dieux et chro­no­phage. D’au­tant que cette tâche in­grate dé­tourne le col­la­bo­ra­teur de sa mis­sion pre­mière, les de­mandes de rem­bour­se­ment étant le plus sou­vent faites pen­dant les heures de tra­vail.

L’en­quête 2016 sur la ges­tion des notes de frais réa­li­sée par KDS, édi­teur de self boo­king tools (SBT), au­près de 780 sa­la­riés fran­çais, ré­vèle que 43 % d’entre eux uti­lisent en­core des ta­bleurs pour éta­blir leurs de­mandes de rem­bour­se­ment. Il en res­sort aus­si que 59 % consacrent à cette tâche entre trente mi­nutes et une heure, et 18 % plus de deux heures. Un temps long, mais fa­ci­le­ment at­teint quand les dé­penses en­ga­gées dé­passent 1 000 eu­ros. Mo­bi­li­sant les forces des ser­vices fi­nan­ciers, le trai­te­ment et la vé­ri­fi­ca­tion ma­nuelle peuvent par ailleurs en­gen­drer un dé­lai de rem­bour­se­ment as­sez long, al­lant de seize jours à un mois, se­lon 27 % des sa­la­riés in­ter­ro­gés.

“Nombre de so­cié­tés ne se sont pas en­core do­tées de so­lu­tions tech­no­lo­giques et uti­lisent les bonnes vieilles mé­thodes comme un ta­bleur Ex­cel”, confirme Pa­tri­cia Mo­ro­si­ni, di­rec­trice du voyage d’af­faires dans le ré­seau Se­lec­tour. “Le mar­ché est en­core as­sez dis­pa­rate avec, d’un cô­té, des so­cié­tés de 200 col­la­bo­ra­teurs équi­pés d’ou­tils per­for­mants et, de l’autre, des éta­blis­se­ments de plu­sieurs mil­liers de per­sonnes qui en sont en­core au trai­te­ment pa­pier ou au ta­bleur Ex­cel”, com­plète Ju­lia Vul­cain, di­rec­trice gé­né­rale de l’agence Frequent Flyer Tra­vel.

PRO­PRIÉ­TAIRES DES SO­LU­TIONS

De­puis une dé­cen­nie, les agences de voyages d’af­faires, ou tra­vel ma­na­ge­ment com­pa­nies (TMC), ont dé­jà fait en­trer dans une nou­velle ère les en­tre­prises dé­si­reuses de ré­duire leurs dé­penses grâce à l’ins­tau­ra­tion d’une po­li­tique voyages et au dé­ploie­ment d’un ou­til de réservation.

À l’heure du big da­ta, l’étape sui­vante est main­te­nant consti­tuée par l’ajout d’une so­lu­tion au­to­ma­ti­sée de ges­tion des notes de frais. Cette sym­biose tech­no­lo­gique entre la réservation, le voyage et la ges­tion des notes de frais est d’ailleurs de­ve­nue si im­por­tante que les grands ac­teurs ont mul­ti­plié les achats dans le but d’ac­com­plir un saut high-tech. Egen­cia a ra­che­té Tra­vel­doo en 2011, le GDS Ama­deus a je­té son dé­vo­lu sur le four­nis­seur de so­lu­tions in­for­ma­tiques I:FAO en 2014, avant que Ame­ri­can Ex­press Glo­bal Business Tra­vel ne mette l’an der­nier la main sur KDS.

Avec son ou­til de réservation Neo dou­blé de sa so­lu­tion de ges­tion de notes de frais Ex­pense Ma­na­ge­ment, KDS pro­pose en ef­fet un ac­com­pa­gne­ment end-to-end. Et Amex de­vrait de­main être ten­tée de vendre cette so­lu­tion en ex­clu­si­vi­té à ses nou­veaux clients. Pour sa part, Egen­cia, l’en­ti­té voyages d’af­faires du groupe Ex­pe­dia, a

fait de sa fi­liale Tra­vel­doo l’un de ses four­nis­seurs tech­no­lo­giques at­ti­trés. Egen­cia com­mer­cia­lise ain­si trois nou­velles offres pro­po­sant dif­fé­rents ni­veaux de ser­vices et fonc­tion­na­li­tés, al­lant de la seule – mais ef­fi­cace – ges­tion des notes de frais avec Open Sync jus­qu’à la so­lu­tion com­plète com­pre­nant la réservation Egen­cia Tra­vel & Ex­pense en pas­sant par l’ou­ver­ture de l’ou­til à des par­te­naires avec Open Con­nect. “Alors que les en­tre­prises pou­vaient autrefois choi­sir un ou­til de réservation et un ou­til de ges­tion des dé­penses pro­ve­nant de deux four­nis­seurs dif­fé­rents, l’offre tech­no­lo­gique est au­jourd’hui de plus en plus res­treinte. Le choix du SBT in­fluence au­jourd’hui ce­lui de l’ou­til de

ges­tion de notes de frais”, constate Cé­dric Le­fort, di­rec­teur se­nior So­lu­tions Con­sul­ting chez BCD Tra­vel.

De leur cô­té, les TMC comme Carl­son Wa­gon­lit Tra­vel, BCD Tra­vel, HRG ou FCM Tra­vel So­lu­tions ont pri­vi­lé­gié la voie des par­te­na­riats en si­gnant des ac­cords, no­tam­ment avec KDS, pour ré­pondre aux at­tentes des so­cié­tés où ses so­lu­tions étaient dé­jà dé­ployées avant son ra­chat par Amex, mais aus­si avec Con­cur, Tra­vel­doo, Di­mo Soft­ware ou en­core Cy­tric Tra­vel & Ex­pense, l’ou­til d’Ama­deus.

“Tous les ou­tils de réservation dis­posent d’une so­lu­tion de ges­tion des notes de frais. Les in­ter­faces, de­ve­nues très in­tui­tives, per­mettent une prise en main ra­pide par les voya­geurs d’af­faires et un gain de temps lors de la sai­sie, ex­plique Pa­tri­cia Mo­ro­si­ni chez Se­lec­tour Af­faires. L’agence de voyages doit sa­voir pré­co­ni­ser à ses clients la bonne so­lu­tion en fonc­tion de leur pro­fil et aux types de dé­pla­ce­ments ef­fec­tués par les col­la­bo­ra­teurs…”. Si les four­nis­seurs tech­no­lo­giques pro­posent glo­ba­le­ment les mêmes fonc­tion­na­li­tés dans leur so­lu­tion de ges­tion des notes de frais, les ta­rifs dif­fèrent d’un ou­til à l’autre. “Tout dé­pend des be­soins et des ob­jec­tifs ex­pri­més par l’en­tre­prise, de sa ma­tu­ri­té dans la ges­tion des dé­pla­ce­ments pro­fes­sion­nels, mais aus­si de son bud­get, car cet ou­til est coû­teux, confirme Ju­lia Vul­cain de Frequent Flyer Tra­vel. Son dé­ploie­ment dé­bute au­tour des 30 000 eu­ros, mais il peut être mul­ti­plié par cinq ou six se­lon le nombre de col­la­bo­ra­teurs concer­nés et le vo­lume d’en­ti­tés de l’en­tre­prise en France et dans le monde”.

Le po­ten­tiel de so­cié­tés à équi­per, que ce soit des clients grands comptes ou bien des PME-PMI, est im­por­tant et sus­cite les convoi­tises des pro­fes­sion­nels. Le groupe Eden­red s’est d’ailleurs at­ta­qué en 2015 au mar­ché des so­cié­tés de taille moyenne avec son offre Ti­cket Tra­vel Pro, com­po­sée d’un ou­til de réservation, d’une carte de paie­ment Mas­ter­card no­mi­na­tive et pa­ra­mé­trable, en plus d’un es­pace où est au­to­ma­ti­que­ment en­re­gis­tré l’en­semble des dé­penses.

Outre la fa­ci­li­té d’uti­li­sa­tion et le gain de temps pour le col­la­bo­ra­teur, l’avan­tage d’un ou­til de ges­tion des notes de frais est d’ap­por­ter à la so­cié­té une vi­sion a prio­ri du coût du dé­pla­ce­ment pro­fes­sion­nel et, par­tant, de va­li­der les dé­penses pro­gram­mées. “La pro­blé­ma­tique ré­side dans le contrôle des dé­penses et le res­pect du bud­get voyages de l’en­tre­prise, puis dans l’automatisation et la fia­bi­li­té des flux pour ré­cu­pé­rer l’en­semble des frais en­ga­gés afin de dis­po­ser d’une vi­si­bi­li­té bud­gé­taire glo­bale”, ré­sume Ju­lia Vul­cain. “Les nou­veaux ou­tils ap­portent une vue d’en­semble

du coût d’une mis­sion, confirme Pa­tri­cia

Mo­ro­si­ni. L’en­tre­prise peut donc cal­cu­ler le re­tour sur in­ves­tis­se­ment -le ROI- du dé­pla­ce­ment pro­fes­sion­nel”. D’autre part, l’en­jeu de ce contrôle a prio­ri est aus­si de ré­duire l’open boo­king, ces ré­ser­va­tions réa­li­sées en de­hors du cir­cuit tra­di­tion­nel, voire ne res­pec­tant pas la po­li­tique voyages de l’en­tre­prise.

En outre, un ou­til de ges­tion des notes de frais peut li­mi­ter les éven­tuelles tri­che­ries

réa­li­sées sur cer­tains postes. “Si un voya­geur uti­lise son mo­bile pour com­man­der un Uber ou ré­serve avec sa carte ban­caire sur le site d’AirBnB, il n’y a pas de tra­ça­bi­li­té pour l’en­tre­prise, pas d’in­té­gra­tion des don­nées, ni de res­pect des me­sures de sé­cu­ri­té, sou­ligne Cé­dric Le­fort. Grâce à notre par­te­na­riat avec Con­cur, BCD Tra­vel dé­ploie chez ses clients un connec­teur uni­ver­sel in­té­grant toutes les don­nées voyages dans un ou­til d’ex­pense. Et ce, quel que soit le SBT ou le ca­nal uti­li­sé”. Et Cé­dric Le­fort de sou­li­gner l’in­té­gra­tion né­ces­saire des ac­teurs de l’éco­no­mie col­la­bo­ra­tive, mais aus­si des nou­veaux four­nis­seurs, low cost no­tam­ment, et des dif­fé­rents moyens de paie­ment comme les cartes cor­po­rate, lo­gées et vir­tuelles...

IN­TÉ­GRER LES NOU­VEAUX AC­TEURS

Les TMC in­ter­ro­gées as­surent être en me­sure de trai­ter de fa­çon au­to­ma­ti­sée les notes de frais de l’en­semble des four­nis­seurs jus­qu’aux VTC, aux re­pas d’af­faires (voir en­ca­dré) et aux dé­pla­ce­ments avec un vé­hi­cule per­son­nel. Con­cur s’at­taque par exemple aux frais ki­lo­mé­triques avec l’ou­til Smart Drive. In­té­gré dans son lo­gi­ciel Ex­pens, il re­lève grâce au GPS du smart­phone le ki­lo­mé­trage réa­li­sé, cal­cule le mon­tant des frais en fonc­tion de la dis­tance par­cou­rue et les in­tègre au­to­ma­ti­que­ment dans la note de frais. De son cô­té, la so­lu­tion Moov­card s’est po­si­tion­née de­puis l’au­tomne 2016 sur le cré­neau des dé­pla­ce­ments en VTC, taxi et mo­to-taxi via une ap­pli­ca­tion mo­bile, un site web et un sys­tème de compte pré­payé pour une ges­tion au­to­ma­ti­sée des notes de frais pour les en­tre­prises. “La ten­dance est à l’in­té­gra­tion des ac­teurs tiers comme Uber, les taxis G7 ou Business Table afin d’en­core mieux cen­tra­li­ser les dé­penses et d’avoir une vi­sion glo­bale du coût du dé­pla­ce­ment. Ce­la per­met éga­le­ment de sa­voir où sont les col­la­bo­ra­teurs”, confirme Ju­lia Vul­cain.

Ce n’est d’ailleurs pas uni­que­ment les ser­vices DRH, comp­ta­bi­li­té et fi­nan­cier qui poussent à l’adop­tion d’un ou­til de ges­tion des notes de frais, mais aus­si, bien sou­vent, la Di­rec­tion des Sys­tèmes d’In­for­ma­tion (DSI) pour des rai­sons d’uni­for­mi­sa­tion et d’in­té­gra­tion de l’en­semble des flux dans les so­lu­tions d’ERP (En­tre­prise Res­source Plan­ning).

Au fi­nal, le coût d’une ges­tion in­for­ma­ti­sée via une so­lu­tion in­té­grée est avan­ta­geux. Ama­deus es­time celle-ci à en­vi­ron 6 €, contre 23 € pour une ges­tion ma­nuelle, le gain dé­pen­dant du de­gré d’automatisation de l’en­semble de la chaîne de

ges­tion du voyage d’af­faires. Se­lon l’étude PayS­tream Ad­vi­sors re­prise par KDS, “les en­tre­prises qui au­to­ma­tisent in­té­gra­le­ment leur pro­ces­sus de ges­tion des dé­penses peuvent en­re­gis­trer 39 % de ré­duc­tion sup­plé­men­taire en termes de coûts de trai­te­ment par rap­port à l’uti­li­sa­tion d’un pro­ces­sus im­pli­quant en­core

des étapes ma­nuelles”. Le saut tech­no­lo­gique pour­rait être ac­cé­lé­ré par la pré­sence dans les en­tre­prises des mil­le­nials, ces 18-34 ans éle­vés un smart­phone à la main et dé­si­reux d’uti­li­ser dans le cadre pro­fes­sion­nel des ap­pli­ca­tions mo­biles simples et ef­fi­caces pour ré­ser­ver et ef­fec­tuer leurs dé­pla­ce­ments tout en gé­rant leurs notes de frais.

PHO­TOS TÉ­MOINS

Face à ses concur­rents dé­jà bien ins­tal­lés, l’es­pa­gnol Cap­tio en­tend jus­te­ment faire la dif­fé­rence sur le mar­ché fran­çais avec un ou­til de ges­tion 100 % mo­bile. Ce nou­vel ac­teur pro­pose une nu­mé­ri­sa­tion au­to­ma­tique des jus­ti­fi­ca­tifs via une pho­to prise à par­tir d’un smart­phone ou d’une ta­blette. L’ap­pli­ca­tion en­re­gistre

et classe les in­for­ma­tions clés (mon­tant, four­nis­seur, type de frais, date…) avant de vé­ri­fier au­to­ma­ti­que­ment les dé­penses. “Le sys­tème de lec­ture au­to­ma­tique évite les sai­sies ma­nuelles et les er­reurs hu­maines. Afin de sim­pli­fier la ges­tion en back-of­fice, Cap­tio im­porte les re­le­vés des autres moyens de paie­ment comme les cartes af­faires des col­la

bo­ra­teurs”, ex­plique My­riam Za­nat­ta, la di­rec­trice marketing France. De la même ma­nière, la jeune start-up fran­çaise Ex­pen­sya pro­pose une so­lu­tion mo­bile et cloud de ges­tion des notes de frais. KDS n’est pas en reste, ayant éga­le­ment adop­té ce pro­cé­dé de pho­to­gra­phie nu­mé­rique des jus­ti­fi­ca­tifs de paie­ment dans son ou­til Neo Ex­pense, dont le spectre va de l’op­ti­mi­sa­tion des pro­ces­sus achats

à l’automatisation du trai­te­ment des notes de frais en pas­sant par la ré­con­ci­lia­tion des fac­tures four­nis­seurs.

D’autres atouts pour l’en­tre­prise sont sou­le­vés par les TMC comme la ré­cu­pé­ra­tion de la TVA. “Sa ré­cu­pé­ra­tion sur les dé­penses à l’étran­ger est par­fois dif­fi­cile. Un ou­til de ges­tion de notes de frais va ai­der les ser­vices fi­nan­ciers en iden­ti­fiant ce qui peut être ré­cu­pé­ré”, juge Pa­tri­cia Mo­ro­si­ni de Se­lec­tour Af­faires. “Une so­lu­tion d’ex­pense fa­ci­lite la réa­li­sa­tion d’au­dit et ali­mente les ou­tils de re­por­ting. Elle per­met de voir les postes d’amé

lio­ra­tion po­ten­tielle”, ajoute Cé­dric Le­fort chez BCD Tra­vel. Seule ombre au ta­bleau, con­trai­re­ment à d’autres pays eu­ro­péens, la France n’ac­cepte pas la dé­ma­té­ria­li­sa­tion to­tale des jus­ti­fi­ca­tifs et les en­tre­prises doivent conti­nuer à les conser­ver ! Une pho­to prise avec un té­lé­phone n’est pas va­lable d’un point de vue fis­cal en cas de contrôle. Et la ré­cu­pé­ra­tion de la TVA à l’in­ter­na­tio­nal né­ces­site aus­si de conser­ver un sup­port pa­pier. La ges­tion ma­nuelle a en­core de beaux jours de­vant elle !

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