Di­gi­tal Work­place

Wie sieht er aus, der di­gi­ta­le Ar­beits­platz der Zu­kunft? Ei­ne kon­tro­ver­se Dis­kus­si­on ent­wi­ckel­te sich auf der Ver­an­stal­tung „IT meets Press“in Mün­chen, zu der die Or­ga­ni­sa­to­ren ei­ne il­lus­tre Run­de ge­la­den hat­ten.

Computerwoche - - Inhalt - Von Hein­rich Vas­ke, Chef­re­dak­teur

Über den di­gi­ta­len Ar­beits­platz der Zu­kunft lässt sich treff­lich strei­ten. An­läss­lich ei­ner Po­di­ums­dis­kus­si­on tra­fen die un­ter­schied­li­chen An­sät­ze und Ide­en auf­ein­an­der. Vor al­lem die Fra­ge, wie Ar­beits­plät­ze an­hand von Rol­len­de­fi­ni­tio­nen ein­ge­rich­tet wer­den soll­ten, sorg­te für Ge­sprächs­stoff.

Den Agent Pro­vo­ca­teur gab Axel Op­per­mann, IT-Ana­lyst bei Avis­pa­dor. Die meis­ten Un­ter­neh­men sei­en zu trä­ge, um bei der Ein­rich­tung di­gi­ta­ler Ar­beits­plät­ze wirk­lich vor­an­zu­kom­men. Um­fra­gen zu­fol­ge ha­be erst je­des fünf­te Un­ter­neh­men in Deutsch­land das The­ma sys­te­ma­tisch auf­ge­grif­fen. Die meis­ten ver­strick­ten sich in klei­ne­ren Kon­zep­ten, statt ei­nen Be­frei­ungs­schlag zu wa­gen. Da­bei sei vie­len Ge­schäfts­füh­run­gen be­wusst, dass die Zeit des Aus­pro­bie­rens zu En­de ge­he und wei­te­res Zö­gern Wild­wuchs und Schat­ten-IT för­de­re.

Un­ter­neh­men müs­sen laut Op­per­mann schnells­tens Sor­ge tra­gen, dass ih­re Mit­ar­bei­ter über ver­schie­dens­te Ka­nä­le und Me­di­en hin­weg di­gi­tal zu­sam­men­ar­bei­ten kön­nen: „Wenn ich nie an­fan­ge, wer­de ich auch nie ein zu­frie­den­stel­len­des Er­geb­nis er­rei­chen.“Wer sich die­ser Her­aus­for­de­rung nicht stel­le, ris­kie­re die Wett­be­werbs­fä­hig­keit sei­nes Un­ter­neh­mens, warn­te Op­per­mann. Ei­ne Fül­le an Funk­tio­nen blei­be den Mit­ar­bei­tern dann ver­wehrt – von Be­nach­rich­ti­gungs­diens­ten über Ar­chi­vie­rung bis hin zu in­tel­li­gen­ter Ka­len­der­füh­rung. Un­ter­neh­men müss­ten jetzt an­fan­gen, denn es sei nicht ein­fach und brau­che Zeit, kon­ven­tio­nel­le Ge­schäfts­pro­zes­se, Kul­tu­ren und Hier­ar­chi­en mit ei­nem di­gi­ta­len Ar­beits­platz­kon­zept zu ver­ein­ba­ren. Hier müss­ten Or­ga­ni­sa­tio­nen ei­ne Lern­kur­ve durch­lau­fen, und da­für bräuch­ten sie ein Chan­ge-Ma­nage­ment.

Sind die Un­ter­neh­men zu trä­ge?

An­net­te Rust, Di­gi­tal Stra­te­gist bei der Ac­cen­ture-Toch­ter Ava­na­de Deutsch­land Gm­bH, gab Op­per­mann recht. „Es geht um die Wett­be­werbs­fä­hig­keit – weit mehr als um an­de­re The­men“, mahn­te die Ma­na­ge­rin des Be­ra­tungs­hau­ses, das auf die Mi­cro­soft-Pro­dukt­welt spe­zia­li­siert ist. Der Di­gi­tal Work­place sei Dreh- und An­gel­punkt je­der Di­gi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie. Rust mahn­te an, dass sich die IT-Ab­tei­lun­gen in den Un­ter­neh­men mit den Rol­len der Be­schäf­tig­ten in den Fach­be­rei­chen be­schäf­ti­gen und de­ren Bu­si­ness-Ar­beits­plät­ze op­ti­mal und nach den neu­es­ten Er­kennt­nis­sen in Sa­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on und Col­la­bo­ra­ti­on ein­rich­ten müss­ten.

Als Bei­spiel nann­te sie die Rol­le des „Un­der­wri­ters“in ei­ner Ver­si­che­rung, des­sen Auf­ga­be es ist, Ri­si­ken mög­lichst ex­akt ein­zu­schät­zen. Die­se Po­si­ti­on be­nö­ti­ge heu­te mehr als je zu­vor ei­ne Viel­falt in­ter­ner und ex­ter­ner Da­ten­quel­len im Zu­griff. Neu dar­an ist, dass es die­se In­for­ma­ti­ons­quel­len in Hül­le und Fül­le gibt: in­tern bei­spiels­wei­se durch Ana­ly­tics- und Re­cher­che-Tools, ex­tern durch Web-ba­sier­te Di­ens­te, die et­wa Wet­ter-, Ver­kehrs-, Um­welt­oder sta­tis­ti­sche Da­ten zur Ver­fü­gung stel­len.

Kon­tro­ver­se zum The­ma „Rol­len“

Rust nann­te das „fort­lau­fen­de Chan­geMa­nage­ment“als ent­schei­den­den Er­folgs­fak­tor für das Ge­lin­gen ei­nes Di­gi­tal-Work­pla­ceKon­zepts. Be­vor man über Tools spre­che, gel­te es erst ein­mal, die Pro­zes­se in­tel­li­gent ein­zu­rich­ten. Uni­fied-Com­mu­ni­ca­ti­ons-Lö­sun­gen sei­en wich­tig, aber vor­her müs­se die De­fi­ni­ti­on rol­len­ba­sier­ter Ar­beits­plät­ze im Mit­tel­punkt ste­hen. Un­ter­neh­men soll­ten ih­re Di­gi­tal­stra­te­gie lang­fris­tig aus­le­gen, „das gro­ße Bild muss stim­men“, sag­te die Ava­na­de-Ma­na­ge­rin. Sind die An­for­de­run­gen an die Ar­beits­plät­ze ein­mal er­fasst, gel­te es, ein in­tui­ti­ves User In­ter­face zu schaf­fen, das den An­wen­der in­di­vi- du­ell be­dient und ihm Zu­gang zu den be­nö­tig­ten In­for­ma­tio­nen bie­tet. Da­bei müs­se man na­tür­lich auf­pas­sen, dass die Re­lease-Fä­hig­keit der ein­ge­setz­ten Soft­ware ge­wahrt blei­be.

Nicht al­le Dis­ku­tan­ten woll­ten der Ava­na­deMa­na­ge­rin in ih­ren Vor­stel­lun­gen be­züg­lich Lang­fris­tig­keit der Pro­jek­te und in­di­vi­du­el­lem Zu­schnitt der User In­ter­faces fol­gen. Ana­lyst Op­per­mann sag­te, Un­ter­neh­men hät­ten nicht mehr die Zeit, um bei IT-Pro­jek­ten in Zy­klen von drei Jah­ren zu rech­nen – die­se Zahl hat­te Rust ins Spiel ge­bracht –, da die kom­plet­te di­gi­ta­le Um­ge­stal­tung der Ar­beits­welt Zeit brau­che und viel Geld kos­te. Op­per­mann sprach von „bru­ta­len“, „gra­vie­ren­den“Ve­rän­de­run­gen durch die Di­gi­ta­li­sie­rung, bei de­nen Un­ter­neh­men kei­ne Zeit ver­lie­ren dürf­ten. Wich­tig sei es, dass sich die Mit­ar­bei­ter künf­tig selbst be­die­nen und ih­re Ser­vices be­quem aus Markt­plät­zen her­aus zu­sam­men­stel­len könn­ten.

„Ich glau­be nicht, dass Rol­len die Zu­kunft sind“, sag­te der Ana­lyst. „Wir brau­chen Werk­zeug­käs­ten für An­wen­der, die ge­mein­sam mit ih­ren Teams be­stimm­te Zie­le er­rei­chen wol­len.“Di­gi­ta­li­sie­rung hei­ße auch, dass man das Gros der Mit­ar­bei­ter in die La­ge ver­set­zen müs­se, selbst zu wäh­len, was sie an di­gi­ta­len Ar­beits­mit­teln nut­zen woll­ten.

Di­gi­ta­le Ar­beits­plät­ze nicht nur im Bü­ro

Den Be­griff des di­gi­ta­len Ar­beit­plat­zes auf rol­len­ba­sier­te User In­ter­faces oder UCC-Tools zu be­schrän­ken, hält auch Tol­ga Er­do­gan, Di­rec­tor So­lu­ti­ons & Con­sul­ting bei Di­men­si­on Da­ta, für zu kurz ge­grif­fen. Nach­dem das The­ma Uni­fied Com­mu­ni­ca­ti­ons weit­ge­hend ab­ge­schlos­sen sei, ge­he es für Un­ter­neh­men nun dar­um, „di­gi­ta­le Ar­beits­wel­ten“zu ge­stal­ten, in de­nen sich die­se Men­schen ent­fal­ten und höchst­mög­li­che Pro­duk­ti­vi­tät er­rei­chen könn­ten. Als Bei­spiel nann­te Er­do­gan das in­tel­li­gen­te Ge­bäu­de, das sich – aus­ge­stat­tet mit Sen­so­rik und Be­a­cons – schon beim Zu­tritt der Mit­ar­bei­ter auf de­ren Auf­ga­ben und An­for­de­run­gen ein­stel­le. Die Ar­beits­um­ge­bung passt sich den Be­dürf­nis­sen der Be­schäf­tig­ten an – so die Vi­si­on Er­do­gans.

In Zei­ten von In­ter­net of Things und In­dus­trie 4.0 be­tref­fe der Di­gi­tal Work­place auch die so­ge­nann­ten Blue-Col­lar-Jobs, er­in­ner­te der Di­men­si­on-Da­ta-Ma­na­ger. Po­si­tio­nen in Fa­b­ri­ken und La­gern et­wa könn­ten mit Hil­fe von Vir­tu­al

Reality und Aug­men­ted Reality di­gi­ta­li­siert wer­den, Auf­ga­ben lie­ßen sich so ver­ein­fa­chen und Pro­zes­se bes­ser ab­bil­den.

Al­te Zöp­fe ab­schnei­den

Ei­nig­keit be­stand in der Run­de da­rin, dass der Di­gi­tal Work­place ein Ein­schnitt sei und al­te Zöp­fe ab­ge­schnit­ten wer­den müss­ten. Be­vor es los­ge­he, müss­ten die Ge­schäfts­pro­zes­se in Ord­nung ge­bracht wer­den. „Man soll­te nicht ei­nen schlech­ten Pro­zess in gu­ten neu­en Tools ab­bil­den“, warn­te Ana­lyst Op­per­mann. Zu oft wer­de an nicht mehr zeit­ge­mä­ßen, in­di­vi­dua­li­sier­ten Lö­sun­gen fest­ge­hal­ten, weil Ar­beits­plät­ze dar­an hin­gen und Mit­ar­bei­ter sich ret­ten woll­ten. Auf dem fal­schen Weg sei­en auch Fir­men mit rie­si­gen In­tra­net-Pro­jek­ten: Dort wer­de oft so viel in­ves­tiert, dass die Un­ter­neh­men um je­den Preis dar­an fest­hiel­ten, ob­wohl die ab­ge­bil­de­ten Pro­zes­se mit­un­ter in­fle­xi­bel und von der Rea­li­tät über­holt sei­en. Neue di­gi­ta­le Ab­läu­fe könn­ten un­ter sol­chen Um­stän­den nur zeit­ver­zö­gert oder gar nicht be­rück­sich­tigt wer­den.

Doch es gibt auch das an­de­re Ex­trem: Un­ter­neh­men in­ves­tie­ren be­reit­wil­lig in Cloud-Lö­sun­gen, weil sie sich dem Druck der Fach­be­rei­che beu­gen, und die IT ver­liert die Fä­den aus den Hän­den. „Es fehlt dann oft an Kon­zep­ten für Da­ten­kon­trol­le, Se­cu­ri­ty oder Com­p­li­an­ce“, be­ob­ach­tet Marc Hof­fer, Ver­triebs­chef bei der Ave­point Deutsch­land Gm­bH in Mün­chen, die sich mit der Ein­füh­rung von Mi­cro­soft Of­fice und Sha­re­point be­schäf­tigt. Wür­den Sys­te­me an die Bu­si­ness-Sei­te ver­kauft, be­kom­me man häu­fig Pro­ble­me im Backend. Vor­han­de­ne Pro­zes­se und Sys­te­me, die sich nicht im­mer ein­fach aus­mus­tern oder ab­schal­ten lie­ßen, ver­trü­gen sich nicht mit der neu­en Welt.

Datev ver­lässt sich auf In­tel­li­genz der Kun­den

Ge­las­sen an­ge­sichts der teils kon­tro­ver­sen Dis­kus­sio­nen zeig­te sich Mat­thi­as Som­mer­mann, bei der Datev für Cloud-Lö­sun­gen ver- ant­wort­lich. Er gab zu be­den­ken, dass gera­de Mit­tel­ständ­ler ih­re Kauf­ent­schei­dun­gen nüch­tern kal­ku­lier­ten und sich nicht drän­gen lie­ßen. Ge­gen Buz­zwords sei­en sie re­la­tiv im­mun. „Die Be­trie­be schau­en sich ih­re Pro­zes­se an und über­le­gen, wie sie ih­re Ar­beits­plät­ze ef­fi­zi­en­ter ge­stal­ten kön­nen“, so der Datev-Mann.

„Wenn sie se­hen, dass es sich rech­net, in­ves­tie­ren sie auch.“Und in­ves­tiert wer­de der­zeit vor al­lem, um den „gi­gan­ti­schen Ver­wal­tungs­auf­wand“in den Griff zu be­kom­men, den klei­ne und mitt­le­re Be­trie­be heu­te auf Druck der Be­hör­den leis­ten müss­ten. Des­halb sei­en in­zwi­schen mehr als 25.000 Un­ter­neh­men in ei­ne di­gi­ta­le Zu­sam­men­ar­beit mit ih­ren Steu­er­be­ra­tern ein­ge­stie­gen – in der Datev-Cloud na­tür­lich.

Bei Re­gen kein Bier­gar­ten­um­satz

Wie so et­was funk­tio­niert, zeig­te am IT-meetsPress-Tag der Steu­er­be­ra­ter Ste­fan Fichtl, Ge­schäfts­füh­rer der SFS Steu­er­be­ra­tungs­ge­sell­schaft mbH in Dach­au. Fichtl hat sei­ne 2005 ge­grün­de­te Ge­sell­schaft von Be­ginn an di­gi­tal aus­ge­rich­tet, um, wie er sagt, „in ei­nem ge­sät­tig­ten Markt wett­be­werbs­fä­hig sein zu kön­nen“. Für den Be­leg-, Da­ten- und Do­ku­men­ten­aus­tausch so­wie für wei­te­re Auf­ga­ben ver­wen­det er Cloud-ba­sier­te Datev-Pro­duk­te. Al­le 27 An­ge­stell­ten ha­ben zu­dem Sur­face-Ta­blets von Mi­cro­soft, die schon nach zwei Jah­ren aus­ge­tauscht wer­den.

Fichtl be­ton­te, dass die Ar­beits­wei­se der Steu­er­be­ra­ter sich zu­neh­mend auch auf frü­her nicht ver­wen­de­te Da­ten stüt­ze. Als Bei­spiel nann­te er Kol­le­gen, die Wet­ter­da­ten ab­frag­ten, um her­aus­zu­fin­den, ob die Um­satz­an­ga­ben ei­nes Bier­gar­ten­be­trei­bers für ei­nen be­stimm­ten Zeit­punkt rea­lis­tisch sei­en: „Wir müs­sen das kön­nen, die Be­triebs­prü­fer kön­nen es schließ­lich auch.“Fichtl mach­te un­miss­ver­ständ­lich klar, dass in sei­nem Un­ter­neh­men nur Mit­ar­bei­ter ei­ne Chan­ce ha­ben, die den Weg in die di­gi­ta­le Zu­kunft ent­schlos­sen mit­ge­hen.

Axel Op­per­mann (links), Ana­lyst bei Avis­pa­dor in Kassel, warn­te vor „bru­ta­len“Ve­rän­de­run­gen durch die Di­gi­ta­li­sie­rung. Marc Hof­fer, Ver­triebs­chef von Ave­point Deutsch­land, be­ton­te, dass die IT-Or­ga­ni­sa­tio­nen die Fä­den in der Hand be­hal­ten müss­ten.

Tol­ga Er­do­gan von Di­men­si­on Da­ta (rechts) sag­te, es ge­he nicht nur um di­gi­ta­le Ar­beits­plät­ze und Tools, son­dern um in­tel­li­gent ge­stal­te­te Ar­beits­wel­ten. Da­ge­gen stell­te Mat­thi­as Som­mer­mann von der Datev fest, dass Mit­tel­ständ­ler vor al­lem mit ei­nem Pro­blem kämpf­ten: der aus­ufern­den Bü­ro­kra­tie.

An­net­te Rust, Di­gi­tal Stra­te­gist bei Ava­na­de Deutsch­land: „Die Gestal­tung der di­gi­ta­len Ar­beits­plät­ze muss per­fekt auf die Rol­len im Un­ter­neh­men ab­ge­stimmt sein.“

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