Soft­ware­ro­bo­ter er­obern die Bü­ros

Ro­bo­tic Pro­cess Au­to­ma­ti­on (RPA) er­mög­licht die Au­to­ma­ti­sie­rung von Ver­wal­tungs­pro­zes­sen – für klei­nes Geld.

Computerwoche - - Vorderseite - Von Man­fred Brem­mer, Se­ni­or Edi­tor IoT & Mo­bi­le

Ei­ne ak­tu­el­le Stu­die von Re­ply zeigt: Ro­bo­tic Pro­cess Au­to­ma­ti­on (RPA) ist in den gro­ßen Un­ter­neh­men weit­ge­hend an­ge­kom­men und bie­tet noch viel wei­te­res s Ent­wick­lungs­po­ten­zi­al. Über­schau­ba­re Kos­ten und kur­ze Amor­ti­sa­ti­ons­zei­ten be­las­ten das IT-Bud­get nur we­nig. RPA ist ei­ne In­ves­ti­ti­on mit ge­rin­gen Ri­si­ken und gro­ßen Chan­cen.

Un­ter­neh­men, die Ro­bo­tic Pro­cess Au­to­ma­ti­on nut­zen, pro­fi­tie­ren von kur­zen Durch­lauf­zei­ten, Kos­ten­vor­tei­len und ei­ner schnel­len Amor­ti­sie­rung ih­rer In­ves­ti­tio­nen. Das ist das Re­sü­mee ei­ner ak­tu­el­len Um­fra­ge des IT-Di­enst­leis­ters Re­ply. Al­ler­dings ste­hen vie­le Nut­zer noch ganz am An­fang und wol­len ih­re Ak­ti­vi­tä­ten suk­zes­si­ve in­ten­si­vie­ren. So schrei­ben rund 90 Pro­zent der Um­fra­ge­teil­neh­mer, die RPA-Lö­sun­gen be­reits ein­set­zen oder an der Schwel­le zu ei­ner RPA-Im­ple­men­tie­rung ste­hen, der Tech­nik ei­ne gro­ße be­zie­hungs­wei­se so­gar sehr gro­ße Be­deu­tung zu; selbst für die Hälf­te der RPANo­vi­zen hat das The­ma ei­ne ho­he Re­le­vanz.

Im Rah­men der Stu­die wur­den 59 Ver­tre­ter aus über 30 Un­ter­neh­men mit ei­nem Um­satz von größ­ten­teils über ei­ner Mil­li­ar­de Eu­ro be­fragt – die Mehr­heit da­von (87 Pro­zent) kommt aus Eu­ro­pa), 60 Pro­zent aus der DACH-Re­gi­on. Wie Ste­fan Gös­sel, Ma­na­ging Part­ner bei der Stra­te­gie­be­ra­tung Le­ad­vi­se Re­ply, be­rich­tet, ist RPA seit dem ver­gan­ge­nen Jahr ge­ra­de in Deutsch­land stark im Kom­men. So ge­be es mitt­ler­wei­le Dax-30-Un­ter­neh­men, die über 1000 Soft­ware­ro­bo­ter im Ein­satz hät­ten. Und wenn­gleich sich der­zeit eher grö­ße­re Un­ter- neh­men mit dem The­ma be­fass­ten, ist sich Gös­sel si­cher, dass sich RPA auch im Mit­tel­stand aus­brei­ten wird.

Das vor­herr­schen­de In­ter­es­se gro­ßer wie klei­ner Be­trie­be an ro­bo­ter­ge­stütz­ter Au­to­ma­ti­sie­rung ist die Aus­sicht auf mehr Ef­fi­zi­enz. Da­ne­ben er­hof­fen sich die Kun­den, durch den Ein­satz von RPA auch qua­li­fi­zier­te­re Aus­sa­gen tref­fen zu kön­nen, da die Er­geb­nis­se et­wa im Kun­den­ser­vice mess­bar wer­den.

Ef­fi­zi­en­te­re Pro­zes­se, nied­ri­ge­re Kos­ten

In der Re­gel sind es laut Stu­die Ma­na­ger oder Ab­tei­lungs­lei­ter, die RPA-Initia­ti­ven an­sto­ßen. Sie er­hof­fen sich vom Ein­satz der Soft­ware­ro­bo­ter ei­ne hö­he­re Pro­duk­ti­vi­tät (90 Pro­zent), nied­ri­ge­re Pro­zess­kos­ten (83 Pro­zent) so­wie ei­ne stei­gen­de Qua­li­tät im Hin­blick auf Pro­zes­se (64 Pro­zent) und Da­ten­ver­ar­bei­tung (53 Pro­zent). Letz­te­res, so der Hin­weis von Re­plyMann Gös­sel, sei wie­der­um ei­ne wich­ti­ge Vor­aus­set­zung für den Ein­satz von künst­li­cher In­tel­li­genz (KI) im Un­ter­neh­men. Werk­zeu­ge für KI und Ma­chi­ne Le­arning be­nö­tig­ten sau­be­re Pro­zes­se und ei­ne ho­he Da­ten­qua­li­tät, nur dann lie­ßen sich wert­vol­le Er­kennt­nis­se

für das Busi­ness ge­win­nen. Als wei­te­re Mo­ti­ve für den RPA-Ein­satz wer­den die Ent­las­tung der ei­ge­nen Mit­ar­bei­ter (47 Pro­zent), ein ver­bes­ser­tes Ser­vice­an­ge­bot, aber auch zu­sätz­li­che Wert­schöp­fungs­op­tio­nen und die Chan­ce, Ri­si­ken zu sen­ken, an­ge­führt.

Die­se Vor­tei­le kom­men vor al­lem in den Be­rei­chen Fi­nan­zen und Busi­ness Ope­ra­ti­ons zum Tra­gen. Die Nut­zer se­hen sich da­bei durch­aus ge­zwun­gen, in RPA zu in­ves­tie­ren: Knapp die Hälf­te der Be­frag­ten be­kun­det, mit die­sen Maß­nah­men den An­schluss an den Wett­be­werb in der je­wei­li­gen Bran­che hal­ten zu wol­len. Ein wei­te­res Drit­tel sieht in RPA-Lö­sun­gen die Chan­ce, ei­nen Vor­sprung ge­gen­über der Kon­kur­renz her­aus­zu­ar­bei­ten und da­mit Wett­be­wer­ber hin­ter sich zu las­sen.

Ein­bin­dung in die Ge­samt­stra­te­gie

Wich­tig ist da­bei nicht nur die prak­ti­sche Um­set­zung ent­spre­chen­der Plä­ne und Pro­jek­te, son­dern auch ih­re Ei­n­ord­nung in den Ge­samt­rah­men des je­wei­li­gen Un­ter­neh­mens. Der Um­fra­ge zu­fol­ge wer­den RPA-Lö­sun­gen zur­zeit vor al­lem tak­tisch ein­ge­setzt – 53 Pro­zent nut­zen sie für die Au­to­ma­ti­sie­rung ein­zel­ner Pro­zes­se. Um das ge­sam­te Po­ten­zi­al zu er­schlie­ßen, be­darf es laut Re­ply je­doch ei­ner In­te­gra­ti­on in die über­grei­fen­de Un­ter­neh­mens- be­zie­hungs­wei­se Ge­schäfts­stra­te­gie – erst da­mit lie­ßen sich vie­le der ge­nann­ten Zie­le er­rei­chen. Knapp 40 Pro­zent der Um­fra­ge­teil­neh­mer se­hen in RPA-Lö­sun­gen be­reits mehr als nur ein tak­ti­sches In­stru­ment.

Die Aus­sicht, zu­sätz­li­che Vor­tei­le im Wett­be­werb zu er­zeu­gen, lässt RPA zu ei­ner at­trak­ti­ven Op­ti­on wer­den. So plant die Mehr­heit der Be­frag­ten, ih­re ak­tu­el­len Bud­gets in den kom­men­den drei Jah­ren deut­lich zu er­hö­hen – al­ler­dings in ei­nem über­schau­ba­ren Rah­men von bis zu 250.000 Eu­ro (45 Pro­zent). Bud­gets von über ei­ner Mil­li­on Eu­ro sind da­ge­gen nur sel­ten an­zu­tref­fen – wenn, dann in gro­ßen Un­ter­neh­men mit RPA-Er­fah­rung.

Da­bei amor­ti­sie­ren sich die Pro­jekt­kos­ten of­fen­bar in re­la­tiv kur­zer Zeit: Zwei Drit­tel der Be­trie­be mit eta­blier­ten RPA-Lö­sun­gen ga­ben an, dass sich die In­ves­ti­tio­nen be­reits in­ner­halb ei­nes Jah­res ren­tiert hät­ten. Auch die Im­ple­men­tie­rungs­zeit ist laut Re­ply-Ma­na­ger Gös­sel über­schau­bar. In ei­nem ak­tu­el­len Use Ca­se ha­be ein Kun­de vor der Ent­schei­dung Ne­ar­shore-Aus­la­ge­rung oder RPA ge­stan­den. Letzt­end­lich ha­be er als Vor­aus­set­zung für den Auf­trag an Re­ply die Auf­la­ge ge­macht, dass die RPA-Lö­sung in­ner­halb von vier Wo­chen im­ple­men­tiert wer­de – was auch ge­lang.

„Die Her­aus­for­de­rung beim Ein­füh­ren ei­ner RPA-Lö­sung ist es, die zu au­to­ma­ti­sie­ren­den Pro­zes­se voll­stän­dig zu de­fi­nie­ren“, er­klärt Gös­sel. Da­zu braucht es even­tu­ell ein Pro­cess Mi­ning, um fest­zu­stel­len, was ab­läuft. Häu­fig kom­me es da­bei zu ei­ner „Ana­ly­se-Pa­ra­ly­se“: In ei­nem Fall ha­be sich et­wa her­aus­ge­stellt, dass es von ei­nem als ein­fach be­schrie­be­nen Pro­zess im Kun­den­ser­vice 96 Va­ri­an­ten ge­ge­ben hat­te. An­sons­ten wür­den er­fah­re­ne Kun­den ei­nen neu­en Soft­ware­ro­bo­ter in ei­nem hal­ben Tag ein­rich­ten, so Gös­sel. Der las­se sich dann be­lie­big per Knopf­druck re­pli­zie­ren, et­wa für das Ab­ar­bei­ten von Be­stel­lun­gen bei Son­der­ak­tio­nen.

Ak­ti­ves Chan­ge-Ma­nage­ment er­for­der­lich

Da­mit RPA-Lö­sun­gen ih­re Vor­tei­le voll aus­spie­len kön­nen, müs­sen die Im­ple­men­tie­rungs­maß­nah­men al­ler­dings über rein tech­ni­sche und or­ga­ni­sa­to­ri­sche Aspek­te hin­aus­ge­hen. Ein wich­ti­ges Kri­te­ri­um ist laut Re­ply die Ak­zep­tanz der Mit­ar­bei­ter: Sie sind die­je­ni­gen, die künf­tig in be­stimm­ten Be­rei­chen Auf­ga­ben an Soft­ware­ro­bo­ter ab­ge­ben sol­len, um dann auf an­de­ren Ge­bie­ten sinn­vol­ler ein­ge­setzt zu wer­den.

Hier emp­fiehlt der IT-Di­enst­leis­ter den An­wen­dern, Mensch und Ro­bo­ter in ein stim­mi­ges Ge­samt­kon­zept ein­zu­bin­den: Es geht an die­ser Stel­le um nicht we­ni­ger als ei­ne ge­ziel­te stra­te­gi­sche In­te­gra­ti­on von Mit­ar­bei­tern und Soft­ware­ro­bo­tern. Ein pro­fes­sio­nel­les Chan­ge-Ma­nage­ment müs­se da­bei weit oben auf der Agen­da ste­hen. Im­mer­hin ga­ben knapp

70 Pro­zent der Nut­zer im Rah­men der Um­fra­ge an, sie ver­füg­ten be­reits über ein spe­zi­el­les Cen­ter of Ex­cel­lence, das sich die­sen Auf­ga­ben mit der er­for­der­li­chen Kom­pe­tenz wid­me.

Was die aus­zu­wäh­len­de RPA-Lö­sung an­geht, zeig­te sich in der Um­fra­ge, dass der Markt trotz Blue Prism als füh­ren­dem An­bie­ter (32 Pro­zent Markt­an­teil) noch sehr frag­men­tiert ist. For­res­ter Re­se­arch sieht das Un­ter­neh­men in ei­ner ak­tu­el­len Markt­ana­ly­se eben­falls als markt­füh­rend, ge­mein­sam al­ler­dings mit den et­was bes­ser ge­rank­ten An­bie­tern UiPath und Au­to­ma­ti­on Anyw­he­re. Zum Kreis der „Strong Per­for­mers“ge­hör­den au­ßer­dem Pe­ga­sys­tems, Nice, Ed­ge­ver­ve, Kryon, Ko­fax und Though­tono­my.

In der Re­ply-Stu­die wur­den als wich­tigs­te Aus­wahl­kri­te­ri­en – in die­ser Rei­hen­fol­ge – nied­ri­ge Li­zenz­kos­ten, Ska­lier­bar­keit, das Er­fül­len ge­schäft­li­cher An­for­de­run­gen und ein ge­rin­ger Im­ple­men­tie­rungs­auf­wand ge­nannt. Ins­ge­samt zeigt die­ser Markt­über­blick, dass RPA vor al­lem in ih­rer Ei­gen­schaft als er­wei­ter­ba­re Platt­form mit mo­de­ra­ten Ein­stieghür­den und kur­zen Amor­ti­sie­rungs­zei­ten ei­nen gu­ten Ein­stieg in die di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on von Un­ter­neh­men bil­det. Zu­dem lässt sie sich durch die zu­künf­ti­ge Ein­bin­dung wei­te­rer Tech­no­lo­gi­en wie KI oder Pro­cess Ana­ly­tics ver­gleichs­wei­se ein­fach aus­bau­en.

Dar­über hin­aus sei es et­wa mit­tels ei­ner Kom­bi­na­ti­on von RPA und Ma­chi­ne Le­arning – auch Co­gni­ti­ve Au­to­ma­ti­on ge­nannt – mög­lich, die Ar­beit von Sach­be­ar­bei­tern zu un­ter­stüt­zen und ein­fa­che Ent­schei­dun­gen zu fäl­len, er­klärt Re­ply-Ma­na­ger Gös­sel. An­de­re Bei­spie­le da­für, wie man als Ant­wort auf den Fach­kräf­te­man­gel und den „War for Ta­l­ents“ei­ne Art „Di­gi­tal Work­force“bil­den kön­ne, sei­en In­te­gra­tio­nen von RPA mit ei­nem Chat­bot oder Sprachas­sis­ten­ten. Bis­her herr­sche hier ei­ne kla­re Tren­nung, so Gös­sel: „Ma­chineLe­arning-Sys­te­me er­ken­nen Trends, Soft­ware­ro­bo­ter er­fül­len Auf­trä­ge.“

Vor ei­ner RPA-Ein­füh­rung steht ei­ne de­tail­lier­te Pro­zess­ana­ly­se, sagt Ste­fan Gös­sel, Ma­na­ging Part­ner bei der Stra­te­gie­be­ra­tung Le­ad­vi­se Re­ply, und warnt vor ei­ner Ana­ly­se-Pa­ra­ly­se. Von ihr spricht man, wenn von ei­nem als ein­fach be­schrie­be­nen Pro­zess mit ei­nem Mal un­zäh­li­ge Va­ri­an­ten auf­tau­chen und so al­le RPA-Plä­ne tor­pe­die­ren.

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