Di­gi­ta­li­sie­rung der Per­so­nal­ar­beit

Das Seg­ment der HR-Soft­ware ist in zahl­rei­che Dis­zi­pli­nen auf­ge­teilt. Die ei­ne Soft­ware­lö­sung, die al­les ab­deckt, gibt es nicht. Ent­spre­chend gut hal­ten sich die vie­len mit­tel­stän­di­schen An­bie­ter in Deutsch­land, die in­halt­lich un­ter­schied­li­che Schwer­punkt

Computerwoche - - Inhalt - Von Do­mi­nic Dau­ben­ber­ger, Ge­schäfts­füh­rer der Con­sult-HR Un­ter­neh­mens­be­ra­tung

Ta­len­te zu hal­ten und zu ent­wi­ckeln ge­hört in Zei­ten chro­ni­schen Man­gels an IT-Per­so­nal zu den Kern­auf­ga­ben der HR-Ab­tei­lun­gen. Im­mer häu­fi­ger be­nut­zen die­se da­für Soft­ware, de­ren Aus­wahl al­ler­dings nicht ganz tri­vi­al ist.

Das The­ma HR-Soft­ware wur­de in vie­len Un­ter­neh­men und Or­ga­ni­sa­tio­nen lan­ge Jah­re stief­müt­ter­lich be­han­delt. Vie­le Ma­na­ger in­ves­tier­ten eif­rig in mo­der­ne Fer­ti­gungs­sys­te­me oder Bu­si­ness-In­tel­li­gen­ceTools, doch den Mehr­wert mo­der­ner Per­so­nalMa­nage­ment­sys­te­me er­kann­ten sie nicht. Hin­zu kam, dass sich die meis­ten Per­so­na­ler – in der Mehr­zahl we­nig tech­ni­kaf­fin – kaum für ei­ne kon­ti­nu­ier­li­che Mo­der­ni­sie­rung ih­rer HRIT-Sys­te­me stark mach­ten.

Erst der de­mo­gra­fi­sche Wan­del und das Feh­len von Fach­kräf­ten ha­ben die Un­ter­neh­men auf­mer­ken las­sen. Die Er­kennt­nis, dass ei­ne stra­te­gi­sche, zu­kunfts­ori­en­tier­te Per­so­nal­ar­beit nicht oh­ne mo­der­ne HR-Sys­te­me zu be­werk­stel­li­gen ist, setzt sich zu­neh­mend durch. Doch ste­cken vie­le Un­ter­neh­men bei der Di­gi­ta­li­sie­rung ih­rer Per­so­nal­pro­zes­se noch in den Kin­der­schu­hen, und die Hil­fe­stel­lun­gen von au­ßen hal­ten sich in Gren­zen.

Soft­ware­aus­wahl im Per­so­nal­we­sen

Der Markt für HR-Soft­ware ist klein­tei­lig, schwer über­schau­bar und von ei­nem schnel­len Wan­del ge­kenn­zeich­net. Hin­zu kommt, dass sich die IT-Or­ga­ni­sa­tio­nen, die ja meis­tens mit Soft­ware­aus­wahl-Pro­zes­sen be­traut sind, in der Re­gel nur am Ran­de mit Per­so­nal­ma­nage­men­tSys­te­men be­fas­sen.

In un­se­rer Be­ra­tungs­pra­xis zeigt sich das oft wie folgt: Ein Per­so­nal­lei­ter mel­det sich, weil er von sei­ner Ge­schäfts­lei­tung be­auf­tragt wur­de, nach ei­ner mo­der­nen HR-Lö­sung Aus­schau zu hal­ten. Im In­ter­net ha­be man et­was über Ta­lent-Ma­nage­ment und die Vor­zü­ge ei­ner di­gi­ta­li­sier­ten Per­so­nal­ar­beit ge­le­sen.

Die IT-Ab­tei­lung steckt aber knie­tief in ei­nem SAP-Ein­füh­rungs­pro­jekt und möch­te sich aus dem HR-The­ma am liebs­ten ganz her­aus­hal­ten. Der IT-Lei­ter be­lässt es bei dem zwei­fel­los gut ge­mein­ten Rat­schlag, sich von In­sel­lö­sun­gen fern zu hal­ten und nach ei­ner in­te­grier­ten Lö­sung Aus­schau zu hal­ten, sei­net­we­gen auch aus der Cloud.

Ei­ne ers­te In­ter­net-Re­cher­che schafft dann je­de Men­ge Un­klar­heit und die ers­ten Ver­käu­fer der Soft­ware­häu­ser blo­ckie­ren die Te­le­fon­lei­tun­gen. Si­cher: Soll es nur dar­um ge­hen, ei­ne klei­ne Teil­lö­sung wie et­wa ein Be­wer­ber-Ma­nage­ment-Tool an­zu­schaf­fen, mag die­se Me­tho­de der Soft­ware­aus­wahl noch funk­tio­nie­ren. Sie wird aber spä­tes­tens dann schei­tern, wenn um­fang­rei­che HR-Lö­sun­gen ge­sucht wer­den oder die IT-Stra­te­gie im Per­so­nal­we­sen ins­ge­samt auf dem Prüf­stand steht. Ver­schaf­fen wir uns zu­nächst ei­nen Über­blick über die un­ter­schied­li­chen Funk­ti­ons­be­rei­che und den Markt für HR-Soft­ware.

Per­so­nal­ma­nage­ment von A bis Z

Die Ein­satz­ge­bie­te von HR-Soft­ware sind breit ge­streut. Sie rei­chen von A wie Azu­bi-Ver­wal­tung bis Z wie Zeit­wirt­schaft. Wäh­rend noch vor zehn Jah­ren die meis­ten Sys­te­me im We­sent­li­chen Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nung, ei­ne ru­di­men­tä­re Per­so­nal­ver­wal­tung so­wie Zei­ter­fas­sung bo­ten, sind die heu­ti­gen An­wen­dungs­be­rei­che so viel­fäl­tig, dass es kaum ei­nen An­bie­ter gibt, der al­le Be­rei­che ab­de­cken kann (sie­he auch „Die HR-Soft­ware-Be­rei­che im Über­blick“, Sei­te 40).

Ver­gleicht man den Markt für HR-Soft­ware mit dem an­de­rer Ge­schäfts­an­wen­dun­gen wie ERP oder CRM, dann fällt auf, dass der An­teil an Cloud-Lö­sun­gen hier viel hö­her aus­fällt. SAP gibt an, dass sich mitt­ler­wei­le über 90 Pro­zent der Kun­den für de­ren HR-Cloud-Lö­sung Suc­ces­sFac­tors und ge­gen die sta­tio­nä­re SAP-HCM-Lö­sung ent­schei­den.

Tat­säch­lich ist die in Deutsch­land an­fäng­lich weit ver­brei­te­te Skep­sis ge­gen­über Cloud Com­pu­ting zu­erst bei Lö­sun­gen für das Per­so­nal- we­sen ge­wi­chen. Vor­rei­ter wa­ren hier oft Lö­sun­gen für das E-Re­cruit­ing. Ket­ze­risch ge­spro­chen hat­te man of­fen­bar bei der Aus­la­ge­rung von Be­wer­ber­da­ten auf ex­ter­ne Re­chen­zen­tren we­ni­ger Bauch­schmer­zen als mit Da­ten aus der Fi­nanz­buch­hal­tung.

Ent­schei­dend für die Ak­zep­tanz der Cloud war je­doch der In­no­va­ti­ons­vor­sprung, den die An­bie­ter ih­ren Kun­den bie­ten kön­nen. Die Clou­dLö­sun­gen über­zeu­gen mit ho­her in­di­vi­du­el­ler An­pass­bar­keit und ha­ben ein neu­es Ni­veau ge­schaf­fen, was in­tui­ti­ve Be­dien­bar­keit und Work­flow-Au­to­ma­ti­sie­rung be­trifft.

Die In­no­va­ti­ons­freu­de der Soft­ware­her­stel­ler ist un­ge­bro­chen. Ne­ben dem Be­wer­ber-Ma­nage­ment wer­den vor al­lem Ta­lent-Ma­nage­men­tLö­sun­gen stark nach­ge­fragt. Auf­grund der im­mer ge­rin­ge­ren An­zahl an gu­ten Be­wer­bern tun Un­ter­neh­men gut dar­an, die ei­ge­nen Mit­ar­bei­ter wei­ter­zu­ent­wi­ckeln, um Va­kan­zen auch in­tern zu be­set­zen. Ta­lent-Ma­nage­ment-Soft­ware un­ter­stützt sie da­bei, Mit­ar­bei­ter ge­zielt zu för­dern und lang­fris­tig an das Un­ter­neh­men zu bin­den. Ins­ge­samt er­hält die Per­so­nal­ent­wick-

lung ei­nen im­mer hö­he­ren Stel­len­wert und wird zum ent­schei­den­den Fak­tor für die Zu­kunfts­fä­hig­keit ei­ner Or­ga­ni­sa­ti­on.

Ei­nen be­son­ders ho­hen Mehr­wert für die Per­so­nal­ar­beit lie­fern dar­über hin­aus Em­ployee Self Ser­vices (ESS). Mit­hil­fe der ESS-Por­ta­le ha­ben Mit­ar­bei­ter bei­spiels­wei­se stets den Über­blick über ih­re St­un­den­sal­den, kön­nen Ur­lau­be be­an­tra­gen, Be­schei­ni­gun­gen her­un­ter­la­den oder die sie be­tref­fen­den Ziel­ver­ein­ba­run­gen ein­se­hen. Das stei­gert nicht nur die Zuf­rie­den­heit, son­dern ent­las­tet auch die Per­so­nal­ad­mi­nis­tra­ti­on.

Mit­tel­stän­di­sche Soft­ware­häu­ser do­mi­nie­ren

Der Markt ist ge­kenn­zeich­net von ei­ner Fül­le an Soft­ware­her­stel­lern und Sys­tem­häu­sern. Al­lein in Deutsch­land gibt es schät­zungs­wei­se rund 300 HR-Lö­sun­gen im An­ge­bot. Trotz Kon­zen­tra­ti­ons­be­mü­hun­gen der gro­ßen Soft­ware­her­stel­ler wie SAP, Ora­cle oder Sa­ge, do­mi­nie­ren klei­ne­re, mit­tel­stän­di­sche Soft­ware­un­ter­neh­men mit oft­mals nur 50 oder 100 Mit­ar­bei­tern das Ge­sche­hen. Ein wei­te­rer Fak­tor, der zur Zer­stü­cke­lung des Mark­tes bei­trägt, ist das Feh­len von wirk­li­chen Al­les­kön­nern. Selbst An­bie­tern wie SAP mit Suc­ces­sFac­tors ge­lingt es nicht, al­le Per­so­nal­pro­zes­se in ei­ner in­te­grier­ten, um­fas­sen­den HR-Sui­te ab­zu­bil­den. Die An­for­de­run­gen an mo­der­ne HR-Sys­te­me sind schlicht­weg zu viel­fäl­tig und kom­plex.

Der so­ge­nann­te Best-of-Breed-An­satz ist da­her bei HR-Soft­ware über­aus po­pu­lär. Ni­schen­an­bie­ter punk­ten mit oft­mals weit­aus funk­tio­na­le­ren, leich­ter zu be­die­nen­den und über­dies güns­ti­ge­ren Spe­zi­al­lö­sun­gen wie zum Bei­spiel für das Re­cruit­ing oder die Zei­ter­fas­sung. Es ist da­her kein Wun­der, dass in vie­len Un­ter­neh­men und Or­ga­ni­sa­tio­nen über die Jah­re ein Sam­mel­su­ri­um von vier oder mehr Lö­sun­gen für die Per­so­nal­ar­beit ent­stan­den ist.

Auf­fäl­lig sind auch die höchst un­ter­schied­li­chen

Prei­se, die von den Soft­ware­häu­sern auf­ge­ru­fen wer­den. In un­se­ren Aus­wahl­pro­jek­ten kom­men bei den Schät­zun­gen für die Ge­samt­be­triebs­kos­ten nicht sel­ten Preis­un­ter­schie­de mit ei­nem Fak­tor von drei oder hö­her zu­stan­de.

Cloud-Lö­sun­gen set­zen sich durch

HR-Soft­ware er­lebt seit et­wa zehn Jah­ren ei­nen re­gel­rech­ten Boom. Fach­kräf­te­man­gel und der ge­stie­ge­ne Wert sys­te­ma­ti­sier­ter Per­so­nal­ent­wick­lung ha­ben zu ei­ner ho­hen Nach­fra­ge ins­be­son­de­re nach Re­cruit­ing- und Ta­lent-Ma­nage­ment-Lö­sun­gen ge­führt. Die größ­ten­teils aus dem Aus­land kom­men­den Cloud-An­bie­ter ha­ben den deutsch­spra­chi­gen Markt ge­hö­rig durch­ein­an­der­ge­wir­belt.

Sie setz­ten neue Maß­stä­be, was Usa­bi­li­ty und Pro­zess­un­ter­stüt­zung be­trifft. In kei­nem an­de­ren Bu­si­ness-Soft­ware-Seg­ment konn­ten sich Cloud-Lö­sun­gen so schnell eta­blie­ren. Kenn­zeich­nend für den HR-Soft­ware-Markt sind zu­dem das Feh­len ein­deu­ti­ger Platz­hir­sche und das kaum über­schau­ba­re An­ge­bot von klei­nen und mit­tel­stän­di­schen Soft­ware­häu­sern. Den Soft­ware­her­stel­lern ist es da­bei noch nicht ge­lun­gen, die vie­len Teil­dis­zi­pli­nen der Per­so­nal­ar­beit zu­frie­den­stel­lend in ei­ner um­fas­sen­den HR-Sui­te ab­zu­bil­den. Da­her sind Un­ter­neh­men und Or­ga­ni­sa­tio­nen oft ge­zwun­gen, auf meh­re­re spe­zia­li­sier­te Lö­sun­gen zu­rück­zu­grei­fen.

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