4 x klas­si­sches Zeit­ma­nage­ment

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● Es gibt ge­nü­gend eta­blier­te Time-ma­nage­ment-me­tho­den, bei de­nen man sich Stra­te­gi­en ab­schau­en kann, die dem ei­ge­nen Ar­beits­na­tu­rell ent­ge­gen­kom­men. Zu­dem kann es hilf­reich sein, die Ker­n­idee ei­ner Me­tho­de auf­zu­grei­fen und in­di­vi­du­ell an­zu­pas­sen, rät Zeit­ma­nage­ment-ex­per­tin Cor­du­la Nuss­baum. Hier die be­kann­tes­ten Me­tho­den:

Po­mo­do­ro-tech­nik Die­se Zeit­ma­nage­ment­me­tho­de be­ruht auf der An­nah­me, dass re­gel­mä­ßi­ge Pau­sen (und schon al­lein die Aus­sicht dar­auf) die Ar­beits­pro­duk­ti­vi­tät stei­gern. Da­bei lässt man al­le 25 Mi­nu­ten ei­nen We­cker klin­geln und macht cir­ca 5 Mi­nu­ten Pau­se. Nach je­weils vier sol­cher Zy­klen ste­hen dann rund 15 Mi­nu­ten Pau­se an. Die Po­mo­do­ro-tech­nik ver­folgt das Ziel, Ab­schwei­fun­gen wie den ge­le­gent­li­chen Be­such auf Face­book und Co wäh­rend der Ar­beits­zeit ein­zu­däm­men. Auch ex­ter­ne, zur Ar­beit ge­hö­ren­de Ablen­kun­gen durch E-mail und Te­le­fon soll­te man in die­sen Zy­klen ver­mei­den und erst in ei­nem spe­zi­ell da­für vor­ge­se­he­nen Ar­beits­zy­klus ge­sam­melt be­ar­bei­ten.

Ei­senhow­er-prin­zip Frei nach dem ehe­ma­li­gen Us-prä­si­den­ten Dwight D. Ei­senhow­er wer­den bei die­ser Me­tho­de al­le Auf­ga­ben nach den Pa­ra­me­tern »wich­tig« und »dring­lich« be­wer­tet, um schnel­ler zu ent­schei­den, was als Nächs­tes er­le­digt wer­den muss. Die Kon­se­quen­zen für die To-do-lis­te se­hen wie folgt aus: Wich­ti­ge und zu­gleich dring­li­che Auf­ga­ben er­le­digt man so­fort. Wich­ti­ge und nicht dring­li­che Auf­ga­ben wer­den ter­mi­niert und bis zum vor­ge­ge­be­nen Ter­min ab­ge­ar­bei­tet. Nicht wich­ti­ge und dring­li­che Auf­ga­ben de­le­giert man – so­fern mög­lich –, und we­der wich­ti­ge noch dring­li­che Tä­tig­kei­ten wer­den von der To-do-lis­te ge­stri­chen.

Al­pen-tech­nik Mit der Al­pen-tech­nik kann man den Ar­beits­tag ef­fi­zi­en­ter struk­tu­rie­ren. A und L ste­hen für das mor­gend­li­che De­fi­nie­ren an­ste­hen­der Auf­ga­ben und die Lis­te mit al­len Ter­mi­nen und Ak­ti­vi­tä­ten des Ta­ges in­klu­si­ve der da­für vor­ge­se­he­nen Zeit. P ist das Kür­zel für den ein­zu­pla­nen­den zeit­li­chen Puf­fer zwi­schen den Auf­ga­ben. E be­zeich­net zu tref­fen­de Ent­schei­dun­gen, um die Auf­ga­ben nach Prio­ri­tät zu ord­nen oder so­gar weg­zu­las­sen. N steht für die Nach­kon­trol­le am Abend: Hat man al­le Auf­ga­ben ge­schafft? Falls nicht, schreibt man sie für den nächs­ten Tag auf und plant even­tu­ell groß­zü­gi­ger.

Pa­re­to-prin­zip Das Pa­re­to-prin­zip geht von der be­kann­ten Theo­rie des ita­lie­ni­schen In­ge­nieurs und Öko­no­men Vilf­re­do Fe­de­ri­co Pa­re­to aus, nach der 80 Pro­zent der Ar­beits­er­geb­nis­se mit le­dig­lich 20 Pro­zent des Ge­samt­auf­wands er­zielt wer­den kön­nen – des­we­gen wird es auch 80-zu-20-prin­zip ge­nannt. Die letz­ten 20 Pro­zent für ei­ne hun­dert­pro­zen­ti­ge Auf­ga­ben­er­fül­lung neh­men da­ge­gen die üb­ri­gen 80 Pro­zent der Zeit in An­spruch. Wie ent­kommt man die­sem Di­lem­ma? Man iden­ti­fi­ziert das oft ver­nach­läs­si­gens­wer­te Fi­nis­hing, um­geht es gänz­lich, un­ter­zieht es ei­ner Ef­fi­zi­en­z­op­ti­mie­rung oder de­le­giert es an rou­ti­nier­te­re An­sprech­part­ner.

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