Pro­jekt­ma­nage­ment in der Cloud

Wenn Han­douts und E-Mails für die zu­ver­läs­si­ge Pla­nung und Ab­wick­lung von Pro­jek­ten nicht mehr aus­rei­chen, kom­men Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools ins Spiel. Die nutzt man heu­te aus der Cloud.

PC Magazin - - Inhalt - Hei­ko Bau­er

Or­ga­ni­sie­ren im Team

Fir­men, die pro­jek­t­ori­en­tiert ar­bei­ten, ste­hen vor im­mer wie­der neu­en Her­aus­for­de­run­gen. Oft ist kein Auf­trag wie der an­de­re, die Fer­tig­stel­lungs­ter­mi­ne sind aber eng be­mes­sen und die Qua­li­tät muss am En­de na­tür­lich auch stim­men. Bei all­dem dür­fen zu­dem die Kos­ten nicht aus dem Au­ge ver­lo­ren wer­den. Je mehr Per­so­nen an ei­nem Pro­jekt be­tei­ligt sind, des­to wich­ti­ger wird ein so­li­des Pro­jekt­ma­nage­ment. Da­mit kön­nen die an­fal­len­den Auf­ga­ben klar ver­teilt wer­den, und der Stand der ein­zel­nen Pro­jekt­schrit­te ist für die Ver­ant­wort­li­chen je­der­zeit ein­seh­bar. Zwi­schen­zie­le (Mei­len­stei­ne) re­du­zie­ren das Ri­si­ko von Fehl­ent­wick­lun­gen und sor­gen für ge­ord­ne­te Über­gän­ge zwi­schen den Pro­jekt­pha­sen.

Un­ter­stüt­zung aus der Da­ten­wol­ke

Ab ei­ner ge­wis­sen Grö­ßen­ord­nung ist das Gan­ze per Han­douts und E-Mail nicht mehr sinn­voll und öko­no­misch zu or­ga­ni­sie­ren. Dann kommt Pro­jekt­ma­nage­ment­soft­ware ins Spiel. Lan­ge Zeit wa­ren da­für min­des­tens ei­ne Netz­wer­kin­fra­struk­tur und ei­ne spe­zi­el­le Soft­ware wie Mi­cro­soft Pro­ject er­for­der­lich, was enor­me Kos­ten für Tech­nik, Li­zen­zen und Ad­mi­nis­tra­ti­on nach sich zie­hen konn­te. Heu­te ist das nicht mehr not­wen­dig, dank ei­ner Viel­zahl an Cloud-Tools, mit de­nen Un­ter­neh­men ih­re Pro­jek­te kos­ten­güns­tig und fle­xi­bel ver­wal­ten kön­nen. Ein gro­ßer Vor­teil der An­wen­dun­gen in der Da­ten­wol­ke ist über­dies die Orts­un­ab­hän­gig­keit, wo­durch sich bei­spiels­wei­se auch ex­ter­ne Pro­jekt­be­tei­lig­te naht­los ein­bin­den las­sen – so man­ches Start-up-Team ist ja heu­te schon über die gan­ze Welt ver­teilt.

Auf gu­te Zu­sam­men­ar­beit

Über die rei­ne Pro­jekt­ver­wal­tung hin­aus be­sit­zen die Tools in der Re­gel noch wei­te- re Funk­tio­nen für die Zu­sam­men­ar­beit im Team, wie bei­spiels­wei­se ei­ne Do­ku­men­ten­ver­wal­tung, In­stant Mes­sa­ging, Au­diound Vi­deo­kon­fe­ren­zen und der­glei­chen. Auch die An­bin­dung an ex­ter­ne Di­ens­te ist üb­li­cher­wei­se mög­lich, et­wa an Goog­le Docs, Ever­no­te, Slack oder Sa­les­force. Für die Nut­zung der Tools fällt meist ei­ne Mo­nats­ge­bühr pro Mit­ar­bei­ter an. Zu­wei­len gibt es aber auch kos­ten­lo­se Ba­sis­ver­sio­nen, die je nach Te­am­grö­ße und An­for­de­rung erst ein­mal ge­nü­gen. Stei­gen die An­sprü­che, ist dann ein Up­date auf ei­ne Be­zahl­va­ri­an­te mög­lich. Ge­ra­de für klei­ne­re Un­ter­neh­men kann der Start in die elek­tro­ni­sche Pro­jekt­ver­wal­tung da­mit oh­ne zu­sätz­li­che In­ves­ti­tio­nen ge­lin­gen. Al­le vor­ge­stell­ten Pro­gram­me bie­ten ne­ben dem Brow­ser­zu­gang Apps für die mo­bi­le Nut­zung, man­che auch für den Desk­top. Üb­lich ist auch ein Gra­tis­test­zeit­raum für die kos­ten­pflich­ti­gen An­ge­bo­te.

Leicht zu ler­nen und auch kos­ten­los voll nutz­bar: Trel­lo

Wer auf das agi­le Pro­jekt­ma­nage­ment set­zen möch­te und sich ei­nen ein­fa­chen Ein­stieg wünscht, soll­te sich Trel­lo an­se­hen. Das Pro­gramm ori­en­tiert sich stark am Kan­ban-An­satz: Pro­jek­te wer­den auf ei­nem Board or­ga­ni­siert, auf dem ein­zel­ne Auf­ga­ben als Kar­tei­kar­ten dar­ge­stellt sind. Die­se las­sen sich per Drag-and-drop leicht um­or­ga­ni­sie­ren und ver­schie­ben. Nach der In­stal­la­ti­on ver­fügt das Pro­gramm zu­nächst nur über die wich­tigs­ten Funk­tio­nen. Für die in­di­vi­du­el­le An­pas­sung gibt es Power-ups, mit de­nen wei­te­re Di­ens­te in­te­griert wer­den kön­nen. In der Ba­sis­ver­si­on ist Trel­lo voll­kom­men und dau­er­haft gra­tis. Dar­in ent­hal­ten ist je­doch nur ein Power-up je Pro­jekt, zu­dem ist die Grö­ße für Da­tei­an­hän­ge auf zehn Me­ga­byte be­grenzt. Wer mehr möch­te, kann in

den Ein­stel­lun­gen ab mo­nat­lich 3,75 Dol­lar Trel­lo Gold ak­ti­vie­ren. Da­mit sind drei Power-ups je Pro­jekt mög­lich, und Da­tei­an­hän­ge dür­fen bis zu 250 Me­ga­byte er­rei­chen. Ei­nen weit grö­ße­ren Funk­ti­ons­um­fang bie­tet das Pa­ket Busi­ness Class für 9,99 Dol­lar pro Be­nut­zer und Mo­nat.

Re­du­ziert und vom Team schnell ak­zep­tiert: Ba­se­camp

Eben­falls auf Ein­fach­heit ge­trimmt und mit 2,8 Mil­lio­nen Ac­counts ei­nes der be- lieb­tes­ten Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools ist Ba­se­camp. Die Funk­tio­nen des Pro­gramms für Kom­mu­ni­ka­ti­on, Zu­sam­men­ar­beit und Pro­jekt­ver­wal­tung sind über­sicht­lich in sechs Kern­mo­du­len or­ga­ni­siert. Ty­pi­sche PM-Werk­zeu­ge wie Gantt-Dia­gram­me und der­glei­chen sucht man hier ver­geb­lich; da­für fällt die Be­die­nung leicht, und es ist kaum Ei­n­ar­bei­tung not­wen­dig – Ak­zep­tanz im Team ist da­mit fast ga­ran­tiert. Lei­der stellt Ba­se­camp kei­ne deut­sche Be­nut­zer­ober­flä­che zur Ver­fü­gung. Dank der Re­duk­ti­on auf das We­sent­li­che sind al­ler­dings auch kei­ne tie­fer­ge­hen­den Sprach­kennt­nis­se er­for­der­lich. Zur Ein­füh­rung gibt es ein klei­nes Vi­deo, na­tür­lich eben­falls nur auf Eng­lisch. Ein­fach ist auch das Preis­mo­dell von Ba­se­camp: Die gren­zen­lo­se Nut­zung in­klu­si­ve 500 Gi­ga­byte Spei­cher kos­tet pau­schal 99 Dol­lar pro Mo­nat.

Zeit­ge­mä­ße Ver­stän­di­gung: As­a­na

Be­son­de­res Au­gen­merk auf op­ti­ma­le Kom­mu­ni­ka­ti­on und Team­ar­beit bei der Pla­nung, Be­ar­bei­tung und Kon­trol­le von Pro­jek­ten rich­tet As­a­na. Das von zwei ehe­ma­li­gen Face­book-Be­schäf­tig­ten ent­wi­ckel­te Pro­gramm ori­en­tiert sich denn auch am so­zia­len Netz­werk: Mit­ar­bei­ter kön­nen bei­spiels­wei­se Pro­jek­ten fol­gen und wer­den dann über de­ren Ak­ti­vi­tä­ten in­for­miert. Das Tool setzt stark auf Lis­ten, in de­nen sich Ab­schnit­te und Auf­ga­ben auch für um­fang­rei­che Pro­jek­te über­sicht­lich dar­stel­len las­sen. Pro­jekt­zie­le und Mi­les­to­nes kön­nen als Check­lis­te an­ge­legt und nach Da­tum sor­tiert wer­den. Teams mit nicht mehr als 15 Mit­glie­dern kön­nen As­a­na gra­tis ein­set­zen, je­doch mit ein­ge­schränk­tem Funk­ti­ons­um­fang. Wer mehr be­nö­tigt, bucht die Pre­mi­um­ver­si­on für 9,25 Eu­ro/Mo­nat pro Nut­zer. Sie bie­tet zu­sätz­li­che Fea­tu­res wie ei­ne Zeit­leis­te, be­nut­zer­de­fi­nier­te Fel­der, Vor­la­gen und pri­va­te Pro­jek­te. Au­ßer­dem ent­hält es dann ei­ne Nut­zer­ver­wal­tung. Für klei­ne Fir­men gibt es ver­güns­tig­te An­ge­bo­te.

Um­fang­reich, aber nicht bil­lig: Wri­ke

Ein be­son­ders um­fang­rei­ches Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool ist Wri­ke. Das mo­du­lar auf­ge­bau­te Pro­gramm bie­tet Task-Ma­nage­ment, Do­ku­men­ten­ver­wal­tung und ver­schie­de­ne Kom­mu­ni­ka­ti­ons­funk­tio­nen, da­zu auch klas­si­sche PM-Werk­zeu­ge wie

Gantt-Charts und Re­porting. So­gar ei­ne Zei­ter­fas­sung gibt es. Dar­über hin­aus lässt sich Wri­ke mit­hil­fe spe­zi­el­ler Apps in an­de­re Soft­ware, zum Bei­spiel Out­look und Slack, in­te­grie­ren. Die Ober­flä­che des Pro­gramms ist klar struk­tu­riert und ge­glie­dert. Vie­le Funk­tio­nen sind nur kon­text­sen­si­tiv über die rech­te Maus­tas­te er­reich­bar, was über­frach­te­te Me­nü­leis­ten ver­hin­dert. Das Be­di­en­kon­zept und der große Funk­ti­ons­um­fang er­for­dern aber auch et­was Ei­n­ar­bei­tung. Für klei­ne Teams bis fünf Per­so­nen bie­tet Wri­ke ei­nen kos­ten­lo­sen Zu­gang, je­doch gibt es dann auch nur we­ni­ge Funk­tio­nen. Et­was mehr leis­tet die Pro­fes­sio­nal-Ver­si­on in Pa­ke­ten bis 5, 10 oder 15 Nut­zer für 9,80 Dol­lar pro Per­son und Mo­nat. Den vol­len Funk­ti­ons­um­fang gibt es erst in den Busi­ness- und Mar­ke­ters-Va­ri­an­ten; dann wer­den aber auch 24,80 bzw. 34,60 Dol­lar mo­nat­lich für je­des Te­am­mit­glied fäl­lig.

Viel­sei­ti­ges Pro­jekt­ma­nage­ment aus Ber­lin: Pla­nio

Ei­nen ernst­haf­ten Kon­kur­ren­ten zu An­wen­dun­gen wie Wri­ke hat ei­ne Ber­li­ner Soft­ware­schmie­de im Pro­gramm. Pla­nio wur­de auf Ba­sis der Open-Sour­ce-Lö­sung Red­mi­ne ent­wi­ckelt und bie­tet zahl­rei­che Funk­tio­nen für das agi­le und klas­si­sche Pro­jekt­ma­nage­ment. Ne­ben der Pro­jekt-, Auf­ga­ben- und Da­tei­ver­wal­tung ste­hen di­ver­se Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mo­du­le und auch Wi­kis zur Ver­fü­gung. Ei­ne Zei­ter­fas­sung ist eben­falls ent­hal­ten; so­gar ein Help Desk für Kun­den kann ein­ge­rich­tet wer­den. Ei­nen Gra­ti­sac­count gibt es hier nicht, da­für sind die Prei­se ver­gleichs­wei­se mo­de­rat und staf­feln sich nur nach Te­am­grö­ße und Nut­zungs­in­ten­si­tät. Das güns­tigs­te von fünf Mo­du­len, Sil­ver, ent­hält zwei Gi­ga­byte Spei­cher und kos­tet 19 Eu­ro für bis zu drei ak­ti­ve Pro­jek­te und fünf ak­ti­ve Nut­zer. Beim mitt­le­ren und nach ei­ge­nen An­ga­ben meist­ge­buch­ten An­ge­bot Dia­mond kön­nen für 59 Eu­ro Pro Mo­nat 20 ak­ti­ve Nut­zer an 15 ak­ti­ven Pro­jek­ten ar­bei­ten und da­bei 30 Gi­ga­byte Spei­cher­platz be­an­spru­chen.

Wel­che Va­ri­an­te für wen?

Wer nun über­legt, wel­ches An­ge­bot für das ei­ge­ne Un­ter­neh­men das pas­sen­de ist, kann sich un­ter an­de­rem da­nach rich­ten, wel­chen per­sön­li­chen Füh­rungs­stil die Pro­jekt­ver­ant­wort­li­chen pfle­gen. Auch die Or­ga­ni­sa­ti­ons­struk­tur der Fir­ma spielt ei­ne Rol­le. In fla­chen Hier­ar­chi­en, wie sie ge­ra­de in klei­ne­ren Fir­men weit ver­brei­te­tet sind, kön­nen mo­der­ne Me­tho­den mit viel Ei- gen­ver­ant­wor­tung in den Teams sehr gu­te Er­fol­ge er­zie­len. Dann bie­ten Trel­lo und Ba­se­camp be­son­ders ein­fa­che und über­sicht­li­che An­sät­ze. Ab ei­ner ge­wis­sen Pro­jekt­grö­ße kann da­bei al­ler­dings der Über­blick ver­lo­ren ge­hen. As­a­na ist durch sei­ne Lis­ten­struk­tur auch für um­fang­rei­che­re Auf­ga­ben ge­eig­net. Wri­ke und Pla­nio sind sehr viel­sei­tig und brin­gen auch die klas­si­schen Pro­jekt­ma­nage­ment werk­zeu­ge mit, die in kon­ser­va­tiv ge­führ­ten Be­trie­ben oft die bes­se­re Wahl sind. Sie eig­nen sich da­mit über­dies gut für große Pro­jek­te. Bei­de Pro­gram­me ent­hal­ten aber auch Tools für das agi­le Pro­jekt­ma­nage­ment, so­dass die­ses je­der­zeit im Be­trieb ge­tes­tet wer­den kann. Ein wei­te­rer Aspekt ist der Ser­ver­stand­ort. Bei Trel­lo, Ba­se­camp und As­a­na lie­gen die Da­ten in den USA. Wri­ke sitzt zwar in Ka­li­for­ni­en, nutzt für EU-Kun­den aber ein Re­chen­zen­trum in Ams­ter­dam. Pla­nio setzt als deut­sches Un­ter­neh­men auch auf Ser­ver in Deutsch­land. Ist kei­ne kla­re Ent­schei­dung mög­lich, emp­fiehlt es sich, die kos­ten­lo­sen Ba­sis ver­sio­nen oder Gra­tis test zei­t­räu­me für ei­nen di­rek­ten Ver­gleich zu nut­zen. Da die Tools in der Cloud ar­bei­ten, ist da­für ja le­dig­lich ei­ne An­mel­dung nö­tig.

In der kos­ten­lo­sen Ver­si­on von Trel­lo sind nur die Zahl der Po­wer­ups und die Grö­ße der Da­tei­an­hän­ge be­grenzt.

Die Re­duk­ti­on auf das We­sent­li­che ist das Mar­ken­zei­chen von Ba­se­camp.

As­a­na setzt auf über­sicht­li­che Struk­tu­ren und Kom­mu­ni­ka­ti­on im Face­book-Stil.

Das auf Red­mi­ne-Ba­sis ent­wi­ckel­te PM-Tool Pla­nio aus Ber­lin bie­tet ei­ne große Zahl an Fea­tu­res zu ver­hält­nis­mä­ßig güns­ti­gen Prei­sen.

Wri­ke wirkt dank mo­du­la­ren Auf­baus trotz des Funk­ti­ons­um­fangs nicht über­la­den. Das Be­di­en­kon­zept er­for­dert aber et­was Ei­n­ar­bei­tung.

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