Of­fice-Tipps & -Tricks

Mi­cro­soft Of­fice gilt als teu­er – stimmt nicht, wie PC-WELT vor­rech­net. Da­zu er­fah­ren Sie al­les über die Neue­run­gen von Of­fice 2016, be­kom­men vie­le wei­te­re Tipps und ein rie­si­ges Vor­la­gen­pa­ket auf Plus-DVD 1.

PC-WELT - - Inhalt - VON PE­TER STELZEL- MORA­WI­ETZ

Der Ar­ti­kel zeigt die Neue­run­gen von Of­fice 2016 und lie­fert vie­le Tipps. Da­zu ein rie­si­ges Vor­la­gen­pa­ket auf der Plus-DVD 1

Das kom­plet­te Pa­ket mit Out­look und ei­nem Te­ra­byte Clou­dspei­cher gibt’s schon ab 15 Euro pro Jahr.“

UM­FAS­SEN­DE TIPPS zu Of­fice auf vier Druck­sei­ten zu ver­mit­teln, ist ein (fast) aus­sichts­lo­ses Un­ter­fan­gen. Des­halb ver­su­chen wir das erst gar nicht; viel­mehr will Ih­nen die­ser Ar­ti­kel den rich­ti­gen Um­gang mit der Bü­ro­ soft­ware ver­mit­teln. Da­zu ge­hört, Sie durch den – man kann es nicht an­ders nen­nen – Dschun­gel von Miet­und Kauf­op­tio­nen, un­ter­schied­li­chen Ver­sio­nen und Spe­zi­al­an­ge­bo­ten von Of­fice zu lei­ten. Nur so viel vor­ne­weg: Das kom­plet­te Pro­gramm­pa­ket Of­fice 365 in­klu­si­ve Out­look und ei­nem Te­ra­byte Clou­dspei­cher gibt es schon ab 15 Euro pro Jahr – ein ge­ra­de­zu sen­sa­tio­nell güns­ti­ges An­ge­bot. Doch lohnt der Um­stieg auf die neue Ver­si­on über­haupt? Auch hier be­kom­men Sie ei­ne Ant­wort in Form der wich­tigs­ten Neue­run­gen. Da­zu gibt es Tipps zu den am meis­ten be­nutz­ten An­wen­dun­gen, al­so zu Word, Ex­cel, Po­wer­ po­int und Out­look, nütz­li­che Zu­satz­tools und Vor­la­gen für den All­tag (auf Plus­DVD 1) so­wie Links zu Rat­ge­bern auf www.pcwelt.de.

Das ist neu in Of­fice 2016: Zu­sam­men­ar­beit in Echt­zeit

Jen­seits von Mi­cro­softs Mar­ke­ting­sprech­bla­sen wie „Mit den Of­fice 2016 Apps sind Sie hoch­pro­duk­tiv“war­tet die ak­tu­el­le Of­fice­Ver­si­on tat­säch­lich mit ei­ner Rei­he von Ver­bes­se­run­gen auf. So kann man nun deut­lich ein­fa­cher als bis­her mit an­de­ren an Do­ku­men­ten in Echt­zeit zu­sam­men­ar­bei­ten; die Frei­ga­be lässt sich schnell über den neu­en Ein­trag „Frei­

ga­ben“ganz rechts oben im Men­üband ein­stel­len. Bei ge­mein­sam be­ar­bei­te­ten Da­ten zei­gen Word, Ex­cel, Po­wer­point und Co. auch, wer Zu­griff auf wel­che Do­ku­men­te hat. Die Än­de­run­gen von an­de­ren er­schei­nen noch wäh­rend der Ein­ga­be – wie das auch schon beim kos­ten­lo­sen On­li­ne­Of­fice von Goog­le und Mi­cro­soft ge­schieht. Mal ehr­lich: Fin­den Sie als lang­jäh­ri­ger Of­fice­An­wen­der der Ver­si­on 2007, 2010 oder 2013 stets die Funk­ti­on, die Sie su­chen? Ich je­den­falls nicht, und oft kom­me ich schnel­ler per Goog­le­Web­su­che zum Ziel als über die Hil­fe von Mi­cro­soft. Das än­dert nun die neue, oben zen­tral er­reich­ba­re Funk­ti­on „Was möch­ten Sie tun?“: Wenn Sie hier et­was ein­tip­pen – bei­spiels­wei­se in der Text­ver­ar­bei­tung „Fuß­no­te set­zen“–, so macht die Soft­ware ge­nau das so­fort, oh­ne dass Sie erst noch ir­gend­wo kli­cken müss­ten. Prak­tisch in Out­look beim Ein­fü­gen von An­hän­gen in Mails ist, dass die zu­letzt ge­nutz­ten Da­tei­en zu­erst an­ge­zeigt wer­den. Man muss sich al­so nicht mehr per Pfad zum Ziel durchkli­cken. Be­fin­den sich die An­hän­ge in der Cloud, ver­schickt Out­look 2016 nur noch Links, die ei­gent­li­chen Da­ten lädt der Emp­fän­ger sich spä­ter her­un­ter. So las­sen sich auch gro­ße Da­tei­an­hän­ge „ver­schi­cken“. Die Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on Ex­cel war­tet mit zu­sätz­li­chen Dia­gramm­ty­pen auf, und auch bei den üb­ri­gen An­wen­dun­gen gibt es Neue­run­gen. Da­zu un­ser Tipp: Schau­en Sie ein­mal in die „Schnell­leit­fä­den“(als PDFs auf Plus­DVD 1), in de­nen Mi­cro­soft über­sicht­lich auf je­weils vier Sei­ten das Wich­tigs­te zu den 2016er­Ver­si­on von Word, Ex­cel, Po­wer­point, Out­look und Oneno­te zu­sam­men­fasst.

Word und PDF: Viel mehr als nur Text­ver­ar­bei­tung

Die bei­den neu­es­ten Ver­sio­nen von Mi­cro­softs Text­ver­ar­bei­tung, al­so Word 2013 und Word 2016, bie­ten die di­rek­te Mög­lich­keit, PDF­Do­ku­men­te zu be­ar­bei­ten. Da­zu la­den Sie die Da­tei im „Ado­be“­For­mat zu­nächst wie ge­ wohnt über „Da­tei ­> Öff­nen“ins Pro­gramm. Die Mel­dung „Word kon­ver­tiert Ih­re PDF­Da­tei nun in ein be­ar­beit­ba­res Word­Do­ku­ment“be­stä­ti­gen Sie mit „OK“. Je nach Um­fang und Kom­ple­xi­tät dau­ert die Kon­ver­tie­rung et­was Zeit, die ur­sprüng­li­che For­ma­tie­rung bleibt da­bei weit­ge­hend er­hal­ten. In die­sem Do­ku­ment ha­ben Sie ab­hän­gig von In­halt und Auf­bau er­staun­lich vie­le Mög­lich­kei­ten, die In­hal­te zu be­ar­bei­ten und zu än­dern. Text lässt sich wie in Word be­ar­bei­ten, Bil­der und Gra­fi­ken kön­nen Sie lö­schen, um­plat­zie­ren oder her­aus­ko­pie­ren. An­schlie­ßend kann die Da­tei wie­der im PDF­oder Doc­/DocxFor­mat ab­ge­spei­chert wer­den. Ar­bei­ten Sie mit Word 2010, 2007 oder 2003, ver­wen­den Sie zum Be­ar­bei­ten das Tool Free PDF to Word Con­ver­ter (auf Plus­DVD 1). Um­stel­len müs­sen sich Nut­zer von Word 2013 und 2016 auch be­züg­lich der ei­ge­nen Do­ku­ment­vor­la­gen, weil Mi­cro­soft in bei­den Of­fice­ Ver­sio­nen nur die fir­men­ei­ge­nen Vor­la­gen aus der Cloud an­bie­tet. Mit ei­nem Trick las­sen sich je­doch wei­ter die per­sön­li­chen Vor­la­gen ver­wen­den. Da­zu kli­cken Sie auf „Da­tei ­> Op­tio­nen ­> Spei­chern“und tra­gen im der­zeit noch lee­ren Feld hin­ter „Stan­dard­spei­cher­ort für per­sön­li­che Do­ku­ment­vor­la­gen“den pas­sen­den Pfad ein. In Win­dows 7, 8/8.1 und 10 heißt der Ord­ner stan­dard­mä­ßig „ C:\Users\in­di­vi­du­el­ler Be­nut­zer­na­me\App­Data\Roa­ming\ Mi­cro­soft\Tem­pla­tes“. Die­sen Ein­trag müs­sen Sie tat­säch­lich ma­nu­ell vor­neh­men, ei­ne „Durch­su­chen“­Schalt­flä­che gibt es hier nicht. Wenn Sie nun das Pro­gramm neu star­ten, ha­ben Sie über „Da­tei ­> Neu“wie­der die Vor­la­gen­wahl zwi­schen „Emp­foh­len“und „Per­sön­lich“. Zwei wei­te­re Aspek­te zu Word sol­len be­son­ders er­wähnt wer­den. Wie Sie da­mit pro­fes­sio­nel­le Bro­schü­ren er­stel­len, le­sen Sie un­ter www.pcwel.de/1517057, das Ar­bei­ten mit For­

mat­vor­la­gen er­läu­tert ein wei­te­rer Rat­ge­ber ( www.pcwelt.de/861082). Ge­nannt sei schließ­lich das Vor­la­gen­pa­ket (auf Plus­DVD 1) mit 2000 vor­ge­fer­tig­ten Text­do­ku­men­ten; mehr In­fos da­zu auf Sei­te 48 im Kas­ten un­ten.

Rech­nen, Funk­tio­nen und Dia­gram­me im ak­tu­el­len Ex­cel

Auf un­se­rer Web­sei­te ( www.pcwelt.de/235709) fin­den Sie ei­nen ak­tu­el­len um­fang­rei­chen Rat­ge­ber zum Rech­nen und da­mit zu den viel­fäl­ti­gen Funk­tio­nen der Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on. Da­rin wird al­les Wich­ti­ge vom ein­fa­chen Ad­die­ren über Ma­trix­for­meln und be­ding­te For­ma­tie­run­gen bis zu Pi­vot­ta­bel­len an­hand von vie­len Bei­spie­len er­läu­tert. Wich­tig ist bei sämt­li­chen Be­rech­nun­gen, der „For­mel­spra­che“von Ex­cel und den rich­ti­gen Zell­be­zü­gen ge­nau zu fol­gen. Sonst be­kom­men Sie Feh­ler­mel­dun­gen oder fal­sche Re­sul­ta­te, de­ren Kor­rek­tur sich teil­wei­se als lang­wie­rig er­weist. Ins­be­son­de­re für Ex­cel­Ge­le­gen­heits­nut­zer ist es des­halb hilf­reich, wenn sie auf fer­ti­ge Lö­sun­gen zu­rück­grei­fen kön­nen und die kom­ple­xen For­meln nicht selbst er­stel­len müs­sen. Ei­ne aus­ge­zeich­ne­te Samm­lung mit vie­len Hun­dert nütz­li­chen Funk­tio­nen sind die Asap Uti­li­ties (auf Plus­DVD 1), die für den Heim­, Schul­ und ge­mein­nüt­zi­gen Ge­brauch gra­tis sind. Ei­ne gu­te Über­sicht nach Ru­bri­ken bie­tet der Her­stel­ler ( www.asap-uti­li­ties.com) auch auf Deutsch, wenn Sie rechts oben auf die deut­sche Flag­ge kli­cken. Nach der In­stal­la­ti­on der Asap Uti­li­ties er­scheint im Ex­cel­Men­üband das neue Re­gis­ter mit sämt­li­chen Funk­tio­nen. Blät­tern Sie die ein­zel­nen Ka­te­go­ri­en ein­fach mal durch, die zu­sätz­li­chen Mög­lich­kei­ten sind sehr pra­xis­nah und nütz­lich. Ge­lun­gen ist an­ge­sichts der Funk­ti­ons­fül­le auch die Op­ti­on „Tool fin­den und aus­füh­ren“: Hier tip­pen Sie ins Such­feld ei­nen Be­griff ein, be­kom­men die pas­sen­den Be­feh­le auf­ge­lis­tet und kön­nen das aus­ge­wähl­te Tool über die „Aus­füh­ren“­Schalt­flä­che gleich star­ten. Ei­ne wei­te­re nütz­li­che Qu­el­le für Add­ins für Ex­cel (und die üb­ri­gen Of­fice­Pro­gram­me) stellt der deut­sche An­bie­ter Smar­ttools ( www. add-in-world.com/ka­ta­log) zur Ver­fü­gung. Vie­le sind gra­tis und zu­dem von ho­her Qua­li­tät, so auch der Jah­res­ka­len­der für 2016 ( www.pcwelt. de/WXIPKB).

In­ter­es­sant prä­sen­tie­ren mit Po­wer­point: We­ni­ger ist hier mehr

Ei­ne Prä­sen­ta­ti­on zu er­stel­len ist tech­nisch nicht son­der­lich an­spruchs­voll. Selbst wenn Sie Po­wer­point schon lan­ge nicht mehr ver­wen­det ha­ben, stel­len Sie bei der Be­trach­tung der bei­den Re­gis­ter „Start“und „Ein­fü­gen“fest, dass das Pro­gramm – um es ganz la­pi­dar zu sa­gen – ge­nau­so funk­tio­niert wie Word. Sie kön­nen Text­pas­sa­gen ein­ge­ben und for­ma­tie­ren, meh­re­re Blät­ter (Fo­li­en) zu ei­ner Prä­sen­ta­ti­on zu­sam­men­fas­sen und da­ne­ben ei­ne Viel­zahl von Ob­jek­ten ein­bin­den: Bil­der, Vi­de­os, Fo­to­al­ben, Dia­gram­me, For­meln, Au­dio­da­tei­en und vie­les mehr. Ein­zig das Prin­zip der Fo­li­en­mas­ter hat in der Text­ver­ar­bei­tung kei­ne un­mit­tel­ba­re Ent­spre­chung, ist aber in der Prä­sen­sa­ti­ons­pra­xis von enor­mer Be­deu­tung. Un­ter dem Fo­li­en­mas­ter ver­steht man die Grund­struk­tur hin­sicht­lich Lay­out und De­sign. Al­le Fo­li­en, die ei­nem Fo­li­en­mas­ter hier­ar­chisch zu­ge­ord­net sind, leh­nen sich an ihn an. Wenn Sie al­so für Ih­re Vor­füh­rung ein be­stimm­tes Lay­out wäh­len oder die­ses spä­ter än­dern möch­ten, er­le­di­gen Sie das im Fo­li­en­mas­ter. Den er­rei­chen Sie über „An­sicht ­ > Fo­li­en­mas­ter“, zu er­ken­nen links in der Struk­tur­leis­te an der leicht ver­grö­ßer­ten Darstel­lung. So­bald Sie hier et­was an der An­ord­nung der ein­zel­nen Ele­men­te, dem Lay­out, der Text­grö­ße oder dem Hin­ter­grund än­dern, wer­den gleich­zei­tig al­le zu­ge­ord­ne­ten Fo­li­en an­ge­passt. Auf­ge­bro­chen wird die­ses Prin­zip erst, wenn Sie mit der rech­ten Maus­tas­te links in die Fo­li­en­ab­fol­ge kli­cken und dort den Ein­trag „Fo­li­en­mas­ter ein­fü­gen“wäh­len. Dar­über hin­aus bie­tet Po­wer­point mit „Über­gän­ge“(zwi­schen den Fo­li­en) und „Ani­ma­tio­nen“(in­ner­halb ei­ner Fo­lie) ei­ne Viel­zahl von

Mög­lich­kei­ten, die Sie bit­te äu­ßerst spar­sam ein­set­zen. Nut­zen Sie un­be­dingt auch die Vor­schau­funk­ti­on links oben, um vor­ab die Wir­kung zu se­hen. Denn un­ter Be­grif­fen wie „Ver­we­hen“oder „Fet­zen“kann sich nicht je­der et­was Kon­kre­tes vor­stel­len. We­ni­ger ist für die Zu­hö­rer und Zu­schau­er oft mehr, das gilt auch für die ge­sam­te Prä­sen­ta­ti­on. So ist kaum et­was lang­wei­li­ger, als wenn der Vor­tra­gen­de in klei­ner Schrift über­frach­te­te Fo­li­en vor­le­sen muss. Nut­zen Sie die Fo­li­en viel­mehr als Leit­fa­den, und über­frach­ten Sie sie nicht – dann hört man Ih­nen wäh­rend Ih­res Vor­trags wirk­lich zu. Al­le In­fos kön­nen Sie den Zu­hö­rern im An­schluss im­mer noch als Handout mit­ge­ben.

Die rich­ti­ge Ver­si­on: On­li­ne Of­fice, Of­fice 365 oder Of­fice 2016

On­li­ne Of­fice, Of­fice 365 oder Of­fice 2016 – und das je­weils noch in un­ter­schied­li­chen Au­s­prä­gun­gen! Mi­cro­soft macht es po­ten­zi­el­len Nut­zern sei­ner Bü­ro­soft­ware nicht gera­de ein­fach. Un­ter On­li­ne Of­fice oder Of­fice On­li­ne ver­steht man zu­nächst die kos­ten­lo­sen We­bApps, die je­der nach dem Ein­log­gen mit ei­nem Hot­mail­, Li­ve­oder Out­look.de/.com­Ac­count nut­zen kann. Da­zu zäh­len Word, Ex­cel und Po­wer­point, aber auch ei­ne Mail­ und ei­ne Ka­len­der­App eben­so wie das neue Sway für Prä­sen­ta­tio­nen. Die­se Apps bie­ten al­ler­dings nur die wich­tigs­ten Gr­und­funk­tio­nen, ge­gen­über den Voll­ver­sio­nen sind sie stark ab­ge­speckt. Gut funk­tio­niert hier be­reits die Zu­sam­men­ar­beit meh­re­rer Per­so­nen an ge­mein­sa­men Da­tei­en in­klu­si­ve Frei­ga­be­optio­nen. Den vol­len Funk­ti­ons­um­fang bie­ten erst Of­fice 365 und Of­fice 2016, und zwar bei­de prak­tisch den iden­ti­schen. Der Haupt­un­ter­schied zwi­schen bei­den Va­ri­an­ten ist das Be­zahl­mo­dell: Wäh­rend man Of­fice 365 mie­tet und da­für ei­ne mo­nat­li­che oder jähr­li­che Ge­bühr be­zahlt, kauft man bei der 2016er­Ver­si­on ei­ne Li­zenz, die sich prin­zi­pi­ell be­lie­big lan­ge nut­zen lässt und die lo­kal in­stal­liert und an ein Ge­rät ge­bun­den ist, nicht an ei­nen Be­nut­zer. Neue Ver­sio­nen be­kommt man da­bei an­ders als bei Of­fice 365 al­ler­dings nicht, beim Mie­ten ar­bei­tet man stets mit der neu­es­ten Ver­si­on. Im De­tail gibt es aber dann doch ei­ni­ge Un­ter­schie­de, die den Pa­ket­um­fang, die Cloud­An­bin­dung, die Li­zen­zen und die Nut­zung auf Mo­bil­ge­rä­ten so­wie dem Mac be­tref­fen. Wäh­rend Of­fice Ho­me & Stu­dent 2016 für den PC oder (!) den Mac nur Word, Ex­cel, Po­wer­Point und Oneno­te um­fasst, kom­men bei Of­fice 365 Out­look, Pu­blis­her und Ac­cess hin­zu. Au­ßer­dem steht je­dem Of­fice­365­Nut­zer ein Te­ra­byte Cloud­Spei­cher zur Ver­fü­gung, der beim US­Kon­kur­ren­ten Drop­box al­lein schon 99 Euro pro Jahr kos­tet. Für die­sen Preis (Stra­ßen­preis ca. 70 Euro) gibt es bei Mi­cro­soft mit Of­fice 365 Ho­me fünf voll­wer­ti­ge Of­fice­Li­zen­zen, die je­weils auf zwei Ge­rä­ten in­stal­liert wer­den dür­fen: auf dem PC oder Mac, so­wie auf dem Ta­blet­PC. Die 1er­Li­zenz kos­tet 69 Euro pro Jahr (Stra­ßen­preis ca. 40 Euro), wäh­rend die 2016er­Ver­si­on oh­ne Lauf­zeit­be­gren­zung ein­ma­lig 149 Euro kos­tet (Stra­ßen­preis: ca. 100 Euro). Deut­lich teu­rer ist die Bu­si­nes­sVa­ri­an­te mit Out­look. Als wä­ren die ver­schie­de­nen Li­zenz­mo­del­le nicht schon kom­pli­ziert ge­nug, gibt es für Schü­ler und Stu­den­ten wei­te­re Mög­lich­kei­ten. Nur Stu­den­ten sind zum Kauf von „Of­fice 365 Uni­ver­si­ty“be­rech­tigt: Da­bei han­delt es sich um ein auf vier Jah­re be­fris­te­tes Abon­ne­ment für das je­weils ak­tu­el­le Of­fice­Pa­ket, das auf zwei Ge­rä­ten (PC, Mac, Ta­blet, Smart­pho­ne) ge­nutzt wer­den kann. Es kos­tet ein­ma­lig 79 Euro. Nimmt ei­ne Uni­ver­si­tät oder Bil­dungs­ein­rich­tung je­doch am Edu­ca­ti­on­Pro­gramm von Mi­cro­soft teil, kön­nen die Stu­die­ren­den Of­fice über die Hoch­schu­le so­gar kos­ten­los nut­zen. Über den Link www.pcwelt.de/yx­jQ1u lässt sich prü­fen, ob man da­von pro­fi­tie­ren kann. Schü­ler wie­der­um kön­nen ab­hän­gig von der Of­fice­Li­zenz ih­rer Schu­le die ak­tu­el­le Bü­ro­soft­ware auch zu Hau­se nut­zen. Hier hilft nur nach­fra­gen in der EDV­Ab­tei­lung. Ins­be­son­de­re für Fa­mi­li­en ist die 5er­Jah­res­li­zenz von Of­fice 365 in­klu­si­ve Out­look für gut 70 Euro jähr­lich ein güns­ti­ges An­ge­bot, je­der Per­son steht da­bei ein Te­ra­byte Spei­cher­platz in der Mi­cro­soft­Cloud für be­lie­bi­ge Da­ten zur Ver­fü­gung. Ei­nen zu­sam­men­fas­sen­den Ver­gleich der ver­schie­de­nen An­ge­bo­te fin­den Sie un­ter www.pcwelt.de/h2a0fe. Was es bei der Nut­zung der Of­fice­Apps auf Smart­pho­nes und Ta­blet­PCs ge­son­dert zu be­ach­ten gibt, er­läu­tert der Kas­ten links auf Sei­te 48.

Mi­cro­soft fasst in sei­nen so­ge­nann­ten Schnell­leit­fä­den zu den Of­fice-2016-Ap­pli­ka­tio­nen wich­ti­ge In­for­ma­tio­nen so­wie Än­de­run­gen in den neu­en Ver­sio­nen über­sicht­lich zu­sam­men.

Um in Word 2013 und 2016 wei­ter mit ei­ge­nen Do­ku­ment­vor­la­gen ar­bei­ten zu kön­nen, muss in den Op­tio­nen ein ver­steck­ter Pfad ein­ge­tra­gen sein. Da­nach ha­ben Sie die Aus­wahl.

Die Asap Uti­li­ties (auf Plus-DVD 1) er­wei­tert die Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on um meh­re­re Hun­dert nütz­li­cher Funk­tio­nen, die trotz die­ser Viel­falt gut struk­tu­riert und so­mit leicht an­zu­wen­den sind.

Mit 79 Euro für ei­ne 4-Jah­res-Li­zenz ist Of­fice 365 Uni­ver­si­ty güns­tig, je nach Hoch­schu­le kön­nen Stu­die­ren­de die Bü­ro­soft­ware von Mi­cro­soft aber so­gar gra­tis nut­zen.

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