Ant­wor­ten und Wei­ter­lei­ten un­ter­bin­den

Die­ses Pro­gramm brau­chen Sie: No Re­ply All, kos­ten­los, für Out­look 2007, 2010, 2013, auf Heft-DVD und per Down­load un­ter www.pcwelt.de/8832142

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IN JE­DEM E-Mail-Pro­gramm exis­tiert ei­ne prak­ti­sche Funk­ti­on für das Wei­ter­lei­ten er­hal­te­ner Nach­rich­ten. Manch­mal ist es al­ler­dings nicht er­wünscht, dass ei­ne ver­trau­li­che E-Mail von an­de­ren Per­so­nen ge­le­sen wird. In die­sen Fäl­len kön­nen Sie in Out­look mit dem von Mi­cro­soft be­reit­ge­stell­ten Add-in No Re­ply All die Wei­ter­ga­be Ih­rer Nach­rich­ten durch den Emp­fän­ger ver­hin­dern. Das Tool eig­net sich au­ßer­dem da­zu, ei­ne Ant­wort an Sie oder an al­le Emp­fän­ger aus­zu­schlie­ßen. No Re­ply All hilft zum Bei­spiel da­bei, die E-Mail-Flut in ei­ner Fir­ma oder in ei­ner Grup­pe zu ver­rin­gern. So geht’s: In­stal­lie­ren Sie das Add-in und star­ten Sie Out­look neu. Im Rib­bon „Start“tau­chen ganz rechts drei neue But­tons auf: „Re­plyAll“steu­ert, ob die Emp­fän­ger Ih­rer Mails ei­ne Ant­wort an al­le schi­cken kön­nen. Mit „Re­ply“kön­nen Sie fest­le­gen, ob die Emp­fän­ger über­haupt auf Ih­re Nach­richt ant­wor­ten kön­nen. Und „For­ward“schließ­lich gibt an, ob die Mail wei­ter­ge­lei­tet wer­den darf. In der Vor­ein­stel­lung sind al­le drei Funk­tio­nen de­ak­ti­viert be­zie­hungs­wei­se „disa­b­led“. Um sie ein­zu­schal­ten, kli­cken Sie auf den ge­wünsch­ten But­ton, es än­dert sich dar­auf­hin die Far­be des Hin­ter­grunds. Sie kön­nen den ak­tu­el­len Sta­tus auch durch Über­strei­chen mit der Maus fest­stel­len. Die drei Funk­tio­nen in der „Start“Leis­te steu­ern die Funk­tio­nen für al­le Ih­re E-Mails. Mit No Re­ply All las­sen sich aber auch Re­geln für ein­zel­ne Nach­rich­ten fest­le­gen. Die But­tons ste­hen Ih­nen zu die­sem Zweck eben­falls im E-MailE­di­tor von Out­look zur Ver­fü­gung, der sich öff­net, wenn Sie wie ge­wohnt auf „Neue E-Mail“kli­cken. Ver­se­hen Sie ei­ne Nach­richt mit ei­ner der drei ge­nann­ten Re­geln, fügt No Re­ply All ei­nen ent­spre­chen­den Ein­trag in die Me­t­a­da­ten der Mail ein. Im Fach­jar­gon nennt man das ein Flag. Lei­der wird die­ser Ein­trag aber nur von Out­look so­wie dem Mi­cro­soft Ex­ch­an­ge Ser­ver be­ach­tet. Al­le an­de­ren Pro­gram­me igno­rie­ren ihn. Wenn der Emp­fän­ger sei­ne Mails al­so bei­spiels­wei­se mit Thun­der­bird, App­le Mail oder ei­nem mo­bi­len Cli­ent wie Kai­ten Mail be­ar­bei­tet, ha­ben die ge­setz­ten Re­geln kei­nen Ef­fekt. No Re­ply All eig­net sich da­her vor al­lem für Grup­pen, de­ren Mit­glie­der oh­ne­hin al­le mit Out­look ar­bei­ten, oder für Un­ter­neh­men, in de­nen der Ad­mi­nis­tra­tor die ver­wen­de­te Soft­ware vor­gibt.

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