Mit Quickstep-Textbausteinen Antworten verschicken

BESONDERS bei der geschäftlichen EMailKommunikation muss häufig auf Anfragen von Kunden, Geschäftspartnern und so weiter immer wieder die gleiche Antwort gesendet werden. Das erleichtern Sie sich, indem Sie eine vorformulierte Nachricht anlegen, die Sie dann über eine Tastenkombination aufrufen und mittels Mausklick verschicken. Outlook hält zu diesem Zweck die Quicksteps bereit. Klicken Sie im Ribbon „Start“auf „QuickSteps > Neuer QuickStep -> Benutzerdefiniert“. Geben Sie dem Quickstep einen Namen wie „Antwort“und wählen Sie danach im DropdownMenü „Aktion auswählen“den Eintrag „Antworten“. Wenn Sie wollen, können Sie zudem links neben dem Namensfeld auf das Icon klicken und ein individuelles Symbol auswählen. Klicken Sie daraufhin auf den Link „Optionen anzeigen“und tippen Sie den Standardtext in das Feld „Text“ein, den Sie an den Absender der EMail schicken möchten. Outlook ergänzt diesen beim Verschicken automatisch um Ihre Signatur (falls vorhanden). Die Felder darüber, wie „An“und „Betreff“, können Sie leer lassen. Outlook weiß, dass es sich um eine Antwort handelt, und fügt selbstständig die Adresse des Absenders und den Betreff ein. Für den Fall, dass Sie die Nachricht ohne weitere Kontrolle verschicken wollen, markieren Sie „Nach 1 Minute Verzögerung automatisch senden“. Wenn Sie das Kästchen leer lassen, zeigt Ihnen Outlook die EMail vor dem Versand noch einmal an. Wählen Sie unten eine Tastenkombination, mit der Sie die vorformulierte Antwort aufrufen wollen. Außerdem können Sie einen erläuternden Text für das Quickinfo definieren, das beim Überfahren des Quicksteps per Maus erscheint. Bestätigen Sie die Einstellungen zum Schluss mit „Fertig stellen“. Um nun eine EMail schnell zu beantworten, genügt es, wenn Sie die Nachricht markieren und unter „QuickSteps“auf Ihre Antwortnachricht klicken. Wahlweise können Sie auch einfach die Tastenkombination drücken. Leider unterstützen Quicksteps von Outlook aber kein HTML, sondern verschicken lediglich unformatierten Text. Als Workaround lässt sich eine Autokorrektur definieren. Öffnen Sie dazu eine neue Mail und geben Sie den formatierten Text für Ihre Antwort ein. Sie können ihn auch um ein Logo oder eine Tabelle ergänzen. Markieren Sie den gesamten Inhalt und gehen Sie im Menü „Datei“auf „Optionen“. Klicken Sie daraufhin unter „EMail“auf „Rechtschreibung und AutoKorrektur > AutoKorrekturOptionen“. Im folgenden Fenster erscheint schon der Inhalt Ihrer Antwortnachricht. Tippen Sie in das Feld „Ersetzen“ein Schlüsselwort ein, welches Outlook gegen die formatierte Nachricht austauschen soll, etwa Replace (es sollte ein Wort sein, das Sie sonst nicht verwenden). Abschließend klicken Sie auf „Hinzufügen“und schließen sämtliche Fenster mithilfe von „OK“. Tragen Sie danach das Schlüsselwort, gefolgt von einem Leerzeichen, in Ihre QuickstepAntwort ein. Outlook ersetzt es dann automatisch durch den formatierten Text.

Bei ungeschickt formatierten Word-Dokumenten können Sie die als Abstandshalter verwendeten Leerzeichen sehr einfach durch Tabulatoren ersetzen.

Über einen Quickstep können Sie in Outlook eine E-Mail mit einer Standardantwort vorbereiten, die Sie anschließend über eine einfache Tastenkombination verschicken.