Mit Quick­step-Text­bau­stei­nen Ant­wor­ten ver­schi­cken

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BE­SON­DERS bei der ge­schäft­li­chen E­Mail­Kom­mu­ni­ka­ti­on muss häu­fig auf An­fra­gen von Kun­den, Ge­schäfts­part­nern und so wei­ter im­mer wie­der die glei­che Ant­wort ge­sen­det wer­den. Das er­leich­tern Sie sich, in­dem Sie ei­ne vor­for­mu­lier­te Nach­richt an­le­gen, die Sie dann über ei­ne Tas­ten­kom­bi­na­ti­on auf­ru­fen und mit­tels Maus­klick ver­schi­cken. Out­look hält zu die­sem Zweck die Quick­steps be­reit. Kli­cken Sie im Rib­bon „Start“auf „Quick­Steps ­> Neu­er Quick­Step -> Be­nut­zer­de­fi­niert“. Ge­ben Sie dem Quick­step ei­nen Na­men wie „Ant­wort“und wäh­len Sie da­nach im Drop­down­Me­nü „Ak­ti­on aus­wäh­len“den Ein­trag „Ant­wor­ten“. Wenn Sie wol­len, kön­nen Sie zu­dem links ne­ben dem Na­mens­feld auf das Icon kli­cken und ein in­di­vi­du­el­les Sym­bol aus­wäh­len. Kli­cken Sie dar­auf­hin auf den Link „Op­tio­nen an­zei­gen“und tip­pen Sie den Stan­dard­text in das Feld „Text“ein, den Sie an den Ab­sen­der der E­Mail schi­cken möch­ten. Out­look er­gänzt die­sen beim Ver­schi­cken au­to­ma­tisch um Ih­re Si­gna­tur (falls vor­han­den). Die Fel­der dar­über, wie „An“und „Be­treff“, kön­nen Sie leer las­sen. Out­look weiß, dass es sich um ei­ne Ant­wort han­delt, und fügt selbst­stän­dig die Adres­se des Ab­sen­ders und den Be­treff ein. Für den Fall, dass Sie die Nach­richt oh­ne wei­te­re Kon­trol­le ver­schi­cken wol­len, mar­kie­ren Sie „Nach 1 Mi­nu­te Ver­zö­ge­rung au­to­ma­tisch sen­den“. Wenn Sie das Käst­chen leer las­sen, zeigt Ih­nen Out­look die E­Mail vor dem Ver­sand noch ein­mal an. Wäh­len Sie un­ten ei­ne Tas­ten­kom­bi­na­ti­on, mit der Sie die vor­for­mu­lier­te Ant­wort auf­ru­fen wol­len. Au­ßer­dem kön­nen Sie ei­nen er­läu­tern­den Text für das Qui­ck­in­fo de­fi­nie­ren, das beim Über­fah­ren des Quick­steps per Maus er­scheint. Be­stä­ti­gen Sie die Ein­stel­lun­gen zum Schluss mit „Fer­tig stel­len“. Um nun ei­ne E­Mail schnell zu be­ant­wor­ten, ge­nügt es, wenn Sie die Nach­richt mar­kie­ren und un­ter „Quick­Steps“auf Ih­re Ant­wort­nach­richt kli­cken. Wahl­wei­se kön­nen Sie auch ein­fach die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on drü­cken. Lei­der un­ter­stüt­zen Quick­steps von Out­look aber kein HTML, son­dern ver­schi­cken le­dig­lich un­for­ma­tier­ten Text. Als Work­a­round lässt sich ei­ne Au­to­kor­rek­tur de­fi­nie­ren. Öff­nen Sie da­zu ei­ne neue Mail und ge­ben Sie den for­ma­tier­ten Text für Ih­re Ant­wort ein. Sie kön­nen ihn auch um ein Lo­go oder ei­ne Ta­bel­le er­gän­zen. Mar­kie­ren Sie den ge­sam­ten In­halt und ge­hen Sie im Me­nü „Da­tei“auf „Op­tio­nen“. Kli­cken Sie dar­auf­hin un­ter „E­Mail“auf „Recht­schrei­bung und Au­to­Kor­rek­tur ­> Au­to­Kor­rek­tur­Op­tio­nen“. Im fol­gen­den Fens­ter er­scheint schon der In­halt Ih­rer Ant­wort­nach­richt. Tip­pen Sie in das Feld „Er­set­zen“ein Schlüs­sel­wort ein, wel­ches Out­look ge­gen die for­ma­tier­te Nach­richt aus­tau­schen soll, et­wa Re­place (es soll­te ein Wort sein, das Sie sonst nicht ver­wen­den). Ab­schlie­ßend kli­cken Sie auf „Hin­zu­fü­gen“und schlie­ßen sämt­li­che Fens­ter mit­hil­fe von „OK“. Tra­gen Sie da­nach das Schlüs­sel­wort, ge­folgt von ei­nem Le­er­zei­chen, in Ih­re Quick­step­Ant­wort ein. Out­look er­setzt es dann au­to­ma­tisch durch den for­ma­tier­ten Text.

Bei un­ge­schickt for­ma­tier­ten Word-Do­ku­men­ten kön­nen Sie die als Ab­stand­shal­ter ver­wen­de­ten Le­er­zei­chen sehr ein­fach durch Ta­bu­la­to­ren er­set­zen.

Über ei­nen Quick­step kön­nen Sie in Out­look ei­ne E-Mail mit ei­ner Stan­dard­ant­wort vor­be­rei­ten, die Sie an­schlie­ßend über ei­ne ein­fa­che Tas­ten­kom­bi­na­ti­on ver­schi­cken.

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