10 Tipps für gu­Te Kun­den-WorK­shops

So sind Sie bes­tens für Ih­re Work­shops vor­be­rei­tet

SCREENGUIDE - - Best Practices - TEXT: Jörg Mors­bach

Für Web­wor­ker sind Work­shops ein gu­tes In­stru­ment, um Kun­den ein­zu­be­zie­hen und al­le Be­tei­lig­ten auf ei­nen ge­mein­sa­men Stand zu brin­gen. Da­bei kann auch ei­ni­ges schief­ge­hen. Die fol­gen­den Tipps sol­len Ih­nen hel­fen, die gröbs­ten Feh­ler zu ver­mei­den.

„Ein Work­shop ist (…) ei­ne Ver­an­stal­tung, in der ei­ne klei­ne­re Grup­pe mit be­grenz­ter Zeit­dau­er in­ten­siv an ei­nem The­ma ar­bei­tet. Ein Kenn­zei­chen ist da­bei die ko­ope­ra­ti­ve und mo­de­rier­te Ar­beits­wei­se an ei­nem ge­mein­sa­men Ziel” [wi­ki­pe­dia.de]. Wenn Sie je­ner Mo­de­ra­tor sind, emp­fiehlt es sich, ein paar Punk­te zu be­ach­ten.

ZIELSETZUNG

De­fi­nie­ren Sie prä­zi­se das ganz kon­kre­te Work­shop-Ziel. Ge­ben Sie Ih­rem Kun­den da­für im Vor­feld mög­lichst vie­le In­for­ma­tio­nen an die Hand, die er auch ver­ste­hen kann. Ge­hen Sie am bes­ten nicht da­von aus, dass der Kun­de schon weiß, was ge­meint ist, wenn ein Kick­off-Work­shop, ein Pro­to­typ­ing-Work­shop, ein Con­ten­tS­tra­te­gy-Work­shop oder ein CMS-Eva­lu­ie­rungs-Work­shop ge­plant ist. Der Fach­mann weiß viel­leicht Be­scheid, die meis­ten sind aber in der Re­gel Ex­per­te auf an­de­ren Ge­bie­ten und brau­chen schrift­li­che und vi­sua­li­sier­te Bei­spie­le, wie das Work­shop-Ziel aus­se­hen kann. Die­se In­for­ma­tio­nen kön­nen Sie zwar schon mit dem An­ge­bot ver­schi­cken, aber bei Be­auf­tra­gung soll­ten Sie das wie­der­ho­len. Denn die­je­ni­gen, die das An­ge­bot un­ter­schrei­ben, sind nicht not­wen­di­ger­wei­se auch die Teil­neh­mer im Work­shop. Schi­cken Sie al­so das Work­shop-Ziel auch auf je­den Fall noch mal an die Teil­neh­mer.

TEILNEHMERLISTE

Las­sen Sie sich, wenn mög­lich, im Vor­feld ei­ne Teilnehmerliste zu­kom­men. Das hat gleich meh­re­re Vor­tei­le. Zum ei­nen se­hen Sie direkt, wenn zu vie­le Per­so­nen am Work­shop teil­neh­men wol- len. Er­fah­rungs­ge­mäß wird es bei mehr als zehn Teil­neh­mern, in­klu­si­ve Mo­de­ra­tor, schwie­rig. Denn um Work­shop-Er­geb­nis­se zu er­zie­len, müs­sen Ent­schei­dun­gen ge­trof­fen wer­den. Das geht mit sechs wich­ti­gen Sta­ke­hol­dern bes­ser als mit ei­ner rie­si­gen Grup­pe, in der die Hälf­te der Per­so­nen nicht weiß, war­um sie über­haupt da­bei ist. Und so et­was dür­fen Sie ru­hig an­spre­chen, denn der Kun­de er­war­tet ja von Ih­nen pro­fes­sio­nel­le Be­ra­tung. Die Teilnehmerliste hat aber noch ei­nen wei­te­ren Vorteil. Sie kön­nen sich im Vor­feld mit den Na­men der Teil­neh­mer ver­traut ma­chen. Wer sich gut Na­men mer­ken kann, punk­tet da­mit im Work­shop. Dar­über hin­aus kön­nen Sie über die Teilnehmerliste ei­ne gro­be Vor­stel­lung der Sta­ke­hol­der be­kom­men, wenn in der Lis­te nicht nur Na­me, son­dern auch Auf­ga­ben­ge­biet und Ab­tei­lung ver­merkt wer­den.

VORWISSEN ABFRAGEN

Wenn Sie die Teilnehmerliste an­for­dern, kön­nen Sie auch gleich­zei­tig das fach­li­che Vorwissen der Teil­neh­mer abfragen. Denn es kann ei­nen gro­ßen Un­ter­schied aus­ma­chen, ob al­le, nur man­che, oder kei­ner der Teil­neh­mer mit grund­le­gen­den Web­tech­no­lo­gi­en und Spe­zi­al­dis­zi­pli­nen wie Bar­rie­re­frei­heit oder SEO ver­traut ist. Für ei­ne sol­che Vorwissen-Ab­fra­ge reicht ein sim­pler Fra­ge­bo­gen mit ein paar Check­bo­xen. Sie wer­den auf je­den Fall ganz an­ders vor­be­rei­tet in ei­nen Work­shop ge­hen – und der Kun­de auch, denn die­ser stellt sich der­ar­ti­ge Fra­gen im Vor­feld sel­ten. Wenn in Ih­rem Work­shop nur Ex­per­ten sit­zen, Sie aber mit Ein­stei­gern ge­rech­net ha­ben, ist das für den Work­shop-Ver­lauf und für Ih­re Be­wer­tung si­cher­lich ge­nau­so kon­tra­pro­duk­tiv, als wenn Sie ei­nen Ex­per­ten-Work­shop ge­plant ha­ben und un­ter den Teil­neh­mern nur An­fän­ger sit­zen.

TECH­NIK KLÄ­REN

In vie­len Groß­un­ter­neh­men, Be­hör­den und Ver­wal­tun­gen herr­schen stren­ge IT-Si­cher­heits­richt­li­ni­en. Klä­ren Sie vor­her ab, ob Sie ei­ge­ne Hard­ware mit­brin­gen dür­fen. Oft­mals dür­fen noch nicht mal ei­ge­ne USB-Sticks an­ge­klemmt wer­den. Wenn Sie al­so für Ih­ren Work­shop Ih­re ei­ge­ne Ar­beits­um­ge­bung, Soft­ware oder Po­wer­Po­int-Fo­li­en und der­glei­chen mehr be­nö­ti­gen, soll­ten Sie wis­sen, was beim Kun­den an IT-In­fra­struk­tur vor­han­den ist. Das be­trifft auch die Prä­sen­ta­ti­ons­flä­che, wenn Sie kei­nen ei­ge­nen Bea­mer ha­ben. Denn es macht ei­nen Un­ter­schied, ob der neu­es­te Ta­ges­licht­bea­mer mit ent­spre­chen­der Licht­stär­ke und HD-Auf­lö­sung im Ein­satz ist oder ein Ur­alt­bea­mer mit ei­ner Auf­lö­sung von 800×600 Pi­xeln. Zei­gen Sie auf letz­te­rem doch mal die Vor­tei­le von re­s­pon­siven Web­sei­ten – Sie wer­den ins Schwit­zen kom­men. Mitt­ler­wei­le ha­ben vie­ler­orts Groß­bild­mo­ni­to­re als Er­satz für Bea­mer Ein­zug er­hal­ten. In den meis­ten Fäl­len ist das ein Se­gen. Al­ler­dings nur, wenn der Raum nicht zu groß ist und die Leu­te nicht zu weit weg sit­zen. Und was den ei­ge­nen Bea­mer be­trifft, klä­ren Sie bes­ser, ob der Raum für den Work­shop auch freie Prä­sen­ta­ti­ons­wän­de hat und ver­dun­kel­bar ist. Das ist nicht selbst­ver­ständ­lich. Fra­gen Sie auch, wel­che Brow­ser­ver­sio­nen auf dem Fir­men­rech­ner in­stal­liert sind, wenn Sie kei­ne ei­ge­ne Hard- und Soft­ware ein­set­zen dür­fen. Soll­ten Sie näm­lich brow­ser­ba­sier­te Tools nut­zen, et­wa für die Er­stel­lung von Mock­ups, dann ste­hen Sie dumm da, wenn beim Kun­den kei­ne mo­der­nen HTML5-fä­hi­gen Brow­ser lau­fen.

FALLBACK – PA­PIER GEHT IM­MER

Lei­der stimmt der Satz „Auf die Tech­nik ist Ver­lass” nicht. Nur auf das gu­te al­te Pa­pier ist wirk­lich im­mer Ver­lass. Und des­halb emp­fiehlt es sich, in je­dem Work­shop für ein Flip­chart zu sor­gen. Das funk­tio­niert im­mer, auch wenn al­le an­de­re Tech­nik ver­sagt. Und es ist er­fah­rungs­ge­mäß hilf­reich, mal das Me­di­um wech­seln zu kön­nen. So hal­ten Sie zum ei­nen das Pu­bli­kum bei Lau­ne, und zum an­de­ren kön­nen Sie mal von der Spur ab­wei­chen, wenn ei­ne Diskussion fest­zu­fah­ren droht. Ein Per­spek­tiv­wech­sel wirkt manch­mal wah­re Wun­der. Ich ha­be so­gar schon er­lebt, dass Kun­den plötz­lich selbst zum Stift ge­grif­fen und am Flip­chart die Pro­blem­lö­sung ge­sucht und ge­fun­den ha­ben.

PÜNKTLICH SEIN

Es klingt viel­leicht ba­nal, aber sei­en Sie ge­ra­de bei Work­shops im­mer min­des­tens 20 Mi­nu­ten vor Work­shop-Be­ginn beim Kun­den. Die Vor­be­rei­tung der Tech­nik, die Son­die­rung der räum­li­chen Ge­ge­ben­hei­ten und das Warm-up mit dem Team­lei­ter/Pro­jekt­lei­ter beim Kun­den, der zu­meist auch als Ers­tes da ist, be­nö­ti­gen die­se Zeit. Und wenn Sie ei­ne län­ge­re An­rei­se hat­ten, bleibt viel­leicht auch noch der schnel­le, un­auf­fäl­li­ge Gang zum stil­len Ört­chen. Und pünktlich sein be­zieht sich auch auf den Be­ginn. Ver­lie­ren Sie kei­ne Zeit am An­fang, las­sen Sie sich

nicht von Nach­züg­lern un­ter­bre­chen und wie­der­ho­len Sie auch nicht al­les. Pünkt­lich­keit gilt für al­le, auch für den Kun­den. Und er wird es Ih­nen dan­ken, wenn am Nach­mit­tag al­le pünktlich Fei­er­abend ma­chen kön­nen.

AGENDA UND VORSTELLUNGSRUNDE

Wenn Sie in den Work­shop ein­stei­gen, brin­gen Sie al­le erst mal auf den glei­chen Stand. Ei­ne Agenda hilft Ih­nen, den Teil­neh­mern die Road­map mit­zu­tei­len. Die Work­shop-Teil­neh­mer wol­len wis­sen, wie lan­ge der Work­shop dau­ern wird, wann es Pau­sen ge­ben wird, wel­che Schrit­te vor­ge­se­hen sind und wel­che Auf­ga­ben die Teil­neh­mer ha­ben wer­den. Star­ten Sie auf je­den Fall mit ei­ner kur­zen Vorstellungsrunde. Das gibt Ih­nen noch mal die Mög­lich­keit, die Sta­ke­hol­der zu iden­ti­fi­zie­ren, vor al­lem aber kön­nen Sie kurz er­klä­ren, wer Sie sind und was Sie tun. Oft­mals wis­sen ei­ni­ge Work­shop-Teil­neh­mer näm­lich sehr we­nig über Sie und Ihr Un­ter­neh­men. Las­sen Sie dem Kun­den den Vor­tritt. Fas­sen Sie sich als Letz­tes eben­falls kurz. Ei­ne Vor­stel­lungrun­de soll­te nicht län­ger als 15 Mi­nu­ten dau­ern.

MO­DE­RA­TOR– ROL­LE EIN­NEH­MEN

Bit­te be­den­ken Sie, dass auf Kun­den­sei­te in der Re­gel erst durch Sie Licht ins Dun­kel kommt, was am Work­shop-Tag er­reicht wer­den soll. Manch ein Kun­de mag auch an­neh­men, dass Sie die Lö­sung des Pro­blems oder das Er­geb­nis des Work­shops so­zu­sa­gen aus dem Hut zau­bern. Aber das geht na­tür­lich nicht. Und ver­ges­sen Sie nicht, Sie sind der Mo­de­ra­tor, nicht der Ober­leh­rer oder der Boss. Sie sind nicht mehr und nicht we­ni­ger als der Ze­re­mo­ni­en­meis­ter. Tei­len Sie dem Kun­den mit, was die Mo­de­ra­to­ren-Rol­le be­deu­tet und was Sie in die­ser Rol­le für ihn tun kön­nen. Als Ze­re­mo­ni­en­meis­ter ha­ben Sie den Work­shop vor­be­rei­tet. Als Mo­de­ra­tor be­glei­ten Sie die Work­shop-Teil­neh­mer bei der Pro­blem­lö­sung – und manch­mal auch erst mal bei der Pro­blem­de­fi­ni­ti­on. Die Agenda hilft Ih­nen, den Work­shop-Tag in ein­zel­ne Schrit­te zu un­ter­tei­len. Und dem Kun­den hilft sie auch. Als Mo­de­ra­tor kön­nen Sie wich­ti­ge Denk­an­stö­ße ge­ben, Best-Prac­tice-Bei­spie­le zei­gen und bei fach­li­chen Fra­gen Re­de und Ant­wort ste­hen, um am En­de ge­mein­sam mit dem Kun­den zu ei­nem Er­geb­nis zu kom­men. Dar­über hin­aus kön­nen Sie als Mo­de­ra­tor Kno­ten lö­sen und Dis­kus­sio­nen be­en­den, manch­mal über­ra­schend schnell durch ein­fa­che, de­mo­kra­ti­sche Ab­stim­mung. Und so sim­pel, wie das klin­gen mag, die­se Macht hat nur der Mo­de­ra­tor, weil er in wei­ten Tei­len neu­tral ist. Das gibt ihm auch die Mög­lich­keit, un­an­ge­neh­me Din­ge an­zu­spre­chen und zu un­ter­bin­den, zum Bei­spiel Han­dys oder Par­al­lel­dis­kus­sio­nen.

PRO­TO­KOLL UND DO­KU­MEN­TA­TI­ON

Apro­pos Rol­len ver­tei­len: Bit­ten Sie die Teil­neh­mer direkt am An­fang, so­zu­sa­gen als Teil der Agenda, ei­nen Pro­to­koll­füh­rer zu be­nen­nen. In der Re­gel geht das pro­blem­los. Soll­te das mal nicht der Fall sein, nut­zen Sie Ih­re Rol­le als Ze­re­mo­ni­en­meis­ter und be­stim­men Sie je­man­den. Mit Charme nimmt Ih­nen das nie­mand krumm. Im Ge­gen­teil, man wird es Ih­nen dan­ken, denn das Pro­to­koll ge­hört zwin­gend zum Work­shop da­zu – und Sie kön­nen es als Mo­de­ra­tor nicht schrei­ben. Der Pro­to­koll­füh­rer kann Ih­nen spä­ter auch bei der Do­ku­men­ta­ti­on be­hilf­lich sein, wenn bei­spiels­wei­se die ein­zel­nen Blät­ter des Flip-Charts mit Ih­ren No­ti­zen, Skiz­zen und Er­läu­te­run­gen ab­fo­to­gra­fiert wer­den müs­sen.

NACHBEREITUNG

Mit den Schrit­ten 1–9 ha­ben Sie die wich­tigs­ten Re­geln im Kof­fer, um ei­nen er­folg­rei­chen Work­shop zu be­glei­ten. Wenn Sie Pro­to­koll­füh­rung und Do­ku­men­ta­ti­on von vorn­her­ein ver­ge­ben ha­ben, ist die Nachbereitung ein Kin­der­spiel. Und wenn Sie als Mo­de­ra­tor und Ze­re­mo­ni­en­meis­ter mit Charme, Be­stimmt­heit und Fach­kom­pe­tenz durch den Work­shop ge­führt ha­ben, dann ha­ben Sie und Ih­re Kun­den am En­de des Ta­ges ein Ar­beits­er­geb­nis, auf dem auf­ge­baut wer­den kann. Apro­pos auf­bau­en: In der Re­gel die­nen Work­shop-Er­geb­nis­se als Grund­la­ge für wei­te­re Ar­beits­schrit­te. Des­halb be­steht ein Teil der Nachbereitung auch dar­in, ge­ge­be­nen­falls nicht voll­ende­te Punk­te im Rah­men des Be­spro­che­nen als Haus­auf­ga­be zu er­gän­zen. Und als ein ganz wich­ti­ger Teil der Vor­be­rei­tung auf fol­gen­de Schrit­te müs­sen Work­shop-Er­geb­nis­se schrift­lich frei­ge­ge­ben wer­den. Am bes­ten mit Un­ter­schrift und Stem­pel. Denn dann kön­nen Sie spä­ter viel ein­fa­cher ei­ne si­che­re Po­si­ti­on ein­neh­men, wenn Vor­ar­bei­ten über den Hau­fen ge­wor­fen wer­den soll­ten und nach­fol­gen­de Ar­bei­ten für die Katz wa­ren. Denn sol­che Din­ge pas­sie­ren nun mal. Und noch et­was: Schi­cken Sie Ih­ren Work­shopTeil­neh­mern im Nach­gang ein Teil­nah­me­zer­ti­fi­kat und ei­nen Be­wer­tungs­bo­gen. Ers­te­res wird in der Re­gel dan­kend an­ge­nom­men, und der Be­wer­tungs­bo­gen führt da­zu, dass Ih­re Work­shops im­mer bes­ser wer­den. Denn an­de­re kön­nen die ei­ge­ne Leis­tung am bes­ten be­wer­ten.

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