Er­folg­rei­che evenT-Kom­mu­ni­Ka­Ti­on

Tipps für die Event-Pla­nung

SCREENGUIDE - - Best Practices - TExT: Ste­fan Evertz

Aus­ge­leg­te Fly­er und per Post ver­schick­te Ein­la­dun­gen sind auch heu­te noch po­pu­lä­re Mit­tel, um po­ten­zi­el­le Teil­neh­mer auf ei­ne Ver­an­stal­tung hin­zu­wei­sen. Da­bei wird di­gi­ta­les Ver­an­stal­tungs­mar­ke­ting im­mer wich­ti­ger, nicht nur an­ge­sichts zu­neh­mend di­gi­ta­ler The­men. Na­tür­lich braucht ei­ne er­folg­rei­che Ver­an­stal­tung ei­nen gu­ten Ti­tel, in­ter­es­san­te The­men, span­nen­de Spre­cher und Teil­neh­mer und ger­ne auch ei­ne kon­kre­te Ziel­grup­pe. Dar­über hin­aus be­schrän­ken sich aber vie­le Ver­an­stal­tun­gen auf ei­ne Ver­an­stal­tungs­an­kün­di­gung (ger­ne auch als Pres­se­infor­ma­ti­on for­mu­liert und als Fly­er ver­füg­bar), ei­nen Link zu wei­te­ren In­for­ma­tio­nen und ei­ne An­mel­de­mög­lich­keit (oder ei­nen Ti­cket­shop). Manch­mal gibt es dann im Vor­feld noch ei­ne Rund­mail mit letz­ten In­fos an al­le Teil­neh­mer. In der Sum­me wird da­bei viel Po­ten­zi­al ver­schenkt, die Teil­neh­mer stär­ker in­halt­lich und kom­mu­ni­ka­tiv ein­zu­bin­den – so­wohl vor, wäh­rend als auch nach der Ver­an­stal­tung.

Um ei­ne sol­che stär­ke­re Prä­senz und Ein­bin­dung si­cher­zu­stel­len, hat sich das so­ge­nann- te „SEHR-Re­zept” be­währt, das vier Fak­to­ren für er­folg­rei­che Eventkommunikation skiz­ziert: Sto­ry­tel­ling, E-Mail, Hei­mat und Red­un­danz.

Sto­ry­tel­ling meint da­bei, rund um ei­ne Ver­an­stal­tung ein­zel­ne In­for­ma­tio­nen und De­tails zu iden­ti­fi­zie­ren, die gu­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­an­läs­se bie­ten – ger­ne auch meh­re­re. Zum ei­nen kön­nen Sie so die In­for­ma­tio­nen für Teil­neh­mer und In­ter­es­sier­te in klei­ne, gut ver­dau­li­che Häpp­chen zer­le­gen. Zum an­de­ren schla­gen Sie da­durch kon­ti­nu­ier­lich ei­nen Span­nungs­bo­gen hin zur Ver­an­stal­tung und plat­zie­ren so­wohl das Event als auch des­sen The­men im­mer wie­der neu.

Die Frequenz der In­hal­te darf da­bei ger­ne stei­gen, je nä­her der kon­kre­te Ter­min kommt – an­fangs reicht es, al­le paar Wo­chen et­was zu ver­öf­fent­li­chen, spä­ter dann wö­chent­lich. Der Re­dak­ti­ons­plan soll­te je­doch höchs­tens kurz vor der Ver­an­stal­tung zwei bis drei Pos­tings pro Wo­che vor­se­hen, um die Le­ser und In­ter­es­sen­ten nicht zu über­las­ten. Die Teil­neh­mer wer­den so bes­ser auf die Ver­an­stal­tung ein­ge­stimmt, und ge­ra­de bei ei­nem BarCamp und an­de­ren of­fe­nen For­ma­ten kann so die Be­tei­li­gung der Teil­neh­mer er­höht wer­den (durch Ses­si­ons etc.).

In­halt­lich denk­bar sind et­wa die Vor­stel­lung ein­zel­ner Ver­an­stal­tungs­the­men und -spre­cher, eben­so wie Hin­ter­grün­de zu Part­nern und Spon­so­ren. Auch ei­ne Lo­ca­ti­on kann hier eben­so The­ma sein wie letz­te In­fos zur Ver­an­stal­tung. Be­son­ders span­nend sind Grund­la­gen­und Stand­punkt-Tex­te, die zur Diskussion und auch zum Tei­len in den so­zia­len Netz­wer­ken an­re­gen. Da­bei kön­nen na­tür­lich im Zwei­fels­fall al­le ver­füg­ba­ren Ka­nä­le ein­ge­bun­den wer­den, um die In­hal­te (oder zu­min­dest Links zu den In­hal­ten, z.B. im ei­ge­nen Blog) zu ver­brei­ten.

E-Mail (und mehr Push) steht für den auch 2017 noch wich­tigs­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal im Ver­an­stal­tungs­be­reich. Denn die E-Mail stellt wei­ter­hin den größ­ten ge­mein­sa­men Nen­ner im ge­sell­schaft­li­chen Qu­er­schnitt dar. Zu­dem be­kommt z.B. ein an­ge­mel­de­ter Teil­neh­mer via News­let­ter neue In­for­ma­tio­nen direkt in sein Post­fach (Push). Die Per­son ist so­mit nicht dar­auf an­ge­wie­sen, recht­zei­tig auf der Web­site, bei Twit­ter oder Face­book die Neu­ig­kei­ten ab­zu­ru­fen (Pull).

Dar­über hin­aus be­kommt „Push” auch sonst im­mer mehr Be­deu­tung – ge­ra­de am mitt-

ler­wei­le selbst­ver­ständ­li­chen Smart­pho­ne sind ent­spre­chen­de Ele­men­te (WhatsApp, ei­ge­ne Event-Apps) im­mer wich­ti­ger, um zum po­ten­zi­el­len Teil­neh­mer­kreis durch­zu­drin­gen und ihn mit den zen­tra­len In­fos zur Ver­an­stal­tung zu ver­sor­gen.

Hei­mat ist die Me­ta­pher für die „ei­ge­ne” Platt­form, die im­mer im Zen­trum der EventKommunikation ste­hen soll­te. Das wä­re die ei­ge­ne Web­site, bes­ser noch das ei­ge­ne Blog (Abb. 1). Denn so hilf­reich Event-Sei­ten bei Xing Events, Event­bri­te und ger­ne auch bei Face­book sind – sie soll­ten im­mer nur die „Au­ßen­stel­len” ei­ner Web­site sein, die der Ver­an­stal­ter kon­trol­liert und im Zwei­fels­fall auch mit ei­ge­nen (Zu­satz-)In­for­ma­tio­nen und An­ge­bo­ten (News­let­ter etc.) an­rei­chern kann.

Red­un­danz ist die Ant­wort auf die zu­neh­men­de Reiz­über­flu­tung, die wir tag­täg­lich er­le­ben kön­nen. Un­zäh­li­ge Face­book-Posts, Tweets, E-Mails und an­de­re In­for­ma­ti­ons­hap­pen wol­len ver­ar­bei­tet wer­den und rut­schen doch oft zu schnell aus dem Fo­kus und aus der Ti­me­li­ne. Noch vor ei­ni­gen Jah­ren reich­ten bei po­pu­lä­ren Ver­an­stal­tun­gen ei­ni­ge Tweets oder ein kur­zer Blog­post, um in we­ni­gen St­un­den ei­ne drei­stel­li­ge Zahl kos­ten­pflich­ti­ger Ti­ckets für ein BarCamp oder ei­ne re­gu­lä­re Kon­fe­renz an die Teil­neh­mer zu brin­gen. Wei­te­re Hin­wei­se, z.B. auf an­de­ren Netz­wer­ken, konn­ten dann in ei­nem ge­wis­sen zeit­li­chen Ab­stand als klei­ne Er­in­ne­rung plat­ziert wer­den, um die­je­ni­gen Per­so­nen zu er­rei­chen, die noch nicht in­for­miert wa­ren.

Das klappt heu­te im­mer schlech­ter und bleibt zu­neh­mend die Aus­nah­me, da die ein­zel­nen Hin­wei­se im­mer mehr un­ter­ge­hen. In­so­fern wird Red­un­danz wich­ti­ger: Wenn ein po­ten­zi­el­ler Teil­neh­mer den Hin­weis auf ei­nen Event nicht bei Xing mit­be­kom­men hat, dann aber viel­leicht über Twit­ter, Face­book oder eben per MailNews­let­ter. Hier ist es al­so zu­neh­mend sinn­voll, auf al­len Ka­nä­len gleich­zei­tig zu kom­mu­ni­zie­ren. Denn da­bei kann es pas­sie­ren, dass nur 5 bis 10 Pro­zent der Per­so­nen ein Event bei Face­book se­hen, die ihn nicht vor­her schon bei Xing und Twit­ter ge­se­hen ha­ben (zu­min­dest theo­re­tisch). Aber ge­nau die­se klei­nen „Rand­men­gen” wer­den im­mer wich­ti­ger und sum­mie­ren sich nach und nach eben auf – nen­nen wir es ein­fach So­ci­al Event Op­ti­miza­t­i­on.

Ent­spre­chend soll­ten Sie da­her min­des­tens bei Face­book und auch beim Bu­si­nes­sNetz­werk Xing ei­ge­ne Events an­le­gen, um dort An­lauf­stel­len für In­ter­es­sen­ten an der je­wei­li­gen Ver­an­stal­tung zu schaf­fen. So kön­nen Sie im je­wei­li­gen Netz­werk pas­sen­de Per­so­nen via Ein­la­dung über die Ver­an­stal­tung in­for- mie­ren. Da­bei ist es wich­tig, auch nur wirk­lich „pas­sen­de” Per­so­nen an­zu­spre­chen und nicht den ge­sam­ten Kon­takt­und Freun­des­kreis ein­zu­la­den. Hin­zu kommt der vi­ra­le Aspekt sol­cher di­gi­ta­len Events. Denn wenn z.B. bei Face­book in­ter­es­sier­te Per­so­nen bei ei­nem sol­chen Event auf „Ich neh­me teil” kli­cken, se­hen dies auch ih­re Freun­de und Kon­tak­te und be­kom­men so­mit auch ei­nen in­di­rek­ten Hin­weis auf die Ver­an­stal­tung. Die hier oft ver­füg­ba­re öf­fent­li­che Teilnehmerliste soll­ten Sie eben­falls nicht un­ter­schät­zen. Denn ne­ben et­wai­gen Spre­chern oder Ses­si­onge­bern sind es viel­fach auch die an­de­ren Teil­neh­mer, die In­ter­es­sen­ten zur An­mel­dung be­we­gen.

DIE PLATT­FORM-FRA­GE

Als zen­tra­le Platt­form und An­lauf­stel­le bleibt die ei­ge­ne Web­site – ger­ne auch mit Blog – un­ver­zicht­bar, um die Teil­neh­mer auch über die ein­zel­ne Ver­an­stal­tung hin­aus in­halt­lich ein­bin­den zu kön­nen. Und spä­tes­tens bei ei­ner Ver­an­stal­tungs­rei­he ist es so viel ein­fa­cher mög­lich, auch im Sin­ne ei­nes Ar­chivs über die bis­he­ri­gen Events zu in­for­mie­ren. Grund­sätz­lich sind hier

na­tür­lich di­ver­se CMS ver­füg­bar, die auch ein Blog-Ele­ment um­fas­sen. Ge­ra­de für klei­ne und mitt­le­re Pro­jek­te hat sich aber Wor­dpress in den letz­ten Jah­ren als Soft­ware be­währt (Abb. 1).

Ei­ni­ge Pro­jek­te nut­zen auch ei­ne so­ge­nann­te Wi­ki-Soft­ware, die (wie bei Wi­ki­pe­dia) ei­ne ein­fa­che Be­ar­bei­tung der ein­zel­nen Sei­ten er­mög­licht und eben­falls auf ei­ner ei­ge­nen Do­main in­stal­liert und ge­nutzt wer­den kann. So kön­nen sich z.B. Per­so­nen für kos­ten­lo­se Events an­mel­den, in­dem sie sich mit we­ni­gen Klicks auf die Teilnehmerliste schrei­ben. Die so ent­ste­hen­den Sei­ten sind oft op­tisch nicht sehr mo­dern und ele­gant, da­für aber ein­fach nutz­bar, was die Be­tei­li­gung deut­lich er­leich­tert. Ge­ra­de für (kos­ten­lo­se) Netz­werk­ver­an­stal­tun­gen kön­nen auch ei­gen­stän­di­ge Even­tPlatt­for­men wie z.B. Mee­t­up in­ter­es­sant sein. Hier gibt es oft schon vie­le an­ge­mel­de­te Be­nut­zer, so­dass man sich in ei­ge­nen Grup­pen or­ga­ni­sie­ren und so die ein­zel­ne Ver­an­stal­tung qua­si direkt zu den Per­so­nen brin­gen kann. Hier be­steht zwar nur be­dingt Kon­trol­le über die Platt­form und die In­hal­te, das ist aber im kon­kre­ten Fall durch­aus zu ver­nach­läs­si­gen.

Wenn es um kos­ten­pflich­ti­ge Ver­an­stal­tun­gen geht, sind in Deutsch­land die bei­den Even­tplatt­for­men Event­bri­te und vor al­lem Xing Events re­le­vant. Bei­de bie­ten da­bei – ge­gen Ge­bühr – die Abrech­nung ver­kauf­ter Ti­ckets an, wo­bei der Ser­vice von Xing Events noch et­was um­fas­sen­der ist, wäh­rend bei Event­bri­te bei grö­ße­ren Um­sät­zen auch heu­te noch zu­sätz­li­che For­mu­la­re für das ame­ri­ka­ni­sche Fi­nanz­amt aus­zu­fül­len sind. Wei­ter­hin kön­nen je­weils über Even­tApps Ti­ckets so­wohl ver­kauft als auch vom Ver­an­stal­ter vor Ort am Ein­lass über ei­nen ein­fa­chen Scan­vor­gang er­fasst wer­den (über die Smart­pho­neKa­me­ra). Bei­de Un­ter­neh­men bie­ten ei­ge­ne Event-Sei­ten an, Sie kön­nen die Ti­cket­shops aber auch in Ih­re ei­ge­ne Web­site ein­bin­den. So kön­nen Sie In­ter­es­sen­ten auf die ei­ge­ne Do­main ver­wei­sen und müs­sen nicht zwin­gend die je­wei­li­ge Event-Sei­te des An­bie­ters nut­zen. Ein wei­te­rer klei­ner Vorteil für Xing Events ist die re­la­tiv en­ge An­bin­dung an das Mut­ter-Netz­werk Xing – be­son­ders in den Be­rei­chen Mar­ke­ting, PR und Ver­trieb kön­nen so Teil­neh­mer gut an­ge­spro­chen wer­den.

FAZIT

Er­folg­rei­che di­gi­ta­le Eventkommunikation ist wich­ti­ger denn je. Denn der zu­neh­men­de „In­for­ma­ti­on Over­load” und die wach­sen­de Zahl von Ver­an­stal­tun­gen in ei­gent­lich al­len The­men­fel­dern hat zu ei­nem im­mer här­te­ren Wett­be­werb um die Ti­cket­ver­käu­fe und An­mel­dun­gen – und letzt­end­lich auch um die Auf­merk­sam­keit der Teil­neh­mer – ge­führt. Gleich­zei­tig wird ei­ne zu ag­gres­si­ve Kom­mu­ni­ka­ti­on als Spam ein­ge­stuft und ent­spre­chend ne­ga­tiv wahr­ge­nom­men. Mit der rich­ti­gen Stra­te­gie und ei­nem sinn­voll ge­füll­ten The­men- und Werk­zeug­kas­ten kön­nen Sie aber bei an­ge­mes­se­ner Do­sie­rung auch im Jahr 2017 er­folg­rei­ches Ver­an­stal­tungs­mar­ke­ting be­trei­ben.

Ste­fan Evertz ist selb­stän­di­ger Be­ra­ter für di­gi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on aus Frank­furt [cor­tex­di­gi­tal.de]. Ne­ben di­gi­ta­ler Stra­te­gie und So­ci­al Me­dia Mo­ni­to­ring ge­hört seit über 15 Jah­ren auch die Ver­an­stal­tungs­or­ga­ni­sa­ti­on zu sei­nen The­men. Da­bei hat er nicht nur zahl­rei­che Netz­werk­ver­an­stal­tun­gen or­ga­ni­siert, son­dern mitt­ler­wei­le auch über 40 Kon­fe­ren­zen und BarCamps. 2010 ge­hör­te er zu den Mit­be­grün­dern des Deut­schen Web­vi­deo­prei­ses.

Abb. 1: Das BarCamp Köln wird über ein Blog (mit News­let­ter) auf Wor­dpress-Ba­sis or­ga­ni­siert.

Abb. 3: Das Wor­dpress Mee­t­up Köln or­ga­ni­siert sich vor al­lem über den Di­enst „Mee­t­up”.

Abb. 2: Das bun­des­wei­te Ver­an­stal­tungs­for­mat Web­mon­tag nutzt die Wi­kiSoft­ware do­kuwi­ki für die Über­sichts­sei­te.

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