No mo­re Was­te!

SCREENGUIDE - - Inneres - TEXT: Sven Ditz

Ei­ne Welt oh­ne Kos­ten­vor­an­schlä­ge, Pflich­ten­hef­te & Ver­trä­ge

Ei­ne Pro­jekt­welt oh­ne läs­ti­ge Kos­ten­vor­an­schlä­ge, Pflich­ten­hef­te so­wie Ver­trä­ge – und auch das an­stren­gen­de Arm­drü­cken mit dem Kun­den ent­fällt. Die Pro­jek­te wer­den schnel­ler, güns­ti­ger und bes­ser. – Wie toll wä­re das denn? Das kann ja nicht ge­hen. – „Doch, und auch bei Ih­ren Kun­den”, be­haup­tet die Agen­tur site­geist, die mit ih­rem RE.A.L.-Mo­dell ge­nau­so vor­geht.

Es be­ginnt mit ei­ner Er­kennt­nis aus der Pro­jek­t­ana­ly­se: 30–40 % der Zeit, die man für grö­ße­re Di­gi­tal­pro­jek­te auf­wen­det, sind „Was­te”. Das ist all das, was an Auf­wand ent­steht, aber dem Pro­jekt letzt­lich nicht wirk­lich zu­gu­te­kommt – al­so 17-sei­ti­ge Kos­ten­vor­an­schlä­ge mit 161 Po­si­tio­nen, 5 Mee­tings und 16 Te­le­fo­na­ten da­zu, Ver­si­on 4.3, 80 Sei­ten Pflich­ten­heft, um­fang­rei­che Ver­trags­ver­hand­lun­gen. Und im Pro­jekt? Da muss dann trotz­dem doch vie­les wie­der an­ders sein. Das „Könn­te man nicht auch?” ge­paart mit dem „War­um ist das denn nicht mit drin?” führt zum Dau­er-Arm­drü­cken mit dem Kun­den und noch mehr „Was­te”. Die Kern­bot­schaft des RE.A.L.:-Prin­zips ist: „Lass den gan­zen Was­te ein­fach weg, geh agil vor, und Dei­ne Pro­jek­te wer­den schnel­ler, güns­ti­ger und bes­ser.”

WIE SETZT SITE­GEIST RE.A.L. UM?

site­geist ist ei­ne Di­gi­tal-Agen­tur aus Ham­burg, ge­grün­det 1996, in­ha­ber­ge­führt und mit ak­tu­ell 53 fes­ten Mit­ar­bei­tern. Der auf­fäl­ligs­te Un­ter­schied zu an­de­ren Agen­tu­ren ist wohl das selbst ent­wi­ckel­te Mo­dell im Pro­jekt­vor­ge­hen: RE.A.L. Wo­für steht RE.A.L.? RE = #Ra­wE­sti­ma­tes + A = Agi­le + L = Le­an. Kon­kret sieht das dann so aus: Wir er­stel­len kei­ne klas­si­schen Kos­ten­vor­an­schlä­ge mehr und ver­zich­ten fast kom­plett auf Las­ten- und Pflich­ten­hef­te. Statt­des­sen er­hält der Kun­de nur ei­ne sehr, sehr schlan­ke #Ra­wE­sti­ma­ti­on. Wir er­läu­tern dem Kun­den in­ten­siv die Vor­tei­le ei­nes agi­len und lea­nen Vor­ge­hens, und die­ser er­teilt uns ein­fach ein münd­li­ches GO! site­geist ar­bei­tet dann oh­ne Auf­trag und Ver­trag und rech­net die Pro­jek­te mo­nat­lich nach­träg­lich nach Auf­wand ab. Die #Ra­wE­sti­ma­tes ha­ben vier Be­stand­tei­le: 1. Pro­jekt­zie­le, 2. Mo­dul­lis­te, 3. Kos­ten­schät­zung und 4. Zeit­schät­zung. Aus­for­mu­liert heißt das et­wa: „Um die 3 Pro­jekt­zie­le (1) zu er­rei­chen, brau­chen wir die­se 60 Mo­du­le (2), die wir mit 200.000 Eu­ro (3) in 6 Mo­na­ten (4) rea­li­sie­ren.”

1. Pro­jekt­zie­le: Le­gen Sie sich auf drei kon­kre­te Zie­le fest. Zum Bei­spiel: re­s­pon­siver Auf­tritt, Fas­zi­na­ti­on für au­ßer­ge­wöhn­li­che Rei­se­art we­cken und Stei­ge­rung der Kon­ver­si­on. Nur 3 Pro­jekt­zie­le, nicht 4, nicht 12. Fo­kus auf das We­sent­li­che.

2. Mo­dul-Lis­te: Hier sind die 30, 40, 70 oder auch mal 120 Mo­du­le auf­ge­lis­tet. Die Mo­dul-Lis­te ist ei­ne Lis­te von Mo­du­len. Nicht mehr. Die Mo­du­le ha­ben nur Na­men, wie z.B. Kick-of­fWork­shop, Na­vi­ga­ti­on oder Kurz-Bu­chungs­mas­ke, aber kei­ne Be­schrei­bungs­tex­te und auch kei­ne Ein­zel­prei­se!

3. Kos­ten­schät­zung: Das ist die oft zi­tier­te „gro­be Haus­num­mer”, die Sie für die Rea­li­sie­rung die­ses Pro­jek­tes bei lea­ner und agi­ler Vor­ge­hens­wei­se als in je­dem Fall rea­li­sier­bar an­se­hen.

4. Zeit­schät­zung: Das ist die zeit­li­che Ein­schät­zung, die Sie für die Rea­li­sie­rung die­ses Pro­jek­tes bei lea­ner und agi­ler Vor­ge­hens­wei­se als in je­dem Fall rea­li­sier­bar an­se­hen.

Das ge­mein­sa­me Ziel von Agen­tur und Kun­de ist es, Punkt 1 und 2 zu rea­li­sie­ren und gleich­zei­tig die Punk­te 3 und 4 ein­zu­hal­ten oder im bes­ten Fal­le so­gar zu un­ter­bie­ten.

Die größ­te Angst der Kun­den ist an­fangs: „Und wenn Zeit und Geld fast weg sind, wir aber erst die Hälf­te der Mo­du­le um­ge­setzt ha­ben?” Was der Kun­de da­bei ver­gisst, ist die Tat­sa­che, dass wir vor die­ser Si­tua­ti­on viel mehr Angst ha­ben als er. Wir ha­ben ja kei­nen Ver­trag, d.h., der Kun­de kann je­der­zeit sei­ne bis­her be­zahl­ten Mo­du­le neh­men und mit ei­ner an­de­ren Agen­tur wei­ter­ma­chen. Oh­ne Vor­an­kün­di­gung, oh­ne Kün­di­gung, oh­ne Fris­ten und oh­ne Rechts­streit. Dar­um tun wir al­les, um das Pro­jekt im Griff zu be­hal­ten, und kon­trol­lie­ren es genau. Hier­bei wird mit­hil­fe des so­ge­nann­ten Pre­dic­tion-Sheets ein­fach vom Pro­jek­tMa­na­ger je­de Wo­che der Fort­schritt der ein­zel­nen Mo­du­le und der ent­stan­de­ne St­un­den­auf­wand er­fasst. Auch hier gilt: Im­mer ex­trem le­an blei­ben. Ein Mo­dul liegt im­mer nur ent­we­der bei 0 %, 25 %, 75 % oder 100 %. Dar­aus er­ge­ben sich au­to­ma­tisch drei Gra­fi­ken zur Kon­trol­le der drei Fra­gen: „Sind wir schnell ge­nug?” (Abb. 1), „Blei­ben wir im Bud­get?” (Abb. 2). Und bei­des au­to­ma­tisch kom­bi­niert und ex­tra­po­liert: „Wo lan­den wir am En­de, wenn al­les so wei­ter­geht wie bis­her?” (Abb. 3)

Dem Kun­den wird im Pro­jekt agi­les Ar­bei­ten und Den­ken in schlan­ken MVPs (Mi­ni­mum Via­ble Pro­duct) bei­ge­bracht. Schnell macht der an­fangs oft skep­ti­sche Kun­de die Er­fah­rung: Die Agen­tur, die nach Auf­wand be­zahlt wird, strebt nicht nach dem ma­xi­ma­len Um­satz, son­dern sie ist es, die ver­sucht, stän­dig das Pro­jekt mög­lichst klein zu hal­ten – „Nein, hier brau­chen wir kei­ne wei­te­re Va­ri­an­te, die zeigt, ob ein Schat­ten oder ei­ne Son­der­lo­cke even­tu­ell noch schi­cker aus­sieht. Das hier er­füllt schon das Pro­jekt­ziel und könn­te so live ge­hen. Um Son­der­lo­cken küm­mern wir uns spä­ter, wenn am En­de noch Zeit und Geld üb­rig ist!”

SON­DER­LO­CKEN? AUF DIE PO­NY­HOF-LIS­TE!

Son­der­lo­cken, Nice­2ha­ves, Schat­ten und Farb­va­ri­an­ten und die vie­len „Könn­te man nicht auch” wer­den vom Pro­jekt-Ma­na­ger kon­se­quent auf die so­ge­nann­te „Po­ny­hof-Lis­te” ver­bannt. Die Ant­wort ist stets: „Kann sein …, aber: der jet­zi­ge Stand er­füllt schon die Zie­le, man könn­te das so live stel­len.” Ob die neue De­tail-Idee gut ist oder nicht, wird erst re­le­vant, wenn wir al­le Mo­du­le zu 80 % fer­tig ha­ben. Man könn­te dann schon live ge­hen, ge­winnt je­doch noch kei­nen Award da­mit. Aber es ist si­cher­ge­stellt, dass Zeit und Bud­get ein­ge­hal­ten wer­den. Wir wis­sen jetzt genau, wie viel Zeit und Geld noch üb­rig sind. Im Prin­zip ist al­les fer­tig, und wir kön­nen jetzt ent­schei­den, ob wir frü­her live ge­hen und Geld ge­spart ha­ben oder wel­che Son­der­lo­cken von der Po­ny­hof-Lis­te wir tat­säch­lich im­mer noch gern um­set­zen wür­den.

Die Po­ny­hof-Lis­te ist ein ge­nia­les Kom­mu­ni­ka­ti­ons­in­stru­ment mit dem Kun­den. Wir nen­nen die­se auch tat­säch­lich so. Manch ei­ner ist zu Be­ginn et­was be­lei­digt, weil sei­ne „tol­le Idee” auf den Po­ny­hof soll. Aber wir sa­gen ja nicht, dass wir es nicht bau­en. Son­dern nur, das wir es erst mal noch nicht bau­en. In den Teams hängt dann auch tat­säch­lich un­se­re Il­lus­tra­ti­on vom Po­ny­hof und ja, das Po­ny hat Son­der­lo­cken (Abb. 4).

Der nächs­te Schritt ist im­mer das noch feh­len­de Mo­dul, das dem Pro­jekt an die­ser Stel­le den meis­ten Wert bringt. So lässt sich rasch je­de Son­der­lo­cken-Dis­kus­si­on ab­wen­den: „Die­ses De­tail ist doch nicht wirk­lich wich­ti­ger als die Bu­chungs­mas­ke, oder ...?”

Wenn wir bei 80 % sind und ent­schei­den, ob wir schon live ge­hen oder wel­che Punk­te wir noch um­set­zen wol­len, ist der Kun­de im­mer er­staunt, was ihm mit­ten im Pro­jekt zwi­schen­zeit­lich mal „so un­glaub­lich un­ver­zicht­bar” er­schien. Der Kun­de woll­te am En­de noch nie­mals auch nur die Hälf­te der Punk­te rea­li­siert ha­ben. Er er­kennt sehr schnell, wel­ches Ein­spar­po­ten­zi­al sei­ne Pro­jek­te ha­ben und dass wir sehr ver­ant­wort­lich, viel ver­ant­wort­li­cher als er selbst bis­her in sei­nen Pau­schal-Pro­jek­ten mit sei­nem Geld um­ge­hen. Wir zei­gen ihm so prak­tisch, wo er bis­her mit un­nö­ti­gen „Nice­2ha­ve”-Wün­schen sinn­los Geld ver­brannt hat.

LIE­FERT VIE­LE KLEI­NE ECH­TE PA­KE­TE!

Das Ar­bei­ten im Pro­jekt geht kom­plett weg von der klas­si­schen Rei­hen­fol­ge Kon­zept – Gra­fik – Pro­gram­mie­rung. Je­der kennt die Si­tua­ti­on: Nach 19 Wo­chen nimmt der Kun­de De­si­gn­ver­si­on 4.2 end­lich ab, die Agen­tur be­ginnt mit der Pro­gram­mie­rung. Die Na­vi­ga­ti­on fährt das ers­te Mal smooth nach un­ten, der Kun­de quit­tiert das trotz Frei­ga­be mit ei­nem ent­täusch­ten: „Oh, das ha­ben wir uns aber an­ders vor­ge­stellt …” Dan­ke, Was­ser­fall-Mo­dell.

An­statt das Pro­jekt früh breit aus­zu­rol­len, ar­bei­ten wir pro­to­ty­pisch. Das wich­tigs­te Prin­zip hier­bei ist: „De­li­ver fast, of­ten and ear­ly.” Statt we­ni­ger gro­ßer Lie­fe­run­gen er­hält der Kun­de oft klei­ne Ar­beits­pa­ke­te. Der Kon­zep­ter sitzt mit dem Gra­fi­ker und dem Ent­wick­ler zu­sam­men, aus Scribbles wer­den Recht­ecke, die gleich im Front­end um­ge­setzt wer­den, der Gra­fi­ker er­stellt im sel­ben Ter­min par­al­lel die Ein­zel­tei­le. Das Ers­te, was der Kun­de dann nach ein bis zwei Ta­gen hier­zu sieht, ist gleich ein „De­li­ver­a­ble”: Die­se Na­vi­ga­ti­on hat dann Kon­zept, Gra­fik und Pro­gram­mie­rung, sie be­wegt sich schon smooth und kann oft auch schon mit dem CMS ge­pflegt wer­den.

Das High­light für den Kun­den ist dann das Re­brie­fing, wenn wir mit ihm das Er­geb­nis be­gut­ach­ten. Kon­zep­tio­ner und Kun­de ste­hen am Flip­chart, ver­su­chen die Än­de­rungs­wün­sche des Kun­den zu scrib­beln. Der eben­falls an­we­sen­de Front­end-Ent­wick­ler hat es ein­fach mal par­al­lel um­ge­setzt und un­ter­bricht die bei­den dann ir­gend­wann und fragt: „Meint ihr das in et­wa so ...?” Der völ­lig ver­blüff­te Kun­de sieht die Ef­fek­ti­vi­tät die­ser Vor­ge­hens­wei­se ein­drucks­voll in der RE.A.L.ität. „Als die Agen­tur das Re­brie­fing-Mee­ting ver­ließ, wa­ren mei­ne Wün­sche be­reits um­ge­setzt”, dies war die Ant­wort ei­nes Kun­den auf die Fra­ge, was ihn in sei­nem ers­ten RE.A.L.-Pro­jekt denn am meis­ten über­zeugt hat.

WAS WAR DER AUS­LÖ­SER FÜR RE.A.L.?

Viel­leicht sind wir ein­fach nur er­wach­sen ge­wor­den: Nach ex­akt 18 Jah­ren site­geist wa­ren wir un­zu­frie­den mit un­se­rer Si­tua­ti­on. Wir wuch­sen zwar im­mer wei­ter, aber am En­de des Jah­res stand meist nur ei­ne hart er­kämpf­te schwar­ze Null. Nur sehr sel­ten pass­te ein­fach al­les. Viel zu oft hat­ten Kos­ten­vor­an­schlag und Wirk­lich­keit nicht viel ge­mein. Mit der Ein­füh­rung ei­ner neu­en Agen­tur-Soft­ware wa­ren die kras­ses­ten Fehl­kal­ku­la­tio­nen noch dra­ma­ti­scher und schnel­ler er­sicht­lich. Bei der Er­fah­rung und den Skills müss­te doch mehr drin sein.

Par­al­lel wur­de die Agen­tur neu or­ga­ni­siert: Mit 30 Mit­ar­bei­tern in ei­nem gro­ßen Team wa­ren wir be­hä­big ge­wor­den. Mit un­se­rem Agi­le-Coach Sacha Storz ha­ben wir die ers­ten agi­len Geh­ver­su­che und die Ein­füh­rung von drei cross-funk­tio­na­len Teams um­ge­setzt. Zu genau die­sem Zeit­punkt hör­te ich das ers­te Mal ei­nen Vor­trag von Vas­co Duar­te, dem Evan­ge­lis­ten zu #NoE­sti­ma­tes.

WAHN­SINN: SCHÄT­ZUN­GEN FUNK­TIO­NIE­REN NICHT

Die­ser Vor­trag von Vas­co ließ mich nicht mehr los. In­ner­halb von we­ni­gen Wo­chen hat­te ich die Ge­le­gen­heit, die­sen Vor­trag gleich drei­mal zu hö­ren. Ir­gend­wann hat­te es Klick! ge­macht. Geis­ti­ge Agi­li­tät hat nichts mit In­for­ma­ti­on oder Ver­ste­hen zu tun, es ist ein ech­ter Pa­ra­dig­men­wech­sel, ein „Minds­hift”. In sei­nem #NoE­sti­ma­tes lei­te­te er frap­pie­rend of­fen­sicht­lich her, war­um Schät­zun­gen aus vie­len Grün­den nicht funk­tio­nie­ren. Es be­ginnt mit psy­cho­lo­gi­schen Grün­den, wie dem „Par­kin­son­schen Ge­setz”: „Ar­beit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ih­re Er­le­di­gung zur Ver­fü­gung steht.” Wie oft wer­den Re­laun­chPro­jek­te VOR dem Live-Ter­min fer­tig? Nie. (Bei RE.A.L. ge­lingt uns das tat­säch­lich im­mer häu­fi­ger.) In der Pra­xis wer­den klas­si­sche Was­ser­fall-Pro­jek­te fast nie recht­zei­tig fer­tig. Um­so grö­ßer die Pro­jek­te wer­den, um­so klei­ner wird der Pro­zent­satz. Ab ei­ner ge­wis­sen Grö­ße ten­diert er ge­gen null. Al­le spie­len in der Schein­welt der Schät­zun­gen und Kos­ten­vor­an­schlag das Thea­ter der Bu­si­ness-Folk­lo­re mit und tun so, als wenn das tat­säch­lich et­was mit der Rea­li­tät zu tun hät­te.

Zu­sätz­lich ten­die­ren Men­schen ge­ne­rell da­zu, sich und ih­re Fä­hig­kei­ten zu über­schät­zen. Auf die Fra­ge bei Vor­trä­gen „Wer von euch ist ein un­ter­durch­schnitt­lich gu­ter Au­to­fah­rer?” hat sich noch nie auch nur an­näh­rend die Hälf­te ge­mel­det, was ja sta­tis­tisch im Mit­tel pas­sie­ren müss­te. Bei uns reif­te schnell die Er­kennt­nis: „Willst Du ei­ne rich­tig schlech­te Schät­zung, frag ei­nen rich­tig gu­ten Ent­wick­ler”. Au­ßer­dem gibt es un­zäh­li­ge Stu­di­en, die sta­tis­tisch be­wei­sen, dass Schät­zun­gen nicht funk­tio­nie­ren. Ge­gen Schät­zun­gen an sich ist nichts zu sa­gen. Das Pro­blem an Schät­zun­gen ist nur, das sie, ab dem Mo­ment, ab dem sie auf der Welt sind, wie Fak­ten be­han­delt wer­den.

#NOE­STI­MA­TES MACHT KEIN KUN­DE MIT

Die Wahr­heit über Schät­zun­gen von grö­ße­ren Di­gi­tal-Pro­jek­ten ist: Wir wis­sen nicht, wie teu­er das Pro­jekt am En­de und wann es fer­tig sein wird. Das wis­sen wir erst hin­ter­her. Das ist die rei­ne Wahr­heit, und das geht al­len Agen­tu­ren so. Der größ­te Un­si­cher­heits­fak­tor ist da­bei tat­säch­lich der Kun­de und sein Ver­hal­ten. Ob­wohl #NoE­sti­ma­tes so sehr stimmt, dass es fast schon weh­tut, macht das tat­säch­lich kein Kun­de mit. Und ja, ich ge­be zu: Auch ich wür­de so kein Haus bau­en.

So ent­stand die Idee von #Ra­wE­sti­ma­tes: Das ist das ge­ringst­mög­li­che Maß von „Was­te”, das im Pro­jekt ver­blei­ben muss, da­mit der Kun­de noch mit­macht. Und das ist so viel klei­ner, als wir selbst es uns am An­fang hät­ten vor­stel­len konn­ten.

DAS RE.A.L.-MO­DELL IN 7 SCHRIT­TEN

In der Pra­xis läuft das Mo­dell in die­sen sie­ben Schrit­ten ab:

1. Per­fect Match? Sie be­kom­men ei­ne An­fra­ge oder Aus­schrei­bung. Prü­fen Sie zu­nächst nur, ob die­ses Pro­jekt oder noch bes­ser die­ser Kun­de per­fekt zu Ih­nen passt. Heißt kon­kret: Braucht der Kun­de zu­fäl­lig über­wie­gend genau das, wo­rin Sie rich­tig gut sind? Nur dann wird der Kun­de in der Re­gel auch auf Dau­er ein­fach die Zeit be­zah­len, die Sie für die Um­set­zung be­nö­tigt ha­ben. Weil Ih­re Skills beim Kun­den ei­nen ech­ten Wert er­zeu­gen wer­den. Bei Kun­den, die Sie aus Geld­not oder Se­xy­ness ak­qui­rie­ren, ob­wohl es ei­gent­lich nicht so toll passt, ist der Dau­er­stress recht schnell vor­pro­gram­miert. Wenn es aber tat­säch­lich gut pas­sen könn­te: So­fort Kon­takt auf­neh­men.

2. Sei­en Sie wie die Spice Girls! Fin­den Sie das ech­te Ziel: Ver­su­chen Sie im Erst­ge­spräch ganz ex­pli­zit her­aus­zu­fin­den, wo­rum es dem Kun­den wirk­lich geht. Ganz wich­tig: Glau­ben Sie ihm sein Brie­fing nicht, denn das ist meist nur die Ober­flä­che. „Wir su­chen ei­ne neue Agen­tur für ei­nen Re­launch!” – ein­fach nicht gel­ten las­sen. War­um braucht der Kun­de ei­nen Re­launch, und war­um aus die­sem Grund und dann noch mal „War­um?”. „Tell me what you want, what you re­al­ly, re­al­ly want. So … tell me what you want, what you re­al­ly, re­al­ly, re­al­ly want!” Ein we­nig Be­harr­lich­keit bringt hier oft er­staun­lich schnell die ech­ten Zie­le zum Vor­schein. Zie­le, die so nie im Brie­fing ste­hen.

3. Crash? Star­ten Sie mög­lichst schnell und mög­lichst klein. Wir ken­nen das wah­re Ziel des Kun­den, und das bie­tet manch­mal die Mög­lich­keit, mit ei­ner ga­lan­ten Ab­kür­zung den ge­sam­ten Pitch zu cras­hen. Bei je­der drit­ten Er­st­an­fra­ge kön­nen wir dem Kun­den ra­ten: „Aber da­für brau­chen Sie doch kei­nen Re­launch!” In ei­nem kurz­fris­tig an­be­raum­ten Work­shop fin­den wir mit dem Kun­den zu­sam­men mög­li­che „Quick-Wins” her­aus, mit de­nen wir mit ei­nem klei­nen Bruch­teil der Re­launch­sum­me die ei­gent­li­chen Zie­le viel schnel­ler und güns­ti­ger er­rei­chen. Der Kun­de ist be­ein­druckt: „Oh, die Agen­tur hat es ja gar nicht auf den ma­xi­ma­len Um­satz ab­ge­se­hen. De­nen scheint es tat­säch­lich um gu­te Be­ra­tung und um un­se­ren Nut­zen zu ge­hen.” Die­ser Ver­trau­ens­vor­schuss ge­gen­über al­len an­de­ren Wett­be­wer­bern ist un­be­zahl­bar. Mit ei­nem sol­chen Crash ge­win­nen wir den Kun­den manch­mal schon, be­vor der Pitch rich­tig los­geht. Und wenn der Crash nicht klappt: Dann be­kommt der Kun­de, der in drei Wo­chen die um­fang­rei­chen Ent­wür­fe und die sehr de­tail­lier­te Kal­ku­la­ti­on ha­ben möch­te, in­ner­halb von sehr we­ni­gen Ta­gen kei­ne Ent­wür­fe, son­dern ei­ne #Ra­wE­sti­ma­ti­on.

4. #Ra­wE­sti­ma­ti­on: Der Kun­de be­kommt im­mer erst mal mög­lichst schnell ei­ne mög­lichst schlan­ke #RE. Ge­treu dem Mot­to: Mal se­hen, mit wie we­nig wir durch­kom­men.

5. Ma­gic Trick: Ge­hen Sie pro­ak­tiv in Vor­leis­tung. So­bald der Kun­de zö­gert, er nicht genau weiß, wie er sich ent­schei­den soll, bie­ten wir ihm ein­fach an: „Sa­gen Sie den an­de­ren Agen­tu­ren noch nicht ab. Wir wol­len, dass Sie sich si­cher sind, da­her ma­chen wir erst mal den Kick-off-Work­shop und die ers­ten zwei bis drei Mo­du­le, dann se­hen Sie ja, wie Zeit und Geld zu un­se­ren Er­geb­nis­sen und ob es mensch­lich passt.” Die­se Über­zeu­gung von der ei­ge­nen Leis­tungs­fä­hig­keit be­ein­druckt oft, und wir cras­hen den Pitch dann an die­ser Stel­le.

6. Dei­ne El­tern: Vom Start weg muss der Kun­de ler­nen, dass wir das Pro­jekt erst ein­mal schlank hal­ten wol­len. In den ers­ten Wo­chen hört der Kun­de oft ein „Nein!” oder ein „Erst mal auf die Po­ny­hof-Lis­te”. Wir müs­sen uns so ver­hal­ten, als wä­ren un­se­re El­tern un­se­re Kun­den. De­nen wür­den wir auch kei­nen un­nö­ti­gen Schnick-Sch­nack ver­kau­fen, nur weil’s cool aus­sieht. De­tails sind nur wich­tig, wenn wir uns si­cher sind, dass sich der er­war­te­te Auf­wand auf je­den Fall loh­nen wird.

7. Auf Sicht­wei­te de­fi­nie­ren: Ein häu­fi­ges Miss­ver­ständ­nis von RE.A.L ist, dass man denkt, man de­fi­niert ja nichts im De­tail. Rich­tig ist: Man de­fi­niert nicht al­le De­tails auf 120 Sei­ten de­tail­liert ein Jahr im Vor­aus. Denn das ist ja de­fi­ni­tiv der un­ge­eig­nets­te Zeit­punkt im Pro­jekt: Der Zeit­punkt, an dem Sie am we­nigs­ten vom ei­gent­li­chen Pro­jekt wis­sen. Bei ei­nem so gro­ßen Pro­jekt kön­nen Sie ja auch nur hof­fen, dass Sie am er­folg­rei­chen En­de mehr als 50 % ge­nau­so um­ge­setzt ha­ben wie im Pflich­ten­heft be­schrie­ben. Man soll­te hof­fen, dass es bei ei­ner gu­ten Agen­tur im Pro­jekt in­ner­halb ei­nes Jah­res neue Er­kennt­nis­se, Ide­en und Tech­ni­ken oder beim Kun­den auch nur ein­fach an­de­re An­for­de­run­gen gibt. Schön, dass Sie die­sen Was­te da­her pro­blem­los weg­las­sen kön­nen. De­fi­niert wird aber schon, nur halt als „Rol­ling Wa­ve-Plan­ning”: Ist ein Mo­dul fer­tig, be­stim­men wir mit dem Kun­den zu­sam­men, wel­ches Mo­dul dem Pro­jekt jetzt den größ­ten zu­sätz­li­chen Wert zu­kom­men las­sen wür­de. Die­se Mo­du­le spe­zi­fi­zie­ren wir dann na­tür­lich. Aber erst wenn sie „dran sind” – und dann mit all dem Wis­sen und der Er­fah­rung der be­reits um­ge­setz­ten Mo­du­le.

„BEI UNS GEHT DAS NICHT!”

Die häu­figs­te Re­ak­ti­on auf un­ser Sche­ma ist na­tür­lich: „Das geht bei un­se­ren Kun­den nicht!” Stimmt, Sie ha­ben recht. Die ers­te Re­ak­ti­on von Kun­den ist na­tür­lich kein „End­lich ar­bei­tet mal je­mand so, wie ich es mir schon im­mer ge­wünscht ha­be”. In der Re­gel re­agiert der Kun­de mit sehr skep­ti­schem In­ter­es­se. Fo­kus­sie­ren Sie sich nicht auf die Skep­sis, son­dern nut­zen Sie das In­ter­es­se. RE.A.L. geht wahr­schein­lich bei Ih­nen tat­säch­lich nicht. Aber nicht, weil „die Kun­den so et­was ga­ran­tiert nie­mals mit­ma­chen wür­den”. Nein, es geht ga­ran­tiert nicht, weil Sie zu­tiefst da­von über­zeugt sind, dass der Kun­de so re­agiert. Be­kla­gen Sie sich nicht über Kun­den, Pro­jek­te und Pro­jekt­vor­ge­hen, Sie spie­len das Spiel doch mit. Sie glau­ben doch nicht ernst­haft, dass un­se­re Kun­den zu­fäl­lig so su­per-agil wa­ren und es vor­her nur nicht wuss­ten. Nein, wir wa­ren nur über­zeugt und ha­ben es schritt­wei­se ein­ge­führt und mit rea­len Bei­spie­len über­zeugt.

Über­le­gen Sie bit­te nicht, bei wem es aus wel­chem Grund ga­ran­tiert nicht ge­hen wird. Das ist Zeit­ver­schwen­dung. An­ders­her­um hat es bei uns funk­tio­niert: Fan­gen Sie doch da an, wo Sie die größ­te Chan­ce se­hen.

Nach 18 Mo­na­ten RE.A.L. ha­be ich auf gro­ßen in­ter­na­tio­na­len Kon­fe­ren­zen noch über die „Gren­zen von RE.A.L.” und dar­über re­fe­riert, wo es selbst­ver­ständ­lich gar nicht ge­hen kann: bei gro­ßen Kon­zer­nen mit SAP-Ein­kaufs­num­mern, bei Stif­tun­gen, die das recht­lich gar nicht dür­fen … etc. Ein Jahr spä­ter wuss­ten wir es bes­ser: Selbst das stimmt nicht. Auch so ver­meint­lich har­te Nüs­se kann man mit RE.A.L. kna­cken.

HAR­TE NÜS­SE KNA­CKEN

Ver­su­chen Sie, „har­te Nüs­se” nicht theo­re­tisch zum Mit­ma­chen zu be­we­gen. Zei­gen Sie Ih­nen re­al, wie über­le­gen das Vor­ge­hen ist. Neh­men wir zum Bei­spiel gro­ße Fir­men mit Kon­zern-Richt­li­ni­en und SAP. Ar­bei­ten Sie erst mal klas­sisch wei­ter, bis sich die rich­ti­ge Si­tua­ti­on er­gibt: Am En­de des Mee­tings gibt der Kun­de uns noch ein Brie­fing mit auf den Weg: „Das ist ein wich­ti­ges und zeit­kri­ti­sches Pro­jekt. Wir se­hen uns ja oh­ne­hin nächs­te Wo­che, brin­gen Sie dann bit­te un­be­dingt ei­nen Kos­ten­vor­an­schlag für die­ses Pro­jekt mit. Mög­lichst de­tail­liert und güns­tig, denn ich will das schnell be­auf­tra­gen. Die Zeit drängt!” Ist das Pro­jekt ge­eig­net, schal­ten wir den Pro­ak­tiv-Mo­dus ein. Ei­ne Wo­che spä­ter: „Herr Ditz, ha­ben Sie den KVA da­bei?” „Nein!” Dem kurz­zei­tig ent­täusch­ten Kun­den er­läu­te­re ich, dass ich ihm nicht sa­gen kann, was wir denn theo­re­tisch schät­zen, wir lan­ge das mög­li­cher­wei­se dau­ern könn­te. „Aber ich ha­be et­was viel Bes­se­res: Ich weiß, dass es ex­akt 68 St­un­den dau­ert. Weil wir es ein­fach mal fer­tig­ge­baut ha­ben”, dre­he mei­nen Lap­top zu ihm um und zei­ge ihm das fer­ti­ge Er­geb­nis. Das ängst­li­che „Aber wir ha­ben doch noch gar nichts be­auf­tragt …” kann man mit ei­nem sou­ve­rä­nen „Genau, dar­um müs­sen Sie ja auch nichts zah­len, wenn es Ih­nen nicht ge­fällt” kon­tern. Dass das Vor­ge­hen schnel­ler ist, wur­de so zwei­fels­frei be­wie­sen.

Möch­te der ei­gent­lich be­geis­ter­te Kun­de beim nächs­ten Pro­jekt trotz­dem wie­der ein rich­ti­ges An­ge­bot ha­ben, ist auch das kein Pro­blem: Er be­kommt ein­fach zwei An­ge­bo­te: ein RE.A.L.-An­ge­bot über 10.000 Eu­ro und ein klas­si­sches über 13.000 Eu­ro. Wenn der Kun­de den Was­te be­zah­len muss und die­sen so trans­pa­rent sieht, über­legt er es sich doch oft noch ein­mal an­ders.

Nach we­ni­gen pro­ak­ti­ven, am bes­ten klei­ne­ren Pro­jek­ten hat der Kun­de er­fah­ren, wie viel bes­ser spe­zi­ell auch für ihn das RE.A.L.e Vor­ge­hen ist. Er „er­fin­det” dann meist selbst die Ide­en, wie RE.A.L. auch in sei­nem Kon­zern klappt. „Kön­nen Sie am En­de, wenn wir genau wis­sen, dass es ex­akt 150 St­un­den ge­dau­ert hat, ein zu­rück­da­tier­tes An­ge­bot über 150 St­un­den sen­den?” ist ei­ne Stil­blü­te des Er­fin­dungs­reich­tums der Kun­den.

Schwie­ri­ger ist es, die Ver­hal­tens­än­de­rung bei den Mit­ar­bei­tern zu er­rei­chen. Aber am En­de hat auch das ge­klappt und ak­tu­ell wür­de nicht ei­ner un­se­rer 53 Mit­ar­bei­ter zu­rück zum klas­si­schen Mo­dell wech­seln wol­len. In der Ge­win­nung neu­er Mit­ar­bei­ter, ins­be­son­de­re Pro­gram­mie­rer, ist die in­no­va­ti­ve und agi­le Vor­ge­hens­wei­se der Agen­tur ein ex­trem gro­ßer Plus­punkt für uns. Wir er­hal­ten mitt­ler­wei­le wirk­lich vie­le Be­wer­bun­gen we­gen un­se­res RE.A.L.-Mo­dells.

WENN’S MAL NICHT KLAPPT

Na­tür­lich klappt RE.A.L. bei Wei­tem nicht im­mer und erst recht nicht im­mer so­fort. Bei Be­treu­ungs­kun­den, bei de­nen das „Grund­rau­schen” grö­ße­rer Pro­jek­te ein­fach über ein­ge­hen­de Ti­ckets rea­li­siert wird, ma­chen wir gar kei­ne St­un­den­schät­zun­gen mehr. Wir set­zen das Ti­cket ein­fach um. Soll­ten Dis­kus­sio­nen ent­ste­hen, sa­gen wir: „Für die­se 13 Ti­ckets ha­ben wir in Sum­me 55 St­un­den be­nö­tigt. Wenn dir das, lie­ber Kun­de, zu viel ist, dann sa­ge uns bit­te ein­fach die Zahl, die Du für an­ge­mes­sen hältst.” Die re­du­zier­te St­un­den­zahl, die die Kun­den dann evtl. an­bie­ten, schrei­ben wir so 1:1 auf die ge­än­der­te Rech­nung. Die­se Sum­me ist in der Re­gel grö­ßer als je­ne, die wir sonst nach Kri­sen­ge­sprä­chen und Streit über di­ver­se Ein­zel­po­si­tio­nen er­zie­len. Al­le spa­ren Zeit und Är­ger. Die Stim­mung ist auf bei­den Sei­ten bes­ser.

Bei gro­ßen Re­launch-Pro­jek­ten ge­lingt es na­tür­lich trotz Pre­dic­tion-Sheet nicht im­mer, in „Ti­me und Bud­gets” zu blei­ben. Was tun? Ver­kürzt gibt es zwei Haupt­va­ri­an­ten:

1. Wir wa­ren kon­se­quent, und der Kun­de ist fair. Wir ha­ben im Pro­jekt 61-mal kla­re Kan­te be­wie­sen und bei je­dem nice­2ha­ve ge­sagt: „Nicht jetzt”. Denn „das L von RE.A.L. heißt le­an”. Der Kun­de hat je­des Mal ge­sagt: Brau­chen wir aber trotz­dem. Dann hat der Kun­de im Pro­jekt 61-mal mit­be­kom­men, war­um wir die #Ra­wE­sti­ma­ti­on nicht hal­ten wer­den. Oft be­zahlt er die Sum­me aus dem Kun­den­wunsch-Puf­fer, den er aus sei­ner Pau­schal­pro­jekt­er­fah­rung oh­ne­hin mit ein­ge­plant hat­te.

2. Der Kun­de ist nicht fair – oder wir ha­ben kei­ne har­te Kan­te ge­zeigt und je­de Son­der­lo­cke oh­ne Ge­gen­wehr ein­fach um­ge­setzt. Dann ma­chen wir mit dem Kun­den zeit­nah ein „Bud­get-Del­taTer­min”, zei­gen dem Kun­den den Pro­jekt­ver­lauf mit Mi­les­to­nes. „Hier ha­ben wir, site­geist, zu mehr Mehr­kos­ten bei­ge­tra­gen und hier Du, lie­ber Kun­de. Wir schät­zen die Ver­ant­wor­tung wie folgt ein: zu 50 % un­se­re Schuld, zu 50 % eu­re Schuld. Wich­tig: das ist nur ei­ne Mei­nung, hier gibt es kein rich­tig oder falsch. Bit­te sagt uns, wel­che Pro­zent-Ver­tei­lung ihr für fair hal­tet.” Genau so rech­nen wir dann ab. Un­se­re Er­fah­rung hier­mit ist un­glaub­lich. Un­se­re Ehr­lich­keit wird mit Fair­ness be­lohnt. Und: Ab jetzt be­ginnt der Kun­de so lang­sam mit dem Minds­hift zu RE.A.L.

DAS ER­GEB­NIS

In sehr vie­len Di­men­sio­nen der täg­li­chen Agen­tur­ar­beit än­dert RE.A.L. die Din­ge um 180 Grad.

„No mo­re Fights”: Die Pro­jekt-Ma­na­ger be­schrei­ben die auf­fäl­ligs­te Ve­rän­de­rung für sich wie folgt: „Frü­her war der Pro­jekt-

„Die De­fi­ni­ti­on von Wahn­sinn ist, im­mer wie­der das Glei­che zu tun und an­de­re Ergebnisse zu er­war­ten.”

Al­bert Ein­stein

All­tag doch sehr ge­prägt vom stän­di­gen Arm­drü­cken ge­gen den Kun­den. Jetzt ar­bei­ten wir zu­sam­men statt ge­gen­ein­an­der.”

Die Agen­tur führt im Pro­jekt: Der Kun­de merkt, dass wir als Agen­tur nicht nur mehr Fach­wis­sen bei Di­gi­tal-Pro­jek­ten ha­ben, wo­für er uns ja schließ­lich be­zahlt, son­dern wir wis­sen auch viel bes­ser, wie man so ein Pro­jekt si­cher zum Ziel führt. Er merkt, wie hin­der­lich sein bis­he­ri­ges Old-School-Vor­ge­hen ist und gibt uns den Le­ad. „Sonst sagt ihr doch mal, ob das noch mit rein muss oder nicht” oder „was der nächs­te bes­te Schritt ist”.

Wir ver­die­nen mehr Geld: Erst seit­dem site­geist sei­ne Pro­jek­te mit RE.A.L. um­setzt, ver­die­nen wir dau­er­haft und be­last­bar deut­lich mehr Geld als vor­her. Das kom­mu­ni­zie­ren wir auch dem Kun­den ge­nau­so. Am En­de ist das kein Pro­blem, denn von den min­des­tens 30 % Was­te, für die in Pro­jek­ten bis­her das Geld ver­schwen­det wur­de, neh­men wir uns 10 %, und 20 % blei­ben für den Kun­den in Form von ef­fi­zi­en­te­ren und güns­ti­ge­ren Pro­jek­ten.

Die rich­ti­gen Kun­den: Der Kern des RE.A.L.-Vor­ge­hens ist es, die pas­sen­den Kun­den zu fin­den. Da­durch er­gibt sich na­tür­lich vie­les au­to­ma­tisch. Wir mei­nen das auch wirk­lich ernst. Wir ha­ben uns in der An­fangs­pha­se von RE.A.L. schritt­wei­se von vie­len Kun­den pro­ak­tiv ge­trennt. Der Kun­de war nicht doof, wir auch nicht. Es hat ein­fach nicht zu­sam­men­ge­passt. Im Prin­zip hat man im­mer Res­sour­cen für tol­le neue pas­sen­de Kun­den und Pro­jek­te. Man muss sich nur leicht und schnell von den un­pas­sends­ten tren­nen kön­nen. Al­so ha­ben wir kei­ne fes­ten Ver­trä­ge.

Ver­trau­en: Den Mit­ar­bei­tern wur­de so sehr deut­lich, was die Ge­schäfts­füh­rung wirk­lich von ih­nen und ih­ren Skills hält. „Un­se­re Kun­den müs­sen ja im­mer nur so viel und so lan­ge zah­len, wie ih­nen un­se­re Ar­beit das auch wert ist. Das sich site­geist das traut, zeigt mir, wie über­zeugt man von uns ist.”

Stolz: Es ist ja nicht üb­lich, dass ei­ne Agen­tur ein ei­ge­nes in­no­va­ti­ves, agi­les und dis­rup­ti­ves Pro­jekt­mo­dell ent­wi­ckelt. Ei­nes, das re­gel­mä­ßig zum „Best Talk” ge­wählt wird, über das in den Fach­ma­ga­zi­nen in­ten­siv be­rich­tet wird und mit dem man an­de­re Agen­tu­ren be­rät und coacht. Das macht die Mit­ar­bei­ter stolz. Denn RE.A.L. ist ja kei­ne von der Lei­tung er­dach­te Theo­rie, son­dern im Un­ter­neh­men ge­mein­sam mit al­len Kol­le­gen zu­sam­men ent­stan­den. Wir sind 53 über­zeug­te Re.A.L.-is­ten.

Sven Ditz ist Grün­der und Ge­schäfts­füh­rer. Seit 1996 im In­ter­net un­ter­wegs. 18 Jah­re ganz klas­sisch, bis er vor 3 Jah­ren die Agen­tur kom­plett um­krem­pel­te. Heute ist er zum The­ma Agi­li­sie­rung ein ge­frag­ter Keyno­te-Spea­ker, Be­ra­ter und Coach für Agen­tu­ren und Un­ter­neh­men.

Twit­ter: @geht­doch Kom­men­tie­ren: screen­gui.de/38/re­al

(Il­lus­tra­ti­on: Jens Wa­gner/site­geist)

Abb. 4: Wir ar­bei­ten tat­säch­lich auch den Kun­den ge­gen­über mit der Po­ny­hof-Lis­te. Die­ses Bild hängt bei den Teams.

Abb. 1–3: Un­se­re lau­fen­den Pro­jek­te wer­den genau pro­to­kol­liert, da­mit wir den Fort­schritt und das Bud­get im­mer im Au­ge be­hal­ten.

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