ASSA com­par­te su pro­yec­to de BPM

IT Now Honduras - - CIO CORNER - Di­rec­to­ra de Tec­no­lo­gía de Assa Com­pa­ñía de Se­gu­ros

El BPM es una he­rra­mien­ta pa­ra Ges­tión de Pro­ce­sos de Ne­go­cio que per­mi­te con­tro­lar la ope­ra­ción, co­no­cer cuán­tas transac­cio­nes tie­nes en pro­ce­so, en ma­nos de quién, me­dir los tiem­pos en ca­da pun­to del pro­ce­so, co­no­cer si es­tá a tiem­po en ba­se a los acuer­dos de ser­vi­cio, por ven­cer o ven­ci­da. Assa Com­pa­ñía de Se­gu­ros con ope­ra­cio­nes en Ni­ca­ra­gua, Pa­na­má, El Sal­va­dor y Cos­ta Ri­ca, re­cién im­ple­men­tó en es­te úl­ti­mo país el BPM, el cual in­clu­yó el al­can­ce de una car­pe­ta di­gi­tal del clien­te. Lo cual brin­dó be­ne­fi­cios co­mo: con­trol de la ope­ra­ción al con­tar con es­ta­dís­ti­cas, iden­ti­fi­ca­ción de cue­llos de bo­te­lla y mo­ni­to­reo de los pro­ce­sos. Ade­más de re­duc­ción de erro­res, iden­ti­fi­ca­ción de cue­llos de bo­te­lla, no­ti­fi­ca­cio­nes au­to­má­ti­cas, in­di­ca­do­res de ges­tión, pro­ce­sos es­tán­dar con tiem­pos de­fi­ni­dos, aho­rro de pa­pel al im­ple­men­tar el ex­pe­dien­te di­gi­tal del clien­te y me­jo­ra del ser­vi­cio a clien­tes y co­rre­do­res. Es­ta­mos en pe­río­do de es­ta­bi­li­za­ción. Es im­por­tan­te re­sal­tar que se hi­zo un tra­ba­jo de ges­tión del cam­bio y de ca­pa­ci­ta­ción de for­ma tal que al mo­men­to de la im­ple­men­ta­ción to­do el per­so­nal es­ta­ba de­bi­da­men­te ca­pa­ci­ta­do, co­no­cían del pro­yec­to, sus be­ne­fi­cios y no se vio im­pac­ta­da la ope­ra­ción. Se im­ple­men­tó IBM BPM en adi­ción a Fi­le­net co­mo he­rra­mien­ta de Con­tent Ma­na­ger. Con Fi­le­net tra­ba­ja­mos la car­pe­ta di­gi­tal del clien­te. Hoy día to­da la in­for­ma­ción de las pó­li­zas se digitaliza, pa­ra ca­da clien­te con­ta­mos con sus pó­li­zas nue­vas, en­do­sos, re­no­va­cio­nes y re­cla­mos di­gi­ta­li­za­dos. Al cre­cer la ope­ra­ción de ASSA Cos­ta Ri­ca sur­gió la ne­ce­si­dad de con­tro­lar y dar se­gui­mien­to au­to­ma­ti­za­do a las transac­cio­nes que el área co­mer­cial solicitaba al área téc­ni­ca. Ini­cial­men­te se lle­va­ba un con­trol ma­nual en un ex­cel de las co­ti­za­cio­nes apro­ba­das que co­mer­cial en­tre­ga­ba a sus­crip­ción (en qué fe­cha la en­tre­ga­ban, a quién, etc). El área de sus­crip­ción co­lo­ca­ba quién la es­ta­ba tra­ba­jan­do y de es­ta for­ma se da­ba un se­gui­mien­to to­tal­men­te ma­nual. Co­mo es­tra­te­gia el ob­je­ti­vo es la me­jo­ra del ser­vi­cio a clien­tes y co­rre­do­res al me­jo­rar los tiem­pos de en­tre­ga, dis­mi­nuir erro­res y en­vío de co­mu­ni­ca­cio­nes au­to­má­ti­cas al mo­men­to de la transac­ción. Ba­sa­dos en la he­rra­mien­ta pa­ra dar rá­pi­da­men­te el es­ta­tus de una transac­ción. De­fi­ni­ti­va­men­te el en­fo­que es la me­jo­ra del ser­vi­cio y el con­trol au­to­ma­ti­za­do de la ope­ra­ción. El pro­yec­to fue com­ple­jo y de­man­dan­te prin­ci­pal­men­te por dos he­chos:

Un al­can­ce muy am­bi­cio­so con po­co tiem­po:

lo que in­cluía sie­te pro­ce­sos cla­ves del ne­go­cio en ocho me­ses co­mo lo fue­ron la co­ti­za­ción, emi­sión, en­do­sos, re­no­va­ción, re­cla­mos, co­bros y ges­tión do­cu­men­tal.

Coor­di­na­ción man­dan­te: de-

el equi­po al en­con­trar­se en cua­tro paí­ses tu­vo una coor­di­na­ción más com­ple­ja. Los desa­rro­llos de BPM se rea­li­za­ban en Mé­xi­co, los de Fi­le­net en Cos­ta Ri­ca, los ser­vi­cios de in­te­gra­ción en Gua­te­ma­la y os desa­rro­llos de Ora­cle en Pa­na­má. Con la im­ple­men­ta­ción se creó el Cen­tro de Ges­tión do­cu­men­tal, don­de se digitaliza la do­cu­men­ta­ción de las transac­cio­nes. Tam­bién con­ta­mos aho­ra con una per­so­na en­car­ga­da de pro­ce­sos. To­da la in­te­gra­ción se tra­ba­jó en ba­se a ser­vi­cios que via­jan a tra­vés de un bus de in­te­gra­ción. Así se trans­fie­ren los datos del co­re de se­gu­ros a la ca­pa del BPM y se le en­vían tam­bién ban­de­ras que el BPM ne­ce­si­ta pa­ra to­mar ac­cio­nes. Es im­por­tan­te re­sal­tar que se hi­zo un tra­ba­jo de ges­tión del cam­bio y de ca­pa­ci­ta­ción de for­ma tal que al mo­men­to de la im­ple­men­ta­ción to­do el per­so­nal es­ta­ba de­bi­da­men­te ca­pa­ci­ta­do, co­no­cían del pro­yec­to, sus be­ne­fi­cios y no se vio im­pac­ta­da la ope­ra­ción.

Co­mo es­tra­te­gia el ob­je­ti­vo es la me­jo­ra del ser­vi­cio a clien­tes y co­rre­do­res al me­jo­rar los tiem­pos de en­tre­ga, dis­mi­nuir erro­res y en­vío de co­mu­ni­ca­cio­nes au­to­má­ti­cas al mo­men­to de la transac­ción.

Con la im­ple­men­ta­ción se creó el Cen­tro de Ges­tión do­cu­men­tal, don­de se digitaliza la do­cu­men­ta­ción de las transac­cio­nes. Tam­bién con­ta­mos aho­ra con una per­so­na en­car­ga­da de pro­ce­sos.

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