مبتد‌یان صرفه جویی در زمان با اکسل

راههایی برای انجام بهتر پروژهها با اکسل

Byte - - الصفحة الأولى -

مايكروسافت اكسل ابزاری قدرتمند با ويﮋگیهای كامل برای كار با گزارشها و صفحات گسترده است. خواه در منزلازايننرمافزاراستفادهكنيديادرمحلكار؛بهكاربردن ويﮋگیها و ترفندهايی كه موجب افزايش سرعت انجام كارهادرزمانكوتاهتریمیشوند،میتوانددرانجامكارهای ﻃوالنیمدت و ﻃاقتفرسا كمك بسيار مفيدی باشد. صرفهجویی در زمان با استفاده از الگوهای آماده يكی از بهترين روشها برای صرفهجويی در زمان، استفاده از الگوهای از پيش ﻃراحیشده است. شايد تاكنون از اين الگوها برای تهيه دستور كار جلسات، خبرنامهها يا گزارشهای خود با استفاده از مايكروسافت ورد استفاده كردهباشيد. در برنامه ،Excel استفاده از اين الگوها میتواند بسيار مفيد باشد. برای ايجاد جدول زمانبندی پروژه، تﻘويم، فاكتور، بودجه ...و با استفاده از اين ويﮋگی میتوانيد تا حدود زيادی در وقت خود صرفهجويی كنيد. ايجاد الگوهايی كه به آنها نياز داريد، بسيار ساده است. وبسايت مايكروسافت، قالبهای متنوع بسياری را برای كار روی تﻘويمها، برنامهريزی و اوراق زمانبندی و همﭽنين انتﻘال وجوه در اختيار كاربران قرارداده است. Vertex42 میتواند انتخابی مناسب برای برنامهريزی، بودجهبندی، ليست كارها و ترازنامهها باشد. يكیديگرازمنابعمناسب 123است Spreadsheet كه بهمنظور ايجاد فاكتورها، موجودی، اوراق ثبتنام و حﻀوروﻏياب مورد استفاده قرار میگيرد. ثابت کردن عنوان سطرها و ستونها

اگر از صفحهای استفاده میكنيد كه حاوی اﻃالعات فراوانی است، احتماال مجبوريد برای مشاهده كليه اﻃالعات، صفحه را پيمايش كنيد. با اين كار، عناوين هر يك از ستونهای موجود در آن صفحه ديگر قابل رؤيت نخواهند بود و برای پيدا كردن اﻃالعات مورد نظر خود و مشاهده عنوان هر ستون، مجبور خواهيد بود صفحه را بارها و بارها پيمايش كنيد اما اگر سطرها و ستونها را ثابت كنيد، زمانی كه بين صفحات حركت میكنيد، عناوين ثابت باقی میمانند. برای اين كار به روش زير عمل كنيد: -1درتب،Viewگزينه رادرقسمت ‪Freeze Panes‬ مربوطبه انتخابكنيد. ribbon

-2 در منوی كشويی مربوط به Panes،

Freeze و سﭙس ‪Freeze First Column‬ ‪Freeze Top Row‬ را انتخاب كنيد. در صورت لزوم میتوانيد هر دو گزينهرا انتخاب كنيد. پساز فعالسازی اين ويﮋگی، هر وقت كه صفحه را به سمت باال، پايين، راست يا چﭗ، پيمايش میكنيد، عنوان هر يك از ستونها قابل مشاهده خواهد بود. برای ﻏير فعال كردن اين ويﮋگی، تنها كافی است پساز انتخابگزينه رویعبارت Unfreeze ‪Freeze Panes‬

،Panes كليك كنيد. شمارهگذاری کردن یک ستون

شمارهگﺬاری و دستهبندی يك ستون در اكسل تا حدود زيادی وقتگير است؛ بهخصوص اگر بخواهيد برای چندين ستون اين كار را تكرار كنيد. با استفاده از اين روش میتوانيد تا حدود زيادی در وقت خود صرفهجويی كنيد و بهسرعت ليستی از اعداد ايجاد كنيد. به اين ترتيب كه عدد 1 و سﭙس 2 را در سلولهای مورد نظر و زير هم وارد كنيد. در ادامه هر دو سلول را انتخاب كنيد و پساز مشاهده آيكن مربوطبه ،fillكافیاستبااستفادهازكشيدن handle ماوس، خانههای مورد نظر خود را انتخاب كنيد. نگامی كه از اين ويﮋگی برای واردكردن تاريﺦ استفاده میكنيد، میتوانيد بهسادگی يك ستون يا سطر را بهصورت افزايشی و تنها با واردكردن تاريﺦ اوليه، پر كنيد. مﺜال، میتوانيد تاريﺦ 12/25/16 را در يك سلول وارد و آن را انتخاب كنيد، هنگامی كه آيكون مربوط به ‪fill handle‬ ﻇاهر شد، تعداد سلولهای مورد نظر خود را انتخاب

كنيد. از اين ويﮋگی میتوانيد برای ورود اسامی روزهای

هفته و همﭽنين ماههای سال در سلولهای يك سطر يا ستون نيز استفاده كنيد. يكی ديگر از مواردی كه میتوانيد ازويﮋگی استفادهكنيد،زمانیاستكه ‪fill handle‬ میخواهيد ستونهايی كه حاوی اﻃالعات مشابه هستند، از صفحههای جداگانه جمعآوری كنيد. بهعنوان مﺜال با وارد كرد يك حرف يا كلمه، انتخاب سلول و دو بار كليك k روی ،fillمﻘاديردرسلولهایباقیماندهستون handle بهصورت زير هم و به تعداد سطرهای صفحه، وارد میشود. جابهجا کردن سطرها و ستونها

اگر تصميم گرفتهايد جای عناوين سطرها و ستونهای يك صفحه را عوض كنيد، میتوانيد بهراحتی و با استفاده از يك فرآيند ساده اين كار را انجام دهيد. با اين كار نيازی نيست وقت خود را برای ورود مجدد اﻃالعات، هدر دهيد. در ادامه مراحل جابهجايی عنوان سطرها و ستونها بيان شده است. -1 سلولهای حاوی عناوين ستونها را انتخاب كنيد. -2 سﭙس روی آنها راست كليك كنيد و عبارت Copy را انتخاب كنيد. همﭽنين میتوانيد با رجوع به تب

در قسمت ،ribbon دكمه كﭙی را انتخاب كنيد. Home -3 سلول سطر يا ستونی را كه میخواهيد عناوين از آنجا شروع شوند، انتخاب كنيد. -4راستكليككنيدو راانتخاب ‪Paste Special‬ كنيد. بهعالوه میتوانيد در تب قسمت Home ،ribbon روی عبارت و پساز آن Paste Paste ،Special كليك كنيد.

-5چكباكسمربوطبه راانتخابوروی Transpose كليد كليككنيد. OK

Newspapers in Persian

Newspapers from Iran

© PressReader. All rights reserved.