Ri­so­nan­za ma­gne­ti­ca, le nuo­ve li­nee gui­da dell'Inail

Af­fi­da­re in ester­na la ge­stio­ne può ri­ve­lar­si una scel­ta ope­ra­ti­va per ot­ti­miz­za­re i co­sti e le ri­sor­se

Costozero - - Sommario - Di F. Cam­pa­nel­la

Nel cor­so de­gli ul­ti­mi an­ni le azien­de han­no do­vu­to mo­di­fi­ca­re i pro­pri mo­del­li e pro­ces­si or­ga­niz­za­ti­vi per ri­spon­de­re al­le mu­te­vo­li esi­gen­ze eco­no­mi­che e so­cia­li del mer­ca­to. In que­sto con­te­sto le im­pre­se han­no rea­gi­to con due di­ver­se mo­da­li­tà: al­cu­ne real­tà han­no adot­ta­to una stra­te­gia di ri­di­men­sio­na­men­to e di for­te con­so­li­da­men­to di tut­ti i pro­ces­si al pro­prio in­ter­no, al­tre si so­no orien­ta­te ver­so mo­del­li di ester­na­liz­za­zio­ne di al­cu­ni pro­ces­si di bu­si­ness, che ven­go­no quin­di ge­sti­ti in ou­tsour­cing. An­che se l'ou­tsour­cing di per sé non è una no­vi­tà, que­sto fe­no­me­no sta vi­ven­do un pe­rio­do di enor­me svi­lup­po. Inol­tre, non so­no più so­lo le gran­di azien­de ad adot­ta­re una stra­te­gia di ou­tsour­cing, ben­sì sem­pre più PMI si muo­vo­no al­la ri­cer­ca di con­su­len­ti ester­ni spe­cia­liz­za­ti in gra­do di ge­sti­re, con ele­va­ti stan­dard qua­li­ta­ti­vi e di si­cu­rez­za, al­cu­ni pro­ces­si azien­da­li non co­re. Sem­pre più spes­so, per­tan­to, l'ou­tsour­cing vie­ne con­si­de­ra­to dal­le im­pre­se una fa­se stra­te­gi­ca del­la pro­pria cre­sci­ta, uti­le per di­mi­nui­re i co­sti e li­be­ra­re le ri­sor­se da de­di­ca­re ad at­ti­vi­tà più co­re, ol­tre che per mi­glio­ra­re i pro­pri pro­ces­si e au­men­ta­re le pro­prie com­pe­ten­ze. L'area for­se più in­te­res­sa­ta dall'ou­tsour­cing è quel­la del­la ge­stio­ne del­le ri­sor­se uma­ne, in par­ti­co­la­re per quan­to ri­guar­da la ge­stio­ne di bu­ste pa­ga e con­tri­bu­ti, re­cruit­ment, for­ma­zio­ne, ge­stio­ne Comp&Benefit, e al­tre an­co­ra. Esi­ste pe­rò un'ul­te­rio­re area, che im­pat­ta sul com­par­to HR, che an­co­ra po­che im­pre­se ten­do­no a ester­na­liz­za­re: quel­la del­le no­te spe­se. Mol­te azien­de de­vo­no in­fat­ti ge­sti­re men­sil­men­te un nu­me­ro con­si­sten­te di no­te spe­se. Que­sta at­ti­vi­tà, se svol­ta be­ne, ri­chie­de mol­to tem­po e im­pe­gna mol­te ri­sor­se dell'uf­fi­cio per­so­na­le e am­mi­ni­stra­zio­ne. Af­fi­dan­do all'ester­no il pro­ces­so di ge­stio­ne e con­trol­lo del­le no­te spe­se, le azien­de pos­so­no ot­te­ne­re una se­rie di be­ne­fi­ci in ter­mi­ni di ab­bat­ti­men­to dei co­sti, mag­gio­re ef­fi­cien­za del pro­ces­so di va­li­da­zio­ne e li­qui­da­zio­ne del­le no­te spe­se ai col­la­bo­ra­to­ri, di­mi­nu­zio­ne del ri­schio di rim­bor­so di “spe­se non giu­sti­fi­ca­te”, con­trol­lo e con­for­mi­tà con le po­li­cy azien­da­li. Un al­tro aspet­to che mol­te vol­te vie­ne sot­to­va­lu­ta­to è la pos­si­bi­li­tà di re­cu­pe­ra­re gli im­por­ti IVA, sia este­ri sia lo­ca­li, che ven­go­no al­tri­men­ti im­pu­ta­ti a co­sto. Cer­chia­mo pe­rò di com­pren­de­re in

con­cre­to come po­treb­be es­se­re ge­sti­to in ou­tsour­cing il pro­ces­so re­la­ti­vo al­le no­te spe­se, e qua­li po­treb­be­ro es­se­re i be­ne­fi­ci de­ri­van­ti da que­sta at­ti­vi­tà. An­che se ov­via­men­te l'azien­da può de­ci­de­re se da­re in ou­tsour­cing tut­ta o so­lo par­te del­la ge­stio­ne del­le pro­prie no­te spe­se, l'espe­rien­za di­mo­stra che si ot­ten­go­no mag­gio­ri ri­sul­ta­ti se vie­ne ester­na­liz­za­to tut­to il pro­ces­so, dal mo­men­to del­la ri­ce­zio­ne del­la no­ta spe­se in­via­ta dal di­pen­den­te, al suo con­trol­lo in ba­se al­la travel po­li­cy vi­gen­te, al­la ge­stio­ne del­le ano­ma­lie ri­scon­tra­te, al­la sua va­li­da­zio­ne, al­la con­ta­bi­liz­za­zio­ne, all'in­di­vi­dua­zio­ne di giu­sti­fi­ca­ti­vi este­ri e/o ita­lia­ni ido­nei ai fi­ni IVA, al­la co­mu­ni­ca­zio­ne al re­par­to HR de­gli im­por­ti da rim­bor­sa­re e quin­di da ri­por­ta­re nel ce­do­li­no, fi­no all'ar­chi­vio del­la no­ta spe­se stes­sa. Suc­ces­si­va­men­te è ne­ces­sa­rio de­ci­de­re se far ge­sti­re l'at­ti­vi­tà dal part­ner scel­to pres­so la pro­pria se­de op­pu­re off si­te. Si­cu­ra­men­te la scel­ta di far ri­sie­de­re il con­su­len­te pres­so la pro­pria se­de porta all'azien­da no­te­vo­li be­ne­fi­ci, per­met­ten­do un mag­gio­re con­trol­lo sul­le ri­sor­se e sui pro­ces­si. Inol­tre si fa­ci­li­ta il trasferimento con­ti­nuo di kno­whow dai con­su­len­ti al per­so­na­le dell'azien­da, gra­zie a una co­stan­te con­di­vi­sio­ne de­gli obiet­ti­vi stra­te­gi­ci. Vie­ne an­che re­sa più sem­pli­ce ed ef­fi­ca­ce la ge­stio­ne di even­tua­li ano­ma­lie e con­tro­ver­sie. Pren­dia­mo come esem­pio un'azien­da che de­ve ge­sti­re al me­se cir­ca 1.500 no­te spe­se. Per pro­ces­sa­re un nu­me­ro co­sì ele­va­to di do­cu­men­ti – da con­trol­la­re, va­li­da­re e con­ta­bi­liz­za­re - l'azien­da do­vreb­be de­di­ca­re più ri­sor­se full ti­me, scel­ta che un'azien­da in ge­ne­re non può per­met­ter­si. L'ap­proc­cio più con­so­li­da­to per­tan­to è quel­lo di ve­ri­fi­ca­re le no­te spe­se a cam­pio­ne, pras­si che im­pli­ca, ov­via­men­te, un ele­va­to mar­gi­ne di er­ro­re, im­pe­den­do il con­trol­lo di tut­te le even­tua­li ano­ma­lie. Se si pen­sa che di me­dia pos­so­no es­se­re iden­ti­fi­ca­ti 30 di­ver­si co­di­ci di ano­ma­lie, è fa­ci­le com­pren­de­re come gli er­ro­ri pre­sen­ti nel­le no­te spe­se, se non in­di­vi­dua­ti e cor­ret­ti, pos­sa­no com­por­ta­re per le azien­de no­te­vo­li co­sti. Le ano­ma­lie più fre­quen­ti ri­guar­da­no il su­pe­ra­men­to dei mas­si­ma­li de­fi­ni­ti dal­la po­li­cy azien­da­le re­la­ti­vi, ad esem­pio, al­la som­ma che il di­pen­den­te può spen­de­re per pran­zi e hotel, op­pu­re la com­pi­la­zio­ne er­ra­ta del­le sche­de car­bu­ran­te e dell'in­te­sta­zio­ne del­le fat­tu­re. Il va­lo­re ag­giun­to por­ta­to da un con­su­len­te che ge­sti­sce in ou­tsour­cing le no­te spe­se, è pro­prio quel­lo di po­ter ve­ri­fi­ca­re “a tap­pe­to” tut­te le no­te spe­se, se­gna­la­re all'azien­da le even­tua­li ano­ma­lie ri­scon­tra­te in fa­se di con­trol­lo per po­ter­le cor­reg­ge­re e tro­va­re nuo­ve stra­te­gie al fi­ne che le stes­se non pos­sa­no ri­pre­sen­tar­si in fu­tu­ro. Nel­lo spe­ci­fi­co gli step ope­ra­ti­vi per una cor­ret­ta ge­stio­ne del­le no­te spe­se ri­guar­da­no: il con­trol­lo del­la pre­sen­za di giu­sti­fi­ca­ti­vi al­le­ga­ti al­la no­ta spe­se che ri­spet­ti­no le pro­ce­du­re azien­da­li, la ri­chie­sta o sol­le­ci­to al di­pen­den­te di even­tua­li giu­sti­fi­ca­ti­vi man­can­ti, la ve­ri­fi­ca dei con­teg­gi, la segnalazione al di­pen­den­te o al­la di­re­zio­ne di even­tua­li ano­ma­lie e/o er­ro­ri, la va­li­da­zio­ne e con­ta­bi­liz­za­zio­ne del­le no­te spe­se, l'in­di­vi­dua­zio­ne dei giu­sti­fi­ca­ti­vi este­ri e/o ita­lia­ni ido­nei ai fi­ni IVA, la tra­smis­sio­ne dei sal­di per ogni sin­go­lo di­pen­den­te all'HR, l‘ar­chi­via­zio­ne elet­tro­ni­ca e/o car­ta­cea del­la do­cu­men­ta­zio­ne, il re­por­ting. In que­sto pro­ces­so il ruo­lo stra­te­gi­co del con­su­len­te ester­no è an­che quel­lo di po­ter ve­ri­fi­ca­re con l'azien­da se le po­li­cy adot­ta­te sia­no ef­fi­ca­ci per ga­ran­ti­re il mi­nor mar­gi­ne di er­ro­re pos­si­bi­le e per fa­ci­li­ta­re i di­pen­den­ti nel­la com­pi­la­zio­ne del­le no­te spe­se e dei va­ri do­cu­men­ti che van­no a es­se al­le­ga­ti. Obiet­ti­vo fi­na­le è ve­der di­mi­nui­re dra­sti­ca­men­te le ano­ma­lie e di con­se­guen­za i co­sti a ca­ri­co dell'im­pre­sa. Al­tro aspet­to che, come det­to pri­ma po­che azien­de ten­go­no sot­to con­trol­lo du­ran­te la ren­di­con­ta­zio­ne del­le no­te spe­se, è il re­cu­pe­ro dell'IVA este­ra e lo­ca­le. In­fat­ti una vol­ta va­li­da­ta la no­ta spe­se, è pos­si­bi­le con­trol­la­re se le fat­tu­re al­le­ga­te so­no ido­nee e de­trai­bi­li ai fi­ni IVA, sia­no es­se ita­lia­ne o este­re, per av­via­re in pa­ral­le­lo il pro­ces­so di re­cu­pe­ro. I due pro­ces­si - ge­stio­ne del­le no­te spe­se e at­ti­vi­tà di re­cu­pe­ro IVA - so­no tra lo­ro for­te­men­te si­ner­gi­ci e rap­pre­sen­ta­no per l'azien­da una con­cre­ta le­va stra­te­gi­ca e ope­ra­ti­va per tra­sfor­ma­re un co­sto vi­vo in un'op­por­tu­ni­tà di gua­da­gno. Se è ve­ro che la ten­den­za del­le azien­de è quel­la di ana­liz­za­re e ri­ve­de­re i pro­pri pro­ces­si per cer­ca­re aree che con­sen­ta­no ri­spar­mi in ter­mi­ni di co­sti e ri­sor­se, l'ester­na­liz­za­zio­ne del­le no­te spe­se de­ve es­se­re con­si­de­ra­ta un'at­ti­vi­tà stra­te­gi­ca in gra­do non so­lo di li­be­ra­re ri­sor­se e mi­glio­ra­re i pro­ces­si, ma an­che di ot­te­ne­re no­te­vo­li be­ne­fi­ci in ter­mi­ni di ri­spar­mio.

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