L'ef­fi­cien­za in­di­ret­ta del Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment

Ot­ti­miz­za­re la ge­stio­ne del­le strut­tu­re e dei luo­ghi in cui ope­ra­no le azien­de equi­va­le ad un mi­glio­ra­men­to com­ples­si­vo di co­sti, pro­ces­si, ri­sor­se e tem­pi

Costozero - - Sommario - Di K. Ter­raz­za­ni

Il Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment na­sce ne­gli Sta­ti Uni­ti all'ini­zio de­gli an­ni '80, du­ran­te un dif­fi­ci­le pe­rio­do per l'eco­no­mia nor­da­me­ri­ca­na, che vis­se un ra­di­ca­le e re­pen­ti­no cam­bia­men­to: di­mi­nu­zio­ne del­le bar­rie­re geo­gra­fi­che, mag­gio­re cir­co­la­zio­ne del­le mer­ci e of­fer­ta più dif­fe­ren­zia­ta, con la con­se­guen­te evo­lu­zio­ne del­le esi­gen­ze dei con­su­ma­to­ri e del rap­por­to tra for­ni­to­re e clien­te. Mu­ta­men­ti che fe­ce­ro cre­sce­re in mo­do espo­nen­zia­le la com­pe­ti­ti­vi­tà e che spin­se­ro le azien­de a do­ver ripensare ai pro­pri pro­ces­si, con una par­ti­co­la­re at­ten­zio­ne all'ot­ti­miz­za­zio­ne e all'ef­fi­cien­ta­men­to. In que­sto con­te­sto di­ven­ne una chia­ve stra­te­gi­ca an­che la ca­pa­ci­tà di ren­de­re fles­si­bi­le e di ot­ti­miz­za­re la ge­stio­ne del­le strut­tu­re e dei luo­ghi in cui ope­ra­va­no le azien­de: il Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment. In­fat­ti, se­con­do la de­fi­ni­zio­ne dell'IFMA (In­ter­na­tio­nal Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment As­so­cia­tion) il Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment«è la di­sci­pli­na azien­da­le che coor­di­na lo spa­zio fi­si­co di la­vo­ro con le ri­sor­se uma­ne e l'at­ti­vi­tà pro­pria dell'azien­da. In­te­gra i prin­ci­pi del­la ge­stio­ne eco­no­mi­ca e fi­nan­zia­ria dell'azien­da, dell'ar­chi­tet­tu­ra e del­le scien­ze com­por­ta­men­ta­li e in­ge­gne­ri­sti­che». Con il ter­mi­ne fa­ci­li­ty si iden­ti­fi­ca­no tut­ti gli im­mo­bi­li all'in­ter­no dei qua­li si svol­ge l'at­ti­vi­tà la­vo­ra­ti­va e tut­ti i ser­vi­zi a es­sa col­le­ga­ti e che la ren­do­no pos­si­bi­le, qua­li ma­nu­ten­zio­ne e pu­li­zia de­gli edi­fi­ci e de­gli im­pian­ti, in­ter­ven­ti di ri­qua­li­fi­ca­zio­ne, sor­ve­glian­za, pro­te­zio­ne an­tin­cen­dio, e al­tri an­co­ra. Una ge­stio­ne ef­fi­ca­ce del­le fa­ci­li­ty do­vreb­be quin­di es­se­re vol­ta al mi­glio­ra­men­to, in ter­mi­ni di pro­ces­si e co­sti, de­gli im­mo­bi­li, del­le strut­tu­re e de­gli im­pian­ti azien­da­li. Si trat­ta di un pro­ces­so con­ti­nua­ti­vo, es­sen­zia­le per le azien­de che vo­glio­no man­te­ne­re un cer­to gra­do di com­pe­ti­ti­vi­tà nel mer­ca­to. L'IFMA ha iden­ti­fi­ca­to tre ma­cro aree che fan­no par­te del Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment: - ser­vi­zi all'edi­fi­cio, che rac­chiu­do­no tut­te le at­ti­vi­tà uti­li per il man­te­ni­men­to dell'im­mo­bi­le, de­gli im­pian­ti e del­le strut­tu­re. Obiet­ti­vo di que­sti è ga­ran­ti­re il fun­zio­na­men­to del­lo spa­zio all'in­ter­no del qua­le ope­ra l'azien­da, in li­nea con la nor­ma­ti­va vi­gen­te in te­ma di si­cu­rez­za, uti­liz­zo dell'ener­gia e igie­ne;

- ser­vi­zi al­lo spa­zio, il cui sco­po è di fa­re in mo­do che lo spa­zio do­ve si la­vo­ra sia cor­ret­ta­men­te or­ga­niz­za­to per sup­por­ta­re l'azien­da nel­lo svi­lup­po del­la pro­pria at­ti­vi­tà, fa­ci­li­tan­do i pro­ces­si di co­mu­ni­ca­zio­ne, cir­co­la­zio­ne del­le in­for­ma­zio­ni e so­cia­liz­za­zio­ne; - ser­vi­zi al­le per­so­ne, i qua­li si ri­fe­ri­sco­no a un'area mol­to am­pia che in­clu­de, ad esem­pio, la ri­sto­ra­zio­ne, la si­cu­rez­za, l'igie­ne am­bien­ta­le. Le azien­de ten­do­no a ester­na­liz­za­re la ge­stio­ne di tut­ti, o par­te, di que­sti ser­vi­zi. Un ap­proc­cio vin­cen­te se si con­si­de­ra che sul mer­ca­to so­no or­mai pre­sen­ti nu­me­ro­si for­ni­to­ri in gra­do di of­fri­re ele­va­te com­pe­ten­ze set­to­ria­li, fles­si­bi­li­tà e co­per­tu­ra ter­ri­to­ria­le. Un'azien­da, pri­ma di av­via­re l'ot­ti­miz­za­zio­ne del Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment, de­ve quin­di ef­fet­tua­re una va­lu­ta­zio­ne stra­te­gi­ca di qua­li sia­no i ser­vi­zi da ot­ti­miz­za­re ri­spet­to ai co­sti e al­le ri­sor­se, ana­liz­za­re le esi­gen­ze dei pro­pri clien­ti in­ter­ni (di­pen­den­ti, ecc.), per sup­por­ta­re ef­fi­ca­ce­men­te il co­re bu­si­ness, e in­fi­ne coor­di­na­re tut­ti i ser­vi­zi, ot­ti­miz­zan­do e re-in­ge­gne­riz­zan­do i pro­ces­si. Un pro­get­to di ot­ti­miz­za­zio­ne del Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment ini­zia ge­ne­ral­men­te dal­la map­pa­tu­ra dei ser­vi­zi, dei for­ni­to­ri in uso e dei re­la­ti­vi con­trat­ti, per com­pren­de­re se i co­sti e i li­vel­li di ser­vi­zio so­no al­li­nea­ti con le esi­gen­ze e le aspet­ta­ti­ve dell'azien­da. Ad esem­pio, in al­cu­ni ca­si po­treb­be es­se­re uti­le ef­fet­tua­re una lo­ca­liz­za­zio­ne dei pos­si­bi­li for­ni­to­ri, in quan­to fon­da­men­ta­le a li­vel­lo ope­ra­ti­vo che que­sti si tro­vi­no nel­la stes­sa area geo­gra­fi­ca in cui ope­ra l'azien­da, op­pu­re, al con­tra­rio, se l'azien­da è di­stri­bui­ta su più se­di, l'esi­gen­za po­treb­be es­se­re quel­la di coin­vol­ge­re un ge­ne­ral con­trac­tor, in gra­do di of­fri­re ser­vi­zi dif­fe­ren­zia­ti su tut­to il ter­ri­to­rio, con lo stes­so li­vel­lo qua­li­ta­ti­vo e di co­sto. Pren­dia­mo il caso rea­le di un'azien­da che ope­ra nel mer­ca­to del fa­shion re­tail, per la qua­le è sta­ta ese­gui­ta un'at­ti­vi­tà di ot­ti­miz­za­zio­ne del Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment per l'area del­le pu­li­zie. L'azien­da pos­sie­de cir­ca 160 ne­go­zi sul ter­ri­to­rio ita­lia­no e si ap­pog­gia a cir­ca 70 for­ni­to­ri lo­ca­li, con li­vel­li di co­sto mol­to di­ver­si tra lo­ro. Il pro­get­to è sta­to sud­di­vi­so in 2 fa­si, per­ché i cam­bia­men­ti a li­vel­lo del Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment, sep­pur non stret­ta­men­te le­ga­ti al co­re bu­si­ness, non van­no mai sot­to­va­lu­ta­ti: in­fat­ti in­di­ret­ta­men­te pos­so­no ge­ne­ra­re inef­fi­cien­ze che han­no poi un im­pat­to an­che sull'at­ti­vi­tà prin­ci­pa­le dell'azien­da. Du­ran­te la pri­ma fa­se, si è pro­ce­du­to al­la map­pa­tu­ra del ser­vi­zio che i for­ni­to­ri esi­sten­ti ero­ga­va­no, con un'ana­li­si del suo li­vel­lo e dei re­la­ti­vi co­sti. Sul­la ba­se dei ri­sul­ta­ti ot­te­nu­ti, si è pro­ce­du­to con la stan­dar­diz­za­zio­ne dei li­vel­li di ser­vi­zio - ove pos­si­bi­le - e quin­di con la ri­ne­go­zia­zio­ne dei con­trat­ti con i for­ni­to­ri in es­se­re. Que­sta pri­ma fa­se di 2 me­si è sta­ta pro­pe­deu­ti­ca per la suc­ces­si­va va­lu­ta­zio­ne di al­tre real­tà pre­sen­ti sul mer­ca­to, che fos­se­ro in gra­do di ge­sti­re i ser­vi­zi di pu­li­zia dell'azien­da con una mag­gio­re ef­fi­cien­za e un mi­nor co­sto. So­no sta­ti coin­vol­ti cir­ca un cen­ti­na­io di for­ni­to­ri tra lo­ca­li e na­zio­na­li. A se­gui­to di un'ap­pro­fon­di­ta ana­li­si e qua­li­fi­ca­zio­ne dei ven­dor coin­vol­ti e dell'av­vio del­la ga­ra, il ser­vi­zio è sta­to af­fi­da­to a un uni­co for­ni­to­re a li­vel­lo na­zio­na­le, scel­ta che ha per­mes­so all'azien­da di mi­glio­ra­re no­te­vol­men­te pro­ces­si e co­sti. Inol­tre, que­sta at­ti­vi­tà è sta­ta un'oc­ca­sio­ne per con­so­li­da­re le ope­ra­zio­ni or­di­na­rie re­la­ti­ve al ser­vi­zio di pu­li­zia e per ri­de­fi­ni­re quel­le straor­di­na­rie, con un re-de­si­gn del pro­ces­so di mo­ni­to­rag­gio dei ser­vi­zi. L'im­ple­men­ta­zio­ne del nuo­vo for­ni­to­re è sta­ta gra­dua­le: si è par­ti­ti dal Nord Ita­lia e, so­lo do­po un fol­low-up po­si­ti­vo sull'in­se­ri­men­to del nuo­vo ven­dor nei va­ri pun­ti ven­di­ta del­la zo­na, si è pas­sa­ti all'im­ple­men­ta­zio­ne del Cen­tro, poi del Sud e in­fi­ne del­le Iso­le. L'in­te­ro pro­ces­so di que­sta se­con­da fa­se, dal­la ga­ra al­la pro­gres­si­va in­tro­du­zio­ne del nuo­vo ven­dor lo­cal­men­te, ha vi­sto l'azien­da coin­vol­ta per cir­ca 5 me­si. Sul pe­ri­me­tro pre­so in con­si­de­ra­zio­ne da que­sto pro­get­to l'azien­da ha ot­te­nu­to cir­ca il 24% di eco­no­mie. Ri­sul­ta quin­di evi­den­te che si pos­so­no ot­te­ne­re buo­ni ri­sul­ta­ti da un pro­get­to di ot­ti­miz­za­zio­ne del Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment. Se quin­di è ve­ro che non è un'at­ti­vi­tà co­re per le azien­de, ha pe­rò un'im­por­tan­te ri­ca­du­ta sul bu­si­ness nel mo­men­to in cui un'ef­fi­ca­ce ge­stio­ne dei ser­vi­zi im­pat­ta di­ret­ta­men­te sui clien­ti in­ter­ni ed ester­ni all'azien­da. Va an­che con­si­de­ra­to che il Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment non è un me­ro stru­men­to per ta­glia­re dei co­sti, ma per ge­sti­re in mo­do ef­fi­cien­te un insieme di at­ti­vi­tà ba­si­la­ri per il cor­ret­to fun­zio­na­men­to dell'azien­da, con un con­se­guen­te ef­fi­cien­ta­men­to di co­sti, pro­ces­si, ri­sor­se e tem­pi di ge­stio­ne. Un pro­get­to di Fa­ci­li­ty Ma­na­ge­ment ge­ne­ra ef­fi­cien­za in­di­ret­ta che si ri­ver­sa po­si­ti­va­men­te sul­la pro­dut­ti­vi­tà e reat­ti­vi­tà dell'azien­da all'in­ter­no del mer­ca­to.

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