Cin­que buo­ni mo­ti­vi per di­re no

Meeting e Congressi - - Hot Topics - ALES­SAN­DRA BOIARDI

Ore but­ta­te nel­la spaz­za­tu­ra ad ascol­ta­re in­for­ma­zio­ni di cui non ce ne fa­re­mo nul­la, e in­tan­to la te­sta va al­la scri­va­nia, con tut­to quel la­vo­ro che si ac­cu­mu­la e che do­vre­mo re­cu­pe­ra­re una vol­ta li­be­ra­ti dal­le ca­te­ne dell’en­ne­si­ma riu­nio­ne inu­ti­le. Cer­to, quante vol­te ci è ca­pi­ta­to di ri­flet­te­re sull’ar­go­men­to e quante vol­te ab­bia­mo let­to buo­ni con­si­gli per scan­sa­re mee­ting im­pro­dut­ti­vi? Tut­to inu­ti­le… ah se ri­fiu­ta­re fos­se dav­ve­ro co­sì fa­ci­le! E se per un ver­so l’ar­go­men­to di co­me sfug­gi­re al­le riu­nio­ni che per noi so­no sol­tan­to una per­di­ta di tem­po non è nuo­vo, dall’al­tro è in­te­res­san­te leg­ge­re i con­si­gli che il Ceo di Hoo­tsui­te (l’in­no­va­ti­va piat­ta­for­ma per la ge­stio­ne dei so­cial me­dia) Ryan Hol­mes spie­ga nel suo po­st pub­bli­ca­to sul blog azien­da­le. Que­sto in­tan­to per­ché quel­li di Hoo­tsui­te han­no già fat­to il sal­to dal­la teo­ria al­la pra­ti­ca, vi­sto che il team che ha crea­to la piat­ta­for­ma era com­po­sto da so­le set­te per­so­ne. E ora che i di­pen­den­ti so­no ot­to­cen­to e le riu­nio­ni si ren­do­no per for­za di co­se ne­ces­sa­rie, Hol­mes si di­ce “os­ses­sio­na­to” dal far sì che sia­no pie­na­men­te fo­ca­liz­za­te su un ar­go­men­to ben pre­ci­so e che vi par­te­ci­pi­no so­lo le per­so­ne stret­ta­men­te coin­vol­te. Tut­to ciò se­con­do un prin­ci­pio mol­to sem­pli­ce: o si par­te­ci­pa a una riu­nio­ne o si la­vo­ra. Hol­mes ci­ta an­che dei da­ti: 37 mi­liar­di di dol­la­ri all’an­no sa­reb­be­ro i sol­di but­ta­ti dal­le azien­de per riu­nio­ni inu­ti­li, ses­san­ta le ore pas­sa­te dai di­pen­den­ti in mee­ting ste­ri­li. Il pri­mo con­si­glio del Ceo di Hoo­tsui­te per evi­ta­re riu­nio­ni inu­ti­li è quel­lo di di­re “no”. Un eser­ci­zio che po­treb­be ren­der­si uti­le in di­ver­se oc­ca­sio­ni in uf­fi­cio e che, nel caso spe­ci­fi­co di un in­vi­to a un mee­ting, po­treb­be ri­dur­re e di mol­to lo spre­co del pro­prio tem­po la­vo­ra­ti­vo. Spes­so, in­fat­ti, i pro­ble­mi po­sti in una riu­nio­ne po­treb­be­ro es­se­re ri­sol­ti al te­le­fo­no o via e-mail, per esem­pio. Il mee­ting plan­ner che or­ga­niz­za una riu­nio­ne do­vreb­be inol­tre sti­la­re una li­sta di par­te­ci­pan­ti che sia la più ri­stret­ta pos­si­bi­le. Una sor­ta di elen­co Vip per in­ten­der­ci, se­con­do il mo­del­lo di Ste­ve Jobs che esi­ge­va che al­le riu­nio­ni fos­se­ro pre­sen­ti so­lo le per­so­ne in­di­spen­sa­bi­li. Co­me eser­ci­zio pra­ti­co Hol­mes sug­ge­ri­sce di ini­zia­re a esclu­de­re una per­so­na al­la vol­ta a ogni riu­nio­ne. E se qual­cu­no si

Di­re no a co­sa? Al­le riu­nio­ni inu­ti­li na­tu­ral­men­te, ar­go­men­to non cer­to nuo­vo in azien­da ma che an­co­ra ha bi­so­gno di un va­de­me­cum per quei di­pen­den­ti che non rie­sco­no a li­be­rar­se­ne. Pa­ro­la del Ceo di Hoo­tsui­te

sen­tis­se mes­so da par­te, sa­rà fa­ci­le spie­ga­re co­me l’esclu­sio­ne sia più un ri­spet­to del pro­prio tem­po che, al con­tra­rio, una di­mo­stra­zio­ne di di­sin­te­res­se. Poi c’è la re­go­la, per chi in­di­ce la riu­nio­ne, di ar­ri­va­re mol­to pre­pa­ra­to, con gli ar­go­men­ti ben chia­ri e – per­ché no – un te­st già ef­fet­tua­to al pro­iet­to­re e al­le al­tre at­trez­za­tu­re che si an­dran­no a uti­liz­za­re, per evi­ta­re que­gli in­con­ve­nien­ti tec­ni­ci che la­scia­no tut­ti i pre­sen­ti in un lim­bo di inat­ti­vi­tà men­tre si è co­stret­ti ad ar­meg­gia­re stru­men­ti av­ver­si che non ne vo­glio­no sa­pe­re di fun­zio­na­re. E sì, an­che nel­le riu­nio­ni bi­so­gna es­se­re con­cre­ti. Hol­mes sug­ge­ri­sce di in­ca­ri­ca­re una per­so­na, all’ini­zio del mee­ting, di pren­de­re ap­pun­ti se­con­do due vo­ci: “ri­sul­ta­ti” e “azio­ni”. Ogni par­te­ci­pan­te do­vrà ri­ce­ve­re una co­pia de­gli ap­pun­ti a fi­ne riu­nio­ne per sa­pe­re esat­ta­men­te e con­cre­ta­men­te co­sa fa­re. Si evi­te­rà di di­scu­te­re “idee” di­men­ti­ca­te pun­tual­men­te fuo­ri dal­la por­ta del­la sa­la riu­nio­ni per il mas­si­mo dell’inef­fi­cien­za. In­fi­ne, qual è la giu­sta du­ra­ta di una riu­nio­ne? Non più di 25 mi­nu­ti. Hol­mes am­met­te di sug­ge­ri­re ai pro­pri di­pen­den­ti di al­zar­si e la­scia­re una riu­nio­ne ap­pe­na com­pren­do­no che gli ar­go­men­ti di­scus­si non li ri­guar­da­no. Me­glio per tut­ti se tor­na­no a la­vo­ra­re… o no?

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