Da­ti, cro­ce e de­li­zia del travel ma­na­ge­ment

Turismo d'Affari - - SOMMARIO - Di Giu­sep­pe Ma­raz­zi

Me­glio tut­ti quel­li di­spo­ni­bi­li op­pu­re po­chi ma buo­ni? L’in­te­ra fi­lie­ra del bu­si­ness travel ne pro­du­ce in quan­ti­tà enor­me ma, di vol­ta in vol­ta, con mo­ti­va­zio­ni, mo­del­li e obiet­ti­vi di­ver­si

Per sua na­tu­ra, in­di­pen­den­te­men­te dai vo­lu­me d’ac­qui­sto svi­lup­pa­ti, si­ste­ma bu­si­ness travel pro­du­ce da­ti ( vo­lu­mi, spen­ding, iti­ne­ra­ri, nu­me­ro di not­ti, vet­to­ri, ta­rif­fe ec­ce­te­ra) che pos­so­no es­se­re ela­bo­ra­ti e con­se­guen­te­men­te pro­dur­re un ele­va­to nu­me­ro di rap­por­ti in­for­ma­ti­vi. Ed è pro­prio quel­lo che suc­ce­de quo­ti­dia­na­men­te. Ol­tre­tut­to, fat­to­re da non sot­to­va­lu­ta­re as­so­lu­ta­men­te, è l’in­te­ra fi­lie­ra del­la for­ni­tu­ra a pro­dur­re da­ti, non so­la­men­te in quan­ti­tà con­si­de­re­vo­le ma con mo­ti­va­zio­ni, mo­del­li e obiet­ti­vi di­ver­si. Non è poi det­to che al­le azien­de ne­ces­si­ti ef­fet­ti­va­men­te un ele­va­to nu­me­ro di re­port al fi­ne di ge­sti­re il travel in mo­do ef­fi­cien­te, ef­fi­ca­ce e sa­ving orien­ted. È al­tret­tan­to ve­ro che i da­ti so­no pro­dot­ti da tut­ti gli ope­ra­to­ri del­la fi­lie­ra del ser­vi­zio, e da tut­ti uti­liz­za­ti per da­re va­lo­re al pro­prio ser­vi­zio, so­prat­tut­to ri­spet­to ai con­cor­ren­ti. È pe­rò co­me sem­pre fon­da­men­ta­le che chi ri­chie­de i da­ti per il pre­si­dio del bu­si­ness travel azien­da­le co­no­sca ap­pro­fon­di­ta­men­te il mo­del­lo di con­su­mo dell’azien­da, ov­ve­ro co­me ten­den­zial­men­te si com­pra in rap­por­to al­la ti­po­lo­gia del bt espres­so e il mo­del­lo com­por­ta­men­ta­le dei viag­gia­to­ri. Con­se­guen­za lo­gi­ca di ta­le af­fer­ma­zio­ne è il fat­to che l’azien­da non do­vreb­be ne­ces­si­ta­re di un nu­me­ro in­fi­ni­to di da­ti, ma dei po­chi fon­da­men­ta­li per una cor­ret­ta ef­fet­tua­zio­ne del­le ve­ri­fi­che e dei con­trol­li di me­ri­to.

Sta­bi­li­re co­sa ser­ve

On top a ta­li af­fer­ma­zio­ni non possiamo non te­ne­re con­to del fat­to che tut­ti gli at­to­ri del­la fi­lie­ra del­la for­ni­to­re del ser­vi­zio han­no ini­zia­to nel tem­po a of­fri­re da­ti ai clien­ti qua­le “va­lo­re” a quan­to in lo­ro por­ta­fo­glio pro­dot­ti. E dun­que af­fron­tia­mo una di­co­to­mia sem­pre pre­sen­te, ov­ve­ro me­glio tan­ti da­ti op­pu­re i da­ti esat­ti per un’azien­da? Non è co­sì sem­pli­ce e im­me­dia­to de­fi­ni­re qua­li sia­no i “da­ti esat­ti” che ser­va­no a un’azien­da. Do­ven­do ri­chie­de­re i da­ti ester­na­men­te è

quin­di fon­da­men­ta­le sa­pe­re esat­ta­men­te di che co­sa si ha ne­ces­si­tà e quin­di co­no­sce­re a fon­do il pro­prio mo­del­lo di con­su­mo. Di­ver­sa­men­te si cor­re­rà il ri­schio di an­da­re a ri­chie­de­re un nu­me­ro sem­pre mag­gio­re di da­ti, all’in­ter­no dei qua­li si fi­ni­rà ine­vi­ta­bil­men­te per per­der­si. Tut­to que­sto senza en­tra­re nel me­ri­to del­la ca­pa­ci­tà di leg­ge­re e com­pren­de­re a fon­do il ri­sul­ta­to. Quin­di, in de­fi­ni­ti­va, se ave­re i da­ti giu­sti non è im­pre­sa fa­ci­le, è si­cu­ra­men­te al­tret­tan­to (se non più) ar­duo leg­ger­li e in­ter­pre­tar­li in mo­do cor­ret­to. Ave­re, ge­sti­re, in­ter­pre­ta­re e trar­re con­clu­sio­ni da un al­to nu­me­ro di da­ti è si­cu­ra­men­te la nuo­va sfi­da di un travel ma­na­ger mo­der­no. Sia­mo si­cu­ri che le azien­de ab­bia­no dav­ve­ro ne­ces­si­tà di un ele­va­to nu­me­ro di da­ti? La lo­gi­ca di­reb­be che sa­reb­be me­glio ave­re “po­chi ma buo­ni”; il pun­to è de­fi­ni­re quan­ti sia­no i “po­chi” e che co­sa si­gni­fi­chi ave­re da­ti “buo­ni”. Sem­pre più spes­so i va­ri for­ni­to­ri (tmc) han­no cer­ca­to di da­re va­lo­re al lo­ro ser­vi­zio of­fen­do al­le azien­de si­ste­mi di re­por­ti­sti­ca (an­che on­li­ne) sem­pre più so­fi­sti­ca­ti e un mag­gio­re nu­me­ro di rap­por­ti in­for­ma­ti­vi. Tut­ti gli at­to­ri del­la fi­lie­ra del bu­si­ness travel, in­fat­ti, pro­du­co­no da­ti: agen­zie di viag­gio, self boo­king tool, al­ber­ghi, au­to­no­leg­gi, car­te di cre­di­to, com­pa­gnie ae­ree. Un pro­ble­ma ul­te­rio­re è che que­sti da­ti ven­go­no pro­dot­ti, rac­col­ti ed ela­bo­ra­ti in for­ma­ti di­ver­si, con tem­pi­sti­che dif­fe­ren­ti e con obiet­ti­vi si­cu­ra­men­te non omo­ge­nei, e, con­se­guen­te­men­te, con lo­gi­che di out­put tra le più di­spa­ra­te. Ol­tre­tut­to di­ver­si for­ma­ti pre­sup­pon­go­no un gran­de la­vo­ro ma­nua­le di con­so­li­da­men­to con con­se­guen­te au­men­to espo­nen­zia­le del mar­gi­ne di er­ro­re. Quan­to so­pra an­che al­la lu­ce del fat­to che il pa­nel di chi ha bi­so­gno dei da­ti in azien­da è si­cu­ra­men­te mol­to ete­ro­ge­neo, ed è co­sti­tui­to da travel ma­na­ger, di­re­zio­ne, am­mi­ni­stra­zio­ne, ri­sor­se uma­ne, ac­qui­sti, con­su­len­ti ester­ni, au­di­tor ec­ce­te­ra.

Co­no­sce­re i mo­del­li

È fon­da­men­ta­le co­no­sce­re i mo­del­li di con­su­mo con il mas­si­mo del det­ta­glio ope­ra­ti­vo: le prin­ci­pa­li cit­tà, le ti­po­lo­gie di ta­rif­fe uti­liz­za­te, i vet­to­ri e/o le strut­tu­re, le ti­po­lo­gie di ca­me­ra e si­ste­ma­zio­ne, la ge­stio­ne di pro­get­ti e com­mes­se ri­spet­to ai viag­gi d’af­fa­ri. E fan­no par­te di que­sta ca­te­go­ria an­che i rap­por­ti in­for­ma­ti­vi che ren­do­no sia da­ti qua­li­ta­ti­vi sia da­ti quan­ti­ta­ti­vi. È il prin­ci­pa­le dei mo­del­li che il travel ma­na­ger non può esi­mer­si dal co­no­sce­re con il mas­si­mo li­vel­lo di ap­pro­fon­di­men­to. Si po­treb­be di­re che la sua co­no­scen­za è l’en­try le­vel di una cor­ret­ta ed ef­fi­cien­te ge­stio­ne del­le tra­sfer­te la­vo­ra­ti­ve. In or­di­ne cro­no­lo­gi­co e di im­por­tan­za, vie­ne im­me­dia­ta­men­te do­po il mo­del­lo di con­su­mo, e ne ha un’im­por­tan­za a es­so as­si­mi­la­bi­le. Il mo­del­lo com­por­ta­men­ta­le dei viag­gia­to­ri com­pren­de i com­por­ta­men­ti di ac­qui­sto dei viag­gi d’af­fa­ri da par­te de­gli uten­ti frui­to­ri. Fan­no par­te di que­sta ca­te­go­ria le ri­chie­ste in rap­por­to al­la ti­po­lo­gia di la­vo­ro svol­to, le tem­pi­sti­che di ri­chie­sta ri­spet­to al­la da­ta di par-

ten­za, la ti­po­lo­gia di ta­rif­fa ma so­prat­tut­to – que­sta è la lo­gi­ca di de­fi­ni­zio­ne con­cet­tua­le di un mo­del­lo – le co­sid­det­te “ri­cor­ren­ze”, ov­ve­ro quan­ti aspet­ti so­no a tal pun­to ri­cor­ren­ti da es­se­re con­si­de­ra­ti un trend in uno spe­ci­fi­co ar­co di tem­po pre­so in esa­me. So­no ten­den­zial­men­te di sup­por­to a que­sta ca­te­go­ria rap­por­ti in­for­ma­ti­vi che ren­do­no da­ti di ti­po qua­li­ta­ti­vo. È in­dub­bio che l’in­ter­pre­ta­zio­ne dei mo­del­li pos­sa es­se­re ef­fet­tua­ta so­lo at­tra­ver­so una co­no­scen­za im­por­tan­te di lo­gi­che sta­ti­sti­che e di in­ter­pre­ta­zio­ne del da­to. L’af­fer­ma­zio­ne sol­le­va una que­stio­ne di im­por­tan­za fon­da­men­ta­le, che va ol­tre la lo­gi­ca dei da­ti re­si dai va­ri for­ni­to­ri, ov­ve­ro il travel ma­na­ger non può non es­se­re in gra­do di ef­fet­tua­re una let­tu­ra cri­ti­ca dei da­ti, vol­ta a trar­ne del­le im­por­tan­ti con­clu­sio­ni ge­stio­na­li.

Rap­por­ti mi­ra­ti

La co­no­scen­za e il pre­si­dio del mo­del­lo di con­su­mo dell’azien­da e del mo­del­lo com­por­ta­men­ta­le dei viag­gia­to­ri con­sen­ti­rà di evi­ta­re la ri­chie­sta di un nu­me­ro esa­ge­ra­to di rap­por­ti in­for­ma­ti­vi, ma­ga­ri da rie­la­bo­ra­re e da con­so­li­da­re per le va­rie ae­ree azien­da­li che li ri­chie­do­no. Se, per esem­pio, un’azien­da aves­se una travel po­li­cy di ti­po for­te­men­te “light”, l’esi­gen­za non sa­rà tan­to di con­trol­lo quan­to di ren­di­con­ta­zio­ne. La pa­ro­la chia­ve dei rap­por­ti in­for­ma­ti­vi in que­sto ca­so è “sem­pli­ci­tà” e la lo­gi­ca do­cu­men­ta­le quel­la dell’elen­co dei ti­to­li di viag­gio emes­si e/o rim­bor­sa­ti. Un al­to nu­me­ro di rap­por­ti in­for­ma­ti­vi an­dreb­be so­lo ad ap­pe­san­ti­re il pro­ces­so di ve­ri­fi­ca e con­trol­lo, senza pe­ral­tro ap­por­ta­re un ef­fet­ti­vo va­lo­re al­la ge­stio­ne ope­ra­ti­va del­le tra­sfer­te la­vo­ra­ti­ve e/o dei viag­gi a es­se con­nes­si. Se, vi­ce­ver­sa, l’azien­da aves­se una po­li­cy com­ples­sa e ar­ti­co­la­ta, avrà una spe­ci­fi­ca esi­gen­za di con­trol­lo, poi­ché all’au­men­ta­re del­le re­stri­zio­ni au­men­ta la ne­ces­si­tà di con­trol­lar­ne l’ap­pli­ca­zio­ne. Le pa­ro­le chia­ve dei rap­por­ti in­for­ma­ti­vi in que­sto ca­so so­no com­plian­cy e det­ta­glio, e la lo­gi­ca do­cu­men­ta­le del re­port e quel­la del­la ge­stio­ne del­le ec­ce­zio­ni e del­la me­to­do­lo­gia di ac­qui­sto ri­spet­to al­le pro­ce­du­re. An­che in que­sto ca­so la lo­gi­ca da pre­di­li­ge­re sa­rà quel­la dei con­trol­li in­cro­cia­ti di po­chi da­ti ma fon­da­men­ta­li. In li­nea di principio ge­ne­ra­le, la ri­don­dan­za di da­ti si tra­du­ce, a val­le, in un au­men­to espo­nen­zia­le del­le lo­gi­che di con­trol­lo, con il con­se­guen­te ri­schio di “squa­dra­tu­ra” dei da­ti pro­ve­nien­ti dal­le di­ver­se chia­vi di let­tu­ra dei va­ri re­port.

In­di­spen­sa­bi­le ren­di­con­ta­zio­ne

Ren­di­con­ta­zio­ne, ov­ve­ro una pa­ro­la e un con­cet­to che per il travel ma­na­ger do­vreb­be­ro tra­dur­si in un sup­por­to nel con­ti­nuo per i con­trol­li di me­ri­to sull’an­da­men­to del bu­si­ness. I co­sti di ren­di­con­ta­zio­ne rap­pre­sen­ta­no l’in­sie­me di ope­ra­zio­ni re­la­ti­ve al­la ge­stio­ne del­le spe­se azien­da­li: dal con­trol­lo del ri­spet­to al­la travel po­li­cy, al­la ve­ri­fi­ca e re­gi­stra­zio­ne del­le ri­ce­vu­te. In­som­ma, per chi vuo­le ge­sti­re in mo­do cor­ret­to e com­ple­to il pro­ces­so di tra­sfer­ta si trat­ta di un in­com­ben­za in­di­spen­sa­bi­le sia per l’azien­da sia per il viag­gia­to­re sia per il con­trol­lo­re, ma trop­pe vol­te no­io­sa e in­ter­mi­na­bi­le, spe­cie ove ge­sti­ta in mo­do pre­va­len­te­men­te ma­nua­le, e con stru­men­ti tec­ni­ci e tec­no­lo­gi­ci non ade­gua­ti al­la ti­po­lo­gia di la­vo­ro e al­la sua im­por­tan­za. Per sem­pli­fi­ca­re l’in­te­ro pro­ces­so, pe­rò, ri­du­cen­do i tempi e vi­gi­lan­do in mo­do più ef­fi­ca­ce sul ri­spet­to del­le po­li­ti­che azien­da­li, ci so­no gli epa (Ex­pen­se Pro­cess Au­to­ma­tion), ov­ve­ro si­ste­mi di ge­stio­ne au­to­ma­tiz­za­ta del­le no­te spe­se in gra­do di ela­bo­ra­re sia il pro­ces­so che le pro­ce­du­re – più o me­no com­ples­se ed ar­ti­co­la­te – di au­to­riz­za­zio­ne e di ef­fet­tua­re, a val­le dell’in­te­ro pro­ces­so, la con­va­li­da elet­tro­ni­ca del­la no­ta spe­se. In con­cre­to, i di­pen­den­ti pos­so­no uti­liz­za­re que­sti soft­ware at­tra­ver­so un ac­ces­so re­mo­to, via palm/dis- po­si­ti­vi mo­bi­le o via in­ter­net da qual­sia­si po­sta­zio­ne pc azien­da­le e/o per­so­na­le per poi in­se­ri­re la no­ta spe­se de­bi­ta­men­te com­pi­la­ta. Nel ca­so in cui il di­pen­den­te fa­ces­se uso di car­te di cre­di­to per le spe­se di tra­sfer­ta, i da­ti ar­ri­va­no al si­ste­ma in mo­do au­to­ma­ti­co per le car­te azien­da­li, men­tre per le car­te per­so­na­li, sa­rà il di­pen­den­te a de­ci­de­re qua­li spe­se en­tra­no nel si­ste­ma epa e qua­li no. Ov­via­men­te l’azien­da avrà avu­to cu­ra di sce­glie­re un si­ste­ma epa in­te­gra­to con le car­te di cre­di­to in uso. Una vol­ta con­trol­la­ta la con­for­mi­tà con le re­go­le del­la travel po­li­cy, il soft­ware pro­ce­de au­to­ma­ti­ca­men­te ad av­via­re le pro­ce­du­re di rim­bor­so e la rac­col­ta dei da­ti per le va­rie fun­zio­na­li­tà di re­por­ting, stan­dard o ad hoc. Nel­le lo­ro ul­ti­me ver­sio­ni gli epa ol­tre al van­tag­gio di es­se­re in­ter­fac­cia­bi­li con i self boo­king tool, e a ge­sti­re (o a dia­lo­ga­re) con il si­ste­ma di ge­stio­ne di au­to­riz­za­zio­ne e tra­sfer­ta, han­no quel­lo di po­ter co­sti­tui­re una pri­ma im­por­tan­te ve­ri­fi­ca e ba­se di sup­por­to per le lo­gi­che di re­cu­pe­ro e de­tra­zio­ne iva (ove ap­pli­ca­bi­le). Se il soft­ware è evo­lu­to, è ad­di­rit­tu­ra in gra­do di sup­por­ta­re l’am­mi­ni­stra­zio­ne nel sup­pli­re a com­pi­la­zio­ne di no­te spe­se fat­te senza la de­bi­ta at­ten­zio­ne da se­gre­ta­rie e/o viag­gia­to­ri.

È sem­pre fon­da­men­ta­le che chi ri­chie­de i da­ti per il pre­si­dio del bu­si­ness travel azien­da­le co­no­sca ap­pro­fon­di­ta­men­te il mo­del­lo di con­su­mo dell’azien­da

Il bu­si­ness travel, in­di­pen­den­te­men­te dai vo­lu­me d’ac­qui­sto svi­lup­pa­ti, pro­du­ce da­ti che pos­so­no es­se­re ela­bo­ra­ti per pro­dur­re un ele­va­to nu­me­ro di rap­por­ti in­for­ma­ti­vi

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