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Zan­den, Khar­ma, Enig­ma­cous­tics, Jeff Row­land.

Pa­ra al­gu­nos, la ela­bo­ra­ción y eje­cu­ción de un im­por­tan­te pro­yec­to de so­ni­do o vi­deo ins­ta­la­do pue­de ser, des­de un ini­cio, una te­rri­ble pe­sa­di­lla, una ac­ción sin pla­nea­ción que ge­ne­ral­men­te re­per­cu­te en ocu­par más tiem­po y di­ne­ro de nues­tro bol­si­llo.

Nues­tro clien­te se pre­sen­ta con una ne­ce­si­dad; men­ta­li­ce­mos siem­pre que no so­lo de­be­mos cu­brir, si no que de­be­mos su­pe­rar su ex­pec­ta­ti­va, eso sí, den­tro del pre­su­pues­to y del tiem­po acor­da­do. La su­po­si­ción es la ma­dre de to­dos los erro­res, pues da­mos por he­cho una cir­cuns­tan­cia que no ha si­do ve­ri­fi­ca­da, res­pues­tas co­mo “su­pon­go que sí”, “yo me su­pon­go que...”, o “¡lo su­pu­se!” ge­ne­ran ma­los en­ten­di­dos y la de­cep­ción de quie­nes nos con­fían su ne­ce­si­dad.

Un plan es una se­rie de pa­sos que bus­ca, con el aná­li­sis, so­lu­cio­nar ca­da eta­pa con el pro­pó­si­to de lle­gar a buen tér­mino. Ana­li­zar ca­da eta­pa re­quie­re re­vi­sar los de­ta­lles de nues­tro pro­yec­to de prin­ci­pio a fin; los da­tos recabados nos ser­vi­rán al mo­men­to de eje­cu­tar el plan con la ma­yor exac­ti­tud y pro­ba­bles con­tra­tiem­pos.

La ca­pa­ci­ta­ción es vi­tal, nos man­tie­ne fres­cos y pre­pa­ra­dos, es una res­pon­sa­bi­li­dad ne­ce­sa­ria; el co­no­ci­mien­to es el te­so­ro más apre­cia­do pa­ra es­tas ta­reas, nos da se­gu­ri­dad y pro­fe­sio­na­lis­mo. Sin la ca­pa­ci­ta­ción es tan pro­ba­ble que en es­te mo­men­to no se­pa­mos qué ha­cer o bien, no sa­ber que exis­te un nue­vo pro­duc­to que se­rá más ade­cua­do a nues­tro pro­yec­to. La orien­ta­ción, en mu­chos de los ca­sos, es fun­da­men­tal: pi­da­mos apo­yo a nues­tros pro­vee­do­res. Sin em­bar­go, no de­be­mos con­fun­dir nues­tra res­pon­sa­bi­li­dad al de­le­gar por com­ple­to la elec­ción de equi­pos pa­ra el pro­yec­to y que los ex­per­tos “nos re­co­mien­den” un pro­duc­to a cie­gas.

Re­ca­ban­do da­tos

Una bue­na pla­nea­ción co­mien­za con ob­te­ner es­tos da­tos:

• Ti­po de pro­yec­to

• Ex­plo­ra­ción o scou­ting

• Ne­ce­si­da­des del clien­te

• Equi­po exis­ten­te

• Aná­li­sis de da­tos

• Se­lec­ción e in­te­gra­ción de com­po­nen­tes

Ti­po de pro­yec­to

De­be­mos de­fi­nir el pro­pó­si­to del pro­yec­to, por ejem­plo: Ins­ta­la­ción de au­dio en un au­di­to­rio, so­no­ri­za­ción de Igle­sia, equi­po de so­ni­do pa­ra una pre­pa­ra­to­ria, et­cé­te­ra.

Ar­me­mos una car­pe­ta o ex­pe­dien­te de los do­cu­men­tos que re­ca­be­mos, pues al po­ner en or­den todo nues­tro tra­ba­jo evi­ta­rá de­ta­lles olvidados o la pér­di­da de da­tos va­lio­sos.

Use­mos los da­tos si­guien­tes pa­ra ro­tu­lar nues­tra car­pe­ta:

• Nom­bre del clien­te

• Ti­po de pro­yec­to

• Di­rec­ción del pro­yec­to

• Per­so­na a car­go con te­lé­fo­nos de ofi­ci­na y ce­lu­lar, di­rec­ción de co­rreo elec­tró­ni­co

• Ne­go­cia­dor y ne­go­cian­te (ven­de­dor y com­pra­dor)

Ex­plo­ra­ción o scou­ting

Es­ta la­bor es re­co­men­da­ble ya que nos ilus­tra en dón­de, có­mo y por qué quie­ren eje­cu­tar el pro­yec­to. Re­vi­sar los pla­nos, to­mar fo­tos, ob­te­ner el plano ar­qui­tec­tó­ni­co (en for­ma­tos co­mo au­to CAD) en cor­te trans­ver­sal o las imá­ge­nes del lu­gar nos in­di­ca­rán la po­si­ble tra­yec­to­ria y po­si­ción de los com­po­nen­tes, así co­mo co­no­cer la ins­ta­la­ción de la red eléc­tri­ca, la es­truc­tu­ra o tu­be­ría por don­de de­be­rán pa­sar los ca­bles, o pro­ba­bles tra­ba­jos de cons­truc­ción o car­pin­te­ría que re­qui­ra­mos ha­cer.

Ne­ce­si­da­des del clien­te

Es­te pun­to es cru­cial: ne­ce­si­ta­mos a ve­ces va­lor pa­ra pre­gun­tar­le al clien­te las co­sas más ob­vias; sin em­bar­go, al ha­cer­lo po­dre­mos de­fi­nir, con la má­xi­ma exac­ti­tud, al­gún de­ta­lle que se nos pu­die­ra es­ca­par. Con la tec­no­lo­gía ac­tual ca­si cual­quier ne­ce­si­dad real o ca­pri­cho pue­den ser cu­bier­tos.

De­be­mos en­ten­der a nues­tro clien­te pues, en re­su­men, no­so­tros so­mos los ex­per­tos. Apli­que­mos las en­se­ñan­zas de sa­ber qué es lo que desea, por­que na­die sa­be lo que quie­re has­ta que se lo en­se­ñas. Tam­bién te­ne­mos que son­dear el pre­su­pues­to del clien­te (de­fi­nir los al­can­ces y lí­mi­tes del pro­yec­to son im­por­tan­tes), así, cuan­do le man­de­mos la so­ña­da co­ti­za­ción que nos cos­tó tiem­po y ho­ras de sue­ño no sea re­cha­za­da de pri­me­ra ins­tan­cia.

De­fi­nir los tiem­pos de en­tre­ga con el clien­te nos ayu­da­rá a que no en­con­tre­mos cláu­su­las que nos pue­dan mer­mar nues­tra uti­li­dad. Re­cuer­den que en es­tos ca­sos, nues­tro bol­si­llo pier­de. Po­ner en cla­ro si pa­ra la eje­cu­ción del pro­yec­to de­be­rá ser en ho­ras de tra­ba­jo o en fi­nes de se­ma­na, du­ran­te el día o la no­che, cuá­les son los re­que­ri­mien­tos es­pe­cí­fi­cos, co­mo ob­ten­ción de per­mi­sos o ga­fe­tes, o si tam­bién se nos pi­den aca­ba­dos es­pe­cia­les en pa­re­des o te­chos (en re­cin­tos his­tó­ri­cos hay que te­ner es­pe­cial cui­da­do).

Equi­po exis­ten­te

Cuan­do ha­ga­mos la ex­plo­ra­ción, anote­mos en nues­tra li­bre­ta los equi­pos que ten­ga el clien­te, así sa­bre­mos si pue­den ac­tuar con si­ner­gia con lo que le re­co­men­de­mos; qui­zás el apa­ra­to sea muy an­ti­guo y se con­vier­ta en un po­si­ble obs­tácu­lo en cum­plir lo que el clien­te ne­ce­si­ta.

La si­ner­gia nos in­di­ca si se pue­den aco­plar los equi­pos al mo­men­to de in­te­grar­los al pro­yec­to. Ten­ga­mos en cuen­ta los ti­pos de en­tra­das y sa­li­das, for­ma­tos de au­dio o vi­deo (su­ge­rir los más ac­tua­les).

Aná­li­sis de da­tos

Una vez ob­te­ni­da la in­for­ma­ción ne­ce­sa­ria, aquí nos to­ca ele­gir los pro­duc­tos de nues­tro ca­tá­lo­go de op­cio­nes, con­sul­tar a tra­vés de las pa­gi­na web del fa­bri­can­te nos ayu­da­rá a com­pren­der me­jor su ope­ra­ción y si es com­pa­ti­ble con lo que que­re­mos co­ti­zar. In­sis­to: nues­tro pro­vee­dor nos pue­de orien­tar si te­ne­mos al­gu­na du­da, ade­más de ac­tua­li­zar los pre­cios de lis­ta y so­bre todo la dis­po­ni­bi­li­dad de la mer­can­cía.

Use­mos las imá­ge­nes, pla­nos (con aco­ta­cio­nes) y fo­tos ob­te­ni­das pa­ra re­du­cir las múl­ti­ples op­cio­nes, de­fi­nir la po­si­ción del cen­tro de con­trol y de ma­ne­jo del equi­po, el ti­po de duc­to por el cual pa­sa­re­mos el o los ca­bles. Es pro­ba­ble que pa­ra la en­tre­ga de al­gún pro­yec­to, nues­tro clien­te nos pi­da re­fe­ren­cias, car­tas de fa­bri­can­te y al­gún re­view (tex­to de aná­li­sis) de pro­yec­tos an­te­rio­res.

Se­lec­ción e in­te­gra­ción de com­po­nen­tes

Tam­bién te­ne­mos que en­con­trar la ma­ne­ra de có­mo se in­ter­co­nec­ta­rán es­tos equi­pos. Qui­zá use­mos con­ver­ti­do­res, adap­ta­do­res o in­ter­fa­ces, en­tre más sim­ple, se­rá más rá­pi­do y me­nos com­pli­ca­do su ma­ne­jo o ins­ta­la­ción. An­tes de co­ti­zar, ten­ga­mos en cuen­ta que al­gu­nos apa­ra­tos re­quie­ren de un pro­gra­ma­dor pa­ra con­fi­gu­rar las op­cio­nes. Hoy en día, mu­chas em­pre­sas en Mé­xi­co ofre­cen cer­ti­fi­ca­cio­nes pa­ra po­der ma­ne­jar los pro­gra­mas que lle­van al ajus­te del equi­po con el res­to de los mis­mos.

Es ne­ce­sa­rio es­ta­ble­cer con el clien­te y pro­vee­dor los tiem­pos de en­tre­ga y de los equi­pos so­bre pe­di­do. Tam­bién, de­be­mos con­tar el tiem­po que nos to­ma­rá ins­ta­lar­lo, el nú­me­ro de per­so­nas que ne­ce­si­ta­re­mos y su ha­bi­li­dad es­pe­cí­fi­ca: elec­tri­cis­tas, car­pin­te­ros, cons­truc­to­res, fon­ta­ne­ros, sol­da­do­res, et­cé­te­ra, nos ayu­da­rán a ter­mi­nar el tra­ba­jo en tiem­po ré­cord.

La co­ti­za­ción de­be­rá in­cluir cla­ra­men­te, ade­más de los da­tos del pro­yec­to y del clien­te, los mo­de­los con una bre­ve des­crip­ción, la ac­tua­li­za­ción de los pre­cios, pre­fe­ren­te­men­te en dó­la­res ame­ri­ca­nos, fe­cha de vi­gen­cia, tér­mi­nos y con­di­cio­nes de ne­go­cia­ción. Todo por es­cri­to.

Tam­bién se de­be es­pe­ci­fi­car los cos­tos por la mano de obra, fle­tes es­pe­cia­les (con el nom­bre de la per­so­na en­car­ga­da pa­ra la eje­cu­ción del pro­yec­to); hos­pe­da­jes y viá­ti­cos de­ben es­tar cla­ra­men­te en la co­ti­za­ción si re­que­ri­mos des­pla­zar­nos a otra ciu­dad. Es­ta­ble­cer cláu­su­las de anticipos y fe­chas de pa­go, nos evi­ta­rá cier­tas mo­les­tias al tér­mino del pro­yec­to. La ela­bo­ra­ción de un con­tra­to res­pal­da­rá le­gal­men­te la eje­cu­ción de un pro­yec­to ya ne­go­cia­do, pla­zos de pa­go, pro­duc­tos y cos­tos en ca­da par­ti­da. Es­to nos de­ja­rá en cla­ro, tan­to pa­ra el com­pra­dor y ven­de­dor, los tér­mi­nos con­ve­ni­dos.

Tam­bién es útil es­ta­ble­cer un dia­gra­ma de blo­ques, así se nos fa­ci­li­ta­ra sa­ber de qué ma­ne­ra las se­ña­les pa­sa­rán por di­ver­sos equi­pos pa­ra cum­plir cier­tas fun­cio­nes.

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