In­te­gra­ción sin do­lor. Sa­ber­se ven­der, to­ma lis­ta de los do­cu­men­tos bá­si­cos pa­ra pre­sen­tar pro­yec­tos.

home:tech magazine mexico - - CONTENIDO - Por Ser­gio Gai­tán

Es­tos as­pec­tos se re­suel­ven me­dian­te los do­cu­men­tos del pro­yec­to. Em­pe­ce­mos por re­cor­dar que, en un mun­do ideal, to­do es­tá do­cu­men­ta­do por­que de esa ma­ne­ra po­de­mos com­par­tir, ha­cer se­gui­mien­tos y com­pro­bar lo he­cho. Bien, va­mos a ver el con­te­ni­do de es­tos do­cu­men­tos de cer­ca.

Pre­sen­ta­ción de la com­pa­ñía

El pri­mer do­cu­men­to que en­tre­ga­mos al clien­te es la pre­sen­ta­ción de nues­tra com­pa­ñía. Al­gu­nos le lla­man cu­rrícu­lo y, en ge­ne­ral, son de lo más abu­rri­do y me re­fie­ro a que nos cen­tra­mos en las mar­cas e imá­ge­nes (a ve­ces ni si­quie­ra de tra­ba­jos rea­li­za­dos por nues­tra com­pa­ñía) que ejem­pli­fi­can lo que he­mos he­cho pe­ro, dí­gan­me ¿ha­bla­mos de nues­tra gen­te, ex­pe­rien­cia, ha­bi­li­da­des, his­to­ria de la com­pa­ñía y me­to­do­lo­gía de tra­ba­jo? Con­si­dé­ren­lo.

Pro­pues­ta

Es­te es un do­cu­men­to for­zo­so. Pa­ra con­se­guir el pro­yec­to te­ne­mos que de­cir­le al clien­te qué en­ten­di­mos co­mo su ne­ce­si­dad y qué va a re­ci­bir pa­ra sa­tis­fa­cer­la. De­sa­for­tu­na­da­men­te la lis­ta de equi­pos es de lo más so­co­rri­do… e in­efi­cien­te pa­ra es­te fin, pues és­ta no es­ta­ble­ce la fun­cio­na­li­dad ni al­can­ces del sis­te­ma. Es­te es un te­ma crí­ti­co por­que nor­mal­men­te, en el pro­ce­so de ven­ta, ofre­ce­mos o pla­ti­ca­mos de pro­duc­tos o so­lu­cio­nes que dan cier­ta fun­cio­na­li­dad, pe­ro si por cual­quier ra­zón és­tas se eli­mi­nan, es pro­ba­ble que con una lis­ta de equi­pos el clien­te no ten­ga cla­ri­dad de qué cam­bia en la fun­cio­na­li­dad y es­ta con­fu­sión le cau­se ma­les­tar, ése que tris­te­men­te se da du­ran­te la en­tre­ga del pro­yec­to (por fal­ta de otros do­cu­men­tos que ve­re­mos más ade­lan­te) cuan­do el usua­rio di­ce, “por qué no ha­ce ‘X’, si me lo ofre­ció el ven­de­dor”… ahí es­ta­mos en pro­ble­mas. Nues tr a in d u s t r i a ha ev o l u c i o na d o in­creí­ble­men­te rá­pi­do des­de el pun­to de vis­ta tec­no­ló­gi­co. Nos preo­cu­pa­mos por apren­der de los pro­duc­tos y so­bre la tec­no­lo­gía al­re­de­dor de ellos; al­gu­nas em­pre­sas bus­can, me­dian­te cer­ti­fi­ca­cio­nes, de­mos­trar do­mi­nio y co­no­ci­mien­tos con los que pue­den re­sol­ver cual­quier as­pec­to del pro­yec­to. Pe­ro y ¿có­mo le de­mos­tra­mos al clien­te quié­nes so­mos, qué ha­ce­mos, có­mo ha­ce­mos nues­tro tra­ba­jo? ¿Có­mo nos co­mu­ni­ca­mos en­tre no­so­tros, con otros con­tra­tis­tas y so­bre to­do con el clien­te?

Lo ideal se­ría en­tre­gar una pro­pues­ta que des­cri­ba lo que el sis­te­ma va a ha­cer, no for­zo­sa­men­te los equi­pos que com­po­nen és­te y, en ca­da nue­va mo­di­fi­ca­ción, de­ri­va­da de avan­ces en el pro­ce­so de ven­ta, ha­cer men­ción de qué cam­bió (es­pe­cí­fi­ca­men­te lo que aho­ra no se ha­rá o se ha­rá de for­ma di­fe­ren­te).

CON­TRA­TO

Por con­tra­to no me re­fie­ro a un do­cu­men­to no­ta­ria­do ni na­da por el es­ti­lo, ha­blo de for­ma­li­zar la ope­ra­ción co­mer­cial es­ta­ble­cien­do qué le to­ca a ca­da quien, qué ha­ce el clien­te, qué ha­cen otros con­tra­tis­tas que tra­ba­jan pa­ra él, qué ha­ce­mos no­so­tros, for­mas de pa­go, com­pro­mi­sos, pe­na­li­za­cio­nes, et­cé­te­ra. El con­tra­to es­ta­ble­ce las re­glas del jue­go con la ma­yor cla­ri­dad po­si­ble pa­ra evi­tar con­fu­sio­nes de esas que re­pre­sen­tan di­ne­ro. A ve­ces es só­lo un anexo a la pro­pues­ta, otras oca­sio­nes aque­lla lo in­clu­ye pa­ra que des­de el prin­ci­pio se es­ta­blez­can res­pon­sa­bi­li­da­des. Y tam­bién lle­ga a pa­sar que es un do­cu­men­to le­gal. Sea cual sea el ca­so, es im­por­tan­te te­ner con­se­jo jurídico y re­dac­tar al­gún bo­rra­dor que po­da­mos usar cuan­do el clien­te no pro­pon­ga na­da; no es lo mis­mo la fir­ma en una lis­ta de equi­pos, a la que se le lla­mó co­ti­za­ción, que en un do­cu­men­to que des­cri­be el pro­yec­to y los com­pro­mi­sos.

Una vez acep­ta­da la pro­pues­ta y fir­ma­do un con­tra­to se em­pie­za a tra­ba­jar en una se­rie de do­cu­men­tos no só­lo pa­ra no­so­tros, sino tam­bién pa­ra los otros con­tra­tis­tas que ha­rán tra­ba­jos o pre­pa­ra­cio­nes con las que in­ter­ac­tua­re­mos. Es in­dis­pen­sa­ble un plano que mues­tre la ubi­ca­ción de los equi­pos, por­que de él se des­pren­den otros do­cu­men­tos del pro­yec­to. Guías me­cá­ni­cas o pla­nos de de­ta­lle mues­tran in­for­ma­ción fi­na de có­mo se ins­ta­lan equi­pos con re­que­ri­mien­tos es­pe­cia­les, de­ta­lles co­mo me­di­das, pun­tos de su­je­ción y re­que­ri­mien­tos es­pe­cia­les de o pa­ra otros con­tra­tis­tas.

IN­FOR­MA­CIÓN PA­RA INS­TA­LA­CIÓN

Es­te es otro te­ma don­de se se­pa­ran los hom­bres de los ni­ños (bueno, bueno: gran­des com­pa­ñías con vi­sión de ne­go­cios y or­ga­ni­za­ción de prin­ci­pian­tes). Es­te pun­to no tie­ne lí­mi­te y de­be­ría ser la esen­cia de

nues­tra in­dus­tria. La ma­yo­ría de no­so­tros sa­be­mos a qué nos re­fe­ri­mos, pe­ro ¿ge­ne­ra­mos y/o usa­mos es­tos do­cu­men­tos? In­clu­yen dia­gra­mas de in­ter­co­ne­xión de equi­pos por­que, aun­que nues­tros téc­ni­cos ten­gan años de ex­pe­rien­cia, si no exis­ten es­tos dia­gra­mas, ¿có­mo se le va a dar ser­vi­cio al sis­te­ma? En es­tos se es­pe­ci­fi­can: Cé­du­la de ca­blea­do, una ma­ne­ra sen­ci­lla y efi­caz de iden­ti­fi­car ca­da ca­ble (al me­nos ori­gen y des­tino); ele­va­ción de rack, que in­di­ca el aco­mo­do de equi­pos, pa­ra no im­pro­vi­sar en el si­tio de la ins­ta­la­ción; in­for­ma­ción de la red, es­te es otro uni­ver­so, pe­ro as­pec­tos co­mo la asig­na­ción de di­rec­cio­nes y con­fi­gu­ra­cio­nes de­ben ha­ber­se es­pe­ci­fi­ca­do y de­ben ins­ta­lar­se co­mo se pre­vió y, si hay ne­ce­si­dad de cam­bios o ajus­tes, es­tos se co­mu­ni­can en­tre los in­vo­lu­cra­dos.

DO­CU­MEN­TOS DE CON­TROL DEL PRO­YEC­TO

Si que­re­mos que nues­tra com­pa­ñía fun­cio­ne co­mo un ne­go­cio y ha­blo de que dé uti­li­da­des al due­ño o so­cios, el con­trol del pro­yec­to es igual de im­por­tan­te que con­se­guir el pro­yec­to; se re­quie­re al­gún ti­po de pro­gra­ma de tra­ba­jo en el que se pla­nean las ac­ti­vi­da­des, res­pon­sa­bles, fe­chas de ini­cio, de con­clu­sión, ac­ti­vi­da­des pre­ce­den­tes y to­do lo re­la­cio­na­do con la ad­mi­nis­tra­ción de los pro­ce­sos en el pro­yec­to. Es­to con­tem­pla la co­mu­ni­ca­ción es­cri­ta (con pla­nos, dia­gra­mas, et­cé­te­ra) pa­ra in­ter­cam­bio de in­for­ma­ción con otros con­tra­tis­tas.

Pa­ra es­to es ne­ce­sa­ria una bi­tá­co­ra que re­gis­tre el avan­ce en el pro­yec­to, obs­tácu­los, no­tas de jun­tas con el clien­te, el ar­qui­tec­to u otros con­tra­tis­tas. La cla­ve es la dis­ci­pli­na, do­cu­men­tar to­do.

Or­den de Cam­bio

En nues­tra in­dus­tria és­te es uno de los do­cu­men­tos más ob­via­dos, no te­ner­lo nos ge­ne­ra enor­mes con­se­cuen­cias, des­de di­fe­ren­cia de opi­nio­nes con otros con­tra­tis­tas has­ta co­bros que no po­de­mos rea­li­zar por no te­ner ma­ne­ra de com­pro­bar que lo so­li­ci­ta­do (que es di­fe­ren­te a có­mo se con­si­de­ró el pro­yec­to ori­gi­nal­men­te), era di­fe­ren­te de có­mo que­dó.

La idea es que, una vez apro­ba­do el pro­yec­to (fir­ma­da la acep­ta­ción de la pro­pues­ta), ab­so­lu­ta­men­te cual­quier cam­bio que se so­li­ci­te, sea por el ar­qui­tec­to, el clien­te u otro con­tra­tis­ta, se re­gis­tre en un do­cu­men­to que se re­vi­sa­rá téc­ni­ca­men­te pa­ra ver si hay al­gún im­pac­to en la pro­pues­ta ori­gi­nal, sea en pre­cio (por cam­bio de equi­pos, mo­de­los, mo­di­fi­ca­cio­nes ar­qui­tec­tó­ni­cas, et­cé­te­ra) y, de ser así, se co­ti­ce con­si­de­ran­do que el tiem­po de en­tre­ga de ese cam­bio pue­de im­pac­tar el pro­yec­to, por lo que pue­de ser ne­ce­sa­rio fi­jar una nue­va fe­cha de en­tre­ga o un pre­cio por ese cam­bio. Por ejem­plo, nos pi­den mo­ver la TV de un mu­ro a otro, apa­ren­te­men­te el im­pac­to es me­nor, ¿pe­ro que pa­sa si la dis­tan­cia de ca­ble es ma­yor y es­to afec­ta la se­ñal? O bien, si el clien­te pi­de la ins­ta­la­ción de un par de bo­ci­nas con las que ya cuen­ta, des­pués de to­do “los mu­cha­chos ya es­tán aquí y son só­lo unos po­cos me­tros de ca­ble”; de­cir que sí, sin con­sul­tar la in­ge­nie­ría del pro­yec­to y des­cu­brir que el am­pli­fi­ca­dor no tie­ne ca­na­les li­bres, ya trae ca­so… Y po­de­mos se­guir con una lar­ga lis­ta de ex­pe­rien­cias que se­gu­ra­men­te la ma­yo­ría de no­so­tros he­mos su­fri­do. La or­den de cam­bio es un do­cu­men­to sen­ci­llo en el que se re­gis­tra cual­quier so­li­ci­tud que afec­te el pro­yec­to ori­gi­nal, si des­pués de re­ci­bir­la de­ci­di­mos no co­brar na­da, no hay pro­ble­ma, pe­ro el clien­te de­be fir­mar un do­cu­men­to y te­ner con­cien­cia que al­gu­nos cam­bios pue­den ser sin cos­to, pe­ro de­ben re­gis­trar­se y otros -por sen­ci­llos que pa­rez­can- pue­den re­que­rir pa­go. Lo más di­fí­cil de la or­den de cam­bio es con­ven­cer a nues­tros equi­pos de tra­ba­jo (que se dis­tin­guen por ser pro­fe­sio­na­les y ser­vi­cia­les) que an­tes de de­cir sí, ha­blen con su su­per­vi­sor pa­ra ver el de­ta­lle con el clien­te y,si es ne­ce­sa­rio, ge­ne­rar la or­den de cam­bio.

Ac­ta de En­tre­ga

Es muy pro­fe­sio­nal contar con un do­cu­men­to que con­fir­ma la en­tre­ga for­mal del pro­yec­to y que se cum­ple la fun­cio­na­li­dad es­pe­ra­da; no só­lo nos li­be­ra de res­pon­sa­bi­li­da­des, pue­de aca­bar con so­li­ci­tu­des de pun­tos adi­cio­na­les en una lar­ga e in­ter­mi­na­ble lis­ta de pen­dien­tes. Cla­ro, el ac­ta de en­tre­ga só­lo es útil, si hay una pro­pues­ta que de­fi­ne la fun­cio­na­li­dad.

Si yo fue­ra un clien­te me gus­ta­ría ver una pre­sen­ta­ción de la com­pa­ñía que me di­je­ra más quié­nes son y có­mo tra­ba­jan que fo­tos y fo­tos y fo­tos de ins­ta­la­cio­nes. Si acep­to la pro­pues­ta, qui­sie­ra ver un do­cu­men­to que me di­ga qué van a ha­cer (y có­mo) y qué ne­ce­si­tan que se ha­ga (co­mo tu­be­rías, tra­ba­jos eléc­tri­cos, eba­nis­te­ría, et­cé­te­ra). Me gus­ta­ría que si hay avan­ces u obs­tácu­los me lo hi­cie­ran sa­ber con de­ta­lle y lo an­tes po­si­ble. Es pro­ba­ble que no me gus­te el cos­to por cam­bios que so­li­ci­to en el pro­yec­to, pe­ro, sin du­da, si es­tá to­do do­cu­men­ta­do lo en­ten­de­ré me­jor.

Lo más im­por­tan­te es que, co­mo clien­te, to­dos es­tos do­cu­men­tos me ha­rían ver que tra­ba­jo con pro­fe­sio­na­les y eso es lo que me hi­zo de­ci­dir con­tra­tar­los.

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