Con voz pro­pia

ARAL - - SUMARIO - Eric Mass DI OP COM OP RECTOR DE LA DI­VI­SIÓN DE TIMIZACIÓN DE PRAS Y ERACIONES AYMI NG

Po­de­mos afir­mar que el pa­pel de los De­par­ta­men­tos de Com­pras den­tro de la em­pre­sa es ca­da vez más es­tra­té­gi­co. La glo­ba­li­za­ción, la cri­sis y la di­gi­ta­li­za­ción de los ne­go­cios han trans­for­ma­do la po­si­ción de es­te de­par­ta­men­to, cu­yo prin­ci­pal co­me­ti­do era la se­lec­ción y ne­go­cia­ción con los pro­vee­do­res, a con­tri­buir hoy en día en el cre­ci­mien­to de la em­pre­sa me­dian­te la op­ti­mi­za­ción y me­jo­ra de cos­tes. De es­ta for­ma, se ha con­ver­ti­do en un área cla­ve pa­ra la Di­rec­ción Fi­nan­cie­ra y Di­rec­ción Ge­ne­ral.

A ello hay que su­mar que es ca­da vez más evi­den­te que no hay op­ción al fe­nó­meno de la di­gi­ta­li­za­ción. Los de­par­ta­men­tos de Lo­gís­ti­ca, RR.HH., Fi­nan­zas y Ven­tas se han ido di­gi­ta­li­zan­do a lo lar­go de es­tos úl­ti­mos años y no ha si­do has­ta aho­ra cuan­do los de­par­ta­men­tos de Com­pras han de­ci­di­do hacerlo tam­bién pa­ra op­ti­mi­zar sus tiem­pos de ges­tión en to­da la ca­de­na de va­lor. La ne­ce­si­dad de las em­pre­sas de me­jo­rar su com­pe­ti­ti­vi­dad y re­du­cir cos­tes, han em­pu­ja­do a la fun­ción de Com­pras ha­cia ello, sien­do hoy en día prio­ri­ta­ria pa­ra con­se­guir los ob­je­ti­vos de la em­pre­sa.

En es­te sen­ti­do, no de­be­mos ol­vi­dar que los cos­tes de com­pra y su­mi­nis­tro de una em­pre­sa pue­den re­pre­sen­tar has­ta un

70% de su fac­tu­ra­ción, por ello es fun­da­men­tal op­ti­mi­zar­los. De ahí que al­gu­nos de los re­tos de los Di­rec­to­res de Com­pras sean pre­ci­sa­men­te có­mo ase­gu­rar que las en­tre­gas pre­vis­tas im­pli­quen un aho­rro pa­ra la em­pre­sa; có­mo co­la­bo­rar con los pro­vee­do­res pa­ra re­du­cir los cos­tes de en­tre­ga; có­mo ase­gu­rar el cum­pli­mien­to de las po­lí­ti­cas re­gu­la­to­rias, etc.

Si bien las com­pa­ñías que han ido di­gi­ta­li­zan­do las di­fe­ren­tes fun­cio­nes men­cio­na­das an­te­rior­men­te se apo­yan en un ERP (En­ter­pri­se Re­sour­ce Plan­ning, Sis­te­ma de pla­ni­fi­ca­ción de re­cur­sos em­pre­sa­ria­les), usar una apli­ca­ción de es­te ti­po no es digitalizar la fun­ción de com­pras. To­dos los ERP’s del mer­ca­do cuen­tan con un mó­du­lo de com­pras, pe­ro no son una so­lu­ción

"No hay vuel­ta atrás en la op­ti­mi­za­ción y me­jo­ra de cos­tes a tra­vés de la di­gi­ta­li­za­ción de to­da la ca­de­na de va­lor de la fun­ción de com­pras"

a la di­gi­ta­li­za­ción, ha­cen que tra­ba­je­mos co­mo lo es­ti­pu­la el soft­wa­re pe­ro no co­mo lo ne­ce­si­ta­mos.

Es ne­ce­sa­rio pues pa­ra sim­pli­fi­car el tra­ba­jo, la di­gi­ta­li­za­ción de los pro­ce­sos de com­pras em­pre­sa­ria­les. Si con­sul­ta­mos es­te pun­to a los Di­rec­to­res de Com­pras, las cin­co prin­ci­pa­les apor­ta­cio­nes que de­man­dan a la di­gi­ta­li­za­ción de su de­par­ta­men­to hoy en día son: te­ner una he­rra­mien­ta ágil de aná­li­sis y com­pa­ra­ción de pro­vee­do­res; de­tec­tar la evo­lu­ción del gas­to ver­sus el pre­su­pues­to afec­ta­do por una com­pra; re­du­cir el tiem­po, aho­rro de cos­tes, plu­ra­li­dad y de­mo­cra­ti­za­ción de la in­for­ma­ción; agi­li­zar pro­ce­sos y fa­ci­li­tar las com­pa­ra­ti­vas in­ter­nas.

Los Res­pon­sa­bles de Com­pras ne­ce­si­tan tam­bién pa­ra con­se­guir sus ob­je­ti­vos, pla­ta­for­mas que cu­bran to­do el pro­ce­so de com­pra y que es­tén do­ta­das de lo más avan­za­do de la tec­no­lo­gía ac­tual: nu­be, Big Da­ta, Redes So­cia­les y Mo­vi­li­dad, es de­cir, que sean ac­ce­si­bles tan­to des­de un PC co­mo des­de el mó­vil.

Las pla­ta­for­mas que exis­ten en el mer­ca­do pa­ra ello, au­to­ma­ti­zan el tra­ba­jo del De­par­ta­men­to de Com­pras apor­tan­do in­for­ma­ción adi­cio­nal de ayu­da y con­tar así con una vi­sión glo­bal so­bre el pre­su­pues­to, el es­tu­dio del mer­ca­do, la bús­que­da y se­lec­ción de pro­vee­do­res, el aná­li­sis de las ofer­tas, la ca­li­dad, los cos­tes y los pla­zos de ma­ne­ra ágil y rá­pi­da.

En con­cre­to, al­gu­nos de los prin­ci­pa­les be­ne­fi­cios que se con­si­guen con es­te ti­po de pla­ta­for­mas son la me­jo­ra pre­su­pues­ta­ria y de con­trol de gas­tos, la con­sul­ta de la in­for­ma­ción com­ple­ta y ac­tua­li­za­da del pro­vee­dor, el es­ta­ble­ci­mien­to de una re­la­ción de co­la­bo­ra­ción con los mis­mos, el se­gui­mien­to de in­di­ca­do­res cla­ve de ren­di­mien­to es­tra­té­gi­cos (KPIs), etc.

Es­te es el ca­mino em­pren­di­do por las em­pre­sas que com­pi­ten a ni­vel glo­bal y ne­ce­si­tan ser ca­da vez más com­pe­ti­ti­vas. No hay vuel­ta atrás en la op­ti­mi­za­ción y me­jo­ra de cos­tes a tra­vés de la di­gi­ta­li­za­ción de to­da la ca­de­na de va­lor de la fun­ción de com­pras. Sin du­da al­gu­na y de for­ma ca­te­gó­ri­ca, las em­pre­sas de éxi­to de hoy y de ma­ña­na ya es­tán adop­tan­do es­te mo­de­lo apro­ve­chán­do­se de las po­si­bi­li­da­des que les brin­da la tec­no­lo­gía. Es el mo­men­to de apren­der có­mo lo ha­cen.

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