El co­rreo elec­tró­ni­co es pú­bli­co: erro­res que no de­ben co­me­ter­se

Los ‘e-mail’ de tra­ba­jo, se­gún los ex­per­tos, de­ben res­pon­der a cier­tas nor­mas de pre­ven­ción

La Vanguardia - Dinero - - EMPLEO - Luis Ji­mé­nez

Es bien co­no­ci­do, to­do el mun­do es­tá avi­sa­do, pe­ro los erro­res con­ti­núan su­ce­dién­do­se. La co­mu­ni­ca­ción a tra­vés de in­ter­net y las re­des so­cia­les nun­ca es pri­va­da. Y si ni si­quie­ra en el ca­so de Fa­ce­book y Twitter, don­de la con­cien­cia­ción es ca­da vez ma­yor, se ob­ser­va la pre­cau­ción ne­ce­sa­ria, me­nos aún en el ca­so de los co­rreos elec­tró­ni­cos, don­de su su­pues­to ca­rác­ter de pri­va­ci­dad ha­ce que no siem­pre se adop­ten las nor­mas de pre­ven­ción de­bi­das. EVI­TAR LA ACE­LE­RA­CIÓN Joa­quín, in­ge­nie­ro en una em­pre­sa mul­ti­na­cio­nal, cuen­ta có­mo ha pa­sa­do más de me­dia ho­ra re­dac­tan­do un­co­rreo elec­tró­ni­co bre­ve y sen­ci­llo, pe­ro que al ir con co­pia a va­rias per­so­nas le obli­ga a me­dir bien las pa­la­bras pa­ra que los des­ti­na­ta­rios no en­tien­dan al­go in­co­rrec­to que ter­mi­ne per­ju­di­cán­do­le. La pru­den­cia de Joa­quín pue­de ser po­co pro­duc­ti­va, pe­ro re­sul­ta con­ve­nien­te. Co­mo cuen­ta En­ri­que Sueiro, di­rec­tor del pro­gra­ma de Co­mu­ni­ca­ción en IE Bu­si­ness School, la pri­me­ra nor­ma que se de­be se­guir es re- dac­tar los co­rreos de for­ma que “si se hi­cie­ran pú­bli­cos, na­da de lo que apa­rez­ca en ellos pue­da aver­gon­zar a quien lo es­cri­bió. A ve­ces la gen­te se calienta y uti­li­za pa­la­bras y ex­pre­sio­nes que son po­co con­ve­nien­tes. Se reac­cio­na com­pul­si­va­men­te y el re­sul­ta­do ter­mi­na sien­do eléc­tri­co”. El prin­ci­pal error, pa­ra Sueiro, es la fal­ta de re­fle­xión. “La ace­le­ra­ción y el ato­lon­dra­mien­to pro­vo­can que se ac­túe sin pen­sar. A ve­ces nos equi­vo­ca­mos de ca­nal. Pa­ra de­ter­mi­na­dos asun­tos, es me­jor uti­li­zar el te­lé­fono”. CON­CRE­CIÓN Se re­ci­ben mu­chos co­rreos dia­ria­men­te y es bueno or­ga­ni­zar­se pa­ra que no pro­vo­quen pér­di­das de tiem­po aje­nas o pro­pias. Se­gún Ce­fe­rí So­ler, pro­fe­sor del de­par­ta­men­to de Per­so­nas y Or­ga­ni­za­ción de Esade, “es obli­ga­do ser muy con­cre­to en las res­pues­tas a las pre­gun­tas que nos for­mu­lan pe­ro tam­bién en las que lan­za­mos a la otra par­te. Ca­si to­dos los da­tos que re­ci­bi­mos al día son irre­le­van­tes. Son muy po­cas, pe­ro sus­tan­cia­les, las in­for­ma­cio­nes que de ver­dad ne­ce­si­ta­mos co­no­cer”. La sa­tu­ra­ción in­for­ma­ti­va es la nor­ma, y ca­da vez re­sul­ta más di­fí­cil dis­cer­nir a pri­me­ra vis­ta lo ac­ce­so­rio de lo ne­ce­sa­rio, por lo que es con­ve­nien­te que se fa­ci­li­ten las co­sas al re­cep­tor tan­to en la iden­ti­fi­ca­ción de los asun­tos co­mo en la ex­po­si­ción de los te­mas y en lo que se des­cri­be o so­li­ci­ta. Pa­ra So­ler, “es con­ve­nien­te em­plear po­cas pa­la­bras sin ol­vi­dar las cla­ves, co­mo di­ne­ro, ho­ras, días y tiem­po pa­ra res­pon­der”. PER­SO­NA­LI­ZA­CIÓN “Po­cos ele­men­tos dan más sen­sa­ción de per­so­na­li­za­ción que uti­li­zar el nom­bre de la per­so­na a la que va di­ri­gi­do el co­rreo. Si no se ha­ce, no só­lo es fá­cil que aca­be en la car­pe­ta de spam, sino que ge­ne­ra­rá mu­cho me­nos in­te­rés en el re­cep­tor. Y aun­que hay má­qui­nas que po­nen por de­fec­to el nom­bre pro­pio de des­ti­na­ta­rio, se no­ta mu­cho”, avi­sa Sueiro. Otro error ha­bi­tual con­sis­te en en­viar co­rreos con co­pia abier­ta a mu­chas per­so­nas que no se co­no­cen en­tre sí, lo que “re­sul­ta inapro­pia­do por­que al­gu­nas per­so­nas pue­den no desear que su di­rec­ción sea pú­bli­ca pa­ra des­co­no­ci­dos”. EN­CA­BE­ZA­DO Y LA DES­PE­DI­DA Hay que adap­tar las fór­mu­las de cor­te­sía de­pen­dien­do del gra­do de fa­mi­lia­ri­dad con la per­so­na a la que se es­cri­be. Al des­pe­dir­se, ase­gu­ra Sueiro, ex­pre­sio­nes co­mo aten­ta­men­te o un sa­lu­do son ade­cua­das, pe­ro si co­no­ce­mos bien al in­ter­lo­cu­tor pue­de mos­trar­se más cer­ca­nía. Tam­bién es im­por­tan­te uti­li­zar “fra­ses que a me­nu­do ol­vi­da­mos, en ge­ne­ral por las pri­sas, co­mo por fa­vor o mu­chas gra­cias y que son bien re­ci­bi­das”. De­be­mos evi­tar ex­pre­sio­nes abrup­tas, co­mo adiós, y cui­dar que nues­tra fir­ma au­to­má­ti­ca po­sea los ele­men­tos que nos iden­ti­fi­quen pe­ro sin que sea de­ma­sia­do lar­ga o lla­ma­ti­va. ACRÓ­NI­MOS, LOS JUS­TOS Son ca­da vez más uti­li­za­dos, a me­nu­do con afán dis­tin­ti­vo, pa­ra dar a co­no­cer al re­cep­tor que se co­no­ce el len­gua­je al uso y no tan­to pa­ra ga­nar tiem­po. Se­gún el con­tex­to, ase­gu­ra Sueiro, se de­be pres­cin­dir de ellos o em­plear­los con pru­den­cia, “por­que pue­den ge­ne­rar con­fu­sión. A ve­ces, por que­rer apa­re­cer co­mo per­so­nas so­fis­ti­ca­das, se con­si­gue un efec­to ne­ga­ti­vo. Es me­jor ser ex­plí­ci­to y cla­ro: un co­rreo bien es­cri­to amor­ti­za mu­cho tiem­po y es­fuer­zo”. RES­PUES­TAS AMA­BLES La fal­ta de tiem­po sue­le pro­vo­car que no se ajus­te el tono y se con­tes­te bre­ve­men­te o sin el tac­to de­bi­do. “Si al­guien es­cri­be un co­rreo lar­go ex­pli­can­do te­mas im­por­tan­tes y re­ci­be un ok por res­pues­ta, se que­da con la sen­sa­ción de que su es­fuer­zo no ha si­do co­rres­pon­di­do o que no se ha te­ni­do en con­si­de­ra­ción lo ex­pues­to. Es me­jor em­plear fór­mu­las co­mo mu­chas gra­cias, le agra­dez­co mu­cho su co­rreo u otras si­mi­la­res que den la im­pre­sión de que se ha aten­di­do a lo con­ta­do”. Si el con­tex­to es el ade­cua­do, por ejem­plo en el mar­co de una in­ter­re­la­ción fre­cuen­te, es­tas fór­mu­las de cor­te­sía pue­den re­sul­tar pres­cin­di­bles, “pe­ro no cuan­do hay po­co con­tac­to con la otra par­te o cuan­do son per­so­nas con las que no te­ne­mos con­fian­za”.

En los co­rreos es con­ve­nien­te em­plear po­cas pa­la­bras y po­ner las cla­ves co­mo di­ne­ro, ho­ras y días Los acró­ni­mos se de­ben em­plear con pru­den­cia por­que pue­den ge­ne­rar con­fu­sión

JA­VIER BAL­MES

La nor­ma bá­si­ca que se de­be se­guir es re­dac­tar los co­rreos de for­ma que si se hi­cie­ran pú­bli­cos na­da de lo que apa­rez­ca en ellos pue­da aven­gon­zar a quien lo es­cri­bió

Newspapers in Spanish

Newspapers from Spain

© PressReader. All rights reserved.