2. SA­BER OR­GA­NI­ZAR UNA REUNIÓN

GQ (Spain) - - GQ Zoom -

¿Cuán­tas de las reu­nio­nes que te­ne­mos sir­ven real­men­te pa­ra al­go? Es­te es un pro­ble­ma fre­cuen­te, y no so­lo en Es­pa­ña. La re­gla bá­si­ca de par­ti­da es sen­ci­lla: "Si no hay un ver­da­de­ro mo­ti­vo pa­ra ha­cer una reunión, no la ha­gas". Aho­ra bien, una vez que es­tá pro­gra­ma­da, de­mues­tra tu ca­pa­ci­dad de li­de­raz­go y lo­gra que sea real­men­te efi­caz.

An­tes de em­pe­zar, em­plea es­ta fór­mu­la: ob­je­ti­vo-be­ne­fi­cios-com­pro­ba­ción. Es de­cir, anun­cia cuál es el ob­je­ti­vo del en­cuen­tro y qué se quie­re con­se­guir con él, y con­fir­ma que to­dos los asis­ten­tes es­tán de acuer­do con ello.

Du­ran­te la mis­ma, es­cu­cha y pre­gun­ta. Pon­te en la piel de tus in­ter­lo­cu­to­res. Y si se tra­ta de un una si­tua­ción ten­sa, man­tén la cal­ma. Un buen lí­der sa­be en­fren­tar­se a las ob­je­cio­nes. Fren­te a ellas, in­terésa­te por los ar­gu­men­tos de tu in­ter­lo­cu­tor, haz­le pre­gun­tas pa­ra de­mos­trar­le que lo es­tás va­lo­ran­do. Des­pués re­su­me bre­ve­men­te su pos­tu­ra, pa­ra que vea que lo has en­ten­di­do bien. Y, aho­ra sí, des­mon­ta, con ar­gu­men­tos, esa ob­je­ción. Cuan­do lo ha­yas he­cho pre­gún­ta­le de nue­vo, pa­ra ver si man­tie­ne esa pos­tu­ra o si, por el con­tra­rio, es­tá re­suel­ta. Y así mues­tras tam­bién que va­lo­ras la opi­nión de esa per­so­na.

Al fi­na­li­zar la reunión es im­por­tan­te ce­rrar­la bien. Igual que co­men­za­bas con el anun­cio de objetivos y be­ne­fi­cios, ter­mi­na con un bre­ve re­su­men de lo que ha­béis ha­bla­do y anun­cia las ac­cio­nes que de­ben se­guir al en­cuen­tro. Y, al día si­guien­te o dos días des­pués como tar­de, dale se­gui­mien­to a las mis­mas. Las no­tas de agra­de­ci­mien­to, en for­ma de e-mail o de car­ta es­cri­ta a mano e in­clu­so de bre­ve lla­ma­da de te­lé­fono sue­len ser muy efi­ca­ces, por­que per­mi­ten ha­cer ese se­gui­mien­to y ade­más de­mues­tran educación e in­te­rés.

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