IN­FOR­MA­CIÓN SIN UTI­LI­ZAR

La Vanguardia - Dinero - - BARCELONA METRÓPOLIS -

Se cal­cu­la que la in­for­ma­ción pú­bli­ca mos­tra­da en los por­ta­les de trans­pa­ren­cia y open da­ta es só­lo un 15% del to­tal de in­for­ma­ción pú­bli­ca de que dis­po­nen las or­ga­ni­za­cio­nes. Pa­ra pro­mo­ver un in­ter­cam­bio útil de in­for­ma­ción en­tre agen­tes pú­bli­cos y pri­va­dos que fo­men­te la evo­lu­ción po­si­ti­va y ge­ne­re opor­tu­ni­da­des de ne­go­cio, hay que re­co­no­cer la to­ta­li­dad de la in­for­ma­ción pú­bli­ca de que se dis­po­ne. Es­te 85% res­tan­te apor­ta­rá una in­for­ma­ción de mu­cha va­lía y es muy so­li­ci­ta­da. Pe­ro per­ma­ne­ce en el back-of­fi­ce, en mu­chos ca­sos en pa­pel y po­co al al­can­ce, es­pe­ran­do ser re­or­ga­ni­za­do.

La le­gis­la­ción so­bre trans­pa­ren­cia, ac­ce­so a la in­for­ma­ción pú­bli­ca y buen go­bierno ha sus­ci­ta­do de nue­vo es­ta re­or­ga­ni­za­ción. Sin una re­vi­sión de los pro­ce­sos de ges­tión de la in­for­ma­ción y sin una po­lí­ti­ca de pre­ser­va­ción ade­cua­da, di­fí­cil­men­te po­drá cum­plir con todo aque­llo que se pro­po­ne. No ha­brá trans­pa­ren­cia sin in­for­ma­ción de ca­li­dad, sin sa­ber si es au­tén­ti­ca y fia­ble, o que no ha si­do so­me­ti­da a pro­ce­sos de ma­qui­lla­je.

Con la nue­va le­gis­la­ción hay que evi­tar que el ac­ce­so abier­to a la in­for­ma­ción pú­bli­ca aca­be sien­do un mi­to, co­mo el de la ven­ta­ni­lla úni­ca o la ofi­ci­na sin pa­pe­les, ini­cia­ti­vas que han fra­ca­sa­do por no ha­ber afron­ta­do una ver­da­de­ra re­or­ga­ni­za­ción in­ter­na. Ello quie­re de­cir do­mes­ti­car las ofi­ci­nas de ges­tión y con­fiar en un pro­gra­ma real de ges­tión de do­cu­men­tos, coor­di­na­do por los ar­chi­vos ad­mi­nis­tra­ti­vos e his­tó­ri­cos.

La es­tra­te­gia de ges­tión de do­cu­men­tos ne­ce­si­ta aso­ciar es­tos pro­ce­sos a sis­te­mas de ca­li­dad y de ex­ce­len­cia cer­ti­fi­ca­bles. Dis­po­ner de la ISO 9001 ya no se­rá su­fi­cien­te, da­do que re­vi­sa al por ma­yor pro­ce­sos or­ga­ni­za­ti­vos, pe­ro no siem­pre de­ta­lla los pro­ce­sos de ges­tión do­cu­men­tal. Apli­car la ISO 15489 pa­ra de­fi­nir e im­plan­tar po­lí­ti­cas de ges­tión do­cu­men­tal y uti­li­zar las ISO 30300 pa­ra au­di­tar es­tos sis­te­mas y cer­ti­fi­car­los co­mo sis­te­mas de ex­ce­len­cia, se­rá una es­tra­te­gia ajus­ta­da. Es­ta nor­ma­ti­va in­sis­te en qué ha­ce fal­ta una to­ma de con­cien­cia só­li­da por par­te de los res­pon­sa­bles de las or­ga­ni­za­cio­nes.

El re­cien­te do­cu­men­to ela­bo­ra­do por el Fò­rum d’En­ti­tats per la Re­for­ma de l’Ad­mi­nis­tra­ció des­ti­la mu­chas de las de­man­das que el co­lec­ti­vo pro­fe­sio­nal ar­chi­vis­ta y gestor do­cu- men­tal re­cla­ma. Exi­ge una re­for­ma que se con­cre­te en dis­po­ner de pro­fe­sio­na­les de va­lía con­tras­ta­ble e in­vi­ta a las ad­mi­nis­tra­cio­nes a no re­pe­tir erro­res del pa­sa­do, co­mo ad­qui­rir soft­wa­re que re­or­ga­ni­za­ba o con­fiar en per­so­nal sin for­ma­ción en ges­tión de do­cu­men­tos que creía que re­or­ga­ni­zar era una ta­rea que po­dían ha­cer per­so­nas or­de­na­das.

La im­plan­ta­ción de la ad­mi­nis­tra­ción elec­tró­ni­ca per­mi­tió in­ver­tir y mo­vi­li­zar am­plios sec­to­res em­pre­sa­ria­les li­ga­dos a las TIC. Crea­ción de se­de elec­tró­ni­ca, fir­ma elec­tró­ni­ca, fac­tu­ra­ción elec­tró­ni­ca, por­ta­les de con­tra­ta­ción, pe­ro tam­bién im­plan­ta­ción de soft­wa­re de ges­tión do­cu­men­tal. Todo son so­lu­cio­nes par­cia­les y a me­nu­do in­co­ne­xas.

Do­mes­ti­car el back-of­fi­ce quie­re de­cir dis­po­ner de ins­tru­men-

El 85% del to­tal de in­for­ma­ción pú­bli­ca que dis­po­nen las or­ga­ni­za­cio­nes no es ac­ce­si­ble

tos de des­crip­ción, de es­que­mas de me­ta­da­tos, de re­glas de eli­mi­na­ción do­cu­men­tal, de un ré­gi­men de ac­ce­so y de sis­te­mas de au­dit trail. Quie­re de­cir iden­ti­fi­ca­ción dia­ria de la do­cu­men­ta­ción. La in­ver­sión tie­ne que re­caer en tec­no­lo­gía, pe­ro so­bre todo en un co­no­ci­mien­to trans­ver­sal de la ad­mi­nis­tra­ción, de la na­tu­ra­le­za do­cu­men­tal y en la ca­pa­ci­dad de ges­tión de gran­des vo­lú­me­nes de da­tos, de in­for­ma­ción y de do­cu­men­tos. Siem­pre to­man­do con­cien­cia que, a pe­sar del em­pu­je di­gi­tal, tra­ba­ja­mos en en­tor­nos hí­bri­dos don­de, to­da­vía, con­vi­ven da­tos di­gi­ta­les y pa­pel. Creer­lo todo di­gi­tal es re­duc­ti­vo.

Dis­po­ner de un sis­te­ma de ges­tión de do­cu­men­tos y ha­cer­lo trans­pa­ren­te tie­ne que ser eva­lua­do co­mo cri­te­rio de buen go­bierno. Así el in­for­me Tools to sup­port trans­pa­rency in lo­cal go­ver­nan­ce, edi­ta­do por Trans­pa­rency In­ter­na­tio­nal y por el UNHS Pro­gram­me, ad­vier­te que el ac­ce­so a la in­for­ma­ción se ve muy li­mi­ta­do por la po­bre or­ga­ni­za­ción en ma­te­ria de ges­tión de do­cu­men­tos de las ad­mi­nis­tra­cio­nes.

La pu­bli­ca­ción de las se­ries do­cu­men­ta­les es un fac­tor que fa­vo­re­ce la trans­pa­ren­cia y fa­ci­li­ta una ac­ce­si­bi­li­dad pau­ta­da a la in­for­ma­ción gu­ber­na­men­tal. Es­tas he­rra­mien­tas se en­cuen­tran en­tre los co­rrup­tion figh­ters’ tool­kits de Trans­pa­rency In­ter­na­tio­nal. Bas­tan­te elo­cuen­te.

RO­SER VI­LA­LLON­GA

Una vis­ta del pri­mer día del Mo­bi­le World Con­gress, ce­le­bra­do es­te año en Bar­ce­lo­na

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